Äänestysten luominen sähköpostiviesteihin ja tulosten tarkasteleminen

Äänestysten luominen sähköpostiviesteihin ja tulosten tarkasteleminen

Outlook for Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Microsoft Outlookissa on helppo luoda kysely sisällyttämällä äänestyspainikkeet sähköpostiviestiin. Kun vastaanottajat vastaavat kyselyyn, voit joko automaattisesti taulukoida äänestyksen tulokset Outlook tai viedä vasta ukset Excel-laskenta taulukkoon.

Huomautus: Tähän tarvitaan Microsoft Exchange Server ‑tili.

  1. Luo sähköpostiviesti tai vastaa saamaasi viestiin tai lähetä se edelleen.

  2. Valitse Asetukset-välilehden Seuranta-ryhmästä Käytä äänestyspainikkeita.

  3. Valitse jokin seuraavista:

    • Hyväksyminen Hylkää    
      Käytä, kun tarvitset valtuutusta toiminnolle. Voit esimerkiksi lähettää sähkö posti pyynnön useille vastaanottajajoukolle, jotka hakevat hyväksyntää projekti ehdotukselle.

    • Kyllä Ei mitään    
      Käytä, kun tarvitset joko kyllä-tai ei-kohdan. Tämä on hyvä keino tehdä Nopea kysely.

    • Kyllä Ei Ehkä    
      Käytä, kun et halua rajata vaihto ehtoja kyllä-ja ei-valinnoille. Tämä äänestys vaihtoehto tarjoaa vaihtoehtoisen vasta uksen.

    • Mukautetut    
      Käytä omien mukautettujen äänestys painikkeiden nimien luomiseen. Voit esimerkiksi pyytää työkavereita valitsemaan viikkokokouksen parhaan ajankohdan kolmesta vaihtoehtoisesta päivästä.

Mukautettu äänestys-painike

Jos valitsit mukautetun äänestys painikkeen, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassa Äänestyksen ja seurannan asetukset -kohdan Käytä äänestyspainikkeita -valintaruutu.

  2. Käytä oletusarvoisia painikevaihtoehtoja tai poista oletusvaihtoehdot ja kirjoita sitten tilalle haluamasi teksti siten, että erotat painikkeiden nimet toisistaan puolipisteillä.

  3. Valitse Sulje.

Tärkeää: Jos käytät viestissä Sisältöoikeuksien hallinnan (IRM) käyttöoikeuksia (Asetukset-välilehti > Käyttöoikeus-komento), vastaanottaja ei näe äänestysvaihtoehtoja.

  • Vastaanottajat voivat äänestää kohteessa Lukuruutu tai avoimessa viestissä. Napsauta lukuruudussa viestin otsikon Äänestä napsauttamalla tätä -riviä ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto. Valitse avoimessa viestissä viesti -väli lehden vastaa -ryhmästä äänestäja valitse sitten haluamasi vaihto ehto.

  • Lähettäjä näkee kaikki vastaukset taulukossa. Valitse jokin vastaus viesteistä viestin otsikossa oleva Lähettäjä -rivi ja valitse sitten Näytä äänestyksen vasta ukset.

  1. Avaa alkuperäinen viesti, jossa on lähettämämme äänestys painikkeet. Viesti on yleensä Lähetetyt-kansiossa.

  2. Valitse Viesti-välilehden Näytä-ryhmästä Seuranta.

    Huomautus: Seuranta ei tule näkyviin, ennen kuin vähintään yksi Sähkö posti viestin vastaanottajat on vastannut äänestykseen.

Kyselyn tulosten seuraaminen ja tulostaminen

Kun luot sähköpostikyselyn ja lähetät sen muille, voit seurata kyselyn tuloksia ja tulostaa ne. Voit joko kopioida tulokset nopeasti tyhjään Word-tiedostoon tai uuteen sähköpostiviestiin tai kopioida ne Exceliin, jolloin voit käsitellä niitä myöhemmin.

  1. Avaa Outlookin Lähetetyt-kansiossa äänestyskyselyn sisältävä sähköpostiviesti.

  2. Valitse Viesti > Seuranta.

    Vihje: Seuranta-painike ei tule näkyviin ennen kuin vähintään yksi ääni on annettu.

    Kyselyn äänestyksen seuranta

  3. Voit tulostaa kyselyn tulokset toimimalla seuraavasti:

    • Jos haluat tulostaa tulokset nopeasti, paina Alt + Print Screen (PrtScrn) ‑näppäinyhdistelmää ja tee jokin seuraavista toimista:

      • Valitse Wordissa Tyhjä tiedosto ja valitse sitten Liitä.

      • Valitse Outlookissa Aloitus > Uusi sähköposti ja valitse sitten Liitä.

        Valitse Tiedosto > Tulosta, määritä tulostin ja valitse sitten Tulosta.

