Artikkelin sisältö
Yleistä
Kun käytät Microsoft Office InfoPath-lomakkeita tietojen keräämiseen osana suurempaa liiketoimintaprosessia, nämä tiedot eivät yleensä jää käyttäjien täyttämiä lomakkeita. Lomaketiedot siirretään sen sijaan lomakkeesta liiketoimintaprosessin seuraavaan vaiheeseen, yleensä ulkoiseen tietolähteeseen, kuten verkkopalvelimen tietokantaan, verkkopalveluun tai sovellukseen. Työntekijä voi esimerkiksi täyttää kuluraporttilomakkeen InfoPathin avulla ja lähettää lomakkeen verkkopalveluun, jossa lomake voidaan käsitellä.
Toisin kuin lomakkeen tallentaminen, jossa käyttäjät valitsevat lomakkeen tallennussijainnin lomakkeen täytön aikana, lomakkeen lähettäminen lähettää lomakkeen tiedot tiettyyn sijaintiin, joka määritettiin, kun lomakkeeseen liittyvä lomakemalli suunniteltiin. Kun suunnittelet lomakemallia ja otat käyttöön lomakkeen lähettämisen, voit valita, että käyttäjien lomakkeeseen syötetyt tiedot lähetetään seuraaviin sijainneihin:
-
Access Microsoft Office tai Microsoft SQL Server tietokanta
-
Verkkopalvelu
-
Palvelin, jossa on Microsoft Windows SharePoint Services
-
Sähköpostiviestissä
-
Verkkopalvelimen sovellus
-
Mukautettu sovellus, joka isännöi InfoPathia
Sen määrittäminen, mihin lomakkeiden tiedot lähetetään, voi parantaa liiketoimintaprosessien tarkkuutta ja tehokkuutta, koska sen avulla voit tehostaa kyseisten prosessien hallintaa. Ennen kuin käyttäjät voivat lähettää lomaketietonsa, InfoPath varmistaa, että lomakkeiden tiedot ovat kelvollisia ja että käyttäjät voivat korjata virheelliset tiedot. Tämän ominaisuuden avulla voit varmistaa, että ulkoiseen tietolähteeseen lähetetään vain kelvollisia tietoja.
Sen lisäksi, että suunnittelet lomakemallin niin, että käyttäjät voivat lähettää tietonsa yhteen paikkaan, voit suunnitella lomakemallin niin, että käyttäjät voivat lähettää lomaketietonsa useisiin sijainneihin samanaikaisesti. Voit esimerkiksi suunnitella kuluraportin lomakemallin niin, että kun käyttäjät lähettävät valmiit lomakkeet, lomakkeiden tiedot lähetetään tietokantaan ja kunkin valmiin lomakkeen kopio lähetetään myös sähköpostiviestissä esimiehelle.
Kun suunnittelet lomakemallia, joka voidaan lähettää ulkoiseen tietolähteeseen, InfoPath ottaa käyttöön Lähetä-komennon Tiedosto-valikossa sekä Lähetä-painikkeen oletusarvoisesti vakiotyökalurivillä. Tarpeiden mukaan voit muuttaa Lähetä-komennon nimeä. Lisäksi voit lisätä suoraan lomakemalliin painikkeen, jota napsauttamalla käyttäjät voivat lähettää lomaketietonsa lomakkeen täyttämisen jälkeen.
Voit myös määrittää lomakemallin niin, että jokin seuraavista tapahtuu, kun lomake on lähetetty:
-
Aiemmin luotu lomake sulkeutuu.
-
Aiemmin luotu lomake sulkeutuu ja uusi, tyhjä lomake avautuu.
-
Aiemmin luotu lomake pysyy avoimena.
Lisäksi voit kirjoittaa viestin, joka tulee näkyviin, kun käyttäjät ovat lähettäneet lomakkeen, jossa määritetään, onko lomakkeen lähettäminen onnistunut.
