Nimi- tai osoitehakemiston ja muiden hakemistojen luominen

Wordin hakemisto-ominaisuus yhdistää tiedot yhteen tiedostoon, kuten jäsenyys hakemistoon, luetteloon tai osaluetteloon. Koska voit yhdistää useita tieto lähde tyyppejä, voit luoda raportteja tieto kannoista, kuten Accessista, käyttämällä Wordin muotoilu ominaisuuksia.

Esimerkki hakemiston yhdistämis toiminnosta

Asia kirjan käynnistäminen

  1. Avaa tyhjä asia kirja.

  2. Siirry kohtaan Postitukset > Aloita yhdistämisen > Hakemisto.

  1. Siirry kohtaan Postitukset > Valitse vastaanottajat.

  2. Valitse tietolähde. Katso lisätietoja kohdasta Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.

  3. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Jos haluat muokata postitusluetteloa, katso Yhdistäminen: Muokkaa vastaanottajia.

Älä tässä vaiheessa sisällytä tekstiä, jonka haluat tulostaa vain kerran tuloksena saatavaan hakemistoasiakirjaan.

  1. Kirjoita teksti, jonka haluat toistaa kussakin hakemiston kohdassa, kuten nimi: tai Osoite: yksittäisten tietueiden Tunnisteet.

  2. Napsauta tai napauta kohtaa, johon haluat sijoittaa yhdistettävät kentät, ja lisää sitten Yhdistä kenttä. Lisä tietoja on kohdassa yhdistämis kentät

    Vihjeitä: 

    • Jos haluat luoda taulukon, jossa on yksi tarra tai otsikko rivi, luo asia kirjan otsikko. Sijoita taulukon otsikko rivi ylätunnisteen sisälle. Aseta sitten Yhdistä-kentät asia kirjan leipä tekstiin.

    • Otsikon taulukon otsikko, taulukko leipä tekstissä

    • Tämä toimii hyvin pitkien hakemistojen kohdalla, jotka ulottuvat useille sivuille, sillä se luo jokaiselle sivulle ylätunnisteen.

    Et voi kirjoittaa Yhdistä kenttä merkkejä («») manuaalisesti. Tämä edellyttää Yhdistäminen-tehtäväruudun käyttämistä.

    Lisää Yhdistä kentät-valikko

    Jos yhdistämiskentät näkyvät aaltosulkeiden välissä, kuten { MERGEFIELD Osoite }, Word näyttää kenttäkoodit tuloskenttien sijasta. Tämä ei vaikuta yhdistämiseen, mutta sitä on vaikea muotoilla. Napsauta kenttä koodia hiiren kakkos painikkeella ja valitse pikavalikosta Näytä kenttä koodit .

    Vaihto kenttä koodien valitseminen

    Jos mikä tahansa osoitteen osa puuttuu, korjaa katsomalla kohta Yhdistäminen: Täsmää kentät.

  3. Toista vaihe 2 tarpeen mukaan.

  4. Kun olet suorittanut pääasia kirjan ja lisännyt kaikki yhdistettävät kentät, valitse tiedosto > Tallenna nimellä.

  1. Siirry postitus > Esikatsele tuloksia.

  2. Käytä Edellinen -ja Seuraava -painikkeita, jos haluat vierittää tietoja, tai Etsi haluamasi tietueet Etsi vastaanottajia -toiminnolla.

  3. Jos haluat muokata, palaa Yhdistä kenttä-näkymään valitsemalla Esikatsele tuloksia .

  1. Valitse Postitukset > & Yhdistä ja valitse Muokkaa yksittäisiä asia kirjoja. Näkyviin tulee 2 muuta vaihto ehtoa, mutta et voi käyttää niitä hakemiston kanssa.

  2. Valitse jokin seuraavista:

    • Jos haluat yhdistää kaikki tietueet, valitse Kaikki.

    • Jos haluat yhdistää vain asia kirja-ikkunassa näkyviin tulevaa tietuetta, valitse nykyinen tietue.

    • Jos haluat yhdistää tietue joukon, kirjoita tietue numerot Lähettäjä -ja mihin -kenttiin.

    Valitse OK.

  3. Lisää uudessa asia kirjassa teksti, jonka haluat tulostaa vain kerran, kuten ylä-ja alatunnisteet, sarake otsikot tai muut tekstit.

  4. Tallenna tai tulosta hakemisto tavallisen asiakirjan tapaan.

Asia kirjan käynnistäminen

  1. Avaa tyhjä asia kirja.

  2. Siirry kohtaan Postitukset > Aloita yhdistämisen > Hakemisto.

  1. Siirry kohtaan Postitukset > Valitse vastaanottajat.

  2. Valitse tietolähde. Katso lisätietoja kohdasta Tietolähteet, joita voi käyttää yhdistämisessä.

  3. Valitse Tiedosto > Tallenna.

Jos haluat muokata postitusluetteloa, katso Yhdistäminen: Muokkaa vastaanottajia.

Älä tässä vaiheessa sisällytä tekstiä, jonka haluat tulostaa vain kerran tuloksena saatavaan hakemistoasiakirjaan.

  1. Kirjoita teksti, jonka haluat toistaa kussakin hakemiston kohdassa, kuten nimi: tai Osoite: yksittäisten tietueiden Tunnisteet.

  2. Napsauta tai napauta kohtaa, johon haluat sijoittaa yhdistettävät kentät, ja lisää sitten Yhdistä kenttä. Lisä tietoja on kohdassa yhdistämis kentät

    Et voi kirjoittaa Yhdistä kenttä merkkejä («») manuaalisesti. Tämä edellyttää Yhdistäminen-tehtäväruudun käyttämistä.

    Jos yhdistämiskentät näkyvät aaltosulkeiden välissä, kuten { MERGEFIELD Osoite }, Word näyttää kenttäkoodit tuloskenttien sijasta. Tämä ei vaikuta yhdistämiseen, mutta sitä on vaikea muotoilla. CTRL-napsauta kenttä koodia ja valitse pikavalikosta Näytä kenttä koodit .

    Näytä pikavalikon kenttä koodit valittuna

    Jos mikä tahansa osoitteen osa puuttuu, korjaa katsomalla kohta Yhdistäminen: Täsmää kentät.

  3. Toista vaihe 2 tarpeen mukaan.

  4. Kun olet suorittanut pääasia kirjan ja lisännyt kaikki yhdistettävät kentät, valitse tiedosto > Tallenna nimellä.

  1. Siirry postitus > Esikatsele tuloksia.

  2. Käytä Edellinen -ja Seuraava -painikkeita, jos haluat vierittää tietoja, tai Etsi haluamasi tietueet Etsi vastaanottajia -toiminnolla.

  3. Jos haluat muokata, palaa Yhdistä kenttä-näkymään valitsemalla Esikatsele tuloksia .

  1. Valitse Postitukset > & Yhdistä ja valitse Muokkaa yksittäisiä asia kirjoja.

  2. Lisää uudessa asia kirjassa teksti, jonka haluat tulostaa vain kerran, kuten ylä-ja alatunnisteet, sarake otsikot tai muut tekstit.

  3. Tallenna tai tulosta hakemisto tavallisen asiakirjan tapaan.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×