Artikkelin sisältö
Johdanto asiakirjan tietoruutuihin
Asiakirjan tietoruudun, joka näkyy Microsoft Office Word 2007-, Microsoft Office PowerPoint 2007- ja Microsoft Office Excel 2007 -asiakirjoissa, avulla käyttäjät voivat tarkastella ja muuttaa yksittäisen tiedoston tai tiedostonhallintapalvelimeen tallennetun sisältötyypin, kuten tiedostotyötilasivuston tai Windows SharePoint Services 3.0:aan perustuvan kirjaston, ominaisuuksia. Nämä ominaisuudet, eli metatiedot, ovat tietoja tiedostosta, joka kuvaa tai tunnistaa sen. Käyttäjät voivat käyttää näitä ominaisuuksia asiakirjojen järjestämiseen, tunnistamiseen ja hakemiseen.
Asiakirjan tietoruutu on Microsoft Office InfoPath 2007 -lomake, jota isännöidaan ja näytetään asiakirjassa. Et tarvitse InfoPathia asennettuna tietokoneeseen, jotta näet asiakirjan tietoruudun 2007 Microsoft Office -järjestelmäasiakirjassa, mutta tarvitset Office InfoPath 2007:n asiakirjan tietopaneelien suunnitteluun tai mukauttamiseen. Jos esimerkiksi haluat mukauttaa asiakirjan tietoruutua näyttämään tietoja ulkoisesta resurssista, kuten verkkopalvelusta, sinun on suunniteltava asiakirjan tietoruutu Office InfoPath 2007:n avulla.
Käyttämällä asiakirjan tietoruutua 2007 Officen julkaisutiedostojen kanssa käyttäjät voivat seurata ja muokata asiakirjan metatietoja, vaikka he jatkavat asiakirjan käsittelyä. Lisäksi asiakirjan tietoruutua voidaan mukauttaa käyttämään ulkoisesta tietolähteestä, kuten verkkopalvelusta, peräisin olevia tietoja, jolloin työntekijät voivat käyttää metatietoja yhdenmukaisesti eri 2007 Officen julkaisutiedostotyypeissä koko organisaatiossa.
Asiakirjan tietoruutua mukauttamalla voit myös lisätä liiketoimintalogiikkaa, kuten tietojen kelpoisuuden tarkistamisen, tai lisätä mukautettuja ominaisuuksia, jotka ovat tärkeitä organisaatiollesi. Lisäksi luomalla malliosan, joka sisältää yleisiä kenttiä, voit järjestää asiakirjan tietoruutujen tehokkaan uudelleenkäytön eri 2007 Officen julkaisutiedostotyypeissä koko organisaatiossa. Malliosa on lomakemallin osa, joka voidaan tallentaa uudelleenkäyttöä varten useissa lomakemalleissa.
Metatietojen seuraamisen ja muokkaamisen lisäksi Office Word Word 2007 -tiedostojen Word 2007 -tiedostojen käyttäjät voivat suorittaa lisätehtäviä Office Word 2007 -asiakirjojen avulla. Office Word 2007:ssä käyttäjät voivat lisätä asiakirjan tietoruudun ominaisuuksia itse asiakirjan ominaisuusohjausobjekteiksi. Office Word 2007:n ominaisuusohjausobjektit näyttävät asiakirjan ominaisuudet sisältöinä itse asiakirjassa. Nämä ominaisuusohjausobjektit päivitetään, kun asiakirjan tietoruudun tietoja muutetaan. Lisäksi asiakirjan tietoruudun tiedot päivitetään, kun vastaavia ominaisuusohjausobjekteja muutetaan asiakirjassa.
Lisätietoja ominaisuuksien lisäämisestä Word asiakirjaan on Katso myös -osassa.
Ominaisuustyypit
Asiakirjan tietoruutujen avulla seurataan jotakin seuraavista:
- Standard asiakirjan ominaisuuksia yksittäisissä asiakirjoissa.
- SharePoint-sisältötyyppien palvelinominaisuudet, jotka perustuvat Asiakirjan sisältötyyppiin tai Dublin core columns -sisältötyyppiin, joka on käytettävissä Palvelimissa, joissa on Käytössä Microsoft Office SharePoint Server 2007.
- Asiakirjan tietoruutuun lisättävät mukautetut ominaisuudet.
Ominaisuudet, joita käyttäjät voivat tarkastella tai muokata asiakirjan tietoruudun avulla, voidaan ryhmitellä kolmeen yleiseen luokkaan: tiedostopohjaisiin ominaisuuksiin, palvelinpohjaisiin ominaisuuksiin ja mukautettuihin ominaisuuksiin. Asiakirjan tietoruudun rakenteen ja sen sijaintipaikan mukaan jotkin tai kaikki seuraavista ominaisuuksista saattavat näkyä asiakirjan tietoruudussa:
Asiakirjapohjaiset ominaisuudet Näitä ominaisuuksia ovat esimerkiksi otsikko, tekijän nimi, aihe ja avainsanat, jotka tunnistavat asiakirjan aiheen tai sisällön.
