Pienen tärkeyden viestien lajitteleminen järjestely toiminnolla Outlook for Macissa

Järjestelytoiminto siirtää pienen tärkeyden viestit pois Saapuneet-kansiosta, jotta tärkeiden viestien tarkistaminen on helpompaa. Järjestelytoiminto analysoi aikaisempien toimintojen perusteella tapaasi käsitellä sähköpostiviestejä ja määrittää sen perusteella, mitkä viesteistä todennäköisimmin ohittaisit. Nämä viestit siirretään Tarpeettomat-kansioon, jossa niitä on mahdollista tarkastella myöhemmin.

Tärkeää: Tarvitset järjestelytoiminnon käyttöön

  • sähköpostin Exchange-palvelimessa

  • Microsoft 365.

Tarpeettomat-kansion sijainti

  1. Valitse Outlook for Mac vasemmanpuoleisesta ruudusta Exchange-tilisi. Se voi olla nimetty organisaatiosi mukaan (esimerkiksi Contoso).

  2. Valitse Tarpeettomat-kansio: järjestelytoiminto siirtää viestit tähän kansioon.

    Siirtyy Tarpeettomat-kansioon

Jos et näe Tarpeettomat-kansiota kansioluettelossa, et ehkä ole ottanut järjestelytoimintoa käyttöön. Lue ohjeet järjestelytoiminnon käyttöön ottamiseen.

Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Jos haluat ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä-asetuksen, Microsoft 365, joten sinun on kirjauduttava sisään Outlookin verkkoversio työpaikan tai oppi laitoksen tilillä.

  1. Avaa Outlookin verkkoversio ja valitse Asetukset Valitse Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Asetukset-kohdasta Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat.

    Kohdassa Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat

  3. Valitse oikeanpuoleisen ruudun tarpeettomat -kohdassaerottele tarpeettomat kohteetja valitse sitten Tallenna.

    Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Järjestelytoiminnon poistaminen käytöstä

  1. Avaa Outlookin verkkoversio ja valitse Asetukset Valitse Asetukset > Sähköposti.

  2. Valitse vasemmanpuoleisen ruudun Asetukset-kohdasta Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat.

    Kohdassa Sähköposti > Automaattinen käsittely > Tarpeettomat

  3. Poista oikeanpuoleisen ruudun tarpeettomat-kohdasta valinta ruutu, joka on erottele tarpeettomat kohteet-kohdan vieressä, ja valitse sitten Tallenna.

    Järjestelytoiminnon ottaminen käyttöön

Näin autat järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin

Sekä tarpeettomiksi viesteiksi että roskapostiksi lajiteltavat viestit suodatetaan pois, joten ne eivät näy Saapuneet-kansiossasi. Roska postiksi tunnistetut viestit siirretään automaattisesti roska posti-kansioon, ja mahdollisesti vaaralliset sisällöt, kuten linkit tai liitetyt ohjelmat, poistetaan käytöstä. Tämän jälkeen Outlook käsittelee säännöt, jos olet määrittänyt sen. Lisä tietoja säännöistä on Ohje aiheessa säännön luominen Outlook for Macissa.

Seuraavaksi järjestelytoiminto analysoi jäljellä olevat viestit aikaisempien toimintatapojesi perusteella ja suodattaa pois sellaiset viestit, jotka yleensä ohitat tai joihin et vastaa.

Seuraavien henkilöiden sähköpostiviestejä ei merkitä koskaan tarpeettomiksi:

  • sinä

  • Kuka tahansa hallinta ketjussa, jos oletMicrosoft 365 yritys käyttäjä.

  • Suoria raportteja, jos oletMicrosoft 365 yritys käyttäjä.

Järjestelytoiminto tarkistaa esimerkiksi seuraavien tekijöiden avulla, millaisia viestejä et tavallisesti lue:

  • lähettäjä

  • osallistumisesi keskusteluun

  • oletko ainoa vastaanottaja

  • tärkeys.

Järjestelytoiminto oppii ja mukautuu lukemistapojesi mukaisesti. Saattaa kestää muutaman päivän, ennen kuin järjestelytoiminto oppii käsittelemään sähköpostiviestejä haluamallasi tavalla, sillä järjestelmä tallentaa tiedon tekemistäsi valinnoista ja käsittelee sitten vastaavia viestejä jatkossa näiden tietojen perusteella. Voit auttaa järjestelytoimintoa oppimaan toimintatapasi nopeammin seuraavasti:

  • Jos näet vahingossa viestin, joka lähetettiin tarpeettomat-kansioon, valitse Sähkö posti viesti ja vedä se Saapuneet -kansioosi tai johonkin muuhun Saapuneet-kansioon.

  • Jos huomaat, että jokin pienen tärkeyden viesti on jäänyt Saapuneet-kansioosi, valitse ja vedä se Tarpeettomat-kansioon.

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×