Hyvin suunniteltu tietokanta auttaa varmistamaan tietojen eheyden, mutta se on helpompi ylläpitää ja päivittää. Access-tietokanta ei ole tiedosto samassa mielessä kuin Microsoft Word -asiakirja tai Microsoft PowerPoint -diaesitys. Sen sijaan se on kokoelma objekteja, kuten taulukoita, lomakkeita, raportteja ja kyselyjä, jotka toimivat yhdessä, jotta ne toimivat oikein.

Käyttäjät syövät tietoja pääasiassa ohjausobjektien kautta. Tietyn ohjausobjektin toiminta riippuu pohjana olevan taulukon kentän tietotyypistä, kentän ominaisuuksista ja ohjausobjektille määritettyjen ominaisuuksien tyypistä. Harkitse myös muita tietokantatekniikoita, kuten kelpoisuuden tarkistamista, oletusarvoja, luetteloita ja hakuja sekä johdannaispäivityksiä. 

Lisätietoja tietojen päivittämisestä käyttäjäpistenäkymästä on kohdassa Tietueiden lisäämis-, muokkaus- ja poistotapoja.

Sisältö

Tietokannan rakenteen vaikutus tietojen syöttämiseen

Tietokannassa säilytettävät tiedot tallennetaan taulukoihin,jotka sisältävät tiettyä aihetta, kuten resursseja tai yhteystietoja, koskevat tiedot. Jokainen taulukon tietue sisältää tietoja yhdestä kohteesta, kuten tietystä yhteystiedosta. Tietue koostuu kentistä,kuten nimestä, osoitteesta ja puhelinnumerosta. Tietuetta kutsutaan yleensä riviksi, ja kenttää kutsutaan yleensä sarakkeeksi. Näiden objektien on noudatettava rakenneperiaatteita, tai tietokanta toimii huonosti tai epäonnistuu kokonaan. Nämä rakenneperiaatteet puolestaan vaikuttavat siihen, miten kirjoitat tietoja. Ota seuraavat seikat huomioon:

  • Taulukot    Access tallentaa kaikki tiedot yhteen tai useampiin taulukoihin. Taulukoiden määrä määräytyy tietokannan rakenteen ja monimutkaisuuden mukaan. Vaikka voit tarkastella lomakkeen, raportin tai kyselyn palauttamia tuloksia, Access tallentaa tiedot vain taulukoihin ja muut tietokannan objektit on luotu näiden taulukoiden päälle. Jokaisen taulukon tulisi perustua yhteen aiheeseen. Esimerkiksi työyhteystietojen taulukossa ei saa olla myyntitietoja. Jos näin käy, oikeiten tietojen etsiminen ja muokkaaminen voi olla vaikeaa, ellei mahdotonta.

  • Tietotyypit    Yleensä jokainen taulukon kenttä hyväksyy vain yhden tietotyypin. Et voi esimerkiksi tallentaa muistiinpanoja kenttään, joka hyväksyy numerot. Jos yrität kirjoittaa tekstiä kenttään, Access näyttää virhesanoman. Tämä ei kuitenkaan ole vaikeaa ja nopeaa sääntöä. Voit esimerkiksi tallentaa numeroita (kuten postinumeroita) Kenttään, joka on määritetty Lyhyt teksti -tietotyypiksi, mutta et voi suorittaa laskutoimituksia tiedoista, koska Access pitää niitä tekstikappaleena.

    Joissakin poikkeuksissa tietueen kenttien tulisi hyväksyä vain yksi arvo. Osoitekenttään voi esimerkiksi syöttää enintään yhden osoitteen. Tämä on Microsoft Excelin sijaan, jonka avulla voit lisätä minkä tahansa määrän nimiä tai osoitteita tai kuvia yhteen soluun, ellet määritä tätä solua hyväksymään rajoitettuja tietotyyppejä. 

  • Moniarvoiset kentät    Accessissa on moniarvoisen kentän ominaisuus, jonka avulla voidaan liittää useita tietoja yksittäiseen tietueeseen ja luoda useita arvoja hyväksyvät luettelot. Voit aina tunnistaa moniarvoisen luettelon, koska Access näyttää valintaruudun kunkin luettelokohteen vieressä. Voit esimerkiksi liittää Microsoft PowerPoint -diaesityksen ja minkä tahansa määrän kuvia tietokannan tietueeseen. Voit myös luoda nimiluettelon ja valita haluamasi nimen. Moniarvoisten kenttien käyttö saattaa vaikuttaa rikkovan tietokannan rakennesääntöjä, koska voit tallentaa useita tietueita taulukkokenttää kohti. Access kuitenkin pakottaa säännöt "taustalla" tallentamalla tiedot erityisissä, piilotetuissa taulukoissa.

  • Lomakkeiden käyttäminen    Yleensä luodaan lomakkeita silloin, kun haluat helpottaa tietokannan käyttöä ja varmistaa, että käyttäjät syöpitävät tiedot oikein. Lomakkeen ulkoasu määräytyy sen mukaan, miten tietoja muokataan lomakkeen avulla. Lomakkeet voivat sisältää minkä tahansa määrän ohjausobjekteja, kuten luetteloita, tekstiruutuja, painikkeita ja jopa taulukkoja. Kukin lomakkeen ohjausobjekteista joko lukee tietoja lomakkeen pohjana olevan taulukon kentästä tai kirjoittaa kenttään tietoa.

Lisätietoja on näkymässä Tietokannan suunnittelun perusteet,Taulukon luominen ja kenttien lisääminen.

Sivun alkuun

Kentän tai ohjausobjektin oletusarvon säätäminen

Jos suurella tietueiden kentällä, kuten kaupunki tai maa/alue, on sama arvo, voit säästää aikaa määrittämällä kenttään tai kenttään sidotun ohjausobjektin oletusarvon. Kun avaat lomakkeen tai taulukon uuden tietueen luontia varten, oletusarvo näkyy ohjausobjektissa tai kentässä.

Taulukossa

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Valitse kenttä näkymän yläreunassa.

