Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, kirjoittaa tehokasta vaihtoehto tekstiä

Jos kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, mikä on niiden henkilöiden arvoista, jotka eivät näe sitä? Digitaalisessa maailmassa näkörajoitteisten henkilöiden on helppo jäädä kriittiseen tietoon tai turhauttava ja negatiivinen kokemus. Oletetaan esimerkiksi, että puhuja lähettää esityksensä koko uksen jälkeen. Esityksen sisällä on info grafiikkaa, jotka kuvaavat avain kohtaa. Jos info grafiikasta ei ole kuva uksia, kaikki, joilla on visuaalinen vajaatoiminta, eivät ymmärrä info grafiikkaa eivätkä ne osu avain tietoihin.

Vaihtoehtoinen teksti (vaihtoehto teksti) on kuvaava teksti, joka välittää digitaalisen asetuksen visuaalisen kohteen merkityksen ja kontekstin, esimerkiksi sovelluksen tai verkko sivun. Kun näytön luku ohjelmat, kuten Microsoft Narrator, JAWS ja NVDA, saavuttavat digitaalista sisältöä vaihtoehtoisen tekstin avulla, he lukevat vaihtoehtoisen tekstin ääneen, jolloin ihmiset voivat paremmin ymmärtää, mitä näytössä on. Hyvin kirjoitettu ja kuvaava vaihtoehtoinen teksti vähentää moniselitteisyyttä ja parantaa käyttö kokemusta.

Ihmiset kuulevat sanoja objektiivisesti, mutta ymmärtävät heidät subjektiivisesti. Tässä ohje aiheessa kerrotaan, miten voit ymmärtää, kirjoittaa ja käyttää tehokasta vaihtoehto tekstiä Microsoft Office tuotteissa.

Tieto koneen ääressä istuvan henkilön ryhmä

Milloin vaihtoehtoinen teksti-vaihto ehto on käytössä?

Kuvat ja kuvat

Varmista, että kuvan sisältö ja tarkoitus välitetään ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin virke tai kaksi – useimmiten muutamat harkiten valitut sanat tekevät näin. Mieti, mikä on tärkeää kuvan kannalta. Esimerkiksi tärkeät asia yhteys voi olla asetus, tunteet ihmisten kasvoissa, värit tai suhteelliset koot.

Vaihtoehtoinen teksti-ruutu ja vaihtoehtoinen teksti-esimerkki Word for Windowsissa.

Älä toista ympäröivää tekstimuotoista sisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten "grafiikkaa" tai "kuva". Seuraavassa esimerkissä vaihtoehtoinen teksti viittaa kuvaan eikä kuvaa tarpeeksi kuvan sisältöä.

Esimerkki huonosta vaihtoehto tekstistä Windowsin Word-ohjelmassa.

Kaaviot, vuokaaviot ja kaaviot

Kun käsitellään objekteja, jotka antavat yksityiskohtaisia tietoja, kuten info grafiikkaa, käytä vaihtoehtoisen tekstin avulla objektin tietoja. Esimerkiksi kaaviota kuvaava palkki kaavio, jossa näkyy myynti ajan mukaan, ei olisi hyödyllistä sokeille henkilöille. Yritä välittää tietoa. esimerkiksi palkki kaavio, jossa näkyy myynti ajan mittaan. Tuote merkin B myynti kasvoi heinä kuussa ja kasvoi koko vuoden ajan.

Vaihtoehtoisen tekstin pitäisi kuvata selvästi vuokaavioiden alku pistettä, etenemistä ja päätelmiä.

Vaihtoehtoinen teksti esimerkki ympyrä kaaviolle Word for Windowsissa.

Videot

Videot, jotka eivät selitä sisältöään, vaativat vaihtoehtoisen tekstin kuvailemaan visuaalista käyttö kokemusta, vaikka käyttäjä kuulee musiikkia, tausta ääniä ja puhetta. Vaihtoehtoisen tekstin pitäisi kuvata videon sisältöä ja tarkoitusta.

Parhaassa tapa uksessa videon pitäisi sisältää toinen ääni raita ja kuva uksen video elementeistä, jotka ovat puhtaasti visuaalisia ja jotka eivät ole helppokäyttöisiä näkörajoitteisille henkilöille.

Milloin vaihtoehtoinen teksti-vaihto ehto ei ole käytössä?

Koristeelliset visuaaliset objektit

Koriste-objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylillisiä reunoja). Näytön luku ohjelmia käyttävät henkilöt kuulevat Nämä ovat koristeellisia, jotta he tietävät, että heiltä puuttuu tärkeitä tietoja. Jos haluat merkitä ulkoasun koristeeksi, valitse Merkitse koristeeksi -valinta ruutu, kun Vaihtoehtoinen teksti -ruutu on avoinna. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

Vaihtoehtoinen teksti-ruutu, jossa merkitse koristeeksi-vaihto ehto on valittuna Word for Windowsissa.

Vihje: Jos viet asia kirjan PDF-tiedostona, koristeeksi merkitsemäsi visuaalisuus merkitään automaattisesti artefakteiksi, mikä tarkoittaa, että näytön luku ohjelmat ohittavat ne, kun selaat PDF-tiedostoja. 

