Kalenterin jakaminen Microsoft 365:ssä

Pyrimme parantamaan tapaa, jolla Microsoft 365:n jaettuja kalentereita synkronoidaan eri sovelluksiin. Tämä artikkeli on tarkoitettu IT-järjestelmänvalvojille, jotta he ymmärtäisivät paremmin parhaillaan käyttöönotettavia muutoksia.

Parannukset on tarkoitus ottaa käyttöön vain kalentereille, jotka jaetaan Exchange Onlinea käyttävien keskuudessa. Jaettuja kalentereita ei muuteta, jos henkilön kalenteria isännöidään paikallisessa Exchangessa.

Kun kaikki parannukset on tehty, IT-järjestelmänvalvojat ja niiden organisaatioiden käyttäjät voivat odottaa seuraavia etuja:

Nämä parannukset otetaan käyttöön seuraavan vuoden kuluessa. Tässä artikkelissa keskitytään muutoksiin, jotka näet jo tänään, ja kerrotaan tulevista suunnitelmista. Katso lyhyt tilannevedos aikatauluista kohdasta Kalenterin parannusten aikajana eri asiakasohjelmissa jäljempänä tässä artikkelissa.

Etkö ole IT-järjestelmänvalvoja? Jos et ole IT-järjestelmänvalvoja ja etsit vain ohjeita siitä, miten voit jakaa tai delegoida kalenterin, katso seuraavia artikkeleita:

Kalenterin jakaminen

Ensimmäisen parannus on, että käyttäjät voivat jakaa kalenterinsa mistä tahansa Outlook-versiosta, ja heillä on samat käyttöoikeusvaihtoehdot kaikissa versioissa. Alla olevassa taulukossa näytetään, miten paljon kalenterin jakamista on helpotettu tähän mennessä.

Outlook-sovellus

Voinko jakaa kalenterin

Yhdenmukaiset ja helpot käyttöoikeudet jakamiseen

Huomautukset

Outlook for PC

Käytettävissä versiosta 1805 alkaen.

Outlook for Mac

Käytettävissä versiosta 16.23.326.1 alkaen.

Outlookin verkkoversio

Outlook for iOS

Outlook for Android

Windows 10:n Outlookin kalenteri

✔ Katso Huomautukset

Kalenterin jakaminen on käytössä vain Windows 10 on PC -versiossa, eikä sitä julkaista Windows 10 Mobile -versiolle.

Jaetun kalenterin hyväksyminen

Toinen parannus on, että käyttäjät voivat helposti hyväksyä mistä tahansa Outlook-sovelluksesta peräisin olevat jaetun kalenterin kutsut ja nähdä nämä jaetut kalenterit kaikissa laitteissaan. Alla olevassa taulukossa näytetään, miten paljon jaetun kalenterin kutsun hyväksymistä on helpotettu tähän mennessä.

Outlook-sovellus

Voinko hyväksyä jaetun kalenterin

Jaetun kalenterin hyväksyminen synkronoi sen kaikkiin laitteisiin

Huomautukset

Outlook for PC

Käytettävissä versiosta 1805 alkaen.

Outlook for Mac

Käytettävissä versiosta 16.23.326.1 alkaen.

Outlookin verkkoversio

Outlook for iOS

Outlook for Android

Windows 10:n Outlookin kalenteriWindows 10:n kalenteri

✔ Katso Huomautukset

Tätä ei ole vielä otettu käyttöön kaikille Windows 10 Mobile -käyttäjille.

Jaettujen kalentereiden synkronointi ja muokkaaminen

Kolmas parannus on, että käyttäjät voivat tarkastella kaikkia jaettuja kalentereitaan millä tahansa laitteella tai kalenterisovelluksella. Jos jokin käyttäjä muuttaa jaettua kalenteria, kaikki muut kalenterin jakavat henkilöt näkevät muutokset heti. Käyttäjät huomaavat myös suorituskyvyn parannukset, kun he tarkastelevat ja muokkaavat jaettuja kalentereita. Jaetun kalenterin käyttö on yhtä nopeaa ja luotettavaa kuin käyttäjän oman kalenterin hallinta.

Kun käyttäjä jakaa kalenterinsa muiden henkilöiden kanssa jo tänään, he voivat nauttia paremmasta jaetun kalenterin kokemuksesta hyväksyttyään kutsun. Jos he kuitenkin jakoivat kalenterinsa muiden henkilöiden kanssa ennen näiden muutosten käyttöönottoa, he eivät näe näitä parannuksia automaattisesti.

