Projektipäällikkönä yksi roolisi tärkeimmistä näkökohdista on valvoa kunkin resurssin varauksia, jotta voit tehokkaasti tasapainottaa heidän työmääränsä. Jotkin resurssit saattavat olla ylivarattuja ja toiset alivarattuja. Voit tarkistaa, miten tehokkaasti resursseja käytetään projektissasi ja tarvitseeko sinun tehdä muutoksia, tarkastelemalla niiden työmääriä ja käytettävyyttä Microsoft Projectissa.
Artikkelin sisältö
- Resurssin työmäärien tarkasteleminen Resurssien käyttö -näkymän avulla
- Yrityksen resurssien käytettävyyden tarkasteleminen Project Onlinen avulla
- Yksittäisten työmäärien näyttäminen kaavion avulla
- Ylivarattujen resurssien luettelon näyttäminen
- Ylivarattujen resurssien ryhmitteleminen
- Käytettävissä olevien resurssien löytäminen
Resurssin työmäärien tarkasteleminen Resurssien käyttö -näkymän avulla
- Napsauta Tehtävä- tai Resurssi-välilehdessä Resurssien käyttö avattavasta Näkymä-valikosta.
- Tarkista resurssien nimet ja niille varatut tehtävät Resurssien käyttö -näkymän taulukko-osassa.
- Tarkista näkymän aika-asteikko-osasta, miten työ on varattu valitulle ajanjaksolle.
Monissa resurssinäkymissä, kuten Resurssien käyttö -näkymässä, ylivaratut resurssit näkyvät punaisina. Ylivaraus tapahtuu aina, kun resurssin enimmäiskäyttöaste on ylitetty minä tahansa ajanjaksona. Resurssitaulukoissa ylivarattujen resurssien ilmaisinkenttä sisältää myös Resurssien tasaaminen -ilmaisimen, joka osoittaa, että resurssi tasataan. Tarkista ilmaisin ja tarkista tehtävien määritykset ja arvioi, onko ylivaraus hyväksyttävää.
Oletetaan esimerkiksi, että kahden tehtävän kesto on neljä tuntia ja että ne kumpikin alkavat ja loppuvat samaan aikaan. Jos varaat kummatkin tehtävät Teemulle, hän on periaatteessa ylivarattu, koska Teemu työskentelee 200-prosenttisesti neljä tuntia kestävän kahden tehtävän aikana. Jos tasaaminen on määritetty päivästä päivään perusteella, Teemun aikaa ei tarvitse kuitenkaan tasata, koska hänen koko työpäivänsä ei ylitä kahdeksan tunnin kokonaistyökapasiteettia.
Huomautus
Nykyisin avatun projektin tehtävien resurssivarausten lisäksi Resurssien käyttö -näkymässä näytetään myös resurssivarausten yhteenveto. Resurssivarausten yhteenveto osoittaa, kuinka paljon resurssin työmäärästä on varattu yhteensä kaikkiin muihin projekteihin. Resurssivarausten yhteenveto näytetään vain, jos olet muodostanut yhteyden Microsoft Project Serveriin ja jos sinulla on yritysprojekti avoinna. Jos et halua, että varausrivien yhteenveto vaikuttaa Resurssien käyttö -näkymässä näytettyihin kokonaismääriin, voit valita varausrivien yhteenvedon ja painaa sitten DELETE-näppäintä.
Voit myös näyttää Resurssien käyttö -näkymän ja muokata sitä, jotta näet kaikki resurssivaraukset ja niiden työvarauksen prosenttiluvun taulukossa. Tässä näkymässä näytetään kaikki varaukset resurssin mukaan ja se, miten täysimittaisesti nämä resurssit varataan, tehtävien varaamiseksi ajan kuluessa.
- Napsauta Tehtävä- tai Resurssi-välilehdessä Resurssien käyttö avattavasta Näkymä-valikosta.
- Valitse Muotoile-välilehdessäLisää tietoja.