Lomaketietojen lähettäminen Access- tai SQL Server tietokantaan
InfoPath-lomakkeet lähetetään usein tietokantoihin riippumatta siitä, päivitetäänkö yksittäiseen taulukkoon asiakastietue vai monimutkaisempia skenaarioita, kuten useiden kuluraporttilomakemalliin linkitettyjen taulukoiden muokkaaminen. Voit suunnitella lomakemallin InfoPathissa niin, että se voidaan lähettää suoraan Access- tai SQL Server-tietokantaan ilman, että sinun tarvitsee käyttää komentosarjaa tai mukautettua koodia. Voit lähettää lomaketiedot myös muuntyyppisiin tietokantoihin mukautetun koodin avulla tai lähettämällä lomakkeen tietokantaan yhdistettyyn verkkopalveluun.
Jos haluat lähettää lomakkeen Access- tai SQL Server tietokantaan, sinun on rakennettava tietokantaan perustuva lomakemalli. Näin varmistat, että lomakemallin tietolähde vastaa tietokannan rakennetta. Jos lisäät tietokantayhteyden aiemmin luotuun lomakemalliin, käyttäjät eivät voi lähettää täytettyjä lomakkeita tietokantaan, koska lomakkeen tietolähde ei vastaa tietokannan rakennetta. Jos lomakemalli ei vastaa tietokannan rakennetta, InfoPath ei voi päivittää tietokannan oikeita kenttiä, kun tiedot lähetetään.
Kun suunnittelet tietokantaan perustuvaa InfoPath-lomakemallia, ota huomioon seuraavat ongelmat:
-
Kun yhdistät lomakemallin vähintään yhteen tietokannan taulukkoon, taulukoiden on oltava yhdistettyjä avainkentillä.
-
Tietoyhteyden ei tulisi sulkea pois pitkiä tietotyyppejä, kuten kuvia, kuvia, OLE-objekteja, liitetiedostoja SQL Access memo- tai SQL-tietotyyppejä. InfoPath ei tue tietoyhteyksiä näihin pitkiin tietotyyppeihin. Jos haluat jättää tietyt kentät pois tietokannasta, määritä tietoyhteys ohjatun tietoyhteyden muodostamisen avulla.
Voit selvittää, koskeeko jompikumpi näistä ongelmista tietoja, lukemalla ohjatun tietoyhteyden muodostamisen viimeisen sivun Yhteenveto-ruudun tiedot. Yhteenveto kertoo, onko lomakkeen lähetys otettu käyttöön ja onko se poistettu käytöstä, yhteenveto kertoo, miksi.
Kun olet määrittänyt lomakemallin ja tietokannan välisen tietoyhteyden, voit mukauttaa muita haluamasi lähetysasetuksia. Voit esimerkiksi muuttaa lomakemallin Lähetä-painikkeessa näkyvää tekstiä. Voit myös muuttaa käyttäjille näkyviä viestejä ilmaisemaan, onnistuiko lomake lähetetty, ja voit määrittää, haluatko pitää lomakkeen avoimena lähettämisen jälkeen.
Lomaketietojen lähettäminen verkkopalveluun
InfoPathin avulla voit luoda helposti verkkopalvelun kanssa vuorovaikutukseen muodostelmaa lomakemallia riippumatta siitä, käytätkö verkkopalvelua liiketoimintaprosessin työnkulun luomiseen vai tietokannan keskitasona. InfoPathissa on ohjattu tietoyhteyden muodostaminen, joka opastaa lomakemallien yhdistämisessä verkkopalveluun.
On kaksi yleistä tapaa suunnitella lomakemalli, joka lähettää lomakkeet verkkopalveluun:
-
Aiemmin luodun lomakemallin yhdistäminen verkkopalveluun
-
Verkkopalveluun perustuvan uuden lomakemallin suunnitteleminen
InfoPath luo kummallakin tavalla tietolähteen, joka perustuu verkkopalvelun rakenteeseen. Näin lomakemalliin perustuvat lomakkeet voivat lähettää tietoja verkkopalveluun.
Tekniset tiedot
Kun käyttäjät lähettävät lomakkeen verkkopalveluun, lomake lähetetään XML (Extensible Markup Language) -tietoina SOAP-kirjekuoressa. SOAP-kirjekuori toimii määritetyn verkkopalvelutoiminnon syöttöparametrina. Voit verrata tätä lomakkeeseen HTTP-protokollan avulla, jolloin XML-tiedosto on HTTP POST -pyynnössä.
