Useimmat projektit alkavat microsoft Projectin ulkopuolella, usein yksinkertaisena tehtäväluettelona toisessa ohjelmassa. Kun olet valmis aloittamaan, voit kopioida tehtäväluettelon Wordissa, Outlookissa tai PowerPointissa ja liittää sen Projectiin menettämättä muotoilua tai jäsennysrakennetta. Voit myös kopioida ja liittää projectistasekä kopioida ja liittää kuvia Projectissa.
Tehtäväluettelon kopioiminen Wordissa, Outlookissa tai PowerPointissa
Esimiehesi voi esimerkiksi lähettää sinulle Wordissa luonnossuunnitelman, joka näyttää tältä:
-
Valitse Wordissa, Outlookissa tai PowerPointissa tehtäväluettelo, jonka haluat kopioida uuteen projektiin, ja paina näppäinyhdistelmää Ctrl+C.
Huomautus: Muista näyttää tehtävien väliset suhteet luettelomerkkien tai välilehtien avulla.
-
Luo uusi projekti valitsemalla Projectissa > uusi > uusi projekti.
-
Valitse Tehtävän nimi -sarakkeen ensimmäinen rivi.
-
Valitse Tehtäväruutu>liitätai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+V.
Tehtävät näkyvät Projectissa samalla fontilla, värillä ja jäsennysrakenteilla kuin Wordissa.
Project muuntaa luettelomerkeillä varustetun luettelon yhteenvetotehtäviin ja alitehtäviin, jolloin projektin järjestäminen on hyvä alku. Täältä voit valita useista eri tavoista:
-
Voit lisätä tehtäviin kestoja. Kun liität ne, alitehtävissä ei ole kestoa ja yhteenvetotehtävät on määritetty alkamaan ja päättymaan kuluvana päivänä.
-
Linkitä tehtävät niiden välisten riippuvuuksien luomiseen.
Kopioiminen ja liittäminen Projectista
Tarvitseeko sinun lähettää nopea tila? Kopioi tiedot Projectista ja liitä ne Outlookiin, Wordiin tai mihin tahansa Office-ohjelmaan. Projectissa luomasi muotoilu ja sarakeotsikot sisältyvät siihen.
-
Valitse Projectissa haluamasi tiedot minkä tahansa näkymän taulukko-osasta.
-
Valitse Tehtäväluettelo>Kopioitai paina Ctrl+C.
-
Avaa toinen ohjelma ja liitä tiedot. (Useimmissa tapauksissa voit valita Aloitus->Tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+V.)
Jos liität wordiin tai Outlookiin, voit muotoilla taulukon haluamallasi tavalla Officen taulukkotyökalujen avulla. PowerPointin, Vision ja Publisherin ohjelmissa taulukosta tulee muokattava kuva.
Kuvien kopioiminen ja liittäminen
Joskus raportit tarvitsevat enemmän hohtotyyppiä kuin tietotaulukko. Vaikka kuvia ei voi kopioida ja liittää Gantt-kaavioon, verkkokaavioon tai kalenteriin, Project tarjoaa useita tapoja jakaa suunnitelman visuaalisia tietoja:
-
Piirrä aikajana Lisää aikajana projektin kohokohtia mihin tahansa näkymään ja pudota se sitten tilaraporttiin, lähetä se ryhmälle sähköpostitse tai lisää se PowerPoint-diaan.
-
OfficeArt-raportin käyttö Projectin avulla voit luoda haluamiasi projektitietoja elinvoimaisia raportteja, kuten kaavioita, taulukoita ja linkkejä.
-
PDF-tiedoston luominen Säädä näkymää niin, että näet osat, jotka haluat jakaa, ja tallenna sitten projekti PDF-tiedostona.
-
Kopioiminen kuvanaValitse>Kopioi > Kopioikuva ja luo sitten gif-kuva, jonka voit käyttää muissa ohjelmissa, valitsemalla asetukset.
