Tiedostojen versiotietojen, sisällön hyväksynnän ja uloskuittauksen ohjausobjektien suunnitteleminen SharePointissa

Yhteenveto: Opi käyttämään versiotietoja, sisällön hyväksyntää ja uloskuittausta SharePoint 2013:ssa, jotta voit hallita tiedostoversioita niiden koko elinkaaren ajan.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit käyttää versiotietoja, sisällön hyväksyntää ja uloskuittausta SharePoint Server 2016:ssa tiedostoversioiden hallintaan koko elinkaaren ajan.

Ennen kuin luet tämän artikkelin, tutustu tiedostojen hallinnan suunnitteluprosessiin, joka on kuvattu artikkelissa Tiedostojen hallinnan yleiskatsaus SharePoint 2013:ssa.

Artikkelin sisältö:

• Tietoja versiotietojen, sisällön hyväksymisestä ja uloskuittauksista
• Versiotietojen suunnitteleminen
• Sisällön hyväksynnän suunnitteleminen
• Uloskuittaamisen ja sisäänkuittaamisen suunnitteleminen

Tietoja versiotietojen, sisällön hyväksymisestä ja uloskuittauksista

SharePoint Server 2016 sisältää seuraavat ominaisuudet, joiden avulla voit hallita tiedostokirjaston tiedostoja:

• Versiotiedot ovat menetelmä, jolla asiakirjan peräkkäiset iteraatiot numeroidaan ja tallennetaan.
• Sisällön hyväksyntä on menetelmä, jolla sivuston jäsenet, joilla on hyväksyjän käyttöoikeudet, hallitsevat sisällön julkaisemista.
• Uloskuittaaminen ja sisäänkuittaaminen ovat menetelmiä, joilla käyttäjät voivat hallita paremmin sitä, milloin asiakirjan uusi versio luodaan, ja kommentoida myös muutoksia, joita he tekivät kuitatessaan tiedoston sisään.

Määrität tässä artikkelissa käsiteltyjen sisällönhallintaominaisuuksien asetukset tiedostokirjastoissa. Jos haluat jakaa nämä asetukset eri kirjastoissa ratkaisussasi, voit luoda tiedostokirjastomalleja, jotka sisältävät sisällön hallinta-asetukset. Näin varmistat, että uudet kirjastot vastaavat sisällön hallintapäätöksiäsi.

Lisätietoja versiotiedoista on kohdassa Versiotietojen ottaminen käyttöön ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Versiotietojen suunnitteleminen

Tiedostokirjaston oletusarvoinen versiotietojen hallinta määräytyy sivustokokoelmamallin mukaan. Voit kuitenkin määrittää tiedostokirjaston versiotietojen hallinnan erityisvaatimusten mukaan. Jokaisella tiedostokirjastolla voi olla erilainen versiotietojen hallinta, joka sopii parhaiten kirjaston tiedostotyyppiin. SharePoint Server 2016:ssa on kolme versiovaihtoehtoa:

