Asiakirjojen ja tiedostojen siirtäminen SharePoint-sivustoon

Asiakirjojen ja tiedostojen siirtäminen SharePoint-sivustoon

Kun määrität SharePoint Microsoft 365:ssäMicrosoft 365, sinulla on todennäköisesti asia kirjoja ja tiedostoja, jotka haluat lisätä ryhmäsivustoon. Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit lisätä sivustoon erilaisia sisältöjä.

Huomautus: Lisä tietoja Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive ja ryhmäsivuston määrittämisestä, jotta voit käyttää niitä yhdessä, on artikkelissa Office 365-tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määrittäminen.

Artikkelin sisältö

Alkuvalmistelut

Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen

Tiedostojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen

Yhteys tietojen, kalenterien ja laskenta taulukoiden SharePoint-luetteloiden luominen

SharePoint-ratkaisujen harkitsemiseen tavallisten yritysten tarpeisiin

Ohje sivuston käyttäjät löytävät sisältösi

Ennen aloittamista

Ennen kuin aloitat tiedostojen siirtämisen, tarkista, kuinka paljon tallennus tilaa sinulla on SharePoint Microsoft 365:ssäMicrosoft 365. Lisä tietoja SharePoint Microsoft 365:ssä tallennus tilan rajoituksista on kohdassa SharePointin rajoitukset.

Vihje: On tärkeää muistaa, että Microsoft 365SharePoint Microsoft 365:ssä (ryhmäsivuston) tallennus rajoitukset eroavat Exchange Onlinen tallennus rajoituksista (sähkö posti tileiltä). Lisä tietoja posti laatikoiden tallennus tilan rajoituksista on kohdassa vastaanottajatExchange Onlinen Microsoft 365 palvelu kuvaukset.

Seuraava vaihe on analysoida sisältö, jota sinulla tällä hetkellä on. Tämä koskee esimerkiksi asia kirjoja, kuvia ja lomakkeita.

Vihje: Hae Resurssienhallinnassa olemassa olevia tiedostojasi koko-ja päivä määrän mukaan. Tämän avulla voit nopeasti tunnistaa viimeksi käytetyt tai erittäin suuret tiedostot.

Mieti, kuinka paljon sisältöä käytetään säännöllisesti ja Haluatko tallentaa sen Microsoft 365. Samalla tavalla kuin siirtyessäsi pienempään taloon, tavoitteena on määrittää, mitä uuteen sivustoon sopii. Jos organisaatiossa on nyt käytössä esimerkiksi enemmän tallennus tilaa kuin SharePoint Microsoft 365:ssäMicrosoft 365 Limit-versiossa, sinun on tehtävä esimerkiksi seuraavat päätökset:

  • Mitä tiedostoja haluat siirtää?

  • Haluatko ostaa lisää tallennus tilaa?

  • Pitäisikö sinulla olla tilaa sivustosi kasvattamiseen? (Se varmasti tulee)

Jos organisaatiosi on suuri tai monimutkainen, harkitse asiantuntijan kutsumista auttamaan sinua. Voit etsiä hyvämaineisia ohjeita Microsoft Pinpointissa. Pinpoint on nopea ja helppo keino, jolla yritykset ympäri maailmaa löytävät sertifioituja Microsoftin asiantuntijoita ja asiantuntija palveluja.

Sivun alkuun

Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen

Kun olet tunnistanut siirrettävän sisällön, mieti, miten haluat sen järjestettävän. Haluat ehkä aloittaa lataamalla tiedostoja ryhmäsivuston tiedostot-kirjastoon. Sisältö kannattaa lajitella, etenkin jos odotat, että sinulla on lopulta paljon tiedostoja. Kun sisällön määrä kasvaa, voit luoda lisää tiedosto kirjastoja, lomake kirjastoja ja kuva kirjastoja sisällön tallentamista varten. Voit myös luoda alisivustoja erityyppisille asia kirjoille tai projektille.

Lisä tietoja rakenteen suunnittelemisesta sivuston sisällön järjestämistä varten on Ohje aiheessa ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen.

Sivun alkuun

Tiedostojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen

Jos haluat ladata tiedostoja, kuten Word-asia kirjoja, PDF-tiedostoja tai JPG-kuvia, lataa ne kirjastoon tai kirjaston kansioon.

Huomautus: Yksittäisen tiedoston, joka voidaan ladata SharePoint Microsoft 365:ssä-kirjastoon, suurin sallittu tiedosto koko on tällä hetkellä 2 Giga tavua. Lisäksi voit ladata vain 100 tai vähemmän tiedostoja kerrallaan.

Paras tapa tehdä tämä määräytyy tiedostojen määrän mukaan. Etsi ensin kohde kirjasto ja valitse sitten tämän taulukon avulla menetelmä:

Tiedostojen määrä

Lataus tapa

Yksittäinen asia kirja

Valitse uusi asia kirja > Lataa aiemmin luotu tiedostoja Etsi tiedosto tieto koneestasi.

Useita asia kirjoja ja kansioita

Valitse valinta nauhan Kirjasto -väli lehdessä Avaa Resurssienhallinnassa- painike. Siirrä sitten tiedostot vetämällä ja pudottamalla Resurssienhallinnan avulla.

Lisä tietoja on kohdassa kirjaston tiedostojen lataaminen, luominen ja poistaminen.

