Voit käyttää erilaisia asetuksia, kun määrität, liityt kokoukseen ja esität Lync kokouksessa. Nämä parhaat käytännöt auttavat käyttämään työtäsi helpottavia ja kokouskokemusta parantavia toimintoja.
Lync-kokouksen määrittäminen
Kokouksen ajoittaminen
-
Jos kyse on pienestä ja epämuodollisesta yrityksen sisäisestä kokouksesta, voit käyttää kokouksen oletusasetuksia sellaisenaan. Muista, että oletusasetuksia käytettäessä kaikki osallistujat ovat esittäjiä ja he voivat liittyä suoraan kokoukseen.
-
Jos kokoukseen liittyy jokin erityistarve ja kyse on esimerkiksi suuresta osallistujajoukosta, luottamuksellisista tiedoista tai ulkoisista asiakkaista, muista muuttaa kokousasetuksia tarpeen mukaan. Lisätietoja on artikkelissa Lync-kokousten asetusten määrittäminen.
Huomautus: Kokouksen osallistujien enimmäismäärä on 250.
-
Jos osallistujia on sekä henkilökohtaisesti että verkossa, voit suorittaa Lync-kokouksen kokoushuoneessa. Valitse Outlookissa Kokoushuoneiden hakutoiminto, jos haluat löytää ja lisätä kokoushuoneen haluamastasi rakennuksesta. Voit myös varata huoneen erikseen ja lisätä tiedon kokouskutsun Sijainti-ruutuun.
Varaesittäjän nimeäminen
Valitse varaesittäjä siltä varalta, että olet itse myöhässä. Varaesittäjä voi myös aloittaa tallentamisen, auttaa ja hallita osallistujia tai valvoa kokoukseen lähetettyjä kysymyksiä, jolloin voit keskittyä esitykseesi. Tämä on erityisen tärkeää, jos kokous tai tapahtuma on suuri.
Muista PIN-tunnuksesi
Et yleensä tarvitse PIN-tunnusta, kun soitat kokoukseen puhelimella. Sinut yhdistetään suoraan ja numerosi näkyy osallistujaluettelossa. Jos haluat soittaa vetäjänä tai todennettuna soittajana, sinua pyydetään antamaan PIN-koodi ja/tai työnumero tai alanumero.
Huomautus: Todennettuna soittajana soittaminen tarkoittaa, että kokous on suojattu ja sinun on tunnistauduttava ennen kokoukseen liittämistä.
PIN-tunnus kannattaa pitää saatavilla siltä varalta, että tarvitset sitä. Jos et muista PIN-tunnustasi, napsauta Unohditko PIN-tunnuksesi? -linkkiä kokouspyynnössä ja palauta salasana ohjeiden mukaan.
Koulutusasiakirjan tai linkin liittäminen kokouskutsuun
Jos kutsut osallistujia, jotka eivät tunne Lync, sisällytä kokouskutsuun ohjekoulutusasiakirja tai linkki Lync-koulutukseen, jotta he saavat lisätietoja kokousominaisuuksista ennen kokoukseen liittymistä.
Lync-kokoukseen liittyminen
-
Kirjaudu kokoukseen 10–15 minuuttia ennen kokouksen alkua, jotta ehdit määrittää tarvittavat asetukset ja ratkaista mahdolliset ongelmat.
-
Päätä ennen kokousta, käytätkö tietokoneen ääntä (Lync integroitua ääntä ja videota) vai puhelinta kokouksen ääniosaan.
-
Jos käytät tietokoneen ääntä, määritä ääni- ja videolaitteet ja tarkista äänen- ja kuvanlaatu. Voit käyttää tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia tai liittää kuulokemikrofonin. Lisätietoja on artikkelissa Lyncin äänitoimintojen määrittäminen, testaus ja vianmääritys.
-
Jos käytät puhelinta kokouksen äänitoimintoon, hyödynnä LyncSoita minulle -toimintoa. Valitse Yhdistä kokouksen äänet -ikkunassa Soita minulle: ja kirjoita puhelinnumero, johon haluat soitettavan. Kun käytät tätä toimintoa, sinun ei tarvitse antaa kokouksen tunnusta tai PIN-tunnusta.
-
Käytä mahdollisuuksien mukaan kuulokemikrofonia tietokoneen mikrofonin ja kaiuttimien sijaan, sillä äänenlaatu on silloin parempi.
