Kalentereiden käyttö Projectissa

Office 365 -tilaus, Project Professional 2019, Project Professional 2016, Office 2013, Office 2010

Project tarjoaa sinulle oletuskalenteriasetukset (maanantaista perjantaihin klo 8.00–17.00), mutta ne eivät välttämättä sovi projekteihisi. Alla on lueteltu muutamia aiheita, joista löydät ehkä vastauksia kysymyksiisi, jotka liittyvät aikataulun muokkaamiseen:

Kalenteriin liittyvät ohjeet

Vihje: Jos näet kalenterin, jota et enää tarvitse, poista se!

Miten kaikki nämä kalenterit toimivat yhdessä?

Project sisältää neljä kalenterityyppiä: peruskalenterit, projektikalenterit, tehtäväkalenterit ja resurssikalenterit.

Kalenteri Peruskalentereita käytetään miltei kuin malleina projekti-, tehtävä- ja resurssikalentereille. Ne määrittävät organisaatiosi kaikkien projektien työajan ja vapaa-ajan perusjaon. Ne määrittävät jokaisen päivän työtunnit, kunkin viikon työpäivät sekä poikkeukset, kuten juhlapyhät. Project sisältää kolme valmiiksi määritettyä peruskalenteria: Vakio, 24 tuntia ja Yövuoro.

Tärkeää: Käytätkö Project kanssa Project Web App ? Jos on ja haluat pyytää muutoksia peruskalentereihin, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaasi.

Tehtävä ja resurssi Projekti-, resurssi- ja tehtäväkalenterit perustuvat peruskalenteriin, mutta niitä muokataan yksittäisten projektien, resurssien ja tehtävien vaatimien työpäivien ja työtuntien mukaisesti. Nämä yksilölliset kalenterit ovat erityisen hyödyllisiä, kun haluat kirjata poissaoloja, vuorotöitä tai tehtäviä, jotka suoritetaan laitteistoilla tai koneilla, joita käytetään myös öisin tai viikonloppuisin.

Yhdessä nämä kaikki kalenterit määrittävät, miten projektin työt aikataulutetaan.

Esimerkki:

Oletetaan, että organisaatiosi sijaitsee Seattlessa, ja siinä on tyypillinen työviikko, joka sisältää 8 tunnin työpäivät maanantaista perjantaihin. Peruskalenterissa näkyvät nämä työpäivät ja -tunnit sekä yrityksen vapaapäivät, kuten 4. heinäkuuta riippumattomuuspäivä ja joulun 25. joulukuuta.

Projektipäällikkö käynnistää uuden projektin, joka kestää 1.7.–15.7. Siinä vaaditaan työviikoksi tiistai–lauantai.

Peruskalenterissa määritetty työviikko kestää maanantaista perjantaihin, ja lisäksi 4.7. on merkitty juhlapyhäksi.

Peruskalenteri

Projektikalenteri perustuu alun perin peruskalenteriin, mutta sitä muokataan siten, että lauantait ovat työpäiviä ja maanantait vapaapäiviä.

Projektikalenteri

Yksi projektin tehtävä tapahtuu toisessa maassa, joten 4. heinäkuuta ei päde. Tehtäväkalenteri lisää, että 4. heinäkuuta on työpäivä.

Tehtäväkalenteri

Tämän tehtävän suorittavan resurssin työajat poikkeavat organisaation muiden työntekijöiden työajoista. Siksi resurssikalenteriin merkitään tiistai vapaapäiväksi ja päivät keskiviikosta lauantaihin kymmentuntisiksi työpäiviksi.

Resurssikalenteri

Kun Project määrittää tehtävän aikataulun, se huomioi määritetyn resurssin resurssikalenterin, tehtäväkalenterin, projektikalenterin ja peruskalenterin.

Kalenterit pinotaan käytettävyyden määrittämiseksi

Tämän perusteella saatavat käytettävyystiedot vaikuttavat siihen, miten Project laskee tehtävän ja projektin alkamis- ja päättymispäivät.

Käytettävissä oleva työaika

Nämä ohjeet koskevat Microsoft Project 2007:ää.

Valitse alta haluamasi ohjeet.

Mikä peruskalenteri on?