  3. Valitse näkymän alareunassa Yleiset-välilehti.

  4. Määritä Oletusarvo-ominaisuudeksi arvo, jonka haluat.

Lomakkeessa

  1. Avaa lomake asettelu- tai rakennenäkymässä.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ohjausobjektia, jota haluat käyttää, ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Määritä Tiedot-välilehdessäOletusarvo-ominaisuudeksi arvo, jonka haluat.

Sivun alkuun

Tietojen rajoittaminen kelpoisuussääntöjen avulla

Voit tarkistaa Access-työpöytätietokantojen tiedot, kun kirjoitat ne kelpoisuussääntöjen avulla. Kelpoisuussäännöt voidaan määrittää joko taulukon rakennenäkymässä tai taulukon taulukkonäkymässä. Accessissa on kolmenlaisia kelpoisuussääntöjä:

  • Kentän kelpoisuussääntö    Kentän kelpoisuussäännön avulla voit määrittää ehdon, joka kaikkien kelvollisen kentän arvojen on täytettävä. Sinun ei tarvitse määrittää nykyistä kenttää säännön osaksi, ellet käytä kenttää funktiossa. Kenttään kirjoitettavia merkkejä voi olla helpompi rajoittaa syöttöpeitteen avulla. Esimerkiksi päivämääräkentässä voi olla kelpoisuussääntö, joka estää menneiden päivämääräarvojen käyttämisen.

  • Tietueen kelpoisuussääntö     Tietueen kelpoisuussäännön avulla voit määrittää ehdon, joka kaikkien kelvollisen tietueen on täytettävä. Voit vertailla eri kenttien arvoja tietueen kelpoisuussäännön avulla. Esimerkiksi tietue, jossa on kaksi päivämääräkenttää, saattaa edellyttää, että toisen kentän arvot edeltävät aina toisen kentän arvoja (esimerkiksi Alkamispäivä on ennen Päättymispäivää).

  • Lomakkeen tarkistus    Voit käyttää lomakkeen ohjausobjektin Kelpoisuussääntö-ominaisuutta määrittämään ehdon, joka kaikkien ohjausobjektiin lisättyjen arvojen on täytettävä. Kelpoisuussääntö-ominaisuus toimii samalla tavalla kuin kentän kelpoisuussääntö. Yleensä kentän kelpoisuussäännön sijaan käytetään lomakkeen kelpoisuussääntöä, jos sääntö liittyy käyttösijainnista riippumatta vain kyseiseen lomakkeeseen, eikä taulukkoon.

Lisätietoja on kohdassa Tietojen syöttämisen rajoittaminen kelpoisuussääntöjen avulla.

Sivun alkuun

Arvoluetteloiden ja hakukenttien käyttö

Accessissa on kahdenlaisia luettelotietoja:

  • Arvoluettelot    Ne sisältävät manuaalisesti syötetyt kovakoodattu arvojoukko. Arvot sijaitsevat kentän Rivilähde-ominaisuudessa.

  • Hakukentät    Ne hakevat arvoja toisesta taulukosta kyselyn avulla. Kentän Rivilähde-ominaisuus sisältää kyselyn eikä kovakoodatussa arvoluettelossa. Kysely noutaa arvoja vähintään yhdestä tietokannan taulukosta. Hakukenttä näyttää nämä arvot oletusarvoisesti luettelona. Sen mukaan, miten olet määrittänyt hakukentän, voit valita luettelosta yhden tai useamman kohteen.

    Huomautus    Hakukentät voivat sekoittaa uusia Access-käyttäjiä, koska kohteiden luettelo näkyy yhdessä sijainnissa (luettelo, jonka Access luo hakukentän tiedoista), mutta tiedot voivat sijaita toisessa sijainnissa (taulukossa, joka sisältää tiedot).

Access näyttää luettelotiedot oletusarvoisesti yhdistelmäruutuohjausobjektissa, mutta voit määrittää luetteloruutuohjausobjektin. Luettelon esittäminen avautuu yhdistelmäruutuun ja sulkeutuu valinnan jälkeen. Luetteloruutu sen sijaan pysyy aina avoimena.

Jos haluat muokata luetteloita, voit myös suorittaa Muokkaa luettelokohteita -komennon tai voit muokata tietoja suoraan lähdetaulukon Rivilähde-ominaisuudessa. Kun päivität hakukentän tiedot, päivität lähdetaulukon.

Jos luetteloruudun tai yhdistelmäruudun Rivilähteen tyyppi -ominaisuudeksi on määritetty Arvoluettelo, voit muokata arvoluetteloa, kun lomake on avoinna lomakenäkymässä. Et tarvitse siirtymistä rakennenäkymään tai asettelunäkymään, avata ominaisuusikkunan ja muokata ohjausobjektin Rivilähde-ominaisuutta aina, kun haluat tehdä muutoksia luetteloon. Jos haluat muokata arvoluetteloa, luetteloruudun tai yhdistelmäruudun Salli arvoluettelon muokkaukset -ominaisuuden arvon on oltava Kyllä.

Lisätietoja on kohdassa Vaihtoehtojen luettelon luominen luetteloruudun tai yhdistelmäruudun avulla.

Arvoluettelon muokkaamisen estäminen lomakenäkymässä

  1. Napsauta lomaketta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä taiAsettelunäkymä.

  2. Valitse ohjausobjekti napsauttamalla sitä ja tuo ominaisuusikkuna näkyviin painamalla F4-näppäintä.

  3. Määritä ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä Salli arvoluettelon muokkaukset -ominaisuuden arvoksiEi.

  4. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Tallennatai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+S Painikkeen kuva.