• Ei versiotietoja Määrittää, että tiedostojen aiempia versioita ei tallenneta. Kun versiotietoja ei käytetä, tiedostojen aiempia versioita ei voi noutaa eikä tiedostohistoriaa säilytetä, koska asiakirjan kuhunkin iteraatioon liittyvät kommentit eivät tallennu. Käytä tätä asetusta tiedostokirjastoissa, jotka sisältävät merkityksetöntä sisältöä tai sisältöä, joka ei koskaan muutu.
• Pääversioiden luominen Määrittää, että tiedostojen numeroidut versiot säilytetään yksinkertaisella versiointimallilla (kuten 1, 2, 3). Voit hallita tallennustilan vaikutusta määrittämällä, kuinka monta aiempaa versiota säilytetään, laskemalla takaisin nykyisestä versiosta.
  Pääversioinnissa kaikki käyttäjät, joilla on tiedostokirjaston käyttöoikeudet, voivat tarkastella sisältöä aina, kun asiakirjan uusi versio tallennetaan. Käytä tätä asetusta, kun et halua erottaa asiakirjojen luonnosversioita ja julkaistuja versioita toisistaan. Esimerkiksi organisaation työryhmän käyttämässä tiedostokirjastossa pääversiointi on hyvä vaihtoehto, jos kaikkien ryhmän jäsenten on voitava tarkastella kunkin asiakirjan kaikkia iteraatioita.
• Pää- ja aliversioiden (luonnosversioiden) luominen Määrittää, että tiedostojen numeroidut versiot säilytetään käyttämällä pää- ja aliversiomallia (kuten 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versiot, joiden pääte on .0 , ovat pääversioita ja versiot, joiden laajennukset eivät ole nolla, ovat aliversioita. Tiedostojen aiemmat pää- ja aliversiot tallennetaan yhdessä nykyisten versioiden kanssa. Voit hallita tallennustilan vaikutusta määrittämällä, kuinka monta aiempaa pääversiota säilytetään, laskemalla takaisin nykyisestä versiosta. Voit myös määrittää, kuinka monessa pääversiossa säilytetään aliversioita. Jos esimerkiksi määrität, että aliversiot säilytetään kahdessa pääversiossa ja nykyinen pääversio on 4.0, kaikki 3.1:stä alkavat aliversiot säilytetään.
  Pää- ja aliversioinnissa kaikki käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, voivat tarkastella asiakirjojen pääversioita. Voit määrittää, ketkä käyttäjät voivat myös tarkastella aliversioita. Yleensä suosittelemme, että myönnät aliversioiden tarkastelu- ja käsittelemisoikeudet käyttäjille, jotka voivat muokata kohteita, ja rajoitat käyttäjiä, joilla on lukuoikeudet, tarkastelemaan vain pääversioita.
  Käytä pää- ja aliversiointitoimintoa, kun haluat erottaa julkistetun sisällön, jota yleisö voi tarkastella, ja luonnossisällön, joka ei ole vielä valmis julkaistavaksi. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon sivustossa, jossa kuvataan organisaatioetuja, voit rajoittaa pää- ja aliversioinnin avulla työntekijöiden pääsyä etuuksien kuvauksiin kuvausten muokkaamisen aikana.

Sisällön hyväksynnän suunnitteleminen

Sisällön hyväksynnän avulla voit muotoilla ja hallita sisällön tarjoamista yleisön saataville. Esimerkiksi yritys, joka julkaisee sisältöä yhtenä tuotteistaan tai palveluistaan, voi edellyttää oikeudellista tarkistusta ja hyväksyntää ennen sisällön julkaisemista.

Sisällön hyväksyntää odottava asiakirjaluonnos on Odottaa-tilassa. Kun hyväksyjä tarkistaa asiakirjan ja hyväksyy sisällön, se tulee luettavaksi käyttäjille, joilla on lukuoikeudet. Tiedostokirjaston omistaja voi ottaa käyttöön tiedostokirjaston sisällön hyväksynnän ja halutessaan liittää kirjastoon työnkulun hyväksyntäprosessin suorittamiseksi.

Tapa, jolla asiakirjat lähetetään hyväksyttäväksi, vaihtelee tiedostokirjaston versiotietojen asetusten mukaan:

