Access-tietojen arkistointi

Voit pitää Microsoft Access -tietokannat järjestyksessä ja hallittavissa arkistoimalla vanhat tai passiiviset tietueet säännöllisesti. Voit arkistoida kaikki tietokannan, tiettyjen taulukoiden tai vain tiettyjen tietueiden taulukot, esimerkiksi tiettyä päivämäärää vanhemmat tietueet. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit käyttää kolmea eri vaihtoehtoa tietojen arkistoimiseen Access-tietokannassa.

Artikkelin sisältö

Milloin arkistointia kannattaa harkita?

Kun tietokoneen tietokannassa on tietoja, joita et enää aio käyttää, mutta haluat säilyttää tiedot aina tarvittaessa tai tietojen säilytyskäytännön mukaisesti, arkistointi on hyvä tapa säilyttää tällaiset tiedot. Arkistointia käytetään myös usein tietojen keruuseen päivämääräehtoon, kuten kuukauden loppuun.

Tietojen arkistointitapoja

Seuraavassa taulukossa luetellaan tietojen arkistointimenetelmät, menetelmän kuvaus, kuvaus siitä, milloin kutakin menetelmää kannattaa käyttää, ja muita menetelmään liittyviä huomautuksia.

Menetelmä

Kuvaus

Käytä, kun...

Muuta huomioitavaa

Taulukon korvaaminen säännöllisesti

Tekee tietystä taulukosta arkistokopion säännöllisesti ja korvaa taulukon uudella tyhjällä taulukkokopiolla.

Kaikki taulukon tietueet täyttävät ehdot, joita käytät arkistoinnin määrittämiseen.

ESIMERKKI: Sinulla on taulukko, johon tallennetaan ääripäitä päivittäisissä lämpötiloissa. Arkistoit taulukon joka vuosi ja aloitat alusta tyhjällä.

  • Sinun on ehkä kiertää viite-eheys. Lisätietoja on kohdassa Viite-eheyden ympärillä työskenteleminen.

Korvaa kaikki taulukot säännöllisesti

Tee taustatietokannasta arkistokopio säännöllisin väliajoin ja korvaa taustatietokanta uudella tyhjällä. Edellyttää jaettua tietokantaa (tietokantaa, joka sisältää kaikki taulukot sisältävän taustatietokantatiedoston ja edustatietokantatiedoston, joka sisältää kaikki muut tietokantaobjektit).

Kaikki tietokannan useimpien taulukoiden tietueet täyttävät ehdon, jonka avulla voit määrittää, arkistoidaanko.

ESIMERKKI: Tietokanta koostuu useista taulukoista, joissa on erilaisia säätietoja. Joka vuosi arkistoit kaikki taulukot.

  • Jos sinulla on hakutaulukoita (taulukoita, joita käytät arvojen etsimiseen etsimistä varten, kuten postinumerot tai osastot), tiedot on ehkä tuotava uuteen taustatietokantaan.

  • Tietokanta on arkistoittava manuaalisesti. Tässä menetelmässä ei voi käyttää makroa.

Tietueiden siirtäminen arkistotaulukkoon säännöllisesti

Suorittaa säännöllisesti kyselyn, joka valitsee arkistoinnin tietueet ja lisää tiedot arkistotaulukkoon, ja suoritat sitten kyselyn, joka valitsee samat tietueet (alkuperäisestä taulukosta) ja poistaa ne.

Jotkin taulukon tietueet täyttävät ehdon, jota käytät arkistoinnin määrittämiseen.

ESIMERKKI: Haluat arkistoida kirjastotapahtumia (uloskuitoja), jos kuitattu sisään -päivämäärä on vähintään vuoden vanha.

  • Saatat joutua viite-eheys, erityisesti jos arkistoitavat tietueet ovat tietueen yksi-moneen-yhteys. Lisätietoja on kohdassa Viite-eheyden ympärillä työskenteleminen.

Varoitus: Jos sinun on käytettävä parametreja kyselyissä, luo lomake parametrien käsittelyä varten. Muussa tapauksessa voit riskeellä tietojen menettämisen.

Viite-eheyden käyttö

Jos arkistoitavat tietueet liittyvät muiden taulukoiden tietueisiin, yhteys on ehkä kiertää. Jos arkistoidut tietueet ovat "alitietueita" (ne kuuluvat tiedoston "moneen" yksi-moneen-yhteys puolelle), voit todennäköisesti turvallisesti arkistoida ne ilman huolta. Jos arkistoidut tietueet ovat päätason tietueita (ne kuuluvat tietueen "yksi"-puolelle yksi-moneen-yhteys ), kun arkistoit ne, niihin liittyvät alitietueet voivat:

  • Estä sinua poistamasta päätietueita. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, jos olet jo lisännyt päätietueet arkistotaulukkoon.