    • Jos haluat lajitella ja käsitellä tuloksia ensin Excelissä, tee näin:

      1. Valitse Viesti > Seuranta.

      2. Pidä näppäimistön Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse sitten luettelon kaikki nimet ja vastaukset napsauttamalla ja vetämällä hiirellä.

      3. Paina Ctrl- ja C-näppäimiä samanaikaisesti.

      4. Avaa Excel ja valitse Tyhjä työkirja.

      5. Napsauta hiiren kakkospainikkeella vasemmassa yläkulmassa olevaa solua ja valitse sitten Liitä.

        Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Liitä

    • Voit säätää sarakkeita niin, että teksti mahtuu niihin, viemällä osoittimen sarakeotsikoiden väliin ja kaksoisnapsauttamalla hiirellä.

      Napsauta sarakkeiden A ja B välissä ja kaksoisnapsauta sitten hiirellä

      Valitse tiedosto > Tulosta, Määritä tulostin ja valitse sitten Tulosta.

Huomautus: Microsoft Exchange Server 2000-, Exchange Server 2003-tai Exchange Server 2007-tili on pakollinen. Useimmissa yksityiskäytössä olevissa tileissä ei käytetä Microsoft Exchangea.

  1. Luo sähköpostiviesti tai vastaa saamaasi viestiin tai lähetä se edelleen.

  2. Valitse Asetukset-välilehden Seuranta-ryhmästä Käytä äänestyspainikkeita.

  3. Valitse jokin seuraavista:

    • Hyväksyminen Hylkää    
      Tämä asetus on paras vaihto ehto, kun tarvitset valtuutusta toiminnolle. Voit esimerkiksi lähettää sähkö posti pyynnön useille vastaanottajajoukolle, jotka hakevat hyväksyntää projekti ehdotukselle.

    • Kyllä Ei mitään    
      Kun kaikki tarvitsemasi on joko kyllä tai ei, tämä on hyvä keino tehdä Nopea kysely.

    • Kyllä Ei Ehkä    
      Jos et halua rajata vaihto ehtoja kyllä-ja ei-asetukseksi, tämä äänestys vaihtoehto tarjoaa vaihtoehtoisen vasta uksen.

    • Mukautetut    
      Luo omat äänestys painikkeiden nimet. Voit esimerkiksi pyytää työkavereita valitsemaan viikkokokouksen parhaan ajankohdan kolmesta vaihtoehtoisesta päivästä.

      • Valitse viestin asetukset -valinta ikkunan äänestyksen ja seurannan asetukset-kohdan Käytä äänestys painikkeita -valinta ruutu.

      • Valitse ja poista painikkeiden oletusnimet. Erota painikkeiden nimet toisistaan puoli pisteillä.

        Viestin asetukset -valintaikkuna

      • Valitse Sulje.

  1. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset.

  2. Valitse Sähkö posti asetuksetja valitse sitten seuranta asetukset.

  3. Jos haluat valita käsittely asetukset, tee jokin seuraavista toimista:

    • Tallenna vasta ukset automaattisesti alkuperäiseen kohteeseen   
      Valitse Käsittele pyynnöt ja vasta ukset vastaanotettaessa -valinta ruutu.

    • Tyhjien vastausten poistaminen   
      Tyhjä vastaus on viesti, joka ei sisällä muusta kuin äänestä lähettäjästä perä isin olevia kommentteja.

Huomautus: Voit tarkistaa Saapuneet-kansion vasta ukset ennen niiden nauhoitettua poistamalla prosessi pyynnöt ja vasta ukset vastaanotettaessa -valinta ruudun valinnan.

  1. Avaa alkuperäinen viesti, jossa on lähettämämme äänestys painikkeet. Viesti on yleensä Lähetetyt-kansiossa.

  2. Valitse Viesti-välilehden Näytä-ryhmästä Seuranta.

    Huomautus: Seuranta ei tule näkyviin, ennen kuin vähintään yksi Sähkö posti viestin vastaanottajia on vastannut hänen äänensä.

  3. Valitse vasta ukset, jotka haluat kopioida. Tee jokin seuraavista:

    • Kaikki rivit    

      • Napsauta ensimmäistä riviä, pidä Vaihto-näppäintä painettuna ja napsauta sitten viimeistä riviä.

    • Ei-vierekkäiset rivit    

      • Napsauta ensimmäistä riviä, pidä CTRL-näppäintä painettuna ja valitse sitten lisä rivit.

  4. Paina CTRL+C.

  5. Käynnistä Excel.

  6. Valitse solu ja paina näppäin yhdistelmää CTRL + V.

  1. Avaa alkuperäinen viesti, jossa on lähettämämme äänestys painikkeet. Viesti on yleensä Lähetetyt-kansiossa.

  2. Valitse Viesti-välilehden Näytä-ryhmästä Seuranta.

    Huomautus: Seuranta ei tule näkyviin, ennen kuin vähintään yksi Sähkö posti viestin vastaanottajat on vastannut äänestykseen.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×