Jotta käyttäjät voivat päivittää aiemmin jaetut kalenterit uuteen jaettuun kalenterikokemukseen, pyydä heitä noudattamaan kohdassa Aiemmin jaetun kalenterin päivittäminen uuteen malliin jäljempänä tässä artikkelissa. Kun käyttäjät ovat päivittäneet uuteen malliin, jaetut kalenterit synkronoidaan käyttäjien matkapuhelimiin. Vastaisuudessa aiemmin luodut jaetut kalenterit päivitetään automaattisesti, mutta tälle automaattiselle päivitysprosessille ei ole vielä aikataulua.

Kun käytössä on pikasynkronointi, muiden tekemät muutokset näkyvät jaetussa kalenterissa heti. Tällä hetkellä kaikki jaettujen kalentereiden tyypit eivät tue pikasynkronointia. Seuraavat osiot kattavat niiden jaettujen kalentereiden ja kalenterisovellusten tyypit, jotka tukevat pikasynkronointia.

Pikasynkronointi on käytössä vain, jos kummatkin käyttäjät ovat samassa Microsoft 365 -vuokraajassa tai jos Outlook.com -käyttäjä jakaa kalenterin.

Seuraavassa taulukossa on lisätietoja pikasynkronointia tukevista määritystyypeistä. Tulevaisuudessa pikasynkronointi on käytössä kaikissa kalentereissa, jotka jaetaan Microsoft 365- ja Outlook.com -käyttäjien keskuudessa.

Kalenterin omistaja

Jaetun kalenterin vastaanottaja

Pikasynkronointi käytössä

Huomautukset

Microsoft 365

Microsoft 365
(sama vuokraaja)

Tällä hetkellä pikasynkronointi toimii vain, jos kalenteri on jaettu suoraan vastaanottajan kanssa.

Jos vastaanottajalla on käyttöoikeuksia organisaation oletuskäyttäjän kautta, vastaanottaja ei saa pikasynkronoinnin päivityksiä. Pyrimme muuttamaan tämän mahdollisimman pian. Näiden vastaanottajien osalta synkronointi tapahtuu noin kolmen tunnin välein.

Microsoft 365

Microsoft 365
(eri vuokraaja)

Synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein.

Jos ulkoista jakamista ei ole sallittu kalenterin omistajan vuokraajalle, sitä käsitellään samoin kuin jos kalenteri jaettaisiin kolmannen osapuolen käyttäjälle.

Microsoft 365

Outlook.com tai
kolmannen osapuolen palvelu, kuten Gmail.com

Tässä määrityksessä luodaan nykyisin Internet Calendar Subscriptionin (ICS) URL-osoite. Jaetun kalenterin vastaanottaja lisää jaetun kalenterin ICS:n URL-osoitteen avulla, ja vastaanottajan kalenteripalvelu määrittää synkronoinnin ajoituksen.

Jos vastaanottaja on esimerkiksi Outlook.comissa, kalenteri päivitetään noin 3 tunnin välein. Jos vastaanottaja on Gmail.comissa, kalenteri saatetaan päivittää 24–48 tunnin välein.

Outlook.com

Outlook.com

Outlook.com

Microsoft 365

Outlook.com

Kolmannen osapuolen palvelu, kuten Gmail.com

Tämä määritys luo nykyisin ICS:n URL-osoitteen. Vastaanottaja lisää jaetun kalenterin ICS:n URL-osoitteen avulla, ja vastaanottajan kalenteripalvelu määrittää synkronoinnin ajoituksen.

Jos vastaanottaja on esimerkiksi Outlook.comissa, kalenteri päivitetään noin 3 tunnin välein. Jos vastaanottaja on Gmail.comissa, kalenteri saatetaan päivittää 24–48 tunnin välein.

Seuraavassa taulukossa on lisätietoja pikasynkronointia tukevista sovelluksista.

Sovellus

Tukee pikasynkronointia

Huomautukset

Outlook for PC

Ei vielä käytettävissä; katso Huomautukset.

Arvion mukaan pikasynkronointi otetaan käyttöön vuonna 2019 Microsoft 365 -käyttäjille ajantasaisella kanavalla.

Outlook for Mac

Käytettävissä versiosta 16.23.326.1 alkaen.