Arvoluettelon muokkaamiseen määritettävän toisen lomakkeen luominen

Accessissa on oletusarvoisesti sisäinen lomake arvoluettelon muokkaamista varten. Jos sinulla on toinen lomake, jota haluat käyttää tähän tarkoitukseen, voit kirjoittaa lomakkeen nimen Luettelokohteet Muokkaa lomaketta -ominaisuudessa seuraavasti:

  1. Napsauta lomaketta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä.

  2. Valitse ohjausobjekti napsauttamalla sitä ja tuo ominaisuusikkuna näkyviin painamalla F4-näppäintä.

  3. Napsauta ominaisuusikkunan Tiedot-välilehden Avattavan luettelon nuolta Luettelokohteet Muokkaa lomaketta -ominaisuusruudussa.

  4. Napsauta lomaketta, jota haluat käyttää arvoluettelon muokkaamiseen.

  5. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Tallenna taipaina näppäinyhdistelmää Ctrl+S Painikkeen kuva.

Lomakkeen hakukentän tutkiminen

  1. Avaa lomake asettelu- tai rakennenäkymässä.

  2. Napsauta luetteloruutua tai yhdistelmäruutuohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.

  3. Valitse ominaisuusikkunassa Kaikki-välilehti ja etsi Rivilähteen tyyppi- jaRivilähde-ominaisuudet. Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden tulee sisältää joko Arvoluettelo tai Taulukko/Kysely,ja Rivilähde-ominaisuudessa on oltava joko kohteiden luettelo, joka on erotettu toisistaan puolipisteillä tai kyselyllä. Saat lisää tilaa napsauttamalla ominaisuutta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Zoomaus tai painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto+F2.

    Yleensä arvoluetteloissa käytetään seuraavaa perussyntaksia: "kohde";" kohde";" kohde"

    Tässä tapauksessa luettelo on joukko kohteita, joita ympäröivät lainausmerkit ja jotka on erotettu toisistaan puolipisteillä.

    Valintakyselyt käyttävät tätä perussyntaksia: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    Tässä tapauksessa kysely sisältää kaksi lauseketta (SELECT ja FROM). Ensimmäinen lause viittaa taulukkoon tai kyselyyn ja tämän taulukon tai kyselyn kenttään. Toinen lause viittaa vain taulukkoon tai kyselyyn. Tässä on tärkeä muistettava asia: SELECT-lauseiden ei tarvitse sisältää taulukon tai kyselyn nimeä, vaikka se on suositeltavaa, ja niiden on sisällettävä vähintään yhden kentän nimi. Kaikkien FROM-lauseiden on kuitenkin viitattava taulukkoon tai kyselyyn. Näin voit aina etsiä hakukentän lähdetaulukon tai lähdekyselyn lukemalla FROM-lauseen.

  4. Tee jokin seuraavista.

    • Jos käytät arvoluetteloa, muokkaa luettelon kohteita. Varmista, että ympäröit jokaisen kohteen lainausmerkeillä ja erotat ne toisistaan puolipisteellä.

    • Jos hakuluettelon kysely viittaa toiseen kyselyyn, avaa toinen kysely rakennenäkymässä (napsauta kyselyä siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä). Huomaa kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa näkyvän taulukon nimi ja siirry sitten seuraavaan vaiheeseen.

      Jos hakukentän kysely viittaa taulukkoon, ota huomioon taulukon nimi ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

  5. Avaa taulukko taulukkonäkymässä jamuokkaa sitten luettelokohteita tarpeen mukaan.

Taulukon hakukentän tutkiminen

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Napsauta tai muutoin sijoita kohdistus kyselyn rakenneruudukon yläosan Tietotyyppi-sarakkeeseen teksti-, luku- tai Kyllä/Ei-kenttään.

  3. Valitse taulukon rakenneruudukon alaosassa Haku-välilehti ja katso sitten Rivilähteen tyyppi- jaRivilähde-ominaisuuksia.

    Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden on luettava arvoluettelo tai taulukko/kysely.Rivilähde-ominaisuudessa on oltava arvoluettelo tai kysely.

    Arvoluettelot käyttävät seuraavaa perussyntaksia: "kohde";" kohde";" kohde"

    Tässä tapauksessa luettelo on joukko kohteita, joita ympäröivät lainausmerkit ja jotka on erotettu toisistaan puolipisteillä.

    Yleensä valintakyselyt käyttävät seuraavaa perussyntaksia: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    Tässä tapauksessa kysely sisältää kaksi lauseketta (SELECT ja FROM). Ensimmäinen lause viittaa taulukkoon tai kyselyyn ja tämän taulukon tai kyselyn kenttään. Toinen lause viittaa vain taulukkoon tai kyselyyn. Tässä on tärkeä muistettava asia: SELECT-lauseiden ei tarvitse sisältää taulukon tai kyselyn nimeä, vaikka se on suositeltavaa, ja niiden on sisällettävä vähintään yhden kentän nimi. Kaikkien FROM-lauseiden on kuitenkin viitattava taulukkoon tai kyselyyn. Näin voit aina etsiä hakukentän lähdetaulukon tai lähdekyselyn lukemalla FROM-lauseen.

  4. Tee jokin seuraavista.

    • Jos käytät arvoluetteloa, muokkaa luettelon kohteita. Varmista, että ympäröit jokaisen kohteen lainausmerkeillä ja erotat ne toisistaan puolipisteellä.

    • Jos hakukentän kysely viittaa toiseen kyselyyn, avaa toinen kysely siirtymisruudussa rakennenäkymässä (napsauta kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rakennenäkymä). Huomaa kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa näkyvän taulukon nimi ja siirry sitten seuraavaan vaiheeseen.

      Jos hakukentän kysely viittaa taulukkoon, ota huomioon taulukon nimi ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

  5. Avaa taulukko taulukkonäkymässä jamuokkaa sitten luettelokohteita tarpeen mukaan.

Sivun alkuun

Tietojen poistaminen arvoluettelosta tai hakukentästä

Arvoluettelon kohdat sijaitsevat samassa taulukossa kuin muut tietueen arvot. Hakukentän tiedot sen sijaan sijaitsevat yhdessä tai useammin muissa taulukoissa. Jos haluat poistaa tietoja arvoluettelosta, avaa taulukko ja muokkaa kohteita.