-
Äänenlaatu vaihtelee verkkoyhteyden mukaan. Käytä langallista verkkoyhteyttä ja varmista, että tietokoneen langaton verkkoyhteys ei ole käytössä.
-
Kun olet liittynyt kokoukseen, vaimenna mikrofoni silloin, kun et puhu.
Esittäminen Lync-kokouksessa
-
Pyydä työtoveriasi kirjautumaan kokoukseen kanssasi, jotta voit tarkistaa äänen ja videokuvan laadun.
-
Tarkista kokouksen aikana käytettävissä olevat asetukset ja varmista, että olet ottanut käyttöön tai poistanut käytöstä oikeat osallistujatoiminnot. Tarkista esimerkiksi osallistujan oikeudet, sisällön näyttäminen ja huomautusten lisäämisoikeus.
-
Jos käytät PowerPointia:
-
Käytä enintään 15 diaa ja käytä niissä suurta fonttikokoa (vähintään 30 pistettä) ja yksinkertaista taustaa. Tämä helpottaa keskittymistä.
-
Lataa esitys etukäteen ja harjoittele diojen vaihtamiseen ja huomautusten lisäämiseen käytettäviä toimintoja. Voit esimerkiksi nostaa esille tärkeät kohdat käyttämällä laserosoitinta tai leimoja.
-
Kirjoita esittäjän muistiinpanoihin asiat, jotka haluat mainita. Lisätietoja on artikkelissa PowerPoint-diojen jakaminen Lync-kokouksessa.
-
-
Jos jaat työpöydän tai ohjelman:
-
Kun jaat ohjelman, muista, että osallistujat näkevät vain jaetut ohjelmat ja tiedostot. Jos siirryt muihin ohjelmiin, ne eivät näy kokouksessa.
-
Käytä työpöydän jakamista, jos sinun on vaihdeltava ohjelmia.
-
Valitse Lync-kokouksessa Esikatselu nähdäksesi, mitä osallistujat näkevät, kun jaat työpöydän tai ohjelman.
-
Kerro osallistujille, että he voivat suurentaa katselualuetta siirtymällä koko näytön tilaan.
Lisätietoja on artikkelissa Työpöydän tai ohjelman jakaminen Lync-kokouksessa.
-
-
Varaa kysymyksille riittävästi aikaa ja kerro osallistujille, että he voivat kirjoittaa kysymyksensä tai kommenttinsa kokouksen pikaviestialueelle.
-
Vaimenna itsesi, kun et puhu, ja varmista, että osaat tarvittaessa vaimentaa osallistujat tai poistaa vaimennuksen sekä Lync- että puhelimen kosketusäänikomennoilla, jos käytät puhelinta (kuulet komennot painamalla puhelimen valintapaneelin *1 ).
-
Kerro osallistujille kokouksen alussa, miten he voivat vaimentaa oman äänensä ja poistaa vaimennuksen.
-
Kokouksen pitäminen kokoushuoneessa
On hyvä antaa itsellesi aikaa valmistella huone ennen kokouksen alkua ja varmistaa, että Lync on määritetty toimimaan huoneen ääni- ja videolaitteiden kanssa.
-
Yhdistä tarvittaessa kannettava tietokone videotykkiin ja kokoushuoneen puhelimeen.
-
Vaimenna tietokoneesi mikrofoni ja kaiuttimet, jos kuuluu kaikua. Pyydä muita huoneessa olevia mykistämään mikrofoninsa ja kaiuttimensa, jos he ovat kirjautuneet Lync.
-
Voit yhdistää huoneen puhelimen tietokoneeseesi tai soittaa kokoukseen puhelimella.
-
Jos käytät huoneen videotykkiä, kytke johto tietokoneeseesi ja valitse sopiva näyttötapa. Valitse näppäimistössä Windows-näppäin + P, jolloin näet erilaisten näyttötapojen valikoiman:
-
Sama näyttö -vaihtoehto näyttää työpöydän sekä tietokoneen näytöllä että huoneen videotykin näkymässä.
-
Laajenna näyttö -vaihtoehto laajentaa työpöytää tietokoneen näytöltä huoneen videotykin näkymään.
-
Vain projektori -vaihtoehto näyttää työpöydän vain huoneen videotykin kautta.
-
Suosittelemme valintaa Sama näyttö, jotta näet kokouksen sekä omalla näytölläsi että huoneen isolla näytöllä.