Ennen kuin yhdistät InfoPath-lomakemallin verkkopalveluun, ota huomioon seuraavat asiat:
-
InfoPath ei voi muodostaa yhteyttä verkkopalveluun, joka etäproseduurikutsu (RPC) koodattu tyyli. Vain asiakirja literaalikoodausta tuetaan.
-
Kun määrität lomakemallin niin, että sen lomakkeet voivat lähettää tietoja verkkopalveluun, voit määrittää, että vain tiettyjen kenttien tai ryhmien tiedot voidaan lähettää, tai voit lähettää kaikki lomakkeen tiedot.
Kun tietoyhteys verkkopalveluun on määritetty, voit lisätä lomakemalliin Lähetä-painikkeen ja mukauttaa muita haluamistasi lähetysasetuksia.
Lomaketietojen lähettäminen palvelimeen, jossa on käytössä Microsoft Windows SharePoint Services
Voit suunnitella lomakemallin, joka lähettää tietoja palvelimeen, joka Microsoft Windows SharePoint Services. Näin voit tallentaa ja järjestää käyttäjien lomakkeet tiedostokirjastoon. Lisäksi käyttäjät voivat täyttää lomakemalliin perustuvia lomakkeita suoraan tiedostokirjastosta. He voivat myös viedä lomaketietoja Microsoft Office Excel tai yhdistää tietoja useista lomakkeista yhteen lomakkeeseen. Kun otat lomakelähetyksen käyttöön suoraan tiedostokirjastoon, voit lisäksi määrittää lomakkeiden tiedostonimet ennalta joko staattisten arvojen kanssa, lomakkeen tietoihin perustuvien arvojen kanssa tai käyttämällä kaava.
Kun olet määrittänyt lomakemallin sallimaan lomakkeen lähettämisen SharePoint-tiedostokirjastoon, voit lisätä lomakkeeseen Lähetä-painikkeen ja mukauttaa muita lähetysasetuksia, kuten Lähetä-painikkeen tekstiä, käyttäjälle näytettävät viestit ilmaisevat, onko lomake lähetetty onnistuneesti ja haluatko pitää lomakkeen avoimena lähettämisen jälkeen.
Lomakkeen tietojen lähettäminen sähköpostiviestissä
Sähköpostiohjelman käyttäminen on yksi helpoimmista ja yleisimpiä tapoja määrittää työnkulku liiketoimintaprosessille. Voit suunnitella InfoPath-lomakemallin, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää valmiin lomakkeen joko liitteenä tai sähköpostiviestin tekstissä napsauttamalla Vakio-työkalurivin Lähetä-painiketta tai Tiedosto-valikossa olevaa Lähetä-painiketta. Kaikki sähköpostiosoitteet, aiherivi ja liitetiedoston nimi voidaan määrittää valmiiksi lomakemallia suunniteltaessa– joko staattisten arvojen kanssa, arvot lomakkeen arvojen perusteella tai käyttämällä kaavaa. Voit esimerkiksi suunnitella lomakemallin niin, että valmiit lomakkeet lähetetään automaattisesti sähköpostiviestissä, jossa on ennalta määritetty aiherivi, sähköpostiosoitteeseen, joka perustuu lomakkeen merkintään. Käyttäjien lomakkeeseen syöttävien tietojen perusteella voit lisäksi määrittää dynaamisia tiedostonimiä lomakkeelle.
Jotta käyttäjät voivat lähettää lomakkeet sähköpostiviesteinä, heillä on oltava Microsoft Office Outlook 2003 tai Microsoft Office Outlook 2007 asennettuna tietokoneeseensa. Jos käyttäjä täyttää lomakkeita selaimessa, Outlook lomakkeita ei tarvitse lähettää sähköpostiviestinä.
