Päivityskyselyn luominen ja suorittaminen

Tämän artikkelin sisältö

• Yleistä

• Päivityskyselyn käyttäminen

• Tietojen päivittäminen taulukosta toiseen

• Kyselyn suorittaminen Ei käytössä -tilasta huolimatta

• SQL-versio: UPDATE-komento

Yleistä

Etsi ja korvaa -toiminnon sekä päivityskyselyn yhteiset ominaisuudet ja erot:

Kuten Etsi ja korvaa -valintaikkunassakin, päivityskyselyn avulla voit määrittää, mikä arvo korvataan toisella ja mikä on uusi arvo.

Päivityskyselyllä voi tehdä myös seuraavat lisätoimet, joita Etsi ja korvaa -valintaikkunassa ei voi tehdä:

• määrittää ehtoja, jotka eivät vaihtele korvattavan arvon mukaan

• päivittää useita tietueita yhdellä kerralla

• muuttaa useiden taulukoiden tietueita samalla kerralla.

Päivityskyselyn käyttäminen

Paras tapa käyttää päivityskyselyä on luoda ensin hakukysely, joka tunnistaa päivitettävät tietueet ja muuntaa sitten tämä kysely päivityskyselyksi, jonka suorittamalla voit päivittää tietueet. Valitsemalla tiedot ensin voit varmistaa, että päivität oikeat tietueet ennen tietojen muuttumista.

Tietokannan varmuuskopioiminen

1. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja napsauta sitten Tallenna nimellä. 

2. Valitse näytön oikeasta reunasta Lisäasetukset-kohdasta Varmuuskopioi tietokanta.

3. Määritä Tallenna varmuuskopio nimellä -valintaikkunassa varmuuskopion sijainti ja nimi ja valitse Tallenna.

   Access sulkee alkuperäisen tiedoston, luo varmuuskopion ja avaa sitten alkuperäisen tiedoston uudelleen.

   Voit palata varmuuskopioon sulkemalla alkuperäisen tiedoston ja nimeämällä sen uudelleen, jolloin varmuuskopio voi käyttää alkuperäisen version nimeä. Anna alkuperäisen tiedoston nimi varmuuskopiolle ja avaa sitten uudelleen nimetty varmuuskopio Accessissa.

Sisältö

• Vaihe 1: Päivitettävät tietueet tunnistavan valintakyselyn luominen

• Vaihe 2: Tietueiden päivittäminen

Vaihe 1: Päivitettävät tietueet tunnistavan valintakyselyn luominen

1. Avaa päivitettävät tietueet sisältävä tietokanta.

2. Napsauta Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakenne. 

3. Valitse Taulukot-välilehti.

4. Valitse päivitettävät tietueet sisältävät taulukot, valitse Lisää ja valitse sitten Sulje.

   Taulukko tai taulukot näkyvät yhtenä tai useana ikkunana kyselyn suunnittelunäytössä, ja ikkunoissa on jokaisen taulukon kaikkien kenttien luettelo. Tässä kuvassa on kyselyn suunnittelunäyttö ja tyypillinen taulukko.

   

   1. Taulukko kyselyjen suunnittelutyökalussa

   2. Kyselyn rakenneruudukko

5. Kaksoisnapsauta taulukkoikkunoiden kenttiä, jotka haluat päivittää. Valitut kentät näkyvät kyselyn rakenneruudukon Kenttä-rivillä.

   Voit lisätä yhden taulukon kentän saraketta kohti kyselyn rakenneruudukkoon.

   Jos haluat lisätä taulukon kaikki kentät nopeasti, kaksoisnapsauta taulukkoikkunassa taulukon kenttäluettelon yläpuolella olevaa tähteä (*). Tässä kuvassa on kyselyn rakenneruudukko ja kaikki lisätyt kentät.

   

6. Jos haluat rajoittaa kyselyn tuloksia kenttien arvojen perusteella, anna kyselyjä rajoittavat ehdot kyselyn rakenneruudukon Ehdot-riville.

   Esimerkkiehtoja sisältävä taulukko

   Seuraavassa taulukossa on joitakin ehtoja ja niiden vaikutukset kyselyn tuloksiin.

   Huomautus: Monissa tämän taulukon ehdoissa käytetään yleismerkkejä, jotta kysely olisi joustavampi tai tehokkaampi.