    - tai -

  • Ryhdy orvoiksi – tietueista, jotka kuuluvat "päätasolle", jota ei ole olemassa. Tämä voi aiheuttaa ongelmia tietokannan tietojen eheyden ja toimintojen kanssa, jotka käyttävät orpotietueita.

Jos haluat ottaa viite-eheyden huomioon, toimi seuraavasti:

  1. Määritä, mitkä alitietueet kuuluvat arkistoitavat tietueet. Jos esimerkiksi haluat arkistoida kirjastossa lainatut resurssit, määritä ensin, onko kyseisissä siirroissa avointa tapahtumaa, eli onko resurssit kuitattu ulos, mutta ei palautettu.

  2. Tee jokin seuraavista:

    • Jos lapsen tietueet voidaan aina poistaa turvallisesti, varmista, että suhde edellyttää viite-eheyttä johdannais poistojen kanssa. Näin varmistat, että kaikki siihen liittyvät alitietueet poistetaan.

    • Jos alitietueita ei voi aina poistaa turvallisesti, kannattaa harkita tietokannan kaikkien taulukoiden arkistointia.

    • Luo kysely, joka valitsee päätason tietueet, joissa ei ole alitietueita. Luo sitten ensimmäisen kyselyn avulla arkistokyselyt (katso kohta Tietueiden siirtäminen säännöllisesti arkistotaulukkoon) päätaulukon käyttämisen sijaan.

Sivun alkuun

Taulukon korvaaminen säännöllisesti

Jos haluat arkistoida kaikki taulukon tiedot, voit korvata taulukon säännöllisesti tyhjällä kopiolla.

Tärkeää: Jos arkistoitava taulukko liittyy muihin taulukoihin, sinun on ehkä kiertää viite-eheys.

  1. Valitse siirtymisruudussa taulukot, jotka haluat arkistoida, paina näppäinyhdistelmää CTRL+C ja paina sitten näppäinyhdistelmää CTRL+V.

  2. Valitse Liitä taulukko nimellä -valintaikkunanLiittämisasetukset-kohdassaVainrakenne ja valitse sitten OK.

    Access nimeää kopion alkuperäisen taulukon nimen kopiona.

  3. Napsauta siirtymisruudussa alkuperäistä taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Nimeä uudelleen.

    Anna taulukolle toinen nimi, joka ilmaisee, mitä se sisältää, kuten "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Napsauta siirtymisruudussa tyhjää kopiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen. Nimeä se uudelleen alkuperäisen taulukon nimellä.

Sivun alkuun

Korvaa kaikki taulukot säännöllisesti

Jos käytät jaettua tietokantaa, voit korvata kaikki taulukot säännöllisesti korvaamalla taustatietokannan tyhjällä kopiolla.

Valmistele ensin tyhjä kopio. Jos tietokannan rakenne ei muutu, voit käyttää tätä tyhjää kopiota uudelleen aina, kun arkistoit. Jos haluat arkistoida, nimeä olemassa oleva taustatietokanta uudelleen sen merkiksi, että se on arkisto, ja tallenna tyhjä kopio uudesta taustatietokannasta.

Taustatietokannan tyhjän kopion valmisteleminen

Tuo ensin taustatietokannan kaikkien taulukoiden taulukkomääritykset.

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessäUusi,valitse Tyhjä tietokantaja valitse sitten Luo.

  2. Sulje Taulukko1.

  3. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Linkitä& -ryhmässä Access.

  4. Valitse Hae ulkoiset tiedot – Access-tietokanta -valintaikkunassa Tuo taulukot, kyselyt, lomakkeet,raportit, makrot ja moduulit nykyiseen tietokantaan ja valitse sitten Selaa.

  5. Valitse Avaa tiedosto -valintaikkunassa taustatietokanta. Sulje Avaa tiedosto -valintaikkuna valitsemalla Avaa ja valitse sitten OK.

