Mitä enemmän sähköpostia lähetät ja vastaanotat, sitä suurempi Outlook-postilaatikkosi voi kasvaa. Suurien postilaatikoiden avaaminen ja hakeminen voi kestää kauemmin, ja monet sähköpostipalvelun tarjoajat, mukaan lukien Microsoft 365, rajoittavat postilaatikon enimmäiskokoa. Jos saat viestin, jonka mukaan postilaatikkosi koko on ylittynyt, viestien ja kansioiden poistaminen voi auttaa, mutta jos tallennat tietosi Outlookin datatiedostoon (.pst) tai Offline Outlookin datatiedostoon (.ost), datatiedoston koko ei välttämättä pienene automaattisesti.
Huomautus: Jos käytät POP-tiliä, kaikki sähköpostitilisi tiedot, mukaan lukien kansiot, sähköpostiviestit, yhteystiedot, kalenteri ja tehtävätiedot, tallennetaan Outlookin datatiedostoon (.pst). Jos käytät Microsoft 365-, Exchange-, IMAP- tai Outlook.com-tiliä, postilaatikon kopio tallennetaan Outlookin offline-datatiedostoon (.ost).
Jos haluat pienentää Outlookin datatiedoston (.pst) tai Offline Outlookin datatiedoston (.ost) kokoa, voit järjestää datatiedoston manuaalisesti. Valitse Outlook-versiosi alta, niin näet ohjeet .pst- tai .ost-tiedoston koon pienentämiseen.
Postilaatikon kokoa voi pienentää monella tavalla.
Postilaatikon uudelleenjärjestäminen -työkalun avulla voit tarkastella postilaatikon kokoa ja yksittäisiä kansioita. Tämän työkalun avulla voit myös etsiä vanhoja tai erittäin suuria viestejä, jotka haluat ehkä poistaa tai siirtää Outlookin datatiedostoon (.pst).
Suuren postilaatikon syynä on usein suuri Poistetut-kansio. Työkalussa on painike, jolla voit tarkastella Poistetut-kansion kokoa ja tyhjentää Poistetut-kansion.
Joskus Outlook tallentaa ristiriitaisia kohteita kansioon nimeltä Ristiriidat. Ristiriitoja ilmenee, kun sähköpostipalvelimeen tallennetun kohteen kopio ei ole synkronoitu paikalliseen tietokoneeseen tallennetun kohteen kopion kanssa. Postilaatikon puhdistustyökalu voi poistaa nämä ristiriidat puolestasi.
Postilaatikon puhdistustyökalun suorittaminen
-
Valitse Tiedosto-välilehti.
-
Valitse Työkalut > postilaatikon puhdistus.
-
Suorita haluamasi tehtävä valitsemalla Näytä postilaatikon koko, Etsi kohteita vanhempia kohteita, Etsi kohteita, jotka ovat suurempia kuin, Näytä poistettujen kohteiden koko, Tyhjennä poistetut kohteet -kansio, Näytä ristiriitojen koko tai Tyhjennä ristiriidat .
Tarpeettomien viestien poistaminen Keskustelujen puhdistaminen -toiminnon avulla
Pitkässä sähköpostiketjussa on usein lukuisia viestejä, jotka sisältävät kaikki samat tiedot kuin aiemmat viestit. Keskustelujen puhdistustoiminto voi poistaa tarpeettomat viestit automaattisesti. Lisätietoja on artikkelissa Tarpeettomien viestien poistaminen Keskustelun puhdistaminen -toiminnolla.
Suurten viestien etsiminen
Voit etsiä outlookin Haku-ruudusta kaikki tietyn kokoisia viestejä. Napsauta Haku-ruutua ja kirjoita: messagesize:>5 mt. Tämä löytää kaikki viestit, jotka ovat suurempia kuin 5 Mt. Voit poistaa osan tai kaikki näistä viesteistä tai siirtää ne toiseen Outlookin datatiedostoon (.pst). Lisätietoja kohteiden siirtämisestä on artikkelissa Viestin siirtäminen tai kopioiminen kansiosta toiseen.
Jos poistat kohteita Outlookin datatiedostosta (.pst) tai Offline Outlookin datatiedostosta (.ost), Outlook järjestää tiedoston automaattisesti taustalla käyttämättömänä aikana, kun et käytä tietokonetta, mutta Outlook on edelleen käynnissä.
Huomautus: Outlook järjestää tiedoston vain, jos tiedostossa on yli 20 % tyhjää tilaa (käyttämätöntä tilaa).
Voit myös aloittaa kompaktin prosessin manuaalisesti heti seuraavien ohjeiden avulla, minkä suorittaminen voi kestää useita minuutteja.
-
Poista kohteet, joita et halua säilyttää, ja tyhjennä Poistetut-kansio .
-
Valitse Tiedosto > tiliasetukset > tiliasetukset.
-
Valitse Datatiedostot-välilehdessä datatiedosto, jonka haluat järjestää uudelleen, ja valitse sitten Asetukset.
Huomautus: Jos käytät Exchange- tai Outlook.com -sähköpostitiliä, sinun on lisäksi napsautettava Lisäasetukset-välilehteä> Outlookin datatiedoston asetukset. -
Valitse Outlookin datatiedosto -valintaikkunassa Järjestä nyt ja valitse sitten OK.
Huomautus: Sinun ei tarvitse poistua Outlookista Outlookin datatiedoston uudelleenjärjestämisen jälkeen.