Palvelinpohjaiset ominaisuudet SharePoint-sivustoon tallennetuissa tiedostoissa, jotka käyttävät mukautettuja asiakirjan tietoruutuja, nämä ominaisuudet voivat sisältää tietoja tiedostokirjastosta, sivustosarakkeista, sivuston sisältötyypeistä tai muiden mukautettujen kenttien tiedoista.
Mukautetut ominaisuudet Voit määrittää Office-asiakirjalle mukautettuja ominaisuuksia mukauttamalla asiakirjan tietoruutua InfoPathin avulla. Mukautetut ominaisuudet voivat sisältää organisaatiota tai projektia koskevia metatietoja, kuten projektikoodin tai kustannuskeskuksen arvon.
Huomautus
Voit määrittää asiakirjan mukautetut ominaisuudet myös valitsemalla Asiakirjan ominaisuudet -valikossa Asiakirjan tiedot -ruudussa Office Word 2007:ssä, Office Excel 2007:ssä tai Office PowerPoint 2007:ssä. Nämä lisäominaisuudet eivät kuitenkaan näy itse asiakirjan tietoruudussa. Jos haluat mukauttaa asiakirjan tietoruudussa näkyviä ominaisuuksia, sinun on käytettävä InfoPathia, tai tiedostojen hallintapalvelimeen tallennettujen tiedostojen tapauksessa sinun on muokattava sisältötyypin rakennetta lisäämällä tai poistamalla sarakkeita sisältötyypistä.
Sivun alkuun
Asiakirjan tietoruudun käyttäminen
Kun luot asiakirjan Office Word 2007:ssä, Office Excel 2007:ssä tai Office PowerPoint 2007:ssä, asiakirjan tietoruutu luodaan automaattisesti. Tämä asiakirjan oletustietoruutu sisältää vakio-ominaisuuksia, kuten Tekijä, Otsikko ja Aihe. Voit myös lisätä mukautettuja ominaisuuksia suunnittelemalla asiakirjan tietoruudun alusta alkaen ja liittämällä sen sitten asiakirjaan tai mukauttamalla aiemmin luotua asiakirjan tietoruutua.
Kun suunnittelet mukautetun asiakirjan tietoruudun, voit käyttää sitä useiden Office Word 2007:n, Office Excel 2007:n ja Office PowerPoint 2007:n tiedostojen kanssa tai voit suunnitella useita asiakirjan tietoruutuja. Jos tietyt asiakirjat on esimerkiksi liitetty tiettyyn projektiin, haluat ehkä käyttää ainutkertaisia kenttiä asiakirjan tietoruuduissa, joita käytetään vain kyseisissä asiakirjoissa.
Vaikka organisaatiossasi olisi käytössä useita asiakirjan tietoruutuja, ne voivat sisältää useita yleisiä ominaisuuksia. Jos haluat käyttää yleisiä ominaisuuksia helposti asiakirjan tietoruutua suunnitettaessa, harkitse malliosien käyttämistä. Luomalla ja käyttämällä malliosia voit varmistaa, että organisaation keskeiset metatiedot ovat yhdenmukaisia sävyn, rakenteen ja toiminnan kannalta. Organisaatiosi voi esimerkiksi edellyttää, että jokaisessa asiakirjan tietoruudussa on tekijän lisäksi Työnimike-niminen kenttä. Kun suunnittelet malliosan, joka käyttää näitä yleisiä kenttiä, voit helposti käyttää malliosaa uudelleen useissa asiakirjan tietoruuduissa.
Huomautus
Jos haluat mukauttaa SharePoint-sisältötyypin rakennetta, voit mukauttaa asiakirjan tietoruutua vain lisäämällä kenttiä, jotka ovat osa rakennetta. Jos haluat lisätä tai poistaa kenttiä asiakirjan tietoruudun sisällöstä lisäämällä uusia kenttiä sisältötyypin rakenteeseen, sinun on lisättävä tai poistettava sarakkeita sisältötyypistä.
Kun olet luonut mukautetun asiakirjan tietoruudun, se on liitettävä asiakirjaan, ennen kuin voit käyttää sitä. Tätä varten sinun on ensin aktivoitava Kehitystyökalut-välilehti valintanauhassa ohjelmissa, joissa haluat käyttää asiakirjan tietoruutua. Voit sitten määrittää asiakirjan tietoruudun sijainnin URL-, UNC- tai URLN-tiedostopolun avulla. Voit myös näyttää asiakirjan tietoruudun oletusarvoisesti, kun asiakirja avataan. Voit myös valita, ovatko luomasi mukautetut ominaisuudet oletusarvoisesti näkyvissä, kun asiakirja avataan.