Outlookin verkkoversio

Outlook for iOS

Outlook for Android

Windows 10:n Outlookin kalenteri

REST-sovellukset

Exchange ActiveSync -sovellukset

Huomautus: Exchange Web Services (EWS) -ohjelmointirajapinta ei tue pikasynkronointia.

Jos haluat käyttää pikasynkronointia, jaetussa kalenterissa on otettava käyttöön pikasynkronointi ja kalenterisovellus on päivitettävä.

Jos jaetussa kalenterissa on otettu käyttöön pikasynkronointi ja käyttäjä tarkastelee sitä Outlookin verkkoversiossä, Outlook for iOS:ssa tai Outlook for Androidissa, voit nauttia uudenlaisesta synkronointikokemuksesta.

Jos käyttäjä tarkastelee jaettua kalenteria Outlook for Macissa, hän näkee uuden synkronointikokemuksen, jos kalenteri on lisätty hyväksymällä jakamiskutsu. Jos käyttäjä on kuitenkin lisännyt jaetun kalenterin kohdasta Tiedosto > Avaa toisen käyttäjän kansio, tai jos käyttäjä on lisännyt edustajatilin, hän näkee vanhan synkronointikokemuksen. Muutokset saattavat näkyä nopeammin Outlookin verkkoversiossa, Outlook for iOS:ssa ja Outlook for Androidissa.

Jos käyttäjä tarkastelee jaettua kalenteria Outlook for PC:ssa, hän näkee vanhan synkronointikokemuksen kalenterin lisäystavasta riippumatta. Nykyisin saman jaetun kalenterin muutokset saattavat näkyä nopeammin Outlookin verkkoversiossa,Outlook for iOS:ssä, Outlook for Androidissa tai Outlook for Macissa kuin Outlook for PC:ssä.

Jaetun kalenterin parannusten tekniset tiedot

Tässä osiossa kerrotaan, miten nämä parannukset saavutettiin ja miten jaettujen kalentereiden arkkitehtuuria muutettiin Microsoft 365:ssä.

Terminologia

Seuraavassa on joidenkin tässä keskustelussa käytettyjen termien selitykset:

  • Jaettu kalenteri: Jaettu kalenteri, johon liittyy tarkastelu-, muokkaus- tai delegointikäyttöoikeudet

  • Omistaja: Henkilö, jolta kalenteri jaetaan

  • Vastaanottaja: Henkilö, jolle kalenteri jaetaan

  • Vanha malli: Jaettujen kalentereiden vanha toimintatapa

  • Uusi malli: Jaettujen kalentereiden uusi toimintatapa

Parannukset otetaan käyttöön vain kalentereille, jotka jaetaan Exchange Onlinea käyttävien keskuudessa. Jaettuja kalentereita ei muuteta, jos yhtä käyttäjää isännöidään paikallisessa Exchangessa.

Määrite

Vanha malli

Uusi malli

Miten jaettu kalenteri tallennetaan

Syöte (muistuttaa hyperlinkkiä) tallennetaan vastaanottajan postilaatikkoon. Syöte osoittaa omistajan postilaatikkoon, mutta se ei tallenna mitään kalenteritietoja vastaanottajan postilaatikkoon.

Vastaanottajan postilaatikossa luodaan uusi kalenteri, joka sisältää omistajan kalenterin kopion (alkaen vuosi ennen hyväksymispäivämäärää).

Miten vastaanottaja voi käyttää jaettua kalenteria

Lukea ja kirjoittaa suoraan omistajan postilaatikosta.

Lukea ja kirjoittaa vastaanottajan omaan postilaatikkoon tallennetun jaetun kalenterin paikallisesta kopiosta.

Miten jaetun kalenterin synkronointia muutetaan

Sovellus tarkistaa omistajan postilaatikosta säännöllisesti muutokset ja synkronoi ne.

Palvelu synkronoi muutokset heti vastaanottajan paikalliseen kopioon. Tämä laukaisee ilmoituksen sovellukselle, joka synkronoi muutokset heti.

Sovellukset, joita vastaanottaja voi käyttää päästäkseen jaettuun kalenteriin

  • Outlook for PC

  • Outlook for Mac

  • Outlookin verkkoversio

  • Outlook for PC

  • Outlook for Mac

  • Outlookin verkkoversio

  • Outlook for iOS

  • Outlook for Android

  • Windows 10:n Outlookin kalenteri

  • Kaikki REST- ja EAS-sovellukset

Katso lisätietoja kohdasta Jaettujen kalentereiden toimintojen erot uudessa mallissa jäljempänä tässä artikkelissa.