Tietojen poistamisessa hakuluettelosta tarvitaan lisävaiheita, ja nämä vaiheet määräytyvät sen mukaan, hakeeko hakuluettelon kysely tiedot taulukosta vai toisesta kyselystä. Jos hakuluettelon kysely perustuu taulukkoon, voit tunnistaa kyseisen taulukon ja kentän, joka sisältää luettelossa näkyvät tiedot. Voit sitten avata lähdetaulukon ja muokata kentän tietoja. Jos hakuluettelon kysely perustuu toiseen kyselyyn, avaa kyseinen toinen kysely, etsi lähdetaulukko ja kenttä, joista toinen kysely hakee tiedot, ja muuta arvoja kyseisessä taulukossa.

Tietojen poistaminen arvoluettelosta

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Valitse rakenneruudukon yläosassa taulukon kenttä, joka sisältää arvoluettelon.

  3. Valitse ruudukon alaosassa Haku-välilehti ja etsi sitten Rivilähde-ominaisuus.

    Arvoluettelon kohdat ovat oletusarvoisesti lainausmerkeissä, ja kohdat on erotettu toisistaan puolipisteillä:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Poista luettelosta kohtia tarpeen mukaan. Muista poistaa poistettavia kohtia ympäröivät lainausmerkit. Älä myöskään säilytä etupuolipistettä äläkä jätä puolipistepareja (;;) yhteen, ja jos poistat luettelon viimeisen kohdan, poista viimeinen puolipiste.

    Tärkeää    Jos poistat kohdan arvoluettelosta ja taulukon tietueet käyttävät poistettua kohtaa, poistettu kohta pysyy tietueen osana, kunnes muutat sitä. Oletetaan esimerkiksi, että yritykselläsi on varasto paikkakunnalla A, mutta yritys myy kyseisen rakennuksen. Jos poistat Paikkakunta A -kohdan varastoluettelosta, Paikkakunta A -kohta näkyy taulukossa, kunnes muutat kyseisiä arvoja.

Tietojen poistaminen hakukentästä

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Valitse hakukenttä rakenneruudukon yläosassa.

  3. Valitse ruudukon alaosassa Haku-välilehti ja etsi sitten Rivilähteen tyyppi- ja Rivilähde-ominaisuudet.

    Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvon pitäisi olla Taulukko/kysely, ja Rivilähde-ominaisuudessa on oltava kysely, joka viittaa taulukkoon tai toiseen kyselyyn. Hakukenttien kyselyt alkavat aina sanalla SELECT.

    Yleensä (mutta ei aina) valintakyselyssä käytetään seuraavaa perussyntaksia: Valitse [taulukon_tai_kyselyn_nimi]. [ kentän_nimi] FROM [taulukon_tai_kyselyn_nimi].

    Tässä tapauksessa kysely sisältää kaksi lauseketta (SELECT ja FROM). Ensimmäinen lause viittaa taulukkoon ja taulukon kenttään. Vastaavasti toinen lauseke viittaa vain taulukkoon. Muista asia: FROM-lause kertoo aina lähdetaulukon tai -kyselyn nimen. SELECT-lauseet eivät aina sisällä taulukon tai kyselyn nimeä, vaikka ne sisältävät aina vähintään yhden kentän nimen. Kaikkien FROM-lauseiden on kuitenkin viitattava taulukkoon tai kyselyyn.

  4. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos hakukentän kysely viittaa toiseen kyselyyn, avaa kysely rakennenäkymässä napsauttamalla ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä Muodostin-painike vieressä). Kirjoita muistiin taulukon nimi, joka näkyy kyselyjen suunnittelutyökalun yläosassa, ja jatka sitten vaiheeseen 5.

    • Jos hakukentässä oleva kysely viittaa taulukkoon, kirjoita muistiin taulukon nimi ja jatka sitten vaiheeseen 5.

  5. Avaa lähdetaulukko taulukkonäkymässä.

  6. Etsi kenttä, joka sisältää hakuluettelossa käytetyt tiedot, ja muokkaa sitten tietoja tarpeen mukaan.

Sivun alkuun

Tietotyyppien vaikutus tietojen syöttämiseen

Kun suunnittelet tietokantataulukkoa, voit valita tietotyypin kullekin taulukon kentälle. Tämä prosessi varmistaa tietojen tarkemman syöttämisen.

Tietotyyppien tarkasteleminen

Tee jokin seuraavista:

Taulukkonäkymän käyttö

  1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä.

  2. Katso Tietotyyppi-luettelonarvoa Kentät-välilehden Muotoilu-ryhmässä. Arvo muuttuu, kun siirrät kohdistimen taulukon eri kenttiin:

    Tietotyyppi-luettelo

Rakennenäkymän käyttö

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Katso rakenneruudukkoa. Ruudukon yläosassa näkyy kunkin taulukon kentän nimi ja tietotyyppi.

    Rakennenäkymän kentät

Tietotyyppien vaikutus tietojen syöttämiseen

Kullekin taulukon kentälle määritetty tietotyyppi määrittää ensimmäiseksi kentälle sallitun tietotyypin. Joissakin tapauksissa, kuten Pitkä teksti -kentässä, voit kirjoittaa mitä tahansa tietoja. Joissakin tapauksissa, kuten Laskuri-kentässä, kentän tietotyyppiasetus estää sinua lisäämästä mitään tietoja. Seuraavassa taulukossa on luettelo Access tietotyypeistä ja niiden vaikutus tietojen syöttyyn.

Lisätietoja on tyypeissä Access-työpöytätietokannoista sekä kentän tietotyyppiasetuksen muokkaaminen tai muuttaminen.

Tietotyyppi

Vaikutus tietojen syöttämiseen

Lyhyt teksti

Huomaa, että Access 2013:sta alkaen Teksti-tietotyyppien nimenä on Lyhyt teksti.

Lyhyet tekstikentät hyväksyvät joko tekstiä tai numeerisia merkkejä, mukaan lukien erotinmerkkejä sisältävät kohteet. Tekstikentässä voi olla pienempi määrä merkkejä kuin Pitkä teksti -kentässä – 0–255 merkkiä. Joissakin tapauksissa voit suorittaa muuntofunktioilla laskutoimituksia Lyhyt teksti -kentän tiedoista.