Office Word 2007:n, Office Excel 2007:n ja Office PowerPoint 2007:n asiakirjojen tietoruutujen ominaisuuksien tarkastelun tai muuttamisen lisäksi Office Word 2007 -käyttäjät voivat lisätä asiakirjan tietoruudun ominaisuuksia itse asiakirjan ominaisuusohjausobjekteina. Esimerkiksi useita yrityksen osoitteen esiintymiä voidaan lisätä asiakirjan ominaisuusohjausobjekteiksi. Nämä ominaisuusohjausobjektit päivitetään, kun asiakirjan tietoruudun tietoja muutetaan.
Lisätietoja mukautetun asiakirjan tietoruudun luomisesta ja ominaisuuksien lisäämisestä Office Word 2007 -asiakirjaan on Katso myös -osassa.
Sivun alkuun
Suojauksen yleiskatsaus
Asiakirjan tietoruutuun sovelletaan samoja suojausohjeita ja -rajoituksia kuin InfoPath-lomakkeeseen. InfoPathin suojausominaisuudet on suunniteltu suojaamaan käyttäjien lomakkeita ja tietokoneita epäluotetuilta toimilta, kuten tietojen käyttämiseltä tai tietojen lähettämiseksi lähteeseen, joka ei ole luotettu. Esimerkiksi InfoPath-lomakemallit suoritetaan jollakin kolmesta suojaustasosta riippuen siitä, missä ne sijaitsevat, miten ne asennetaan ja onko ne allekirjoitettu digitaalisesti. Kolme tasoa ovat Rajoitettu, Toimialue ja Täysi luottamus. Asiakirjan tietoruudulle määritetään sama suojaustaso kuin InfoPath-lomakemallille. Ennen kuin suunnittelet ja käytät asiakirjan tietoruutua, tutustu tietoyhteyksien käyttöön ja käyttöönottoon liittyviä tietoturvaan liittyviä seikkoja.
Tietoyhteyksien käyttämiseen liittyviä tietoturvaan liittyviä seikkoja
Asiakirjan tietoruutu ei voi käyttää toisen toimialueen tietolähdettä, ellei asiakirjan tietoruudun arvoksi ole määritetty Täysi luottamus. Jos haluat ottaa täyden luottamuksen käyttöön, sinun on allekirjoitettava digitaalisesti asiakirjan tietoruudun lomakemalli luotetulla päävarmenteella tai luotava sille asennettava tiedosto.
Huomautus
Jos asiakirjaa käyttävällä henkilöllä ei ole oikeutta käyttää tietolähdettä, hän näkee virhesanoman, vaikka asiakirjan tietoruudun käyttöoikeustaso riittäisi tietolähteen käyttämiseen.
Lisätietoja InfoPath-lomakemallien suojaustasoista on Katso myös -osassa.
Käyttöönottoon liittyvät tietoturvaan liittyvät seikat
On suositeltavaa, että otat asiakirjan tietoruudun käyttöön samassa toimialueessa, jossa asiakirjat sijaitsevat. Jos esimerkiksi Office Word 2007 -tiedosto palvelimessa http://example käyttää suunnittelemaasi mukautettua asiakirjan tietoruutua, on suositeltavaa tallentaa asiakirjan tietoruutu myös http://example. Jos päätät ottaa asiakirjan tietoruudun käyttöön toisessa toimialueessa tai jos käyttäjä avaa asiakirjan paikallisesti tallennetun version tai sähköpostiviestin liitteenä lähetetyn version, asiakirjan tietoruudun suojaustaso pienentyy alemmalle suojaustasolle. Tämä on suojausvarotoimenpide, joka auttaa suojaamaan käyttäjiä tietoturvariskeiltä, jotka liittyvät asiakirjan tietopaneeliin, joka käyttää toisella toimialueella olevia tietoja.
Huomautus
- Kun mukautat SharePoint-sisältötyypin asiakirjan tietoruutua, tiedoston tietoruutu otetaan automaattisesti käyttöön SharePoint-sivustossa, kun julkaiset sen.
- Jos haluat käyttäjän suorittavan paikallisesti asennettua tiedostotietopaneelin versiota tietokoneestaan, sinun on luotava asennettava tiedosto ohjatun julkaisutoiminnon ja Visual Studion avulla. Jos julkaiset asiakirjan tietoruudun lomakemallin (.xsn-tiedoston) kiintolevyasemaan, asiakirjan tietoruutu ei avaudu, kun käyttäjä avaa siihen liittyvän asiakirjan.
Lisätietoja asennettavan tiedoston luomisesta ohjatun julkaisutoiminnon ja Visual Studion avulla on Katso myös -osassa.
Sivun alkuun