Office 365-ryhmien käyttäminen sivuston posti laatikoiden sijaan

Huomautus: Tämä artikkeli on täyttänyt tarkoituksensa, ja se poistetaan pian. Jotta Sivua ei löydy -ongelmat voidaan välttää, kaikki tunnetut linkit sivuun poistetaan. Jos olet luonut linkkejä tähän sivuun, poista ne, jotta verkko pysyy yhtenäisenä.

Monet organisaatiot ovat käyttäneet sivuston posti laatikoita valitsemansa yhteistyövälineenä. Siinä on yhteinen posti laatikko, jonka avulla voit koordinoida ja tallentaa työryhmän tai projektiin liittyviä sähkö posteja yhdessä paikassa ja SharePoint-sivustossa, johon voit tallentaa kaikki yleiset tiedostosi. Koska ihmisten yhteistyö on muuttunut vuosien mittaan, Asiakkaat ovat kuitenkin pyytäneet ratkaisua, joka edistää aktiivista yhteistyömuotoa. Tämän vuoksi olemme poistaneet sivuston posti laatikot ja Kannustamme sinua siirtymään Office 365-ryhmiin, jotka takaavat paljon monipuolisemman yhteiskäyttökokemuksen.

Lisä tietoja päätöksestä on kohdassa sivuston posti laatikoiden poistumisesta.

Office 365:n ryhmien avulla voit valita joukon henkilöitä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä, ja luoda helposti resurssikokoelman heidän kanssaan jaettavaksi. Sinun ei tarvitse määrittää näiden resurssien käyttöoikeuksia manuaalisesti, koska jäsenet saavat automaattisesti tarvittavat käyttöoikeudet ryhmän työkaluihin, kun heidät lisätään ryhmään.

Office 365-ryhmät ylittävät sen, mitä sivuston posti laatikot tarjoavat ja sisältävät:

  • Vieras käyttö – sivuston posti laatikoissa ei voi käyttää organisaation ulkopuolisia henkilöitä. Ryhmien avulla voit tarjota vieraiden käyttöön sähköpostikeskustelut, tiedostot ja jopa jaetun OneNote-muistikirjan.

  • Yhteinen Saapuneet-kansio, jossa posti laatikossa perinteisesti olevat keskustelut tapahtuvat. Jaetussa Saapuneet-kansiossa voi suorittaa hakuja, joten se on ryhmän viestien elävä arkisto. Ryhmän uudet tulokkaat voivat etsiä tai selata historia tietoja uudelleen, jotta pääset nopeasti alkuun, mitä ryhmän kanssa on aiemmin kerrottu.

  • Jaettujen tiedostojen Kirjasto – ryhmällä on SharePoint-tiedosto Kirjasto, johon käyttäjät voivat tallentaa, jakaa ja tehdä yhteistyötä asia kirjoissa, työkirjoissa, esityksissä, kuvissa tai muissa tiedostoissa, joita he tarvitsevat työstämiseen.

  • Yhteinen kalenteri – ryhmä saa jaettuun kalenteriin ryhmän tapahtumien kirjaamisen. Jokainen ryhmän tilaama jäsen kutsutaan automaattisesti kalenteriin lähetettyihin tapahtumiin, jotta ne voivat halutessaan näkyä myös heidän Office 365-kalentereissaan.

  • Jaettu OneNote-muistikirja – Ryhmällä on automaattisesti jaettu OneNote-muistikirja, jonne ryhmän jäsenet voivat kerätä ja käsitellä tietoja yhdessä. Monet ryhmät luovat muistikirjan avulla elävän wikin, joka sisältää usein kysyttyjä kysymyksiä ja muita resursseja.

  • Sisältö on löydettävissä – Outlookin ryhmät ovat oletusarvoisesti julkisia organisaatiossasi, mikä tarkoittaa sitä, että organisaation muiden käyttäjien on helppo löytää ja liittyä ryhmään tai tarkastella sen sisältämiä materiaaleja. Jos ryhmän sisältö on luottamuksellista, voit muuttaa ryhmän yksityiseksi, mikä piilottaa sisällön muilta kuin jäseniltä ja vaatii ryhmän omistajaa hyväksymään ryhmään liittymisen pyynnöt.

  • Omatoiminen luonti-järjestelmänvalvojien ei tarvitse juuttua käyttäjien pyyn töihin luoda ryhmiä. Käyttäjät voivat luoda omia ryhmiään tarpeen mukaan. Jos haluat määrittää, ketkä organisaation käyttäjät voivat luoda ryhmiä, Katso, ketkä voivat luoda Office 365-ryhmiä.