- Valitse Käytettävissä olevat kentät -luettelosta Prosenttivaraus ja valitse sitten Näytä.
- Tarkista näkymän aika-asteikko-osa. Juuri lisätyllä % alloc. -rivillä näet prosenttiosuuden resurssin käytettävissä olevan työajan kokonaismäärästä, joka on varattu varauksille valitun ajanjakson aikana. Lisäksi näkymän aika-asteikko-osassa näkyy sekä resurssin ylivarattu työmäärä että sen varausprosentti punaisella, joten voit määrittää tarkalleen, milloin resurssi ylivarataan.
Vihje
Voit lähentää aika-asteikossa näkyvää ajanjaksoa (voit esimerkiksi muuttaa näkymän päivistä tunteihin) napsauttamalla ikkunan oikeassa alakulmassa Lähennä (+). Vastaavasti voit loitontaa ajanjaksoa (voit esimerkiksi muuttaa näkymän päivistä viikoiksi) napsauttamalla Loitonna (-).
Yrityksen resurssien käytettävyyden tarkasteleminen Project Onlinen avulla
Voit etsiä Project Onlinen avulla yli- tai alivarattuja resursseja joko yhdessä tai useammassa projektissa sekä tarkastella resurssin käytettävyyskaaviota ja -taulukkoa.
Napsauta Project Onlinen Projektikeskus-kohdassa Resurssit vasemmanpuoleisessa valikossa.
Valitse resurssi tai resurssit, joiden käytettävyystietoja haluat tarkastella, valitsemalla niiden nimen viereinen valintaruutu ja napsauta sitten Resurssit-välilehdessä Kapasiteettien suunnitteluSiirry-osassa.
Voit valita vierekkäisiä resursseja luettelossa pitämällä VAIHTO-näppäintä painettuna ja samalla napsauttamalla ensimmäistä ja sitten viimeistä resurssia. Jos haluat valita erillään olevia resursseja, pidä CTRL-näppäintä painettuna ja napsauta kutakin resurssia.Valitse Käytettävyys-välilehden Näkymät-osassa resurssinäkymä.
- Voit näyttää tehtävän ryhmiteltynä ensin resurssien mukaan ja sitten niiden projektien mukaan, joissa resurssia käytetään, valitsemalla Työskentele resurssin mukaan.
- Voit näyttää tehtävän ryhmiteltynä niiden projektien mukaan, joissa resurssia käytetään, valitsemalla Resurssien käyttö projektin mukaan.
- Voit näyttää, kuinka kauan resurssi on käytettävissä työtä varten tiettynä ajanjaksona, valitsemalla Jäljellä oleva käytettävyys.
- Voit näyttää työmäärän, jolle resurssi on varattu, valitsemalla Resurssien käyttö.
Jos valitsit useita resursseja edellisellä sivulla, napsauta kaavion selitettä niiden resurssien valitsemiseksi, jotka haluat näyttää kaaviossa.
Kaavion alla olevassa Tiedot-taulukossa on aika-asteikko, joka näyttää, mille työmäärälle resurssi on varattu määritettynä ajanjaksona.
Vihje
Jos haluat nähdä kaaviossa eri päivämääräalueen, napsauta Käytettävyys-välilehdessä Määritä päivämääräalueet ja valitse sitten uudet päivämäärät Määritä päivämääräalue -ruuduissa.
Yksittäisten työmäärien näyttäminen kaavion avulla
Resource Graph-näkymässä näkyy palkkikaavionäkymä yksittäisen resurssin työmäärästä ja käytettävyydestä. Voit tämän näkymän ansiosta nähdä nopeasti, onko valittu resurssi yli- tai alivarattu määritettynä ajanjaksona. Näet myös varauksille varattujen yksiköiden prosenttiosuuden sekä resurssin enimmäiskäyttöasteen käytettävyyden.
- Valitse Resurssi-välilehdessä Näkymä-osan Resurssikaavio-näkymä.