   Ehdot	Vaikutus
   >234	Palauttaa kaikki luvut, jotka ovat suurempia kuin 234. Jos haluat esiin luvut, jotka ovat pienempiä kuin 234, kirjoita < 234.
   >="Cajhen"	Palauttaa kaikki tietueet nimestä Cajhen aakkosten loppuun.
   Between #2/2/2020# And #12/1/2020#	Palauttaa päivämäärät väliltä 2.2.-17.12.2017 (ANSI-89). Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä heittomerkkejä (') ristikkomerkkien (#) sijasta. Esimerkki: Välillä '2.2.2020' ja '12.12.2020' .
   Not "Saksa"	Etsii kaikki ne tietueet, joiden tarkka sisältö ei ole tarkalleen "Saksa". Ehto palauttaa kaikki ne tietueet, joissa on merkkejä sanan "Saksa" lisäksi, esimerkiksi "Saksa (euro)" tai "Eurooppa (Saksa)".
   Not "T*"	Etsii kaikki tietueet paitsi T-kirjaimella alkavat. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden (*) sijasta.
   Not "*t"	Etsii kaikki ne tietueet, jotka eivät pääty t-kirjaimeen. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden (*) sijasta.
   In(Kanada,UK)	Etsii luettelosta kaikki tietueet, joissa on sana Kanada tai UK.
   Like "[A-D]*"	Etsii tekstikentästä kaikki tietueet, jotka alkavat kirjaimilla A - D. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden (*) sijasta.
   Like "*ar*"	Etsii kaikki tietueet paitsi ne, jotka sisältävät merkkijonon"ar". Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä prosenttimerkkiä (%) tähden (*) sijasta.
   Like "Maison Dewe?"	Etsii kaikki tietueet, jotka alkavat sanalla "Maison" ja sisältävät viisikirjaimisen toisen merkkijonon, jonka neljä ensimmäistä kirjainta ovat "Dewe" ja viimeinen kirjain on tuntematon. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, käytä alaviivaa (_) kysymysmerkin (?) sijasta.
   #2/2/2020#	Etsii kaikki tietueet 2. helmikuuta 2020. Jos tietokanta käyttää ANSI-92-yleismerkkejä, lisää päivämäärään puolilainausmerkit (') ristikkomerkkien (#) sijaan. esimerkiksi ('2.2.2020').
   < Date() - 30	Palauttaa kaikki 30 päivää vanhemmat päivämäärät käyttämällä Date-funktiota.
   Date()	Palauttaa kaikki kuluvan päivän päivämäärän sisältävät tietueet käyttämällä Date-funktiota.
   Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())	Palauttaa kaikki kuluvan päivän päivämäärän ja kuluvasta päivästä kolme kuukautta sitten olleen päivämäärän välillä olevat tietueet käyttämällä Date- ja DateAdd-funktioita.
   Is Null	Palauttaa kaikki tietueet, jotka sisältävät Null-arvon (tyhjä tai määrittämätön arvo).
   Is Not Null	Palauttaa kaikki tietueet, jotka sisältävät arvon.
   ""	Palauttaa kaikki tietueet, jotka sisältävät tyhjän merkkijonon. Käytä tyhjiä merkkijonoja, kun haluat lisätä arvon pakolliseen kenttään, mutta et vielä tiedä, mikä kyseinen arvo on. Kenttä saattaa esimerkiksi vaatia faksinumeron, mutta joillakin asiakkailla ei ole faksilaitetta. Tällöin voit kirjoittaa numeron sijasta kahdet lainausmerkit ilman välilyöntiä ("").

7. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

8. Varmista, että kysely palauttaa tietueet, jotka haluat päivittää.

9. Jos haluat poistaa kenttiä, joita et halua ottaa mukaan kyselyn rakenteeseen, valitse poistettava kenttä ja paina DELETE-näppäintä.

10. Jos haluat lisätä kenttiä kyselyn rakenteeseen, vedä kyseiset kentät kyselyn rakenneruudukkoon.

Vaihe 2: Tietueiden päivittäminen

1. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäPäivitä.

   Tässä kerrotaan, kuinka voit muuttaa valintakyselyn päivityskyselyksi. Kun teet näin, Access lisää Päivitä-rivin kyselyn rakenneruudukkoon. Seuraavassa kuvassa on päivityskysely, joka palauttaa kaikki päivämäärän 5.1.2005 jälkeen ostetut esineet ja muuttaa sijainniksi Varasto 3 kaikkiin tietueisiin, jotka täyttävät kyseisen ehdon.