Käyttäjät, jotka hyväksyvät uuden jaetun kalenterin kutsun Outlookin päivitetystä versiosta, alkavat automaattisesti käyttää kalenterin jakamisen uutta mallia.

Helpoin tapa tarkistaa, onko heillä käytössään parannukset (eli kalenterin jakamisen uusi malli), on varmistaa, näkyykö jaettu kalenteri heidän matkapuhelimessaan. Jos näin on, jaettu kalenteri on jo päivitetty uuteen malliin.

Jos haluat mieluummin käyttää MFCMapia, sinun on varmistettava, että seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Kalenterin alipuussa näkyy jaetun kalenterin paikallinen kansio.

  • Yleiset näkymät > Liitännäiset sisällöt -taulukossa on syöte. Syötteen nimetyn ominaisuuden nimi on SharingCalendarGroupEntryAssociatedLocalFolderId, ja se osoittaa paikallisen jaetun kalenterin kansion tunnukseen.

Jos haluat jaettujen kalentereidesi hyötyvän näistä parannuksista, käyttäjien on luotava jaettu kalenteri uudelleen toisella seuraavista kahdesta tavasta:

  1. Heidän on pyydettävä kalenterin omistajaa jakamaan kalenteri heille uudelleen. He voivat tehdä tämän mistä tahansa Outlook-sovelluksesta, mukaan lukien Outlook for iOS:stä tai Outlook for Androidista. Heidän on hyväksyttävä jaetun kalenterin kutsu Outlookin päivitetystä versiosta. On tärkeää, että käyttäjät hyväksyvät kutsun Outlookin päivitetystä versiosta. Jos käyttäjät hyväksyvät kutsun Outlookin vanhemmasta versiosta, jaetussa kalenterissa ei oteta käyttöön näitä parannuksia. Aiemmin luotuja jaettuja kalentereita ei tarvitse poistaa ennen uudelleen hyväksymistä.

  2. Heidän on avattava kalenteri Outlook for iOS:sta tai Outlook for Androidista.Tämä ei vaadi omistajaa jakamaan kalenteria uudelleen. Käyttäjien tulee käyttää jaetun kalenterin lisäämiseen vain Outlook for iOS:a tai Outlook for Androidia, jolloin kalenteri päivittyy automaattisesti. Jaetun kalenterin voi lisätä kalenterimoduulissa: Voit tarkastella kalenteriluetteloa napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa profiilikuvaa, napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa +-kuvaketta sekä valitsemalla Lisää jaettu kalenteri.

    Huomautus: Kun jaettu kalenteri avataan etsimällä kalenterin omistajan hakemistoa, se lisää kalenterin vanhan jakomallin kautta.

Jaetut kalenterit päivitetään vastaisuudessa uuteen malliin käyttäjien valitsemasta menetelmästä riippumatta. Tähän ei ole kuitenkaan aikajanaa.

Jaettujen kalentereiden synkronointimenetelmät

Tässä osiossa käsitellään missä ja milloin pikasynkronointi tapahtuu työmme tämänhetkisessä vaiheessa. Seuraavassa taulukossa näytetään uudessa mallissa esiintyvien jaettujen kalentereiden synkronointityypit:

Päivitysmenetelmä

Miten muutokset synkronoidaan

(Nykyisin) tuetut kalenterit

Välittömät päivitykset

Muutokset synkronoidaan heti. Tämä koskee kalentereita, jotka jaetaan saman Microsoft 365 -vuokraajan käyttäjien välillä tai jotka jaetaan Outlook.com-käyttäjältä.

  • Jaettu Outlook.com-käyttäjältä Outlook.com- tai Microsoft 365 -käyttäjälle.

  • Jaettu suoraan saman vuokraajan Microsoft 365 -käyttäjien välillä.

Säännölliset päivitykset

Muutokset synkronoidaan säännöllisesti (useimmiten 3 tunnin kuluessa). Vastaanottajat eivät näe jaetun kalenterin muutoksia heti, mutta kopio päivitetään muutaman tunnin välein.