• Ei versiotietoja Jos versiotietoja ei käytetä ja asiakirjan muutokset tallennetaan, asiakirjan tilaksi tulee Odottaa. SharePoint Server 2016 säilyttää tiedoston aiemman version, jotta käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, voivat edelleen tarkastella sitä. Kun odottavat muutokset on hyväksytty, asiakirjan uusi versio on käytettävissä lukuoikeudet saaneiden käyttäjien tarkasteltavaksi, eikä aiempaa versiota säilytetä.
  Jos versiotietoja ei käytetä ja tiedostokirjastoon ladataan uusi tiedosto, se lisätään kirjastoon Odottaa-tilassa, eivätkä käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, voi tarkastella sitä, ennen kuin se on hyväksytty.
• Pääversioiden luominen Jos käytössä on pääversiointi ja asiakirjaan tehdyt muutokset tallennetaan, asiakirjan tilaksi tulee Odottaa ja asiakirjan edellinen pääversio on käytettävissä lukuoikeuksia käyttävien käyttäjien tarkastelua varten. Kun asiakirjaan tehdyt muutokset on hyväksytty, uusi pääversio luodaan ja asetetaan lukuoikeudet saaneiden käyttäjien käyttöön ja edellinen pääversio tallennetaan asiakirjan historialuetteloon.
  Jos pääversioita käytetään ja tiedostokirjastoon ladataan uusi tiedosto, se lisätään kirjastoon Odottaa-tilassa, eivätkä käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, voi tarkastella sitä, ennen kuin se on hyväksytty versioksi 1.
• Pää- ja aliversioiden (luonnosversioiden) luominen Jos pää- ja aliversioita käytetään ja asiakirjan muutokset tallennetaan, tekijä voi tallentaa asiakirjan uuden aliversion luonnoksena tai luoda uuden pääversion, joka muuttaa asiakirjan tilan odottavaksi. Kun asiakirjaan tehdyt muutokset on hyväksytty, asiakirjasta luodaan uusi pääversio, joka on lukuoikeudet saaneiden käyttäjien käytettävissä. Pää- ja aliversioissa sekä pää- että aliversiot säilytetään asiakirjan historialuettelossa.
  Jos pää- ja aliversioita käytetään ja tiedostokirjastoon ladataan uusi tiedosto, se voidaan lisätä kirjastoon joko Luonnoksen tila -tilassa versiona 0.1 tai tekijä voi välittömästi pyytää hyväksyntää. Tässä tapauksessa asiakirjan tilaksi tulee Odottaa.

Uloskuittaamisen ja sisäänkuittaamisen suunnitteleminen

Voit edellyttää, että käyttäjät kuittaavat tiedostoja ulos tiedostokirjastosta ennen tiedostojen muokkaamista. Uloskuittauksen ja sisäänkuittauksen vaatimisen etuja ovat seuraavat:

• Asiakirjan versioiden luomisen parempi hallinta. Kun tiedosto on kuitattu ulos, tekijä voi tallentaa tiedoston kuittaamatta sitä sisään. Muut tiedostokirjaston käyttäjät eivät näe näitä muutoksia, eikä uutta versiota luoda. Uusi versio (muiden käyttäjien nähtävissä) luodaan vain, kun tekijä kuittaa tiedoston sisään. Tämä antaa tekijälle enemmän joustavuutta ja hallintaa.
• Metatietojen parempi tallennus. Kun asiakirja kuitataan sisään, tekijä voi kirjoittaa kommentteja, jotka kuvaavat asiakirjaan tehtyjä muutoksia. Tämä luo asiakirjaan tehtyjen muutosten historiatietueen.

Jos ratkaisu edellyttää, että käyttäjät kuittaavat sisään ja kuittaavat tiedostoja ulos muokatakseen niitä, voit käyttää näitä toimintoja tukevia Office 2016 -asiakassovellusten ominaisuuksia. Käyttäjät voivat kuitata asiakirjoja ulos, kumota uloskuittauksia ja kuitata sisään tiedostoja Office 2016 -asiakassovelluksista.

Kun tiedosto on kuitattu ulos, se lukitaan käyttäjän yksinomaista muokkaamista varten. Kun käyttäjä tallentaa tähän tiedostoon muokkauksia, muutokset ladataan ja tallennetaan palvelimeen. Muutokset ovat käyttäjälle yksityisiä, eivätkä ne näy muille. Kun käyttäjä on valmis kuittaamaan tiedoston sisään, viimeisimmät muutokset näkyvät muille ja julkaistaan.

Office 2016 -asiakassovelluksissa käyttäjät voivat myös halutessaan jättää uloskuitatut tiedostot palvelimeen muuttamalla sisällön muokkausasetuksia.

Tiedostojen hallinnan suunnittelu SharePoint 2013:ssa