Hakemiston hallinta

Hakemiston pitäminen hallinnassa on jokaisen järjestelmänvalvojan ongelma. Seuraavassa on joitakin työkaluja, jotka helpottavat Office 365-ryhmien käyttöä:

  • Nimeämis käytännöt – nimeämis käytäntöjen avulla voit määrittää, mitkä eivät ole hyväksyttäviä nimiä ryhmille. Tämä estää loukkaavien tai kiellettyjen nimien antamisen ryhmille. Lisäksi voit pakottaa yritys tason etu-tai jälki liitteet ryhmien nimiin.

  • Dynaaminen jäsenyys – Dynaamisen jäsenyyden avulla voit määrittää ryhmän jäsenyyden käyttämällä sääntöä, joka lisää (tai poistaa) ryhmän jäsenet aktiivisen hakemiston metatietojen (kuten osaston tai roolin) perusteella.

  • Piilotetun ryhmän jäsenyys – jos sinulla on syytä haluta, että ryhmäsi jäsen luettelo on luottamuksellinen, esimerkiksi jos jäsenet ovat opiskelijoita, voit piilottaa jäsen luettelon ulkopuoli ilta.

  • Luomisen käyttöoikeudet – Organisaatiossasi voi olla henkilöitä, joiden et halua voivan luoda uusia ryhmiä. Hakemiston luontioikeuksien hallintaan on useita tekniikoita.

  • Valvontalokit – Voit luottavaisemmin sallia käyttäjien luoda ryhmiä ja hallita ryhmäjäsenyyttä, koska Office 365 -ryhmien valvontalokien avulla voit selvittää, kuka on luonut tai poistanut tietyn ryhmän tai tehnyt muutoksia ryhmän jäsenyyksiin.

Toimitusten hallinta

Toimituksenhallinta antaa menetelmiä siihen, miten ryhmän viestit on lähetettävä tai vastaanotettava. Lisäksi on olemassa työkaluja, joilla voit valvoa kyseisten viestien kulkua.

  • Lähetä käyttäjänä tai Lähetä puolesta – Näiden asetusten avulla määritetyt käyttäjät voivat lähettää sähköpostiviestejä ikään kuin niiden lähettäjä olisi ryhmä tai ne lähetetään ryhmän puolesta.

  • Lähettäjän rajoitukset – Näiden asetusten avulla voit määrittää, kuka voi lähettää viestejä ryhmälle. Ryhmä voidaan määrittää sallimaan sähköpostiviestit ulkopuolisilta osapuolilta, mutta voit halutessasi rajoittaa oikeuden vain tietyille ulkopuolisille osapuolille.

  • Ulkoisten käyttäjien tuki – Kutsumalla ryhmään vieraita voit valita, sisällytetäänkö heidät ryhmän sähköpostikeskusteluihin.

  • Siirto säännöt-siirto säännöt toimivat ryhmille samalla tavalla kuin Exchangessa. Säännöt voivat etsiä viestit, jotka täyttävät tietyt ehdot ja voivat sitten toimia kyse isissä viesteissä.

  • Postivihjeet – Postivihjeet ovat informatiivisia viestejä, jotka näytetään käyttäjille, kun he ovat luomassa uutta viestiä. Ne voivat vähentää NDR-toimitusongelmaraporttien määrää varoittamalla käyttäjää, jos viesti on todennäköisesti siirtymässä ulkopuolisille osapuolille tai ylittää sanomakiintiöt.

  • Useita välityspalvelimen osoitteita – Ryhmällä voi olla aliaksia samalla tavoin kuin käyttäjän postilaatikolla. Välityspalvelimen lisäosoitteet voivat olla kätevät sellaisten viestin hyväksymiseen, jotka on lähetetty muihin aliaksiin, tai helpottamaan sellaisen ryhmän käyttöä, jonka nimi on pitkä tai vaikea kirjoittaa.

  • Lähetettävien/vastaanotettavien viestien enimmäiskoko - Nämä kiintiöt voivat auttaa vähentämään ongelmia ryhmän vastaanottaessa (tai lähettäessä) erittäin suuria viestejä, jotta voidaan paremmin hallita ryhmän tallennustilaa ja kaistanleveysvaatimuksia.

Sisältökäytännöt

Office 365 sisältää lisäksi joitakin työkaluja, joiden avulla voit hallita, millaista sisältöä jaetaan ryhmässä.

Käyttöohjeet – Voit määrittää Office 365 -ryhmille käyttöohjeet, joiden avulla voit tiedottaa käyttäjiä parhaista käytännöistä, jotka auttavat pitämään ryhmät tehokkaina, sekä sisäisistä sisältökäytännöistä.