Peruskalenteri on malli, johon projektikalenteri, resurssikalenterit ja tehtäväkalenterit perustuvat. Se määrittää projektin vakiotyöajat ja vapaa-ajat. Se määrittää jokaisen päivän työtunnit, kunkin viikon työpäivät sekä poikkeukset, kuten juhlapyhät. Voit valita peruskalenterin, jota käytetään projektikalenterina tai resurssikalenterin pohjana. Voit myös käyttää peruskalenteria tietyissä tehtävissä.

Project sisältää kolme peruskalenteria:

  • Vakio    Peruskalenterissa on perinteinen työaikataulu: maanantaista perjantaihin klo 8.00–17.00 ja tunnin tauko.

  • 24 tuntia    24 tunnin peruskalenteri vastaa aikataulua, jossa ei ole vapaa-aikaa. 24 tunnin kalenterin avulla voidaan ajoittaa eri vuorojen resursseja ja tehtäviä kellon ympäri tai ajoittaa laiteresursseja jatkuvasti.

  • Yövuoro    Yövuoron peruskalenteri vastaa yövuoroaikataulua maanantai-illasta lauantaiaamuun klo 23.00 ja 8.00 ja tunnin tauko.

Voit myös luoda oman peruskalenterin, mikä on hyödyllistä, jos sinulla on vaihtoehtoisia aikatauluja useille resursseille. Sinulla voi esimerkiksi olla resursseja, jotka työskentelevät osa-aikaisina, 12 tunnin työvuoroina tai viikonloppuisin.

Mikä projektikalenteri on?

Projektikalenteri määrittää työ- ja vapaapäivät sekä tehtävien ajat. Tämä kalenteri edustaa noudattaa yleensä organisaatiosi perinteisiä työtunteja. Project ajoittaa tämän kalenterin perusteella tehtävät, joille ei ole määritetty resursseja tai joiden kesto on kiinteä (tehtävätyyppi). Projektikalenterina käytetään oletusarvoisesti vakioperuskalenteria, mutta voit käyttää myös muita peruskalentereita aikataulutarpeidesi mukaisesti.

Projektikalenteri

Painikkeen kuva Projektikalenteri määrittää, milloin projektityö voi tapahtua. Tässä projektikalenterissa kaikki päivät ovat työpäiviä.

Painikkeen kuva projektikalenterissa työt voivat tapahtua vain arkipäivisin.

Projektikalenterin työpäivät ja -tunnit ovat koko projektin työpäivien ja -tuntien mukaisia. Voit määrittää lisäksi myös erityisiä lomapäiviä, esimerkiksi juhlapyhiä tai muita vastaavia. Voit määrittää myös muita vapaa-aikoja, jos esimerkiksi koko tiimi työstää jotain muuta tai on vaikkapa kokouksessa tai viettämässä virkistyspäivää.

Voit määrittää projektikalenterin napsauttamalla haluamaasi kalenteria projektin tietojen valintaikkunan kalenteriluettelossa. Saat lisätietoja projektikalenterin käytöstä ja muokkaamisesta tutustumalla projektin työaikojen, lomien ja juhlapyhien määrittämisen ohjeisiin.

Mikä resurssikalenteri on?

Resurssikalentereilla voit varmistaa, että työresurssit (ihmiset ja laitteet) ajoitetaan käyttöön vain silloin, kun ne ovat käytettävissä. Resurssikalenterit ovat joko resurssikohtaisia tai resurssiluokkakohtaisia. Oletusarvoisesti resurssikalenterin työaika-asetukset ovat samat kuin projektikalenterissa. Voit kuitenkin muokata resurssikalenteria aikataulutarpeiden mukaisesti (esimerkiksi lomat, virkavapaat tai laitteiden huoltokatkot).

Voit muokata resurssikalentereiden vapaa-aikaa valitsemalla resurssitietojen valintaikkunan Yleiset-välilehdestä Muuta työaikaa. Voit myös luoda ja määrittää erilaisia peruskalentereita yksittäisille resursseille tai resurssiryhmille työaikatarpeiden mukaisesti. Voit esimerkiksi määrittää resurssille kalenterin, jonka loit puusepille, joiden työajat poikkeavat muista.

Vihje: Jos sinulla on eri aikaan työskenteleviä resursseja (esimerkiksi yövuoro tai osa-aikaiset), suosittelemme, että luot eri vuoroille omat peruskalenterinsa. Resurssikalentereiden avulla voit huomioida erot ja poikkeukset yksittäisten resurssien työajoissa.