Pitkä teksti

Huomaa, että Access 2013:sta alkaen Muistio-tietotyyppien nimenä on Pitkä teksti.

Voit kirjoittaa kenttään suuria määriä tekstiä ja numeerisia tietoja, kun kentässä on enintään 64 000 merkkiä. Lisäksi voit määrittää kentän tukemaan RTF-muotoilua, ja voit käyttää tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Wordissa, tavallisesti löydetyn muotoilun tyyppiä. Voit esimerkiksi käyttää eri fontteja ja fonttikokoja tekstin tiettyihin merkkeihin ja lihavoida tai kursiivilla ja niin edelleen. Voit lisätä tietoihin myös HTML (Hypertext Markup Language) -tunnisteita. Lisätietoja on kohdassa RTF-kentän lisääminen tai lisääminen.

Pitkä teksti -kentillä on lisäksi ominaisuus nimeltä Vain liittäminen. Kun otat tämän ominaisuuden käyttöön, voit liittää uusia tietoja Pitkä teksti -kenttään, mutta et voi muuttaa aiemmin luotuja tietoja. Ominaisuus on tarkoitettu käytettäväksi sovelluksissa, kuten seurantatietokannoista, joissa sinun on ehkä säilytettävä pysyvä tietue, joka pysyy muuttumattomana. Kun siirrät kohdistimen Pitkä teksti -kenttään niin, että Vain liittäminen -ominaisuus on käytössä, kentän teksti katoaa oletusarvoisesti. Et voi käyttää mitään muotoiluja tai muita muutoksia tekstissä.

Kuten Lyhyt teksti -kentissä, voit myös suorittaa muuntofunktioita Pitkä teksti -kentän tietoihin.

Numero

Voit kirjoittaa vain lukuja tämäntyyppisissä kentässä ja voit suorittaa laskutoimituksia Luku-kentän arvoille.

Suuri luku

Huomaa, että Suuri luku -tietotyypit ovat käytettävissä vain Microsoft 365-tilausversiossa.

Voit kirjoittaa vain lukuja tämäntyyppisissä kentässä ja voit suorittaa laskutoimituksia Suuri luku -kentän arvoille.

Katso lisätietoja Suuri luku -tietotyypin käyttäminen.

Päivämäärä ja aika

Tämäntyyppisssä kentässä voi kirjoittaa vain päivämääriä ja kellonaikoja. 

Voit määrittää kentälle syöttörajoitteen (literaali- ja paikkamerkkien sarjan, joka tulee näkyviin, kun valitset kentän), sinun on kirjoitettava tiedot välilyönneiksi ja muodon mukaan, jotka maski tarjoaa. Jos esimerkiksi näet maskin, kuten MMM_DD_YYYY, kirjoita 11.10.2017 välilyönneillä. Et voi kirjoittaa kuukauden koko nimeä tai kaksinumeroista vuosiarvoa. Lisätietoja on kohdassa Tietojen syöttömuotojen hallinta syöttörajoitteen avulla.

Jos et luo syöttörajoitinta, voit kirjoittaa arvon käyttämällä mitä tahansa kelvollista päivämäärä- tai kellonaikamuotoa. Voit esimerkiksi kirjoittaa 11. lokakuuta 2017, 11.10.2017, 11. lokakuuta 2017 ja niin edelleen.

Voit myös käyttää kentässä näyttömuotoa. Jos syöttörajoite ei ole näkyvissä, voit kirjoittaa arvon lähes missä tahansa muodossa, mutta Access näyttää päivämäärät näyttömuodon mukaisesti. Voit esimerkiksi kirjoittaa 11.10.2017, mutta näyttömuoto voidaan määrittää niin, että arvo näkyy muodossa 11.10.2017.

Lisätietoja on kohdassa Lisää tämän päivän päivämäärä.

Valuutta

Tämäntyyppisssä kentässä voi kirjoittaa vain valuutta-arvoja. Sinun ei myöskään tarvitse kirjoittaa valuuttasymbolia manuaalisesti. Access käyttää oletusarvoisesti Windowsin alueasetuksissa määritettyä valuuttamerkkiä (¥, £, $ja niin edelleen). Voit muuttaa tätä valuuttasymbolia vastaamaan tarvittaessa eri valuuttaa.

Laskuri

Et voi kirjoittaa tai muuttaa tämäntyyppisen kentän tietoja milloin tahansa. Access kasvattaa Laskuri-kentän arvoja aina, kun taulukkoon lisätään uusi tietue.

Laskettu

Et voi kirjoittaa tai muuttaa tämäntyyppisen kentän tietoja milloin tahansa. Tämän kentän tulokset määräytyvät määritetyn lausekkeen mukaan. Access päivittää lasketun kentän arvot aina, kun lisäät taulukkoon uuden tietueen tai muokkaat sitä.

Kyllä/Ei

Kun napsautat kenttää, joka on määritetty tälle tietotyypille, Access näyttää valintaruudun tai avattavan luettelon sen mukaan, miten muotoilet kentän. Jos muotoilet kentän näyttämään luettelon, voit valita luettelosta joko Kyllä, Ei,Tosi tai Epätosi tai Käytössä tai Ei käytössä kentässä käytetyn muotoilun mukaan. Et voi kirjoittaa arvoja luetteloon tai muuttaa luettelon arvoja suoraan lomakkeesta tai taulukosta.

OLE-objekti

Tämäntyyppistä kenttää käytetään, kun haluat näyttää toisessa ohjelmassa luodun tiedoston tiedot. Voit esimerkiksi näyttää tekstitiedoston, Excel-kaavion tai PowerPoint-diaesityksen OLE-objektikentässä.

Liitteiden avulla voit tarkastella tietoja muista ohjelmista nopeammin, helpommin ja joustavammin.