- Voit tarkastella ensimmäisen resurssin nimeä Resurssikaavio-näkymässä vierittämällä vasemmalle tai oikealle vasemmassa ikkunassa.
Jos resurssin nimi on lueteltu punaisella, resurssi on ylivarattu. Mustalla luetellut resurssit on varattu joko tarkalleen tai ne alittavat niiden täyden kapasiteetin. - Voit nähdä palkkikaaviosta yli- tai alivarauksen tason.
Siniset palkit (oletusarvoisesti) ilmaisevat varatun työn määrän, joka on enintään resurssin enimmäisyksikkö ja työajan käytettävyys kyseisellä aikavälillä. Punaiset palkit (oletusarvo) ilmaisevat, että resurssi on ylivarattu, koska se on ylittänyt niiden enimmäiskäyttöasteen ja työajan käytettävyytensä tiettynä ajanjaksona. - Tarkista korkeimmat varausprosentit, jotka esiintyvät näytetyllä ajanjaksolla eli resurssin huippukäyttöasteet ajanjaksolla.
Huippuarvot on lueteltu kaavion alareunassa. - Voit tarkastella seuraavan resurssin palkkikaaviota painamalla joko PAGE DOWN -näppäintä tai käyttämällä vierityspalkkia tai nuolinäppäimiä.
Sivun alkuun
Ylivarattujen resurssien luettelon näyttäminen
Voit tarkastella vain ylivarattujen resurssien luetteloa näyttämällä Resurssitaulukko-näkymän tai Resurssien käyttö -näkymän ja suodattamalla sitten näkyviin ylivaratut resurssit.
- Napsauta Näkymä-osassa Resurssitaulukko tai Resurssien käyttö avattavasta valikosta.
- Napsauta Näkymä-välilehdessä avattavaa Suodatin-valikkoa Tiedot-osassa ja napsauta sitten Ylivaratut resurssit.
- Jos haluat nähdä jälleen resurssien koko luettelon, napsauta avattavaa Suodatin-valikkoa ja napsauta sitten Ei suodatinta.
Huomautus
Myös ilman ylivarattujen resurssien suodatusta voit helposti nähdä, mitkä resurssit on ylivarattu, koska niiden nimet näkyvät punaisina missä tahansa resurssinäkymässä. Myös Resurssiluettelo- ja Resurssien käyttö -näkymissä ilmaisinkenttä näyttää tasattavat ylivaratut resurssit.
Voit myös näyttää ylivaraukset tehtävänäkymässä, vaikka ne eivät näykään siinä punaisella resurssinäkymien tapaan. Jos työskentelet tehtävänäkymässä, voit selata kutakin tehtävää, johon liittyy resurssin ylivarauksia, vaikka tehtävänäkymä ei näytäkään, mitkä resurssit (tai kuinka monta resurssia) on ylivarattu.
Napsauta missä tahansa tehtävänäkymässä, kuten Gantt-kaavio tai Verkkokaavio, Resurssi-välilehden Taso-osassa Seuraava ylivaraus.
Ylivarattujen resurssien ryhmitteleminen
Resurssitaulukko- tai Resurssien käyttö -näkymässä voit ryhmitllä ylivaratut resurssit. Voit myös ryhmitellä resurssit niiden huippukäyttöasteen mukaan, mikä osoittaa niiden varausten prosentuaalisen enimmäismäärän projektin aikana. Kun tarkastelet ylivarattuja resursseja niiden ylivarausten laajuuden mukaan, pystyt paremmin keskittymään ensin kaikkein laajimmin ylivarattuihin resursseihin.
- Napsauta Näkymä-osassa Resurssitaulukko tai Resurssien käyttö.
- Napsauta Näkymä-välilehden avattavaa Ryhmittelyperuste-valikkoa ja napsauta sitten Uusi ryhmittelyperuste.
- Valitse Kenttänimi-ruudussa Ylivarattu.
- Valitse Järjestys-ruudussa Nouseva tai Laskeva.