Kun Project ajoittaa projektin, se ajoittaa resurssikalenterin perusteella tehtävät, joilla ei ole kiinteää kestoa ja joille ei ole määritettynä resursseja. Jos resurssille on esimerkiksi määritetty viikon loma resurssikalenterissa, Project ei ajoita mitään tehtäviä tälle viikolle.

Resurssikalenteri

Painikkeen kuva resurssikalenterin asetukset vastaavat aluksi projektikalenteria.

Painikkeen kuva Kun resurssin vapaa-aika on käytössä, resurssikalenterissa näkyy, että resurssi ei ole käytettävissä projektityössä tässä kuussa viikon kolmen viimeisen päivän aikana kahden tai kolmen ensimmäisen viikon neljän päivän aikana.

Jos muutat resurssin työaikoja muokkaamalla resurssikalenteria ja resurssi on jo määritetty tehtävään, tehtävä ajoitetaan uudelleen resurssin työaikojen mukaisesti.

Sivun alkuun

Mikä tehtäväkalenteri on?

Tehtäväkalentereiden avulla voit ajoittaa tehtäviä ajalle, joka on määritetty vapaa-ajaksi projektikalenterin tai resurssikalenterin mukaan. Voit esimerkiksi määrittää tehtäväkalenterin, jos sinulla on homma, joka pitää hoitaa yön tai viikonlopun aikana.

Voit luoda tehtäväkalenterin uudeksi peruskalenteriksi Muuta työaikaa -valintaikkunassa. Tämän jälkeen voit ottaa peruskalenterin käyttöön tehtävän tietojen valintaikkunan lisäasetusten välilehdessä.

Jos olet ottanut tehtäväkalenterin käyttöön tehtävässä, johon on määritetty resursseja, tehtävä ajoitetaan oletusarvoisesti työajoille, jotka ovat yhteisiä sekä tehtävä- että resurssikalenterissa. Jos haluat ajoittaa tehtävän pelkän tehtäväkalenterin perusteella, valitse tehtävätietojen valintaikkunan lisäasetusten välilehden Ajoittaminen ohittaa resurssikalenterit -valintaruutu.

Lisätietoja tehtäväkalenterien käyttöön ja käyttöön liittyen on kohdassa Kalenterin luominen tehtävälle Projectissa tai yksilöllisen aikataulun määrittäminen tietylle resurssille.

Miten kalenteriasetukset vaikuttavat työaikoihin?

Asetukset-valintaikkunan (pääset siihen valitsemalla Työkalut-valikosta Asetukset) Kalenteri-välilehden asetukset määrittävät Projectin aika-asetukset, mutta ne eivät määrää sitä, mille ajoille töitä voidaan ajoittaa. Vain kalenterit määräävät työ- ja vapaa-ajat.

Kalenteri-välilehdessä voit määrittää oletusasetukset (esimerkiksi viikon ensimmäisen päivän, tilikauden alkamiskuukauden, kellonajan mille tahansa manuaalisesti annetulle päivälle, päivän kokonaistyötuntien määrän ja päivien määrän kuukaudessa). Oletusalkamisajan asetus esimerkiksi määrittää, minkä alkamisajan Project määrittää oletusarvoisesti tehtäville, kun annat alkamispäivämäärän ilman alkamisaikaa. Tuntia päivässä -asetus taas määrittää, kuinka monta tuntia Project laskee tehtävälle per päivä, kun annat keston päivinä (oletus on 8 tuntia per päivä). Jos siis annat kestoksi kaksi päivää, tämä vastaa oletusarvoisesti 16 tuntia.

Jos vaihdat kalenterin työaikoja, muista, että Project määrittää Kalenteri-välilehden asetusten perusteella, kuinka monta tuntia päivässä, viikossa ja kuukaudessa on. Jos kalenterin työajat eroavat Kalenteri-välilehden Tuntia päivässä- ja Tuntia viikossa -asetuksista, näytetty kesto saattaa poiketa odotuksista. Jos esimerkiksi kalenteriin on määritetty nelituntinen työpäivä työviikko, mutta päiväkohtainen työtuntien oletusmäärä on kahdeksan tuntia (asetuksissa), yhden päivän tehtävä näytetään kahdelle päivälle jaettuna. Kalenterin asetusten kannattaa siis ehkä olla Kalenteri-välilehden työaika-asetusten mukaisia.

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

×