Hyperlinkki

Voit kirjoittaa tämäntyyppiseen kenttään mitä tahansa tietoja ja Access rivittää ne verkko-osoitteeseen. Jos esimerkiksi kirjoitat arvon kenttään, Access ympäröi tekstin http://www.your_text.com. Jos kirjoitat kelvollisen verkko-osoitteen, linkki toimii. Muussa tapauksessa linkki aiheuttaa virhesanoman.

Myös aiemmin luotujen hyperlinkkien muokkaaminen voi olla vaikeaa, koska hyperlinkkikentän napsautus hiirellä käynnistää selaimen ja vie linkin sivustolle. Jos haluat muokata hyperlinkkikenttää, valitse viereinen kenttä, siirrä kohdistus hyperlinkkikenttään sarkaimilla tai nuolinäppäimillä ja ota muokkaus käyttöön painamalla F2-näppäintä.

Liite

Voit liittää tietoja muista ohjelmista tämäntyyppiseen kenttään, mutta et voi kirjoittaa tai muuten kirjoittaa teksti- tai numeerisia tietoja.

Lisätietoja on kohdassa Tiedostojen ja kuvien liittäminen tietokannan tietueisiin.

Ohjattu haku

Ohjattu hakukentän luominen ei ole tietotyyppi. Ohjatun toiminnon avulla voit sen sijaan luoda kahdentyyppisiä avattavan luettelon: arvoluetteloita ja hakukenttiä. Arvoluettelo käyttää erotinmerkkejä, jotka on syötetty manuaalisesti ohjatun hakukentän luomisen avulla. Nämä arvot voivat olla riippumattomia muista tietokannan tiedoista tai objekteista.

Hakukenttä sen sijaan hakee kyselyn avulla tietoja yhdestä tai useamman tietokannan muista taulukoista. Hakukenttä näyttää tiedot avattavassa luettelossa. Ohjattu hakukentän luominen määrittää oletusarvoisesti taulukon kentän tietotyypiksi Luku.

Voit käyttää hakukenttiä suoraan taulukoissa sekä lomakkeissa ja raporteissa. Hakukentän arvot näkyvät oletusarvoisesti yhdistelmäruuduksi kutsutuksi luetteloohjausobjektityypiksi eli luetteloksi, jossa on avattavan luettelon nuoli:

Tyhjä hakuluettelo

Voit myös käyttää luetteloruutua, jossa näkyy useita kohteita vierityspalkin avulla, jos haluat nähdä lisää kohteita:

Perusluetteloruutuohjausobjekti lomakkeessa

Sen mukaan, miten olet määrittänyt hakukentän ja yhdistelmäruudun, voit muokata luettelon kohteita ja lisätä kohteita luetteloon ottamalla hakukentän Rajoita luetteloon -ominaisuuden käytöstä.

Jos et voi muokata luettelon arvoja suoraan, sinun on lisättävä tai muutettava valmiiksi määritetyn arvoluettelon tietoja tai taulukkoa, joka toimii hakukentän lähteenä.

Kun luot hakukentän, voit halutessasi määrittää sen tukemaan useita arvoja. Kun teet näin, tulosluettelossa näkyy valintaruutu kunkin luettelokohteen vieressä, ja voit valita tai poistaa niin monta kohdetta kuin haluat. Tässä kuvassa on tyypillinen moniarvoinen luettelo:

Valintaruutuluettelo

Lisätietoja moniarvoisten hakukenttien luomisesta ja tuloksena saatavan luettelon käyttämisestä on artikkelissa Moniarvoisen kentän luominen tai poistaminen.

Sivun alkuun

Taulukon kentän ominaisuuksien vaikutus tietojen syöttämiseen

Sen lisäksi, että tietokannan rakennetta valvovat rakenneperiaatteet ja tietotyypit, jotka ohjaavat sitä, mitä voit kirjoittaa kenttään, useat kentän ominaisuudet voivat myös vaikuttaa siihen, miten tietoja lisätään Access-tietokantaan.

Taulukon kentän ominaisuuksien tarkasteleminen

Accessissa on kaksi tapaa tarkastella taulukon kentän ominaisuuksia.

Taulukkonäkymässä

  1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä.

  2. Napsauta Kentät-välilehteä ja tarkastele taulukon kunkin kentän ominaisuuksia Muotoilu-ryhmän ohjausobjektien avulla.

Rakennenäkymässä

  1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.

  2. Valitse ruudukon alaosassa Yleiset-välilehti, jos se ei ole jo valittuna.

  3. Jos haluat nähdä hakukentän ominaisuudet, napsauta Haku-välilehteä.

Ominaisuuksien vaikutus tietojen syöttämiseen

Seuraavassa taulukossa luetellaan ominaisuudet, jotka vaikuttavat eniten tietojen syöttämiseen, ja kerrotaan, miten ne vaikuttavat tietojen syöttämiseen.

Ominaisuus

Sijainti taulukon rakenneruudukossa

Mahdolliset arvot

Tietojen syöttämiseen yritettävä toiminta

Kentän koko

Yleiset-välilehti

0-255

Merkkirajoitus koskee vain kenttiä, jotka on määritetty Teksti-tietotyypiksi. Jos yrität kirjoittaa enemmän kuin määritetty merkkimäärä, kenttä leikkaa ne pois.

Pakollinen

Yleiset-välilehti

Kyllä/Ei

Kun ominaisuus on käytössä, se pakottaa syömään arvon kenttään, eikä Access salli uusien tietojen tallentamista, ennen kuin olet suorittanut vaaditun kentän. Kun kenttä on poistettu käytöstä, se hyväksyy tyhjät arvot, mikä tarkoittaa, että kenttä voi jäädä tyhjäksi.

Tyhjä arvo ei ole sama kuin nolla-arvo. Nolla on numero ja "tyhjäarvo" puuttuu, määrittämätön tai tuntematon arvo.