  6. Valitse Tuo objektit -valintaikkunassa Asetukset.

  7. Valitse Tuo taulukot-kohdassa Vain määritys.

  8. Valitse Taulukot-välilehdessäValitse kaikki,valitse OKja valitse sitten Sulje.

Tietojen lisääminen tyhjään kopioon mihin tahansa hakutaulukkoon 

Toimi kullekin hakutaulukolle seuraavasti:

  1. Linkitä aiemmin luodun taustatietokannan hakutaulukkoon.

  2. Luo liittämiskysely, joka lisää kaikki alkuperäisen tietueet kopioon.

Taustatietokannan korvaaminen tyhjällä kopiolla

Nimeä ensin olemassa oleva taustatietokanta uudelleen osoittamaan, että se on nyt arkisto. Avaa sitten tyhjä kopio ja tallenna se käyttämällä alkuperäisen taustatietokannan nimeä.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tallenna tietokanta nimellä. Sinua saatetaan pyytää sulkemaan kaikki avoimet objektit. jos on, valitse OK. Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu.

  2. Varmista Tallenna nimellä -valintaikkunan (Tallenna nimellä -valintaikkunan yläreunassa) että tallennat tiedoston samaan paikkaan kuin alkuperäinen taustatietokanta.

  3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun alkuperäisen taustatietokannan nimi.

  4. Valitse Tallenna nimellä -ruudussaAccess-tietokanta (*.accdb).

Sivun alkuun

Tietueiden siirtäminen arkistotaulukkoon säännöllisesti

Tämä on nelivaiheinen prosessi, joka edellyttää arkistoitavien tietueiden sisältävän taulukon tyhjän kopion luomista, liittämiskyselyn luomista alkuperäisen taulukon tietueiden kopioimiseksi arkistotaulukkoon, arkistoitujen tietueiden poistamiseksi alkuperäisestä taulukosta poistokysely ja makron luomista kummankin arkistoinnin aikana suoritettavan kyselyn suorittamiseksi. Tämä näennäisesti monimutkainen prosessi voi olla helppo, jos noudatat seuraavassa esitettyä järjestystä:

Vaihe 1: Arkistotaulukon luominen

Vaihe 2: Tietojen kopioiminen arkistotaulukkoon liittämiskyselyn avulla

Vaihe 3: Tietojen poistaminen alkuperäisestä taulukosta luomalla poistokysely

Vaihe 4: Luo makro, joka suorittaa sekä liittämis- että poistokyselyt

Vaihe 1: Arkistotaulukon luominen

Jos haluat säilyttää kaikki arkistoidut tietueet yhdessä taulukossa, tee tämä vaihe kerran. Tässä vaiheessa luotu arkistotaulukko sisältää kaikki arkistoidut tietueet.

Jos haluat poistaa vanhan arkistotaulukon, kun luot uuden taulukon, älä tee tätä vaihetta, taulukon luova kysely kopioida tiedot arkistotaulukkoon. Voit tehdä tämän suoraan vaiheessa 2.

Jos haluat käyttää uutta arkistotaulukkoa aina, kun arkistoit, mutta säilyttää myös vanhat arkistotaulukot, nimeä vanha arkistotaulukko uudelleen ennen uuden taulukon luomista. Jos arkistoit päivämäärän perusteella, harkitse vanhojen arkistotaulukoiden nimeämista niiden edustaman päivämääräalueen mukaan.

  1. Valitse siirtymisruudussa taulukko, jossa on arkistoituja tietueita, paina näppäinyhdistelmää CTRL+C ja paina sitten näppäinyhdistelmää CTRL+V.

  2. Poista Taulukon nimi -ruudussa sanat Kopioi ja liitä alaviiva ja sana "arkisto" aiemmin luodun taulukon nimeen ja valitse sitten OK. Jos esimerkiksi alkuperäisen taulukon nimi on Tapahtumat, arkistotaulukon nimi on Transactions_archive.

    Liitä taulukko nimellä

  3. Valitse Liitä taulukko nimellä -valintaikkunanLiittämisasetukset-kohdassaVain rakenne.

Vaihe 2: Tietojen kopioiminen arkistotaulukkoon liittämiskyselyn avulla

  1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Lisää taulukko, joka sisältää arkistoitavat tietueet.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa juuri lisäätyssä taulukossa tähteä (*) . Taulukon nimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenneruudukon ensimmäisessä sarakkeessa.

    Huomautus: Tähti osoittaa, että kyselyn pitäisi sisältää kyselyn tulosteen kaikki taulukon kentät. Kun käytät tähteä ja jos kenttiä lisätään tai poistetaan taulukosta, kyselyn tulos mukautuu vastaavasti.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa kenttää, jota haluat käyttää määrittämään ehdon, joka tietueiden on täytettävä ennen niiden arkistoimista. Jos Esimerkiksi Tapahtumat-taulukossa on Kuitattu sisään -kenttä ja haluat arkistoida kaikki tietueet,joissa tämä päivämäärä on yli vuoden vanha, kaksoisnapsauta kenttää ja se näkyy kyselyn rakenneruudukon seuraavassa tyhjässä sarakkeessa.