Jos napsautat Nouseva, ei-ylivarattujen resurssien ryhmä näkyy ensin ja ylivarattujen resurssien ryhmä näkyy toisena. - Jos haluat luoda huippuyksiköiden sisäkkäisen ryhmittelyn, napsauta Sittenperuste-ruutua ja valitse sitten Huippu.
- Kirjoita ryhmittelyn nimi ja napsauta sitten Käytä.
Tämä näkymä on ryhmitelty määritystesi mukaan. Kaikki resurssit, joiden mikä tahansa varaus ylittää huippuarvoista 100 prosenttia projektin missä tahansa vaiheessa ryhmitellään kohtaan Ylivarattu: Kyllä. Jos määrität huippuarvojen sisäkkäisen ryhmittelyn, sinulla voi olla otsikoiden alapuolella lisäryhmittelyjä, kuten Huippuarvo: 200%, Huippuarvo: 300% jne. - Jos haluat nähdä resurssit lueteltuna alkuperäisessä järjestyksessään Ryhmittelyperuste-ruudussa, napsauta [Ei ryhmää].
Käytettävissä olevien resurssien löytäminen
Jos sinulla on ylivarattuja resursseja, haluat ehkä määrittää ne projektin resurssit, joilla on aikaa käytettävissä, jotta voit jakaa työmäärän tasaisemmin. Tästä kapasiteetista on hyötyä myös, jos sinulla on muita varaamattomia tehtäviä ja haluat selvittää, kuka voi ottaa lisää työtä.
Resurssin käytettävyys lasketaan seuraavan kaavan avulla:
Resurssin käytettävyys = Resurssin kapasiteetti - (resurssivarausten + kalenteripoikkeusten yhteenveto)
Resurssivarauksen yhteenveto on resurssin suorittaman kaiken työn summa ja kalenteripoikkeukset ovat resurssipohjaisen kalenterin mitä tahansa poikkeuksia.
Jos haluat etsiä resursseja, jotka voivat työskennellä lisätunteina työssä, voit näyttää ja muokata Resurssien käyttö -näkymää niin, että näet, kuinka paljon aikaa (tunteja, päiviä tai viikkoja) resurssilla on käytettävissä lisävarauksia varten. Tämän näkymän avulla voit myös jakaa työt ylivaratuista resursseista alivarattuihin resursseihin.
- Napsauta Näkymä-osassa Resurssien käyttö.
- Valitse Muotoile-välilehden Tiedot-osassa Jäljellä oleva käytettävyys -ruutu.
- Tarkastele Jälj. oleva käyt. (jäljellä oleva käytettävyys) -riviltä jäljellä olevaa käytettävyyttä edustavaa työmäärää tai alivarausta jokaisella ajanjaksolla.
Voit myös näyttää ja muokata Resource Graph näkymää ja tarkastella yksittäisen resurssin työmäärän palkkikaaviota, jonka avulla voit selvittää, kuka voi tehdä tehtävään lisätunteja. Voit tarkastella yhden alivaratun resurssin tietoja kerrallaan Resource Graph-näkymässä. Näet käytettävissä olevan työn määrän ajanjakson mukaan.
- Napsauta Näkymä-osassa Resurssikaavio.
- Napsauta Muotoile-välilehdessä avattavaa Kaavio-valikkoa ja valitse sitten Työn käytettävyys.
- Tarkastele valitun resurssin osalta palkkikaaviossa näkyvää käytettävissä olevaa työmäärää. Selaa aika-asteikkoa, niin näet alivaraukset eri ajanjaksoina.
- Tarkista valitun resurssin käytettävissä oleva aika kaavion alareunassa.
- Voit siirtyä seuraavaan resurssiin, jolla on käytettävissä olevaa aikaa, painamalla PAGE DOWN tai käyttämällä vierityspalkkia tai nuolinäppäimiä vasemmanpuoleisessa ruudussa.
Sivun alkuun