Aloita Microsoft Teamsin käyttö pienyrityksessä

Tapamme tehdä työtä ja elää on muuttunut merkittävästi viime viikkojen aikana, ja monet pienyritykset ovat nopeasti siirtymässä etätyöskentelyyn. Yrityksesi on varustettava työntekijät etätyöhön ja virtuaaliseen yhteyteen asiakkaiden kanssa. Alla olevien ohjeiden avulla pääset nopeasti alkuun Microsoft Teamsin käyttämisessä. 

Jos yrityksesi on vasta aloittamassa etätyöskentelyä, tämä on tarkoitettu juuri sinulle. Microsoft 365:n avulla voit hoitaa liiketoimintaasi virtuaalisesti ja pysyä yhteydessä työntekijöihin, kumppaneihin ja asiakkaisiin verkkokokousten, keskustelujen, tiedostojen jakamisen ja puheluiden avulla Microsoft Teamsissa. 

Suuren vaikutuksen tekeminen ilmoituksilla

Jos haluat lisätietoja etätyöskentelystä, suosittelemme, että aloitat seuraavista kolmesta vaiheesta:

1. Valmistaudu

Aloittaminen on helppoa. Jos sinulla on jo Microsoft 365 -tilaus, varmista, että jokaisella on käyttöoikeus, joka sisältää Microsoft Teamsin. Jos yritykselläsi ei ole vielä Microsoft Teamsia, voit rekisteröidä käyttöösi kuuden kuukauden ilmaisen kokeiluversionMicrosoft 365 Business Basicista, joka sisältää Microsoft Teamsin kaikilla ominaisuuksilla. 

Valmistaudu käyttämään Microsoft Teamsia asiakkaiden kanssa

Vieraskäytön avulla organisaatiosi tiimit voivat tehdä yhteistyötä organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa myöntämällä heille olemassa olevien tiimien ja kanavien käyttöoikeuden Microsoft Teamsissa. Kuka tahansa, jolla on yrityksen tai yksityinen sähköpostitili, kuten Outlook, Gmail tai muu vastaava, voi osallistua vieraana Microsoft Teamsiin ja saa täydet käyttöoikeudet tiimikeskusteluihin, kokouksiin ja tiedostoihin. Microsoft Teams -järjestelmänvalvojana voit määrittää, mitä ominaisuuksia vieraat voivat (tai eivät voi) käyttää Microsoft Teamsissa – katso lisätietoja kohdasta Vieraskäytön hallinta.

2. Aloita Microsoft Teamsin käyttö

Nyt on aika aloittaa Microsoft Teamsin käyttö. Voit käyttää sitä verkon kautta tai asentaasovelluksen tietokoneeseen, kannettavaan tai mobiililaitteeseen.

Osallistu kokoukseen missä tahansa

Microsoft Teamsissa käyttäjät voivat hyödyntää videoneuvotteluja ja keskustella turvallisesti HD-videoiden välityksellä, jolloin he voivat nähdä toiset osallistujat ja keskustella heidän kanssaan reaaliajassa. Keskustelu on osallistavampaa ja vuorovaikutteisempaa, sillä kehonkieli ja kasvojen ilmeet edistävät yhteistyötä ja keskinäistä ymmärrystä.

Suuren vaikutuksen tekeminen ilmoituksilla

Keskustele missä tahansa

Ole yhteydessä reaaliaikaisesti yksityisissä tai ryhmäkeskusteluissa tai koko tiimille näkyvissä kanavakeskusteluissa. Keskusteluhistoria on aina saatavilla, jos haluat palauttaa mieleen aiemmat keskustelut ja päätökset. Tämä on erityisen hyödyllistä tiimin uusille jäsenille tai tiimin nykyisille jäsenille, jotka haluavat palata aiempaan keskusteluun.

Suuren vaikutuksen tekeminen ilmoituksilla

Tee yhteistyötä asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa

Microsoft Teamsin avulla yhteydenpito sekä työntekijöiden että asiakkaiden kanssa on helppoa.

Auta kaikkia organisaation jäseniä asentamaan Microsoft Teams laitteisiinsa. Saat lisätietoja artikkelista Microsoft Teamsin lataaminen.

Microsoft Teamsin avulla voit lähettää pikaviestejä, jakaa tiedostoja ja järjestää kokouksia. Voit kutsua kenet tahansa kokoukseen, vaikka kutsuttavalla ei olisi Microsoft Teamsia. Voit kutsua yrityksen ulkopuolisia henkilöitä tiimin jäseniksi, jotta voitte tehdä reaaliaikaisesti yhteistyötä keskustelun, asiakirjojen jakamisen ja puheluiden avulla.