   

2. Etsi muutettavat tiedot sisältävä kenttä ja kirjoita haluamasi lause (muutosehto) kyseisen kentän Päivitä-riville.

   Voit käyttää Päivitä-rivillä mitä tahansa kelvollista lauseketta.

   Esimerkkilausekkeita sisältävä taulukko

   Seuraavassa taulukossa on joitakin lauseita sekä esimerkkejä siitä, kuinka ne muuttavat tietoja.

   Lauseke	Tulos
   "Myyjä"	Muuttaa Lyhyt teksti -kentässä tekstiarvoksi Myyjä.
   #8/10/20#	Muuttaa Päivämäärä/aika-kentässä päivämääräarvoksi 10.8.-20.8.
   Kyllä	Muuttaa Kyllä/Ei-kentässä Ei-arvon Kyllä-arvoksi.
   "ON" & [Osanumero]	Lisää kirjaimet "ON" kunkin määritetyn osanumeron eteen.
   [Yksikköhinta] * [Määrä]	Kertoo Yksikköhinta- ja Määrä-kenttien arvot toisillaan.
   [Rahti] * 1,5	Suurentaa Rahti-nimisen kentän arvoa 50 prosenttia.
   DSum("[Määrä] * [Yksikköhinta]", "Tilauksen tiedot", "[ProductID]=" & [ProductID])	Jos nykyisen taulukon Tuotetunnus-arvot vastaavat Tilaustiedot-taulukon Tuotetunnus-arvoa, lause päivittää myynnin kokonaismäärät kertomalla Määrä-nimisen kentän arvot Yksikköhinta-kentän arvoilla. Lauseke käyttää DSum-funktiota, koska se toimii käytettäessä useampaa kuin yhtä taulukkoa ja taulukon kenttää.
   Right([ToimituksenPostinumero], 5)	Poistaa teksti- tai numeromerkkijonon vasemmanpuoleiset merkit ja jättää viisi oikeanpuoleista merkkiä.
   IIf(IsNull([Yksikköhinta]), 0, [Yksikköhinta])	Muuttaa Null-arvon (tuntemattoman tai määrittämättömän arvon) nollaksi (0) Yksikköhinta-kentässä.

3. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

   Näyttöön tulee ilmoitussanoma.

4. Suorita kysely ja päivitä tiedot valitsemalla Kyllä.

   Huomautus: Kun suoritat kyselyn, saatat havaita, että jotkin kentät puuttuvat tulosjoukosta. Jos kysely sisältää kenttiä, joita et päivitä, Access ei oletusarvon mukaan näytä näitä kenttiä tuloksissa. Voit esimerkiksi sisällyttää kyselyyn tunnuskentät kahdesta taulukosta, jos haluat varmistaa, että kysely tunnistaa ja päivittää oikeat tietueet. Jos et päivitä näitä tunnuskenttiä, Access ei näytä niitä tuloksissa.

Sivun alkuun

Tietojen päivittäminen taulukosta toiseen

Kun sinun täytyy päivittää yhden taulukon tietoja toisen taulukon tiedoilla, muista, että lähde- ja kohdekenttien tietotyyppien on oltava samat tai yhteensopivat.

Kun päivität yhden taulukon tietoja toisen taulukon tiedoilla ja käytät yhteensopivia tietotyyppejä toisiaan vastaavien tietotyyppien sijasta, Access muuntaa näiden kenttien tietotyypit kohdetaulukossa. Sen takia ohjelma saattaa poistaa jotkin kohdekenttien tiedot. Kohdassa Tietotyyppimuuntojen rajoitukset luetellaan tapoja, joilla tietotyyppejä voidaan muuntaa ja joilla niitä ei voida muuntaa. Tämän osan taulukossa selitetään myös, kuinka tietotyypin muuntaminen saattaa muuttaa kentän joitakin tai kaikkia tietoja tai poistaa ne ja mitä tietoja ohjelma saattaa poistaa.

Tietojen päivitys taulukosta toiseen tapahtuu pääpiirteissään seuraavasti:

1. Luo päivityskysely ja lisää kyselyyn sekä lähde- että kohdetaulukot.

2. Liitä nämä taulukot niiden kenttien kohdalta, jotka sisältävät yhteydessä olevia tietoja.

3. Lisää kohdekenttien nimet kyselyn rakenneruudukon Kenttä-riville.

4. Lisää lähdekenttien nimet kyselyn rakenneruudukon Päivitä-riville käyttämällä seuraavaa syntaksia: [lähdetaulukko].[lähdekenttä].