  • Jaettu epäsuorasti saman vuokraajan Microsoft 365 -käyttäjien välillä (oletuskäyttöoikeuksien tai yli 100 jäsenestä koostuvan käyttöoikeusryhmän kautta)

  • Jaettu eri vuokraajien Microsoft 365 -käyttäjien välillä siten, että ulkoinen jakaminen on käytössä

ICS-tilaus

Kalenterin jakamisen yhteydessä luodaan Internet Calendar Subscriptionin (ICS) URL-osoite. Vastaanottaja voi tämän URL-osoitteen avulla lisätä jaetun kalenterin mihin tahansa käyttämäänsä kalenteripalveluun. Vastaanottajan kalenteripalvelu valitsee ICS:n URL-osoitteiden avulla kalenterin synkronointiajankohdan uusien päivitysten vastaanottamiseksi. Jos vastaanottaja on Outlook.com-käyttäjä, synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein.

  • Jaettu eri vuokraajien Microsoft 365 -käyttäjien välillä siten, että ulkoinen jakaminen on pois käytöstä

  • Jaettu Microsoft 365 -käyttäjältä Outlook.com-käyttäjälle

  • Jaettu Microsoft 365 - tai Outlook.com-käyttäjältä kolmannen osapuolen kalenteripalvelua, kuten Gmail, käyttävälle henkilölle.

Käyttäjä voi myöntää pääsyn jaettuun kalenteriin kolmella tavalla:

  • Suorat käyttöoikeudet: Kalenterin omistaja on jakanut kalenterin suoraan vastaanottajalle, ja vastaanottaja on lueteltu erikseen kalenterin omistajan käyttöoikeusluettelossa.

  • Ryhmän käyttöoikeudet: Kalenterin omistaja on jakanut kalenterin käyttöoikeusryhmälle, jonka jäsen vastaanottaja on.

  • Oletuskäyttöoikeudet: Kalenterin omistaja määrittää oletuskäyttöoikeudet saman organisaation käyttäjille, ja vastaanottaja voi käyttää kalenteria oletuskäyttöoikeuden kautta.

Tällä hetkellä pikasynkronointi on käytettävissä vain suorille käyttöoikeuksille ja ryhmän käyttöoikeuksille, jos ryhmässä on alle 100 jäsentä. Tulevaisuudessa pikasynkronointi otetaan käyttöön kaikille kolmelle käyttöoikeustyypille. Lisäksi jos käyttäjä on jakanut enemmän kuin 500 vastaanottajille (henkilö tai ryhmä lasketaan kukin yhdeksi vastaanottajaksi), pikasynkronointia ei oteta käyttöön.

Pikasynkronointia ei nykyisin tueta kalenterin jakamisessa vuokraajan ulkopuolella. Kun jaat kalenterin näissä kokoonpanoissa, synkronointi suoritetaan säännöllisesti. Jakaminen voidaan suorittaa vuokralaisten välillä kahdella tavalla:

  • Yhdeltä Microsoft 365 -käyttäjältä toiselle Microsoft 365 -käyttäjälle (jos ulkoinen jakaminen on käytössä).

    Tällöin luodaan kokonainen jaettu kalenteri, mutta synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein. Tulevaisuudessa tälle määritykselle otetaan ehkä käyttöön pikasynkronointi.

  • Microsoft 365 -käyttäjältä Outlook.com-käyttäjälle. Jos ulkoinen jakaminen on poistettu käytöstä, jakaminen toiselle Microsoft 365 -käyttäjälle kuuluu myös tähän ryhmään.

    Tällöin jakamisen aikana luodaan ICS:n URL-osoite, jonka avulla vastaanottaja voi lisätä minkä tahansa kalenteripalvelun. ICS-tilauksen ansiosta vastaanottajan kalenteripalvelu valitsee ICS-tilauksen synkronointiajankohdan uusien päivitysten vastaanottamiseksi. Jos vastaanottaja on Outlook.com-käyttäjä tai Microsoft 365 -käyttäjä, synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein.

Jakaminen ulkoisen palvelun, kuten Gmail, käyttäjälle on erilaista kalenterin jakamista. Näissä skenaarioissa luodaan Internet Calendar Subscriptionin (ICS) URL-osoite, joka linkitetään omistajan kalenteriin. Vastaanottajat voit tämän URL-osoitteen avulla tarkastella kalenteria verkkoselaimessa tai lisätä sen omaan kalenteripalveluunsa lisäämällä internet-kalenterin ICS:n URL-osoitteen avulla. ICS-tilausten ansiosta vastaanottajan kalenteripalvelu valitsee ICS-tilauksen synkronointiajankohdan uusien päivitysten vastaanottamiseksi. Jos vastaanottaja on Outlook.com-käyttäjä, synkronointi tapahtuu noin 3 tunnin välein. Jos vastaanottaja käyttää toista kalenteripalvelua, kuten Gmail.com, synkronointia ei ehkä suoriteta yhtä usein.