Osittajat ja taulut

Jos Microsoft Office Helppokäyttöisyyden tarkistus ei merkitse objektia, kun sen vaihtoehtoinen teksti puuttuu, sinun ei tarvitse kirjoittaa vaihtoehto tekstiä. Osittajat ja taulut ovat esimerkkejä näistä objekteista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen objektiin

  1. Toimi seuraavasti:

    • Napsauta objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

      Excel Win32 muotojen Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko
    • Valitse objekti. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike Outlook for Windowsin valintanauhassa.
  2. Kirjoita Vaihtoehtokuvaus-ruutuun 1–2 lausetta, jotka kuvailevat objektia ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät näe sitä.

    Word for Windowsin Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna

Vihjeitä vaihtoehtoisen tekstin käyttämiseen Microsoft Officessa

  • Muista käyttää Microsoft Office helppokäyttöisyyden tarkistusta tarkistus prosessin aikana. Se tarkistaa, että kaikkeen asiaankuuluvaan visuaaliseen sisältöön liittyy vaihtoehtoinen teksti, ja antaa myös muita ehdotuksia sisällön käytettävyyden parantamiseen, kuten kontrasti suhteiden tarkistamiseen. Jos haluat suorittaa helppokäyttöisyyden tarkistuksen, napsauta valinta nauhan Tarkista-väli lehteä ja valitse sitten Tarkista helppokäyttöisyys. Lisä tietoja helppokäyttöisyyden tarkistuksesta on kohdassa helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistus-toiminnolla.

  • Älä käytä tiedosto nimeä, tekstin kaksoiskappaleita tai URL-osoitteita vaihtoehto tekstinä. Helppokäyttöisyyden tarkistus merkitsee nämä merkinnät, koska ne eivät ole hyödyllisiä näkörajoitteisille henkilöille. Lisä tietoja on Ohje aiheessa helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.

  • Jos on olemassa ryhmä objekteja, jotka muodostavat semanttisen ryhmän, kuten kuva ryhmän, jossa näkyvät kaikki koirat, Määritä vaihtoehtoinen teksti koko ryhmälle. Jos objektit on ryhmitelty muotoilu syistä, Pura objektien ryhmittely ja määritä kullekin objektille sopiva vaihtoehtoinen teksti.

Vihje: Jos haluat tarkistaa ja korjata Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkos painikkeella ja valitse ehdotetuista vaihto ehdoista.

Huomautus: Jos olet käyttänyt Microsoft Office jonkin aikaa, olet ehkä huomannut, että Vaihtoehtoinen teksti -ruutu käyttää kahta kenttää, otsikkoa ja kuvausta. Nyt käytössä on yksi Kuvaus kenttä – on havaittu, että yhden kentän käyttäminen on helpompaa ja epähämmentävää sekä sinulle kuin kirjoittajalle että sisällön kuluttamisesta näytön luku ohjelman avulla.

Automaattinen vaihtoehtoinen teksti

Microsoft 365 vaihtoehtoinen teksti voidaan luoda automaattisesti. Kun lisäät kuvan, kuvan alareunassa saattaa näkyä palkki, jossa on automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti.

Office 2019 vaihto ehtoista tekstiä ei muodosteta automaattisesti, kun lisäät kuvan. Jos haluat lisätä automaattisen vaihtoehtoisen tekstin, valitse Luo kuvaus -painike Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa. Kuvan sisällöstä riippuen ominaisuus antaa toisinaan kuvaavia tunnisteita ja joskus saat kaikki lauseet.

Jos automaattinen vaihtoehtoinen teksti on luotu, muista tarkistaa ja muokata sitä Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa ja poistaa siihen lisätyt kommentit, kuten "erittäin luotettava kuvaus."

Kuvan, jossa on automaattisesti luotu vaihtoehtoinen teksti kuvan alareunassa Windowsin Word for Windowsissa.

Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin ottaminen käyttöön

Ennen kuin voit käyttää automaattista vaihto ehtoista tekstiä, sinun on otettava käyttöön Officen älykkäät Palvelut missä tahansa Office-tuotteessa.

  1. Valitse tiedosto > Asetukset > Yleiset ja tarkista, että Ota palvelut käyttöön -vaihto ehto on valittuna kohdassa Officen älykkäät Palvelut.

  2. Valitse Helppokäyttötoiminnot -väli lehti ja tarkista, että Luo automaattisesti vaihtoehtoinen teksti -vaihto ehto on valittuna Automaattinen vaihtoehtoinen teksti-kohdassa.

Automaattisen vaihtoehtoinen teksti-toiminnon poistaminen käytöstä

  1. Valitse tiedosto > Asetukset > Helppokäyttötoiminnot ja poista valinta Luo automaattisesti vaihtoehtoinen teksti- vaihto ehto kohdassa Automaattinen vaihtoehtoinen teksti.

Vaihtoehtoinen teksti-toiminto ohjeiden hakeminen

Saat lisää resursseja, joiden avulla voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehto tekstiä:

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×