Tässä jaksossa oletetaan, että käytät kahta samanlaista taulukkoa. Tässä esimerkissä Ostajat-taulukko on juuri saamassasi tietokannassa, ja se sisältää tuoreempia tietoja kuin Asiakkaat-taulukko. Huomaat, että jotkin esimiesten nimet ja osoitteet ovat muuttuneet. Sen takia päätät päivittää Asiakkaat-taulukon Ostajat-taulukon tiedoilla.

Päivityskyselyn luominen ja suorittaminen

1. Napsauta Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakenne. 

2. Valitse Lisää taulukoita.

3. Lisää lähde- ja kohdetaulukot kyselyyn kaksoisnapsauttamalla niitä. Jokainen taulukko näkyy ikkunana kyselyjen suunnittelutyökalussa..

4. Yleensä Access yhdistää toisiinsa liittyvät kentät automaattisesti. Jos haluat yhdistää toisiinsa liittyviä tietoja sisältävät kentät manuaalisesti, vedä haluamasi kenttä taulukosta toisen taulukon vastaavan kentän kohdalle.

   Jos käytät edellä esitettyjä mallitaulukoita, vedä OstajanTunnus-kenttä Asiakastunnus-kenttään. Access luo kenttien välille yhteyden taulukoissa ja liittää liittyvät tietueet käyttämällä tätä yhteyttä.

5. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Kyselytyyppi-ryhmästäPäivitä.

6. Kaksoisnapsauta kohdetaulukossa kenttiä, jotka haluat päivittää. Jokainen kenttä näkyy kyselyn rakenneruudukon Kenttä-rivillä.

   Jos käytät mallitaulukoita, lisää kaikki kentät lukuun ottamatta Asiakastunnus-kenttää. Huomaa, että kohdetaulukon nimi näkyy rakenneruudukon Taulukko-rivillä.

7. Lisää kyselyn Päivitä-riville lähdetaulukon nimi ja kohdetaulukon kenttää vastaavan lähdetaulukon kentän nimi jokaisessa sarakkeessa, joka sisältää kohdekentän, käyttämällä seuraavaa syntaksia: [Taulukko].[Kenttä], jossa taulukon ja kentän nimen ympärillä on hakasulkeet ja taulukon ja kentän nimet on erotettu toisistaan pisteellä.

   Tässä kuvassa näkyy osa rakenneruudukkoa käytettäessä mallitaulukoita. Pane merkille taulukon ja kenttien nimien syntaksi Päivitä-rivillä.

   

   Kun jatkat lukemista, muista, että taulukon ja kentän nimi on kirjoitettava Päivitä-riville oikein ja että välimerkkien on vastattava alkuperäisen taulukon ja kentän nimen välimerkkejä. Kirjainkoon ei kuitenkaan tarvitse olla sama.

8. Valitse Kyselyn rakennenäkymä -välilehden Tulokset-ryhmästäSuorita.

9. Kun ohjelma pyytää vahvistamaan päivityksen, valitse Kyllä.

Tietotyyppimuuntojen rajoitukset

Seuraavassa taulukossa luetellaan Accessin tietotyypit, selitetään tietotyyppien muuntamista koskevat rajoitukset ja kuvataan lyhyesti, mitä tietoja saattaa kadota muunnon aikana.

Sivun alkuun

Kyselyn estävän Ei käytössä -tilan lopettaminen

Jos yrität suorittaa muutoskyselyn ja näyttää siltä, että mitään ei tapahdu, tarkista, onko Accessin tilarivillä seuraava sanoma:

Ei käytössä -tila esti toiminnon tai tapahtuman suorittamisen.

Oletusarvoisesti Access poistaa käytöstä kaikki muutoskyselyt (päivitys-, liittämis- ja poistokyselyt sekä taulukon luovat kyselyt), ellei tietokanta ole luotetussa sijainnissa tai ellei tietokantaa ole allekirjoitettu ja määritetty luotetuksi. Jos asia ei ole näin, voit silti käyttää kyselyä nykyisessä tietokantaistunnossa napsauttamalla sanomapalkin Ota sisältö käyttöön -painiketta.

Sivun alkuun

SQL-versio: UPDATE-komento

Jos osaat käyttää SQL-kieltä, voit myös kirjoittaa UPDATE-komennon SQL-näkymässä. Jos haluat käyttää SQL-näkymää, luo uusi tyhjä kysely ja vaihda sitten SQL-näkymään.

Tässä osassa näytetään UPDATE-komennon esimerkkisyntaksi.