Helppokäyttöisten Office-asiakirjojen luominen

Luodessasi sisältöä Office, voit tehdä siitä helppokäyttöisempää toimintarajoitteisille henkilöille tekemällä joitakin yksinkertaisia mukautuksia. Voit varmistaa, että kaikki voivat lukea ja ymmärtää tiedostojasi käyttämällä useita valmiita Office ominaisuuksia. Lisäämällä helppokäyttöisyyttä asiakirjoihin voit palvella koko yleisöä, etkä vain osaa siitä.

Voit Helppokäyttöisyyden tarkistus avulla varmistaa, että sisältö on aidosti käytettävissä. Ilmainen työkalu on saatavilla Word, Excel, Outlook, OneNote ja PowerPoint on Windowsissa tai Macissa ja Visio Windowsille. Helppokäyttöisyyden tarkistus löytää helppokäyttöisyysongelmat asiakirjoistasi ja selittää, millä tavoin ne saattavat olla mahdollinen ongelma toimintarajoitteiselle. Se myös tarjoaa ehdotuksia kunkin ongelman ratkaisemiseksi.

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Office-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille. Lisätietoja ongelmien etsimisestä ja korjaamisesta tietyssä Office -sovelluksessa on asiaankuuluvissa ohjeissa:

Mitä korjata

Miksi korjata

Värien käyttö

Älä koskaan luota viestinnässä pelkästään väriin, koska yleisösi ei välttämättä näe sitä oikein. Jos tarkka väri on tärkeä tietää, mainitse väri, esimerkiksi kuvan tunnisteessa.

Vältä vaaleansinistä väriä, sillä se on ensimmäinen väri, joka aiheuttaa ongelmia, kun silmät ikääntyvät ja menettävät herkkyyttään.

Äänen käyttö

Jos käytät ääntä asiakirjassa, varmista, että tiedot ovat saatavilla, vaikka et voi kuunnella sitä.

Tehdäksesi videoista ja äänitiedostoista helppokäyttöisiä, voit lisätä asiakirjaan tekstityksen. Tämä tekee asiakirjastasi sopivan suurelle yleisölle, mukaan lukien ihmiset, joilla on kuulovamma ja ne, jotka puhuvat muuta kieltä kuin mitä multimedialeikkeessäsi on.

Puuttuvat vaihtoehtoiset tekstit visuaalisissa elementeissä

Jos käytät näytönlukuohjelmaa, vaihtoehtoisessa tekstissä kuvataan visuaalinen elementti niille, jotka eivät näe sitä. Käytä aina vaihtoehtoisia tekstejä kaikissa muodoissa, kuvissa, kaavioissa, taulukoissa ja SmartArt-grafiikkaobjekteissa, tehdäksesi asiakirjasta helppokäyttöisemmän. Jos haluat lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin käytöstä, Katso vaihtoehtoiset tekstit.

Monimutkainen kirjoitustyyli

Jos yleisö ei ymmärrä sinua, asiakirja epäonnistuu automaattisesti käyttötarkoituksessaan.

Käytä lyhyitä lauseita ja yksinkertaista kielioppia. Jos sisältö soveltuu luetteloksi, esitä se niin. Luettelomerkitty luettelo on hyvin yksinkertainen tapa pakottaa lyhyitten lauseiden käyttöä.

Kun sinulla on useita vaihtoehtoja, valitse aina yksinkertaisin saatavilla olrva sana sen sijaan, että.yrittäisit tehdä yleisöön vaikutusta sanastollasi.

Taulukot asiakirjoissa

Vältä taulukoiden käyttämistä asiakirjoissa, jos se on mahdollista, koska taulukon sisällön seuraaminen näytönlukuohjelmalla voi olla hankalaa. Jos sinun on käytettävä taulukkoa, Suunnittele se huolellisesti niin, että se on mahdollisimman yksinkertainen. Käytä aina otsikkoa esitelläksesi taulukon.

Jos luot WWW-sivulle HTML-taulukon, käytä asianmukaisia tunnisteita, jotta näytönlukuohjelma tai pistekirjoitusnäyttö voivat kertoa taulukom otsikon ja sen sisältämät tiedot oikeassa kontekstissa. Käytä <TH>-tunnisteita otsikoissa ja <TD>-tunnisteita tietojen soluissa. Ja älä unohda taulukon yhteenvetoa <table>-tunnisteessa, joka selittää taulukon tarkoituksen.

Taulukkopohjaiset asiakirjan asettelut

Taulukkopohjaiset asettelut ovat suosittuja etenkin uutiskirjeissä, jotka on luotuWord ja Outlook. Luomalla taulukon, jossa on näkymättömät reunat, ja sijoittamalla erilaisia uutiskirjeeseen liittyviä artikkeleita yksittäisiin soluihin, voit luoda helposti vaikuttavan näköisen asiakirjan. Lukijat, joilla on helppokäyttöisyysongelmia, eivät kuitenkaan tule kiittämään sinua. Älä käytä taulukoita taittovälineenä.

Lukiessa asiakirjaa, joka sisältää taulukkoasettelun, näytönlukuohjelmat ja pistekirjoitusnäytöt lukevat taulukoita rivi riviltä sarakkeesta toiseen. Jos tiedote on suunniteltu luettavaksi yläsarakkeesta alaarakkeeseen, lukijasi tulevat eksymään.

Pyri asetrelemaan asiakirja ilman taulukoita. Ideoita ja helppokäyttöisiä malleja, joita voit käyttää erilaisten Office -sovellusten kanssa, löydät artikkelista Tee mallitiedostoistasi helppokäyttöisempiä ja Helppokäyttöisiä malleja Officelle. Jos sinun on käytettävä taulukkoasettelua, varmista, että se on suunniteltu luettavaksi rivi riviltä sarakkeittain, ja yritä minimoida taulukon loppuun pääsemiseen vaadittava sarkaimen painallusten tai pyyhkäisyjen määrä.

Siirtyminen ja aktiivisuusjärjestys

Näytönlukuohjelman käyttäjät käyttävät sarkainnäppäintä tai sipaisuja asiakirjassa siirtymiseen. Kunkin sarkainpainallus tai sipaiu siirtää asiakirjan kohdistuksen seuraavaan osaan ja antaa näytönlukuohjelman lukea kyseisen osan sisältöä.

Jos haluat käyttää helppokäyttöisiä siirtymistoimintoja, varmista, että asiakirjan sisällön osat on järjestetty loogisesti. Tämä on erityisen tärkeää, jos asiakirjan sisällössä on erillisiä tekstin ja kuvan osia, jotka on sijoitettu toistensa viereen tai päällekkäin, esimerkiksi PowerPoint-diassa. Jos osia ei ole järjestetty loogisesti, näytönlukuohjelma lukee ne väärässä järjestyksessä ja käyttäjän on vaikeaa ymmärtää sisältöä. Jos haluat testata navigointia, aktivoi näytönlukuohjelma ja selaa asia kirjaa painamalla sarkainnäppäintä tai sipaisemalla näytöllä vasemmalle tai oikealle. Varmista, että kohdistus siirtyy asiakirjassa oikein.

Katso myös

Video: Helppokäyttöisten tiedostojen luominen

Video: Helppokäyttöisempien taulukoiden luominen Excelissä

Video: Helppokäyttöisempien kaavioiden luominen Excelissä

Video: Luo helppokäyttöisempiä dioja PowerPointissa

Helppokäyttöisten PDF-tiedostojen luominen

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×