Kun olet määrittänyt lomakemallin sallimaan lomakkeen lähettämisen sähköpostiviestissä, voit lisätä Lähetä-painikkeen vakiotyökaluriviin ja Lähetä-komennon Tiedosto-valikkoon lomakemalliin ja mukauttaa muita lähetysasetuksia, kuten Lähetä-painikkeen tekstiä, käyttäjälle näytettävät viestit sen merkiksi, että lomakkeen lähetys onnistui. ja haluatko pitää lomakkeen avoimena lähetyksen jälkeen.
Lomaketietojen lähettäminen verkkopalvelimen sovellukseen
Jos sinulla on olemassa oleva Active Server Pages (ASP) -sivu tai muu koodi verkkopalvelimessa, joka voi käsitellä XML-tietoja, voit suunnitella lomakemallin niin, että käyttäjät voivat lähettää täytettyjä lomakkeita tähän verkkopalvelimeen HTTP POST -menetelmällä. Kun määrität lomakemallin sallimaan lomakkeiden lähettämisen tällä tavalla, InfoPath luo viestin, joka sisältää lomaketiedot, ja lähettää sen sitten verkkopalvelimeen. Kun suunnittelet lomakemallia tietojen lähettämistä varten verkkopalvelimeen, voit lisätä lomakemalliin Lähetä-painikkeen, määrittää Lähetä-painikkeessa näkyvän tekstin, mukauttaa käyttäjille näkyviä viestejä sen merkiksi, että lomake on lähetetty onnistuneesti, ja määrittää, haluatko pitää lomakkeen avoimena lähettämisen jälkeen.
Lomaketietojen lähettäminen tietoyhteystiedoston avulla
Tässä Microsoft Office InfoPath 2007 voit myös luoda XML-tiedoston nimeltä datayhteystiedosto, joka sisältää kaikki tietoyhteyden tarvittavat asetukset. Voit tallentaa tiedoston tietoyhteyskirjastoon Microsoft Office SharePoint Server 2007-sivustossa ja suunnitella sitten useita lomakemallia, jotka käyttävät samaa XML-tiedostoa tietoyhteyden määrittämiseen. Datayhteystiedoston käyttäminen tarkoittaa, että jos jokin tietoyhteyden kohta muuttuu (jos esimerkiksi ulkoisen tietolähteen sijainti muuttuu), voit päivittää tietoyhteystiedoston kerran sen sijaan, että päivität tietoyhteyden kussakin lomakemallissa. Kaikki tietoyhteystiedostoa käyttävät lomakemallit päivittyvät automaattisesti uusilla asetuksilla.
Tietoyhteystiedosto voi sisältää asetuksia, jotka määrittävät, miten käyttäjät voivat lähettää lomaketietonsa. Voit suunnitella lomakemallin käyttämään tämän datayhteystiedoston asetuksia. Kun olet määrittänyt lomakemallin sallimaan lomakkeen lähettämisen, voit lisätä Lähetä-komennon Tiedosto-valikkoon ja Lähetä-painikkeen lomakemalliin perustuvan lomakkeen vakiotyökaluriviin ja mukauttaa sitten muita lähetysasetuksia, kuten Lähetä-painikkeessa ja -komennossa näkyvää tekstiä, käyttäjälle näytettävät viestit ilmaisevat, onnistuiko lomake lähetetty ja haluatko pitää lomakkeen avoimena lähettämisen jälkeen.
Lomaketietojen lähettäminen koodin avulla
Jos haluat luoda lomakemalliin lisätoimintoja lomaketietojen lähettämistä varten, voit kirjoittaa hallittua koodia käyttämällä Microsoft Visual Basic .NET:tä, Microsoft Visual C# .NET:tä tai komentosarjaa. Voit esimerkiksi lisätä lomakemalliin toimintoja, jotka mahdollistavat lomakkeen lähettämisen vähintään yhteen paikkaan kerralla tai ulkoiseen tietolähteeseen, jota InfoPath ei yleensä tue.
Vihje: Jos et voi määrittää lomakemallia sallimaan käyttäjien lähettää lomakkeita ulkoiseen tietolähteeseen InfoPath-tietoyhteysasetusten avulla, voit tämän ominaisuuden avulla kirjoittaa oman toteutuksesi tietoyhteydestä tähän ulkoiseen tietolähteeseen.