Toimintojen erot uudessa jaettujen kalentereiden mallissa

Uutta mallia käyttävät jaetut kalenterit eroavat vanhasta mallista useiden toimintojen osalta, mukaan lukien muistutukset, käyttöoikeudet, delegoidut kokoukset ja kolmannen osapuolen asiakasohjelmat.

Kalenterin jakamisen parannusten ensimmäisessä vaiheessa vastaanottajat näkevät aina viestin ”Muistutus = Ei ole” jaetun kalenterin kohteille niiden todellisesta muistutusarvosta riippumatta. Jos vastaanottaja, jolla on muokkausoikeus, yrittää muuttaa jaetun kalenterin kohteen muistutusta, uusi muistutusarvo tallennetaan paikallisesti vain vastaanottajalle eikä omistajalle.

Muistutukset vanhassa mallissa: Vanhassa jakamisen mallissa vastaanottaja käytti kalenteria suoraan omistajan postilaatikosta. Sen vuoksi kun vastaanottaja tarkasteli kalenterin kohdetta, hän näki saman muistutusarvon kuin omistaja. Koska Outlook-asiakasohjelmat osaavat tunnistaa jaetut kalenterit muista kalentereista, ne eivät näyttäneet ponnahdusmuistutuksia jaettujen kalentereiden kohteista.

Toimintatavan muutos uudessa mallissa: Uudessa jakamisen mallissa jaettu kalenteri tallennetaan paikallisesti vastaanottajan postilaatikkoon. Sen vuoksi kun mobiilisovellukset synkronoivat näitä jaettuja kalentereita, ne eivät aina tarkista, onko kyse jaetusta kalenterista. Havaitsimme näissä tapauksissa, että kun synkronoimme todelliseen muistutusarvoon vastaanottajalle, joka käytti kolmannen osapuolen EAS- tai REST-asiakasohjelmaa, vastaanottaja sai lukuisia muistutuksia muiden henkilöiden kokouksista. Tutkimme parhaillaan tapoja parantaa muistutuskokemusta ilman, että se haittaa toimintaa kolmannen osapuolen asiakkaiden kanssa.

Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä muistutusten eroista jaettujen kalentereiden vanhoissa ja uusissa malleissa.

Skenaario

Omistajan näkemä muistutusarvo

Vastaanottajan näkemä muistutusarvo VANHASSA jakomallissa

Vastaanottajan näkemä muistutusarvo UUDESSA jakomallissa

Kalenterin omistaja luo kokouksen jaettuun kalenteriin 30 minuutin muistutuksella

30 minuuttia

30 minuuttia

Ei mitään

Kalenterin vastaanottaja luo kokouksen jaettuun kalenteriin 30 minuutin muistutuksella

30 minuuttia (ja osallistujat saavat muistutuksen kokouksesta 30 minuuttia ennen)

30 minuuttia

Ei mitään

Kalenterin vastaanottaja muokkaa aiemmin luotua kokousta jaetussa kalenterissa saadakseen 60 minuutin muistutuksen

60 minuuttia (jos muokataan VANHAN mallin kautta)

30 minuuttia (jos muokataan UUDEN mallin kautta)

60 minuuttia

60 minuuttia (vastaanottaja saa 60 minuutin ponnahdusvaroituksen ennen kokouksen alkamista)

Aiemmin kaikissa Outlook-asiakasohjelmissa ei ollut yhdenmukaisia käyttöoikeustason asetuksia. Osana parannuksia päivitetyissä Outlook-asiakasohjelmissa näkyy yksinkertaistettu ja yhdenmukainen käyttöoikeustasojen jakamisen asetusjoukko.

Vanhat käyttöoikeustasot

Yksinkertaistetut käyttöoikeustasot

Ei jaettu

Ei jaettu

Ei mitään

Ei mitään

Vapaa/varattu-aika

Vain käytettävyys

Voi tarkastella, kun olen varattu

Vapaat ja varatut ajat, aihe, sijainti

Rajoitetut tiedot

Voi tarkastella otsikoita ja sijainteja

Tarkistaja

Tarkat tiedot

Voi tarkastella kaikkia tietoja

Päätoimittaja

Voi muokata

Omistaja

Julkaisija ja muokkaaja

Julkaisija ja tekijä

Tekijä

Tekijä, joka ei muokkaa

Osallistuja

Mukautettu

Mukautettu

Delegoi

Delegoi

Jos omistaja muuttaa käyttöoikeuksia Outlookin verkkoversiossa, Outlook for iOS:ssä Outlook for Androidissa tai Outlook for Macissa, vastaanottajan kalenterikopio synkronoidaan välittömästi uudelleen uudelle käyttöoikeustasolle.