Salli tyhjät merkkijonot

Yleiset-välilehti

Kyllä/Ei

Kun asetus on käytössä, voit kirjoittaa tyhjät merkkijonot eli merkkijonot, jotka eivät sisällä merkkejä. Jos haluat luoda tyhjän merkkijonon, kirjoita kenttään lainausmerkkipari ("").

Indeksoitu

Yleiset-välilehti

Kyllä/Ei

Kun indeksoit taulukon kentän, Access estää arvojen kaksoiskappaleiden lisäämisen. Voit myös luoda indeksin vähintään yhdestä kentästä. Jos teet näin, voit monistaa arvot yhdessä kentässä, mutta et kummassakin kentässä.

Syöttörajoite

Yleiset-välilehti

Valmiit tai mukautetut literaali- ja paikkamerkkien joukot

Syöttörajoite pakottaa syöttämiseen ennalta määritetyssä muodossa. Naamiot tulevat näkyviin, kun valitset kentän taulukosta tai lomakkeen ohjausobjektista. Oletetaan esimerkiksi, että napsautat Päivämäärä-kenttää ja näet tämän merkkijoukon: MMM-DD-YYYY. Tämä on syöttörajoite. Se pakottaa kuukausiarvot kolmen kirjaimen lyhennyksiksi, kuten OKT, ja vuosiarvon nelinumeroisina, esimerkiksi OKT-15-2017.

Syöttörajoitteet ohjaavat vain tietojen syöttämista, eivät sitä, miten Access tallentaa tai näyttää nämä tiedot.

Lisätietoja on kohdassa Tietojen syöttömuotojen hallinta syöttörajoitteen avulla ja Päivämäärä- ja aikakentän muotoileminen.

Rajoita luetteloon

Haku-välilehti

Kyllä/Ei

Ottaa hakukentän kohteisiin tehdyt muutokset käyttöön tai poistaa ne käytöstä. Käyttäjät yrittävät joskus muuttaa hakukentän kohteita manuaalisesti. Kun Access estää kentän kohteiden muuttamisen, tämän ominaisuuden arvoksi on määritetty Kyllä. Jos tämä ominaisuus on käytössä ja haluat muuttaa luettelon kohteita, sinun on ensin avattava luettelo (jos haluat muokata arvoluetteloa) tai taulukkoa, joka sisältää luettelon lähdetiedot (jos haluat muokata hakukenttää) ja muuttaa siinä olevat arvot.

Salli arvoluettelon muokkaus

Haku-välilehti

Kyllä/Ei

Ottaa käyttöön arvoluetteloiden Muokkaa luettelokohteita -komennon tai poistaa sen käytöstä, mutta ei hakukentissä. Voit ottaa tämän komennon käyttöön hakukentissä kirjoittamalla kelvollisen lomakkeen nimen Luettelokohteet Muokkaa lomaketta -ominaisuudessa. Salli arvoluettelon muokkaukset -komento tulee näkyviin avattavaan pikavalikoon napsauttamalla luetteloruutua tai yhdistelmäruutuohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella. Kun suoritat komennon, Muokkaa luettelokohteita -valintaikkuna tulee näkyviin. Jos määrität lomakkeen nimen Luettelokohteet - Muokkaa lomaketta -ominaisuudessa, Access käynnistää tämän lomakkeen valintaikkunan näyttämisen sijaan.

Voit suorittaa Muokkaa luettelokohteita -komennon lomakkeiden luetteloruudusta ja yhdistelmäruutuohjausobjekteista sekä taulukoissa ja kyselyn tulosjoukoissa sijaitsevasta yhdistelmäruutuohjausobjektista. Lomakkeiden on oltava avoinna joko rakennenäkymässä tai selausnäkymässä. Taulukoiden ja kyselyn tulosjoukkojen on oltava avoinna taulukkonäkymässä.

Luettelon kohteiden muokkauslomake

Haku-välilehti

Tietojen syöttölomakkeen nimi

Jos kirjoitat tietojen syöttölomakkeen nimen tämän taulukon ominaisuuden arvoksi, lomake avautuu, kun käyttäjä suorittaa Muokkaa luettelokohteita -komennon. Muussa tapauksessa Muokkaa luettelokohteita -valintaikkuna tulee näkyviin, kun käyttäjät suoritavat komennon.

Sivun alkuun

Perus- ja viiteavainarvojen muuttaminen johdannaispäivitysten avulla

Joskus perusavaimen arvo on ehkä päivitettävä. Jos käytät tätä perusavainta viiteavaimena, voit päivittää tekemäsi muutokset automaattisesti viiteavaimen kaikkien aliesiintymien kautta.

Muistutuksena perusavain on arvo, joka yksilöi tietokantataulukon jokaisen rivin (tietueen). Viiteavain on perusavainta vastaava sarake. Yleensä viiteavaimet sijaitsevat muissa taulukoissa, ja niiden avulla voit luoda yhteyden (linkin) taulukoiden tietojen välille.

Oletetaan esimerkiksi, että käytät tuotetunnusnumeroa perusavaimena. Yksi tunnusnumero yksilöi yhden tuotteen. Tätä tunnusnumeroa käytetään myös tilaustietojen taulukossa viiteavaimena. Näin löydät kaikki tilaukset, jotka sisältävät kunkin tuotteen, koska aina, kun joku teet tilauksen tälle tuotteelle, tunnuksesta tulee osa tilausta.

Joskus kyseiset tunnusnumerot (tai muuntyyppiset perusavaimet) muuttuvat. Kun näin käy, voit muuttaa perusavaimen arvoa ja määrittää, että muutos käy automaattisesti läpi kaikki liittyvät alitietueet. Tämä toiminto otetaan käyttöön ottamalla viite-eheys ja johdannaispäivitykset käyttöön kahden taulukon välillä.

Muista seuraavat tärkeät säännöt:

  • Voit ottaa johdannaispäivitykset käyttöön vain perusavainkentissä, joiden tietotyypiksi on määritetty Teksti tai Numero. Laskuri-tietotyypiksi määritettyjen kenttien johdannaispäivityksiä ei voi käyttää.