Tiimien luominen ja hallinta

Microsoft Teamsissa tiimin tarkoituksena on koota yhteen ryhmä henkilöitä, jotka työskentelevät yhdessä. Tiimit voivat olla dynaamisia projektitiimejä (esim. tuotelanseeraus) tai pysyviä tiimejä, jotka perustuvat yrityksen osastoihin tai toimistojen sijaintipaikkoihin. Voit myös määrittää organisaationlaajuisia tiimejä, joihin kaikki organisaation jäsenet kuuluvat.

Kanavat ovat tiimien sisällä olevia erityisiä osioita, joissa keskustelut voidaan pitää järjestyksessä tiettyjen aiheiden, projektien tai alojen mukaan. Jokaisen kanavan keskustelut, tiedostot ja muistiinpanot näkyvät vain kyseisen ryhmän jäsenille.

Suuren vaikutuksen tekeminen ilmoituksilla

Suuren vaikutuksen tekeminen ilmoituksilla

Tiedostojen tallentaminen ja jakaminen

Koska tiimisi tekee yhteistyötä etänä, haluat jakaa ja työstää tiedostoja yhdessä sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella. Microsoft Teamsin avulla tiedostojen jakaminen ja yhteiskäyttö on helppoa. Jos asiakirjasi ovat Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedostoja, työtoverisi ja asiakkaasi voivat jopa tarkastella, muokata ja käyttää niitä yhdessä suoraan Microsoft Teamsissa.

Varmista, että yrityksesi tärkeimmät asiakirjat tallennetaan pilvipalveluun, jotta voit jakaa ne turvallisesti asiakkaiden, kumppaneiden, toimittajien ja muiden liiketoimintaasi liittyvien henkilöiden kanssa. Tiedostojen säilyttäminen pilvipalvelussa tarkoittaa myös sitä, että voit hyödyntää varmuuskopioinnin etuja ja mahdollisuutta palauttaa tiedostoja mahdollisissa kiintolevyongelma-, kiristysohjelma- tai muissa epäonnisissa tilanteissa.

3. Helpota käyttöönottoa

Jotta henkilöstösi voisi hyödyntääMicrosoft Teamsia mahdollisimman tehokkaasti, voit jakaa heille seuraavat linkit loppukäyttäjäkoulutusresursseihin:

Seuraavat vaiheet

Syvempi sukellus Microsoft Teamsin toiminnallisuuksiin...

Etänä toimivan yrityksen suojaaminen

Monimenetelmäinen todentaminen (MFA) on erittäin suositeltava suojausominaisuus. MFA:n lisääminen etätyöntekijöille edellyttää, että kirjautuessaan Microsoft 365-sovellukseen käyttäjät kirjoittavat suojauskoodin, jonka he saavat tekstiviestin, puhelun tai todennussovelluksen kautta. Jos hakkeri saa käsiinsä jonkun käyttäjän salasanan tietojenkalasteluhyökkäyksen avulla, hän ei pääse sen avulla yrityksen tileille tai tietoihin. Voit lisätä MFA-suojauksen kohdasta Microsoft 365 -hallintakeskus: Monimenetelmäisen todentamisen määrittäminen mobiililaitteisiin.

Microsoft Teams -mallit

Voit helpottaa ja virtaviivaistaa käyttöönottoa organisaatiossasi tutustumalla malleihin, jotka ovat saatavana erityisesti pienyrityksille. Microsoft Teams -mallien avulla voit luoda tiimejä nopeasti ja helposti, sillä esimääritetty malli tarjoaa valmiit asetukset, kanavat ja esiasennetut sovellukset, ja samalla ne ohjaavat käyttäjiä aloittamaan Microsoft Teamsin tehokkaan käytön. Katso Teams-mallien käytön aloittaminen pienille ja keskisuurille yrityksille.

Yrityspuhelinjärjestelmä

Voit muuttaa minkä tahansa PC- tai Mac-tietokoneen tai mobiililaitteen yrityksen työpuhelimeksi lisäämällä Microsoft 365 Business Voicen tilaukseesi. Anna työntekijöille oma työpuhelinnumero puheluiden soittamiseen ja vastaanottamiseen, määritä puheluvalikkojärjestelmä puheluiden reitittämiseen, lisää puhelinneuvottelu ja määritä yritykselle sekä maksulliset että maksuttomat puhelinnumerot. Tee kaikki tämä, kun korvaat perinteiset puhelinpalveluntarjoajat ja yrityksen sisäiset puhelinjärjestelmät, jotka voivat olla kalliita ja vaikeita hallita.

Katso myös

Paranna pienyritystäsi etätyön avulla

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×