Jos omistaja muuttaa käyttöoikeuksia toisen sovelluksen avulla, kalenteri synkronoidaan uudelleen jossain vaiheessa seuraavan parin tunnin aikana, mutta se ei tapahdu heti.

Jos omistaja poistaa jonkun henkilön käyttöoikeudet kalenteriin, se havaitaan parin tunnin kuluessa, ja tapahtuu yksi seuraavasta kolmesta asiasta:

  • Jos vastaanottaja on samassa organisaatiossa ja kalenterin omistaja on määrittänyt Oma organisaatio (oletus) -käyttäjän käyttöoikeudeksi muun kuin Ei ole, vastaanottajan kalenteri päivitetään heijastamaan oletuskäyttäjän käyttöoikeustasoa. Jaettu kalenteri säilyy uudessa mallissa, mutta sillä voi olla eri käyttöoikeustaso.

  • Jos vastaanottaja on samassa organisaatiossa eikä kalenterin omistaja jaa kalenteriaan Oma organisaatio (oletus) -käyttäjälle, jaettu kalenteri poistetaan vastaanottajan postilaatikosta. Vastaanottaja ei enää näe jaettua kalenteria kalenteriluettelossaan.

  • Jos vastaanottaja on eri organisaatiossa, jaettu kalenteri lopettaa synkronoinnin, mutta sitä ei poisteta.

Edustajat ovat aina voineet tarkastella kokousviestejään matkapuhelimellaan, koska kutsut lähetetään edustajien Saapuneet-kansioon. Edustajat eivät kuitenkaan aiemmin pystyneet näkemään, oliko kutsu tarkoitettu heille vai henkilölle, jonka edustajana käyttäjä toimii.

Tämän skenaarion tukemiseksi Outlook for iOS:ään ja Outlook for Androidiin on lisätty käyttöliittymä sen selvittämiseksi, kelle kokouskutsu on tarkoitettu. Esimerkiksi alla olevien näyttökuvien Vastaanotettu käyttäjälle Antero Tuominen -teksti kertoo, että kutsu ja viesti on tarkoitettu Anterolle, ei edustajalle.

Näyttökuva näyttää mobiililaitteen näytön yhdessä kalenterikutsukohteen kanssa. Näyttökuva näyttää mobiililaitteen näytön yhdessä sähköpostikohteen kanssa.

Kalenterin jakamisen uudessa mallissa kolmannen osapuolen sähköpostiasiakasohjelmat toimivat eri tavalla joissakin tilanteissa, jotka on kuvattu alla.

  • EAS-asiakasohjelmissa vastaanottajat, joilla on vain luku -käyttöoikeudet, näkevät vaihtoehdon kokouksen luomisesta tai vastauksesta kokoukseen tässä vain luku -kalenterissa. Muutokset tallennetaan tässä tapauksessa paikallisesti asiakasohjelman välimuistiin, mutta palvelin hylkää ne. Vastaanottajan muutokset eivät heijastu omistajan kalenterissa, koska vastaanottajalla ei ole muokkausoikeuksia. Tämä ongelma johtuu siitä, että EAS-asiakasohjelmat eivät tee eroa vain luku -käyttöoikeuksien ja luku-kirjoitus-käyttöoikeuksien välillä jaetuissa kalentereissa, ja kohtelevat kaikkia kalentereita muokattavina.

  • Joissakin kolmannen osapuolen asiakasohjelmissa sovelletaan asiakaspuolen logiikkaa, jolloin nykyinen käyttäjä lisätään aina kokousten osallistujaksi. Sen vuoksi jos käyttäjät käyttävät puhelimessaan alkuperäisiä kalenterisovelluksia ja tarkastelevat kokousta jonkun toisen henkilön kalenterissa, he saattavat nähdä nimensä osallistujaluettelossa. Näin tapahtuu vain, jos he tarkastelevat kalenteria kolmannen osapuolen kalenterisovelluksissa – kun he tarkastelevat samaa kokousta Outlook for iOS:ssä tai Outlook for Androidissa, he eivät näe nimeään osallistujaluettelossa.