Tietojen luokittelu – voit luoda mukautettavan tieto luokittelu järjestelmän Office 365-ryhmille, jotka mahdollistavat ryhmien erottamisen käytäntöjen tyypin mukaan (esimerkiksi luokittelematon, "yritys luottamuksellinen" tai "ylin salaisuus"). Tällä tavoin ryhmät voivat toimia organisaation muiden sisältöjen käytäntöjen mukaisesti. Laajennettavan käytännön avulla organisaatio voi määrittää pääte pisteen, jota kutsutaan aina, kun ryhmä luodaan tai sitä muutetaan, ja voit sen jälkeen toteuttaa omia käytäntöjä ryhmän luomista tai muuttamista varten.

Miksi tämä muutos tehdään?

Sivuston posti laatikot kannustivat passiiviseen yhteistyömuotoon. Kun yhteistyö on entistä kriittisempi nykyajan tiimeille, Asiakkaamme ovat yhä useammin pyytäneet ratkaisuja, jotka tuovat entistä aktiivisemman yhteistyökokemuksen. Siksi olemme päättäneet lopettaa sivuston posti laatikot ja mainostaa ryhmien käyttöä.

Ryhmien käytön aloittaminen on helppoa, ja voit käyttää niitä muutamassa minuutissa.

Luo SharePoint Online-ryhmäsivusto, joka sisältää Office 365-ryhmän, noudattamalla seuraavia ohjeita:

  1. Siirry SharePoint Onlineen. Pääset sinne kirjautumalla sisään Office 365-portaaliin osoitteessa https://www.Office.com ja napsauttamalla sitten sovellusten käynnistintä selaimen oikeassa yläkulmassa.

  2. Valitse SharePoint-aloitus sivulla + Luo sivusto ja valitse ryhmäsivusto

  3. Kirjoita uuden ryhmäsivuston nimi ja kuvaus avautuvassa ruudussa. Täytä organisaatiosi vaatimille muille kentille ja valitse Seuraava.

  4. Lisää omistajia ja jäseniä sivustoon seuraavassa ruudussa ja valitse sitten Suorita. Voit halutessasi lisätä samat jäsenet, jotka kuuluivat perinteiseen kokemus ryhmäsivustoon.

Juuri luotu SharePoint Online-ryhmäsivusto on nyt valmis käytettäväksi. Lisä tietoja on kohdassa ryhmäsivuston luominen SharePoint Onlinessa .

Jos haluat käyttää ryhmääsi, valitse sovellusten käynnistys ja siirry sähkö postiin. Löydät ryhmät -väli lehden kansiot -kohdassa, ja sinulle luodaan ryhmä, jolla on sama nimi kuin SharePointin sivuston nimellä. Tässä ryhmässä on keskustelu alueen muodossa oleva yhteinen posti laatikko, tiedostot-väli lehti, joka näyttää SharePoint-sivuston asia kirjat-sivun, ryhmä kalenterin ja muisti kirjan, jota voi tarkastella myös SharePoint-sivustosta.

Olet nyt valmis käyttämään ryhmää.

Entä olemassa olevat sivuston posti laatikot?

Ymmärrämme, että joillakin sinulla voi olla tärkeitä tietoja sivuston posti laatikoissa, jotka tarvitset toimintoihisi. Nykyiset sivuston posti laatikot toimivat jatkos Sakin yhtä aikaa.

Mitä teen, jos käytän Project Onlinea?

Jos olet Project Online -asiakas, et voi muodostaa yhteyttä SharePoint Online-ryhmäsivustoon. Voit kuitenkin jatkaa perinteisen käyttö kokemuksen projekti ryhmäsivustoa, joka toimii jatkos Sakin, vähentämällä mahdollisuutta luoda uusi sivuston posti laatikko. Jos tarvitset postituksen ratkaisua sivuston kanssa, suosittelemme luomaan uuden Office 365-ryhmän ja käyttämään sitä sähkö postissa. Lisä tietoja on kohdassa ryhmän luominen Outlookissa .

Käsittelemme parhaillaan pitkän aika välin ratkaisua ja ilmoitamme sinulle, kun meillä on ratkaisu.

Mitä seuraavaksi?

Olemme aloittaneet vuokra ajan hallinta työkalujen käyttöönoton, jotta voit yhdistää nykyiset SharePoint-ryhmä sivustot uusiin Office 365-ryhmiin. Katso lisä tietoja tästä viestistä.

Lisätietoja

Olemme valmiita auttamaan

Tämä artikkeli päivitettiin viimeksi 10. heinä kuuta, 2018 kommenttien seura uksena. Jos olet löytänyt näistä tiedoista apua, ja varsinkin jos et ole, kerro meille, miten voimme parantaa sitä käyttämällä alla olevia palaute toimintoja.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×