Huomautus: On olemassa tiettyjä tiedosto tyyppejä, joita ei voi ladata kirjastoon. Luettelo näistä on artikkelissa tiedosto tyypit, joita ei voi lisätä luetteloon tai kirjastoon.

Sivun alkuun

Yhteys tietojen, kalenterien ja laskenta taulukoiden SharePoint luettelojen luominen

Jokaisessa yrityksessä on tietoja monessa muodossa, kuten kalentereissa, tehtävissä ja laskenta taulukoissa. Tämäntyyppisissä tiedoissa voit siirtää tai muuntaa sisältöä sivuston luetteloksi. Voit esimerkiksi muuntaa työyhteyshenkilöiden luettelon yhteys tieto luetteloon. Lisäksi voit usein muuntaa kalentereita SharePoint kalenteriksi, joka on tietyntyyppinen luettelo.

Jos käytät nyt Microsoft Excel-laskenta taulukoita tietojen seuraamiseen, voit ladata nämä laskenta taulukot suoraan SharePoint Microsoft 365:ssä tiedosto kirjastoon. Voit myös tuoda laskenta taulukon SharePoint luetteloiksi. Koska monet käyttäjät voivat päivittää luettelon yhtä aikaa, SharePoint luettelot edistävät yhteistyötä. Voit luoda luetteloista erilaisia näkymiä, jotka paljastavat juuri haluamasi tiedot.

Sivun alkuun

Harkitse SharePoint ratkaisuja tavallisiin yritys tarpeisiin

Toinen tapa siirtää sisältöä on käyttää SharePoint ratkaisua nykyisen tehtävän hallitsemiseen paremmin. Esimerkiksi Useimmat organisaatiot haluavat kaapata ja jakaa niiden henkilöiden arki tietoa, jotka työskentelevät siellä. Sivuston wiki voi olla hyvä juuri tällaiseen jakamiseen.

Tässä taulukossa kuvataan SharePoint ominaisuuksia, joiden avulla voit hallita liiketoiminta prosesseja.

Liiketoiminta prosessi

Kuvaus

Wiki-sivuston avulla voit jakaa tiimin tietoja ja tehdä yhteistyötä

Wikit ovat erityissivuja, joilla käyttäjä yhteisö luo ja ylläpitää tietoja. Wikit voivat olla loistava työkalu prosessi tietojen tai työn kannalta tärkeiden yleisten viite tietojen tallentamiseen ja jakamiseen.

Resurssien ajoituksen siirtäminen SharePoint ryhmä kalentereihin

Ryhmä kalenteri voi olla hyvä tapa ajoittaa yleisiä resursseja, kuten kokous tiloja, audiovisuaalisia laitteita ja niin edelleen. Koska ryhmä kalenteri elää SharePoint Microsoft 365:ssä sivustossa, Kaikki ryhmäsi jäsenet voivat tarkastella sitä helposti SharePoint tai Outlookissa.

Tieto kanta ohjelmien muuntaminen käyttämään sovellusta

Voit käyttää Microsoft Accessia 2013 tieto kannan suunnitteluun ja julkaisemiseen ja luoda sitten käyttö sovelluksen, jonka avulla voit käyttää tieto kantaa ryhmäsivustossa.

Liiketoiminta prosessien automatisoiminen työn kulkujen avulla

Työn kulut automatisoivat ja jäljittävät liiketoiminta prosessin tärkeimpiä tehtäviä. Ne soveltuvat erinomaisesti esimerkiksi hyväksyntä prosesseihin tai palautteen keräämiseen.

Sivun alkuun

Ohje sivuston käyttäjät löytävät sisältösi

Kun siirrät asia kirjat ja tiedostot ryhmäsivustoon, Kerro muille sivuston käyttäjille. Voit tarjota useita eri tapoja, joiden avulla he voivat etsiä sisältöä sivustosta.

Tässä taulukossa kuvataan eri menetelmiä, joita voit käyttää.

Menetelmä

Kuvaus

Sisällön etsiminen haun avulla

Helpoin keino etsiä sisältöä SharePoint Microsoft 365:ssä-sivustossa on käyttää haku toimintoa.

Luetteloiden ja kirjastojen näkymien määrittäminen sisällön määrittämiseksi haettavissa olevaksi

Voit valita näkymässä näkyvät tiedot. Esimerkiksi yhdessä näkymässä voi näkyä otsikko ja tekijä. Voit halutessasi näyttää eri näkymässä vain ne kohteet, jotka on lisätty tietyn päivä määrän jälkeen.

Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen

Voit mukauttaa ryhmäsivuston siirtymistä niin, että sivuston käyttäjät löytävät sisältöä helpommin.

Online-sisällön etsiminen, kun olet offline-tilassa

OneDriveForBusiness tai Outlookin avulla voit etsiä sisältöä, joka on SharePoint Microsoft 365:ssä-sivustossa, kun olet offline-tilassa.

Sisältö päivitysten seuranta

Lisä tietoja tavoista, joilla voit auttaa sivuston käyttäjiä löytämään sisältöä helposti, on suunnittelu oppaan artikkelissa tiimi sivustojen sisällön suunnitteleminen .

Sivun alkuun

Anna palautetta

Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä tämän sivun alareunassa. Jos ei ollut apua, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Palautteen avulla tarkistamme faktat, lisäämme tietoja ja päivitämme tämän artikkelin.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×