  • Microsoft ei tue jaetun kalenterin parannuksia EWS-pohjaisille asiakasohjelmille, joten parannukset eivät näy missään EWS-ohjelmaa käyttävässä kalenterisovelluksessa, kuten Mac OS X:ssä.

    Huomautukset: 

    • Outlook for Mac käyttää tällä hetkellä EWS-ohjelmaa ja näyttää vanhat jaetut kalenterit, joissa ei ole näitä parannuksia.

    • Mac OS:n kalenterisovellus käyttää EWS-ohjelmaa ja näyttää vanhat jaetut kalenterit, joissa ei ole näitä parannuksia.

Usein kysytyt kysymykset

En halua, että käyttäjieni kalenterit synkronoidaan matkapuhelimiin. Millä asetuksilla voin poistaa tämän käytöstä?

Suunnitteilla ei ole sallia sitä, että vuokraajat voisivat poistaa jaetun kalenterin parannukset käytöstä.

Käyttäjäni ovat huolissaan tietojen käytöstä synkronoidessaan jaettuja kalentereita matkapuhelimiinsa. Mitä minun pitäisi kertoa heille?

Jos poistat jaetun kalenterin vaihtoehdon kalenteriluettelossa, Outlook for iOS, Outlook for Android ja Windows 10 Mobile eivät synkronoi kalentereita, jotka eivät ole valittuna. Useimmat mobiilikalenterisovellukset toimivat myös tällä tavoin.

Koskeeko tämä myös resurssikalentereita?

Nämä parannukset voivat koskea mitä tahansa jaettavaa kalenteria. Jos käyttäjät jakavat oman kalenterin, jaetun postilaatikon kalenterin tai postilaatikon resurssikalenterin ja vastaanottaja hyväksyy sen Outlookin verkkoversion, Outlook for iOS:n tai Outlook for Androidin avulla, he näkevät nämä parannukset.

Varsinkin resurssipostilaatikoiden kohdalla on kuitenkin joitakin epäjohdonmukaisuuksia siinä tavassa, jolla käyttöoikeudet näkyvät Outlook-käyttöoikeusluettelossa verrattuna Hallintakeskuksen käyttöoikeusluetteloon. Pyrimme siihen, että käyttöoikeudet näkyisivät johdonmukaisesti. Resurssipostilaatikon kalentereiden tapauksessa jaettu kalenteritoiminto toimii kuitenkin edellä yksilöidyllä tavalla, ja vastaanottaja voi nähdä resurssikalenterin matkapuhelimessaan.

Tuetaanko kalenterin jakamista nyt Microsoft 365 -ryhmille?

Ei vielä, mutta paneudumme siihen piakkoin. Voit tällä hetkellä jakaa kalentereita vain yksittäisille käyttäjille tai käyttöoikeusryhmille.

Auttavatko nämä muutokset lisäämään kalenteriin useita edustajia?

Nämä parannukset, erityisesti nopeampi synkronointi, auttavat useita henkilöitä hallinnoimaan samaa kalenteria, mutta useiden edustajien skenaario ei ole näiden ensimmäisten parannusten tavoitteena. Parhaan käyttökokemuksen varmistamiseksi ainoastaan yhden edustajan tulisi hallita jaettua kalenteria.

Kalenterin parannusten aikajana eri asiakasohjelmissa

Alla on yhteenveto kalenterin parannusten tämänhetkisestä tilasta. Alla luetellut aikajanat voivat muuttua.

Parannukset

Verkko

PC*

Mac*

iOS

Android

Windows 10 Mobile

Kalenterin jakaminen yksinkertaistetuilla käyttöoikeuksilla

✔**

✔***

Ei suunnitteilla

Uudessa mallissa toimivan kalenterin hyväksyminen

✔**

✔***

Pikasynkronointi uuden mallin kautta

Ajantasainen kanava:
versio 1907

✔***

* Koskee vain asiakkaita, jotka ovat ostaneet Microsoft Officen kuukausi- tai vuositilauksen.

**Käytettävissä versiosta 1805 alkaen.

**Käytettävissä versiosta 16.23.326.1 alkaen.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Kalenterin jakaminen yrityksille tarkoitetussa Outlookin verkkoversiossa
Kalenterin delegointi yrityksille tarkoitetussa Outlookin verkkoversiossa
Jonkun toisen kalenterin hallinta Outlookin verkkoversiossa

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×