Tämän tarkistusluettelon avulla voit varmistaa, että kokoukset ovat tuottavia, tehokkaita ja osallistavia. Tätä tarkistusluetteloa voidaan käyttää kaikissa kokoustyypeissä – henkilökohtaisesti, etänä tai yhdistelmänä.
Ennen kokousta
-
Selvitä kokouksen tavoite ja haluttu tulos – varmista, että kokous on tarpeen
-
Tarvittavien ja valinnaisen osallistujan määrittäminen
-
Sisällytä kokouskutsuun kokouksen esityslista ja kaikki tarvittavat esiluettavat materiaalit
-
Kerro osallistujille, miten haluat heidän osallistuvan kokoukseen
-
Ota huomioon aikavyöhykkeet, työajat ja juhlapäivät
-
Sisällytä kokouskutsuun kokouksen esityslista ja kaikki tarvittavat esiluettavat materiaalit
-
Kokouksen pituuden ja esiintymän määrittäminen
-
Etsi valvoja (tarvittaessa) ja jaa kokousmateriaalit etukäteen
-
Ideoiden jakamiseen kannattaa käyttää työkaluja, kuten Whiteboardia ja OneNotea
Kokouksen aikana
-
Esittele itsesi, kun kamera on käytössä, jos sellainen on
-
Toista odotuksesi ja tavoitteesi
-
Jaa välityssäännöt
-
Kokouksen tallentaminen tai reaaliaikaisen tekstityksen ottaminen käyttöön tarvittaessa
-
Näytön jakaminen ja videoiden ottaminen käyttöön kiinnostavan käyttökokemuksen luomiseksi
-
Kokouksen keskustelun valvominen
-
Tehtävien määrittäminen ja kokouksen yhteenvedon luominen
Kokouksen jälkeen
-
Kokousmuistiinpanojen dokumentointi ja jaetun sijainnin seuraavat vaiheet
-
Osoitteiden seurantakohteet kokouskeskustelussa
-
Pyydä tarvittaessa palautetta kokouksen tehokkuudesta