    Kyselyn rakenneruudukko

    Toista tämä vaihe, jos haluat käyttää ehtoja lisäkenttien kanssa.

  5. Ehdot-rivin avulla voit määrittää ehdot juuri lisätyille kentille. Voit esimerkiksi määrittää, että Kuitattu päivämäärä -kohdan on oltava aiempi kuin 1.1.2019 käyttämällä Ehdot-rivin lauseketta<#1.1.2019#.

    Jos ehtoarvot muuttuvat joka kerta, kun arkistoit, pyydä kyselyltä tietoja. Voit tehdä tämän käyttämällä Ehdot-rivin parametria, jotta kysely pyytää tietoja. Jos haluat käyttää parametria, käytä lauseketta normaaliin tapaan, mutta käytä määritetyn arvon sijaan lyhyttä kysymystä hakasulkeiden ympäröimänä. Voit esimerkiksi käyttää lauseketta <[Arkistoi tapahtumat ennen:], kuten:

    Parametrilauseke

    Lisätietoja parametrien käyttämisestä on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

    Voit myös määrittää vaihtoehtoiset ehdot käyttämällä tai riviä. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Vihje: Jos määrität ehdot päivämääräkentän avulla ja haluat arkistoida kaikki nykyistä päivämäärää vanhemmat tietueet, kirjoita päivämääräkentän Ehdot-riville <Date().

  6. Tee jokin seuraavista:

    Jos olet jo luonut arkistotaulukon, lisää määritetyt tietueet taulukkoon liittämiskyselyn avulla:

    1. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

    2. Valitse Liitä-valintaikkunan Taulukon nimi -ruudussa arkistotaulukon nimi ja valitse sitten OK.

      Liitä taulukkoon

      Kyselyn rakenneruudukossa näkyy Liitä-rivi.

    3. Poista Liitä-riviltä kaikki kentät, joita käytit ehtojen määrittämisissä. (Vain tähdellä pitäisi olla arvo Liitä kohteeseen .)

      Kyselyn rakenneruudukon Lisää taulukkoon -rivi

      Jos et ole luonut arkistotaulukkoa, luo arkistotaulukko taulukon luontia varten käyttämällä määritettyjä tietueita:

    4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Luo taulukko.

    5. Kirjoita Taulukon luo -valintaikkunan Taulukon nimi -ruutuun arkistotaulukon nimi ja valitse sitten OK.

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 3: Tietojen poistaminen alkuperäisestä taulukosta luomalla poistokysely

  1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Lisää taulukko, joka sisältää arkistoitavat tietueet.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa juuri lisäätyssä taulukossa tähteä (*) . Taulukon nimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenneruudukon ensimmäisessä sarakkeessa.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa samoja kenttiä, joita käytit määrittämään ehdon liittämiskyselyssä.

  5. Ehdot-rivin avulla voit määrittää ehdot juuri lisätyille kentille. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Tärkeää: Jos liittämiskyselyssä tai taulukon ruudussa käytettävässä kyselyssä on käytetty parametria, varmista, että myös poistokysely on käytössä. Muista myös, että annat saman arvon molemmille kyselyille. Jos kirjoitat erilaisia parametriarvoja, saatat menettää tietoja. Voit estää tietojen menetyksen käyttämällä lomaketta arvojen keräämiseen ja kyselyjen pyytämiseen lomakkeelta syöttöarvoja. Lisätietoja on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poista.

    Poista-rivi tulee näkyviin kyselyn rakenneruudukkoon.

    Kyselyn rakenneruudukon Poista-rivi

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 4: Luo makro, joka suorittaa sekä liittämis- että poistokyselyt

  1. Valitse Luo-välilehden Makrot ja koodi -ryhmästä Makro.

  2. Napsauta Lisää uusi toiminto -kohdan vieressä olevaa avattavan luetteloruudunnuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

    AvaaKysely-toiminto tulee näkyviin ja näyttää sen argumentit.

  3. Valitse Kyselyn nimi -ruudussa vaiheessa 2 luomasi (liittämiskysely tai taulukon luova kysely).

  4. Napsauta Lisää uusi toiminto -kohdan vieressä olevaa avattavan luetteloruudunnuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

    AvaaKysely-toiminto tulee näkyviin ja näyttää sen argumentit.

  5. Valitse Kyselyn nimi -ruudussa vaiheessa 3 luomasi poistokysely.

  6. Tallenna makro painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+S.

    Kun haluat arkistoida tietueet, suorita makro.

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×