Työaikaraportit ovat keskeinen osa sitä, mitä sinä työryhmän jäsenenä teet Project Online.
Miten työaikaraportti täytetään?
Valitse pikakäynnistyksessä Työaikaraportti.
Työaikaraportti-näkymässä on kaksi puolta ja taulukon keskellä on jakaja.
Vasemmalla puolella näkyvät tehtävät sekä sairaslomat ja lomat.
Oikealle puolelle kirjoitetaan todelliset päivittäiset tehtäviin käytetyt työtunnit.Vihje
Voit tarkastella näkymän eri puolia liu'uttamalla keskellä olevaa jakajaa.
Työaikaraportti-näkymässä voit miettiä seuraavia asioita:
Kun olet kirjannut työtunnit työaikaraporttiin, lähetä raportti esimiehellesi hyväksyttäväksi.
Valitse valintanauhan Työaikaraportti-välilehti.
Valitse Lähetä>käännös lopullisessa työaikaraportissa.
Vihje
Kun valitset Palauta lopullinen työaikaraportti, työaikaraportti lukitaan muokattaessa. Jos et ole valmis sitoutumaan tähän, valitse Lähetä edistyminen kaikille tehtäville tai Lähetä edistyminen valituille tehtäville.
Miksi työaikaraportit ovat tärkeitä?
Kukaan ei nauti työaikaraporttien täyttämisestä. Jos teet useita tehtäviä samanaikaisesti, voi olla hankalaa seurata, kuinka monta tuntia tehtävien parissa on vierähtänyt. Työtuntien vahvistaminen voi myös olla vaikeaa. Joskus työtunteja voi tuntua olevan liian vähän ja joskus liian paljon. Et myöskään ehkä halua korostaa työtuntiesi määrää.
Projektien hallinnassa ei keskitytä työmoraaliin, vaikka se onkin silti tärkeää. Painopiste on sen varmistamisessa, että oikeat asiat saadaan aikaan ajoissa ja budjetin puitteissa. Kyse on sen varmistamisesta, että on tarpeeksi ihmisiä tekemään työsi polttamatta ketään loppuun tai maksamalla organisaatiolle suunniteltua enemmän rahaa.
Projektipäälliköt käyttävät työaikaraportin tietoja selvittääkseen, kuinka monta henkilöä vastaaviin tehtäviin on määritettävä tulevissa projekteissa. Henkilöstöosastosi saattaa käyttää näitä tietoja varmistaakseen, että tietyille rooleille on varattu asianmukainen henkilöstömäärä. Ja kyllä, työaikaraportit voivat kääntää taskussasi olevat dollarit, jos sinulle maksetaan tuntipalkkaa. On kuitenkin tärkeää muistaa, että kaikki työaikaraportin tiedot eivät ole... organisaatiollasi on laajempia etuja, jotka johtavat parempaan suunnitteluun ja tehokkuuteen jatkossa.
Ja näet myös paremman suunnittelun ja tehokkuuden hyödyn, koska sinun ei tarvitse tehdä paljon ylitöitä yrittäessäsi saada työsi tehtyä ajoissa. Projektipäällikölläsi on realistinen odotus siitä, kuinka kauan asioiden hoitaminen kestää tai kuinka monta henkilöä tiettyyn tehtävään todella tarvitaan, ja saatat saada viikonloppusi takaisin!
Miten työaikaraportit toimivat Project Online?
Järjestelmänvalvoja määrittää taustalla organisaatiosi työaikaraportin kaudet. Kullekin viikolle voi esimerkiksi olla erillinen työaikaraportti.
Kun projektipäällikkö varaa sinulle tehtävän, tehtävä näkyy työaikaraportissasi sinä ajankohtana, jolloin se on ajoitettu projektisuunnitelmaan.
Täytä työaikaraporttiin kunkin työaikaraportin kauden aikana tehtyjen tehtävien todelliset työtunnit ja lähetä se.
Jokaiselle Project Online henkilölle määritetään työaikaraportin hallinta (joskus useampi kuin yksi). Työaikaraportin vastuuhenkilö voi olla projektipäällikkö tai joku muu, kuten työntekijöistä vastaava organisaation henkilöstöpäällikkö.
Työaikaraportin vastuuhenkilö vastaanottaa ja tarkistaa työaikaraportin. Jos kaikki näyttää hyvältä, hän hyväksyy työaikaraportin. Jos työaikaraportti ei vastaa odotuksia, työaikaraportin vastuuhenkilö voi hylätä sen ja ilmoittaa hylkäämissyyn lisäämällä siihen kommentteja.
Jos työaikaraportti hyväksytään, lähetetyt työtunnit lasketaan tehtävän kokonaistyöaikaan ja tehtävän jäljellä olevaa työmäärää vähennetään. Tiedot tallennetaan projektisuunnitelmaan, jolloin projektipäällikkö voi tarkasti seurata, edistyykö projekti suunnitelmien mukaan.
SEURAAVA VAIHE...
Lue seuraavaksi Vaihe 3: Edistymisen päivittäminen.
