Kokouksen järjestäminen

Voit lähettää kokouspyynnön yhdelle tai useammalle henkilölle. Outlook seuraa, ketkä hyväksyvät pyynnön ja varaa kalenteriin ajan kokoukselle. Kun luot kokouspyynnön, voit lisätä liitteitä, määrittää sijainnin ja valita kokoukselle parhaan ajankohdan ajoitustoiminnon avulla.

Kokouksen ajoittaminen

  1. Luo kokouspyyntö jollakin seuraavista tavoista:

    • Valitse Saapuneet-kansiossa Uudet kohteet > Kokous tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl + Vaihto + Q.

      Ajoita kokous valitsemalla Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä ensin Uudet kohteet ja sitten Kokous.

    • Valitse Saapuneet-kansiossa Uusi kokous tai käytä näppäinyhdistelmää Ctrl + Vaihto + Q.

      Valintanauhan Uusi kokous -komento

    • Valitse Saapuneet-kansioon viestissä Vastaa Kokous-painikkeella.

      Valitse sähköpostiviestissä Vastaa kokouksella.
  2. Lisää osallistujia jommallakummalla seuraavista tavoista:

    • Lisää osallistujat kokouspyynnön Vastaanottaja-riville ja siirry vaiheeseen 4.

    • Jos käytät Microsoft 365- tai Exchange-tiliä, käytä Aikatauluavustajaa, jotta näet osallistujien aikataulut.

  3. Napsauta Aikatauluavustajassa joko nimesi alla olevaa ruutua ja kirjoita osallistujan nimi tai sähköpostiosoite tai Lisää osallistujia -painiketta, jotta saat osoitteiston näkyviin.

    Napsauta Aikatauluavustajassa osallistujan nimen vieressä olevaa kuvaketta ja merkitse osallistuja pakolliseksi osallistujaksi ,valinnaiseksi osallistujaksi tai resurssiksi. Kun alat kirjoittaa osallistujan nimeä, Outlook tarjoaa sinulle ehdotuksia perustuen henkilöihin, jotka olet tavannut tai joille olet lähettänyt sähköpostia hiljattain. Lisää osallistuja valitsemalla nimi luettelosta.

    Voit merkitä osallistujat pakollisiksi vai valinnaisiksi.
  4. Lisää kokouksen aihe, alkamisaika ja päättymisaika sekä sijainti.

    Outlook 2016:ssa ja Outlook for Microsoft 365:ssä voit aloittaa sijainnin nimen kirjoittamisen, esimerkiksi Fourth Coffee Shop tai Kokoustila 23, ja Outlook etsii sijaintivastineita. Valitse jokin ehdotuksista kyseisen sijainnin valitsemiseksi tai jatka kirjoittamista toisen sijainnin löytämiseksi.

    Vihje: Jos käytössäsi on Microsoft Exchange -tili tai Microsoft 365 -sähköpostitili, tarkista käytettävyys ja varaa tila valitsemalla Aikatauluavustaja ja sitten Huoneenhaku. Lisätietoja on artikkelissa Aikatauluavustajan ja huoneenhaun käyttäminen kokouksia varten Outlookissa.

  5. Jos haluat liittää tiedoston kokouspyyntöön, valitse Lisää -valikossa Liitä tiedosto ja valitse sitten lisättävä tiedosto.

  6. Jos et halua tehdä tapaamisesta toistuvaa kokousta, valitse Lähetä. Katso muussa tapauksessa ohjeet kohdasta Kokouksen muuttaminen toistuvaksi.

Jos käytät Outlook for iOS:ää, mobiililaitteesi voi muistuttaa sinua, kun sinun on lähdettävä, jotta ehdit tapaamisiisi ajoissa.

Ota Aika lähteä -toiminto käyttöön

  1. Valitse Outlook for iOS:ssä Asetukset > Aika lähteä.

  2. Valitse tuettu tili ja ota sitten Aika lähteä -toiminto käyttöön liukusäätimellä.

Huomautus: Aika lähteä -toiminto ei vielä ole käytettävissä Outlook for Androidissa. Vain Microsoft 365-, Outlook.com- ja joitakin Gmail-tilejä tuetaan.

Estä osallistujia lähettämästä kokousta edelleen

Jos käytät Microsoft 365:tä, voit kokouspyyntöä luodessasi estää kokouksen osallistujia lähettämästä kokouspyyntöä edelleen muille henkilöille. Tämä uusi vaihtoehto on käytettävissä ajantasaisen kanavan asiakkaille versioon 1808 päivittämisen jälkeen.

  • Ennen kuin lähetät kokouspyynnön, valitse Vastausvaihtoehdot > Salli edelleenlähetys antaaksesi osallistujille mahdollisuuden lähettää kokouspyyntö edelleen.

Lisätietoja on artikkelissa Kokouksen edelleenlähetyksen estäminen.

  1. Valitse Tapaaminen > Toistuva tapahtuma.

    Valintanauhan Toistuminen-komento

    Huomautus: Voit ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti pikanäppäimellä Ctrl+G.

  2. Valitse ensin haluamasi toistumisasetukset ja sitten OK.

    Huomautus: Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Kokoussarja‑välilehdeksi.

  3. Lähetä kokouspyyntö valitsemalla Lähetä.

Henkilön lisääminen aiemmin luotuun kokoukseen

Voit lisätä uuden osallistujan aiemmin luotuun kokoukseen.

Jos olet kokouksen omistaja:

  1. Avaa kokous kaksoisnapsauttamalla ja lisää kokoukseen osallistujia käyttämällä joko Vastaanottaja-riviä tai Aikatauluavustajaa.

  2. Valitse Lähetä ja valitse sitten jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Lähetä päivitykset vain lisätyille tai poistetuille osallistujille.

    • Lähetä päivitykset kaikille osallistujille.

Jos et ole kokouksen omistaja

  1. Avaa kokouspyyntö. Valitse valintanauhan Vastaa-ryhmässä Vastaa ja Lähetä edelleen. Lisää vastaanottajia kokouspyyntöön.

  2. Valitse Lähetä. Kokouksen omistaja saa ilmoituksen, että olet lähettänyt kokouspyynnön edelleen toiselle henkilölle. Lisätietoja on artikkelissa Kokouksen lähettäminen edelleen.

Kokousten lopettaminen ajoissa

Jos käytät Outlook for Microsoft 365:tä, voit nyt pyytää Outlookia lopettamaan kokouksesi muutaman minuutin aiemmin. Tämä auttaa säästämään aikaa siirtymiseen kokousten välillä. Voit valita eri kesto yli ja alle tunnin pituisille kokouksille.

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Kalenteri > Kalenterin asetukset

  2. Valitse Lopeta tapaamiset ja kokoukset ajoissa -valintaruutu.

    Kalenterin asetukset -valintaikkuna, jossa Päätä tapaamiset ja kokoukset aikaisemmin -valintaruutu on valittuna
  3. Valitse avattavista valikoista minuuttimäärät yli ja alle tunnin pituisille kokouksille ja valitse sitten OK.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×