  • Voit ottaa johdannaispäivitykset käyttöön vain niiden taulukoiden välillä, joilla on yksi-moneen-yhteys.

Lisätietoja yhteyksien luomisesta. katso taulukoiden yhteyksien opasja yhteyden luominen, muokkaaminen tai poistaminen.

Seuraavissa ohjeissa kerrotaan, miten yhteys luodaan ja miten sen jälkeen otetaan johdannaispäivitykset käyttöön.

Yhteyden luominen

  1. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä/piilota-ryhmästä Yhteydet.

  2. Valitse Rakenne-välilehdenYhteydet-ryhmässäLisää taulukoita (Näytä taulukkoAccess 2013 ).

  3. Valitse Taulukot-välilehti, valitse muutettavat taulukot, valitseLisää ja valitse sitten Sulje.

    Voit valita useita taulukoita painamalla VAIHTONÄPPÄINTÄ tai voit lisätä kunkin taulukon yksitellen. Valitse vain ne taulukot, jotka ovat yhteyden "yksi" ja "monta" sivuilla.

  4. Vedä Perusavain Yhteydet-ikkunassa yhteyden "yksi"-puolella olevasta taulukosta ja pudota se yhteyden "monta"-puolella taulukon Viiteavain-kenttään.

    Näyttöön tulee Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna. Valintaikkuna näkyy seuraavassa kuvassa:

    Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna, jossa näkyy olemassa oleva yhteys

  5. Valitse Pakota viite-eheys -valintaruutu ja valitse Luo.

Johdannaispäivitysten ottaminen käyttöön perusavaimassa

  1. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Näytä/piilota-ryhmästä Yhteydet.

  2. Yhteydet-ikkuna tulee näkyviin ja näyttää liitokset (jotka näkyvät yhdysriveillä) tietokannan taulukoiden välillä. Seuraavassa kuvassa on tyypillinen suhde:

  3. Napsauta pää- ja alitaulukoiden välistä liitosviivaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa yhteyttä.

    Kahden taulukon välinen yhteys

    Näyttöön tulee Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna. Valintaikkuna näkyy seuraavassa kuvassa:

    Muokkaa yhteyksiä -valintaikkuna

  4. Valitse Kenttien johdannaispäivitys,varmista, että Viite-eheyden pakote -valintaruutu on valittuna, ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Miksi tunnusnumerot näyttävät joskus ohitavan numeron

Kun luot kentän, jonka tietotyypiksi on määritetty Laskuri, Access luo automaattisesti kentän arvon jokaiseen uuteen tietueeseen. Arvoa kasvatetaan oletusarvoisesti, joten jokainen uusi tietue saa seuraavan käytettävissä olevan järjestysnumeron. Laskuri-tietotyypin tarkoituksena on antaa perusavaimena käytettävä arvo. Lisätietoja on kohdassa Perusavaimen lisääminen, joukko, muuttaminen tai poistaminen.

Kun poistat rivin taulukosta, joka sisältää Laskuri-tietotyypiksi määritettyä kenttää, rivin Laskuri-kentän arvoa ei aina automaattisesti uudelleenkäytetä. Tästä syystä Accessin tuottama luku ei välttämättä ole se luku, jonka odotat näkyvän, ja aukot voivat näkyä tunnusnumeroiden järjestysnumeroina– tämä on rakenteen mukaan. Laskuri-kentän arvojen yksilöllisyyden ei tarvitse olla niiden järjestys.

Sivun alkuun

Tietojen joukkopäivityksen käyttäminen kyselyjen avulla

Liittämis-, päivitys- ja poistokyselyt ovat tehokkaita tapoja lisätä, muuttaa tai poistaa tietueita joukkona. Lisäksi joukkopäivitykset ovat helpompia ja tehokkaampia silloin, kun tietokannan rakenteen hyviä periaatteita käytetään. Liittämiskyselyn, päivityksen tai poistokyselyn käyttäminen voi säästää aikaa, koska voit myös käyttää kyselyä uudelleen.

Tärkeää    Varmuuskopioi tiedot ennen kyselyjen käyttöä. Varmuuskopion avulla voit nopeasti korjata virheet, jotka saatat vahingossa tehdä.

Kyselyiden liittäminen    Käytä tätä, kun haluat lisätä useita tietueita yhteen tai useisiin taulukoihin. Liittämiskyselyn yleisin käyttö on tietueryhmän lisääminen yhdestä tai useasta lähdetietokannan taulukosta kohdetietokannan yhteen tai useisiin taulukoihin. Oletetaan esimerkiksi, että hankit uusia asiakkaita ja tietokannan, joka sisältää taulukkoa näistä asiakkaista. Voit välttää uusien tietojen manuaalisen syöttämisen liittämällä ne tietokannan sopivaan taulukkoon tai taulukoihin. Lisätietoja on kohdassa Tietueiden lisääminen taulukkoon liittämiskyselyn avulla.

Päivityskyselyt    Käytä tätä, kun haluat lisätä, muuttaa tai poistaa useita aiemmin luotuja tietueita (mutta ei kaikkia). Voit ajatella päivityskyselyjen olevan Etsi ja korvaa -valintaikkunan tehokas versio. Valintaehto (hakumerkkijonon raakaarvo) ja päivitysehto (korvaavan merkkijonon raakaarvo). Toisin kuin valintaikkunassa päivityskyselyt voivat hyväksyä useita ehtoja, voit päivittää useita tietueita yhdellä kertaa ja muuttaa useamman kuin yhden taulukon tietueita. Lisätietoja on kohdassa Päivityskyselyn luominen ja suorittaminen.

Kyselyjen poistaminen    Jos haluat joko poistaa nopeasti paljon tietoja tai poistaa tietojoukon säännöllisesti, poistosta on hyötyä, koska kyselyjen avulla voit määrittää ehtoja, joiden avulla voit nopeasti etsiä ja poistaa tietoja. Lisätietoja on kohdassa Tietueiden lisäämisen, muokkaamisen ja poistamisen tavat.

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Microsoft Insider-käyttäjille

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteestasi.

×