Projektinhallinnan tavoite: projektitietojen viestittäminen

Viestintä työryhmän kanssa

Projekti tietojen välittäminen on usein vaikeaa, olipa kyse tila tietojen saamisesta tiimistä tai projektin tilan ilmoittamisesta johtajille.

Lue, milloin ja miten voit viestiä ja raportoida projekti tietoja. Muutoin toimiva yhteistyö kärsii ja projektin onnistuminen saattaa olla uhattuna.

Muita projektinhallinnan opassarjaan liittyviä artikkeleja on ohjeaiheessa Projektinhallinnan suunnittelu.

Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .

  • Luettela sidos ryhmät    Ennen kuin aloitat projektin, selvitä, ketkä sidos ryhmät ovat. Yksi varma keino viivyttää projektia on unohtaa kriittiset sidos ryhmät, joilla on mennyt/ei-vaikutus projektiin.

  • Viestintä paketin hankkiminen etuajassa    Suunnittele viestintä strategioita ja-prosesseja, ennen kuin projekti alkaa. Vielä parempi on, että viestintä prosessit näkyvät tehtävääsi projektin ensimmäisillä riveillä, jotta tämä yhteistyön kriittinen osa muuttuu kaikkien sitoutumiseksi.

  • Kommunikoi usein    Tehtävän tila tietojen kerääminen kerran viikossa on oikein, ennen kuin ne laajenevat. Jos lähetät useammin tietoja, työryhmän jäsenet saattavat lopettaa päivitysten lähettämisen, koska niiden valmistelussa on ylimääräistä aikaa.

  • Etsi ongelmia    Jos kaikki näyttää sujuvan hyvin, koska et ole kuullut mitään kielteistä, olet todennäköisesti menossa kohti ongelmia. Jopa parhaiten suorilla projekteilla on ongelmia. Työsi on löytää heidät, ennen kuin he kasvavat suuremmiksi ongelmiksi.

  • Käytä sopivaa tekniikkaa    Tutustu tiimin jäseneen ja sidos ryhmien viestintä tarpeisiin. Esimerkiksi työryhmän jäsenet, jotka raportoivat tehtävän tilasta, voivat haluta käyttää sähkö postia tai Project Onlinea, kun taas toimeenpaneva voi haluta hyvin esitellyn kaavion tai pivot-taulukon. Seuraavassa on luettelo ohjelmista, joiden avulla voit käyttää viestintää.

Sovellus

Hyvät puolet

Huonot puolet

Project

  • Sinulla on valmiit esitelmän työkalut kaikille sidos ryhmien ryhmille.

  • On helppo ymmärtää aika janan ja työryhmän Planner-näkymiä.

  • Vie tiedot Exceliin ja Visioon monimutkaisten tietojen viestintää varten.

  • Yrityksesi ei ehkä käytä Projectia.

  • Yrityksen projektit saattavat olla liian pieniä, jotta ne voivat hyödyntää tehokasta aikataulu ohjelmistoa.

Project Online

  • Sopii parhaiten edistyneeseen viestintään ja projekti tietojen raportointiin koko organisaatiossa.

  • Voi verrata useiden projektien tai projektien portfolioiden tilaa.

  • Pienemmät yritykset saattavat tarvita konsultin apua Project Onlinen asentamiseen ja käyttämiseen.

Excel

  • Project voi viedä tietoja Exceliin tarkennetun analyysin, kuten ANOVA-ja ansaitun arvon analyysin, avulla.

  • Ihanteellinen hankkeiden varhaiseen suunnitteluun tai korkean tason toimituksiin, jotka voidaan myöhemmin lisätä Projectiin.

  • Excelissä ei ole automatisoituja ajoitus ominaisuuksia monimutkaisiin projekteihin.

Word

  • Ihanteellinen aloitus vaiheessa, kun haluat jakaa suunnittelu asiakirjoja, kuten budjetteja ja toimituksia.

  • Ei ihanteellinen visuaalisille esityksille johto tason sidos ryhmille. Käytä sen sijaan Exceliä, visiota, PowerPointia tai Projectin omaa raportti toimintoa.

SharePoint

  • Tarjoaa synkronointi ominaisuuksia ilman Project Serveriä. Yksi tehtävä luettelon muutos näkyy toisessa.

PowerPoint

  • Sopii erinomaisesti vaikuttavaan esitykseen johto tason sidos ryhmille.

  • Analyytikot ja insinöörit voivat haluta tarkempia kaavioita monimutkaisesta budjetti analyysista.

Visio

  • Saattaa esittää liian paljon tietoja johto ryhmälle. Käytä sen sijaan Projectin omia raportti ominaisuuksia.

Microsoft Teams

  • Sopii erinomaisesti eri paikoissa oleville tiimeille. Voit jakaa projekti tietoja pikaviesteillä, äänellä, videolla tai verkko kokouksissa.

  • Saattaa edellyttää IT-osaston käyttöönottoa.

Projektin tietojen viestiminen

Project Onlinen tila päivitysten tarkistaminen

Jos ryhmäsi käyttää Project Onlinea, Lataa tehtävän tila päivitykset palvelimesta, ennen kuin voit kommunikoida työryhmän kanssa projektin edistymisestä.

Aikataulun etenemisen seuranta, yksinkertaisesta tavasta vaativaan

Edistymisen seuraamiseen on yksinkertaisia tapoja, ja monimutkaisia tapoja on olemassa. Löydä itsellesi parhaiten sopiva projekti ja tiimi.

Ansaitun arvon tietojen viestiminen

Ansaitun arvon tietojen kerääminen on kehittyneempi, mutta erittäin tehokas, askel kohti projektin suoritus kyvyn hyvää ja huonoa. Tästä hankkisivat korkean tason faktat, jotka sidos ryhmät haluavat nähdä.

Projektiraportin luominen

Projectissa voit luoda ja muokata upeita graafisia raportteja, jotka koskevat mitä tahansa haluamaasi projekti tietoa ilman mitään muita ohjelmia. Kun käsittelet projektia, raportit muuttuvat uusimpien tietojen mukaisiksi – manuaalista päivitystä ei tarvita.

Synkronoiminen SharePoint-tehtäväluettelon kanssa

Työryhmän jäsenet voivat tarkastella aika taulua ja päivittää työnsä SharePointissa, ja muutokset näkyvät Projectissa. Ja päinvastoin.

Käytä Microsoft 365

Projekti tietojen viestiminen Microsoft 365 avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain.

Tehtävien muutosten julkaiseminen palvelimessa

Kun teet muutoksia tehtäviin, Julkaise muutokset Project Onlinessa niin, että kaikilla on oikeat tiedot, jotta he voivat jatkaa työtään.

Kommunikoi Microsoft teamsin kanssa

Jos käyttäjät eivät voi tulla koko ukseen, voit jakaa projekti tietoja teamsin avulla. Voit jakaa PowerPoint-dioja, Excel-taulu koita tai OneNote-muisti kirjan projekti suunnitelmien jakamista varten. Käyttäjät voivat osallistua online-tapaamisiin heidän toimistossaan, kotona tai mobiililaitteella.

Palaa ohjeaiheeseen Projektinhallinnan suunnittelu

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×