Ryhmän tai kentän ylimmät tai alimmat arvot sisältävien tietueiden etsiminen

Ylimmän arvokyselyn ja suodattimen valitseminen

Jos haluat selvittää, kannattaako sinun luoda ylin arvokysely vai käyttää suodatinta, ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos haluat palauttaa tietueet, jotka sisältävät kentän suurimmat tai pienimmät arvot, etkä tiedä tarkkoja ylimmän tai alimman kentän arvoja (tai niillä ei ole väliä), luot ylimmän arvokyselyn.

• Jos haluat palauttaa kaikki tietueet, joissa kentän arvo vastaa tai joka on joko pienempi tai suurempi kuin haluamasi arvo, käytä suodatinta. Jos esimerkiksi haluat nähdä tuotteet, joiden hinnat ovat 50–100 $, käytät suodatinta. Tässä kuvassa on esimerkkisuodatin kyselyn rakennenäkymässä ja tulokset, joita tällainen suodatin voi tuottaa:

  

  Lisätietoja suodattimien luomisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Suodattimen käyttäminen Access-tietokannan valittujen tietueiden tarkasteluun.

Säännöt tärkeimpien arvokyselyjen luomiseen ja käyttämiseen

Muista, että kyselytyypistä (valintakyselystä tai summakyselystä) riippumatta sinun on käytettävä kenttiä, jotka sisältävät kuvaavia tietoja, kuten työntekijöiden tai tuotteiden nimiä, ja kenttää, joka sisältää etsittävät ylimmät tai alimmat arvot, kuten hinnan tai päivämääräkentän. Voit käyttää useampaa kuin yhtä tietokenttää, ja jos käytät summakyselyä, tietokentissä pitäisi yleensä olla luokkatietoja, kuten kaupunki- tai maa-/aluekenttä. Voit jättää luokkatiedot pois vain, kun luot kaikkia tietueita vastaan suoritettavan summakyselyn, kuten "näytä minulle kalleimmista tilauksista viisi parasta prosenttia". Voit myös käyttää joko valinta- tai summakyselyä, kun haluat etsiä luokkaan kuuluvien tietueiden tai tietueiden ryhmän ylimmät ja alimmat arvot. Lisätietoja tästä on jäljempänä tässä artikkelissa kohdassa Luokkien tai ryhmien tietueiden ylimmän tai alimman arvon etsiminen.

Perusarvokyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Napsauta taulukkoa, jota haluat käyttää kyselyssä, sijoita taulukko rakenneruudukkoon valitsemalla Lisää ja valitse sitten Sulje.
   -tai Kaksoisnapsauta
   taulukkoa.
   Jos käytät esimerkkitietoja, lisää Työntekijät-taulukko kyselyyn.

3. Lisää kentät, joita haluat käyttää kyselyssä, rakenneruudukkoon. Voit kaksoisnapsauttaa kutakin kenttää tai vetää ja pudottaa kentän kenttärivin tyhjään soluun.
   Jos käytät esimerkkitaulukkoa, lisää Etunimi-, Sukunimi- ja Syntymäaika-kentät.

4. Napsauta Lajittele-riviä kentässä, joka sisältää ylimmät tai alimmat arvot (Syntymäpäivä-kenttä, jos käytät esimerkkitaulukkoa), ja valitse joko Nouseva tai Laskeva.
   Jos arvokentässä on lukuja, kuten hintoja tai myyntilukuja, Nouseva lajittelujärjestys palauttaa pienimmät arvot ja Laskeva lajittelujärjestys palauttaa suurimmat arvot. Jos arvokentässä on päivämääriä, laskeva lajittelujärjestys palauttaa viimeisimmän päivämäärän, kun taas Nouseva palauttaa varhaisimman päivämäärän.
   

   Tärkeää:  Lajittele-rivin arvoksi on määritettävä Nouseva tai Laskeva vain niiden kenttien osalta, jotka sisältävät ylimmät tai alimmat arvot. Jos määrität lajittelujärjestyksen muulle kentälle kuin kentälle, joka sisältää ylimmät tai alimmat arvot , esimerkiksi TuotteenNimi Hinnan sijaan, kysely ei palauta haluamiasi tuloksia.

5. Napsauta Rakenne-välilehdenKyselyn asetukset - ryhmässä Palauta-kohdan vieressä olevaa alanuolta ( Ylimmät arvot - luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai prosenttiosuus tai valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

6. Suorita kysely napsauttamalla Suorita ja näytä tulokset taulukkonäkymässä.

7. Tallenna kysely ja pidä se avoinna seuraavissa vaiheissa.

Tämäntyyppinen huippuarvokysely voi vastata peruskysymyksiin, kuten yrityksen vanhimpaan tai nuorimpaan henkilöön. Seuraavissa vaiheissa selitetään, miten lausekkeita ja muita ehtoja käytetään lisäämään kyselyn tehoa ja joustavuutta. Seuraavassa vaiheessa näkyvät ehdot palauttavat seuraavat kolme työntekijän syntymäpäivää.

Ehtojen lisääminen kyselyyn

1. Avaa rakennenäkymässä kysely, jonka loit edellisissä vaiheissa.

2. Kopioi ja liitä kyselyn rakenneruudukon Syntymäaika-sarakkeen oikealla puolella olevassa sarakkeessa lauseke Lauseke1: DatePart("m",[Syntymäaika]). DatePart-funktio poimii päivämääräkentän arvon kuukausiosan.

3. Kopioi ja liitä lausekkeen sisältävän sarakkeen oikealle puolelle lauseke Lauseke2: DatePart("d",[Syntymäaika]). Tässä tapauksessa DatePart-funktio poimii Päivämäärä-kentän arvon päiväosan.

4. Tyhjennä kunkin lausekkeen Näytä rivi -valintaruudut, napsauta kunkin lausekkeen Lajittele-solua ja valitse Nouseva.

5. Voit myös määrittää ehtoja, jotka rajoittavat kyselyn laajuutta. Kun määrität ehtoja, kysely lajittelee vain ehdot täyttävät tietueet ja määrittää lajitellun luettelon ylimmät tai alimmat kenttäarvot.
   Jos haluat jatkaa esimerkkitietoja, kirjoita tai kopioi ja liitä Tämä lauseke Syntymäaika-kentän Ehdot-riville:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Tämä lauseke toimii seuraavasti: Kuukausi([Syntymäpäivä]) > Kuukausi(Päivämäärä()) -osa tarkistaa kunkin työntekijän syntymäajan ja tarkistaa, onko se tulevan kuukauden aikana, ja jos se on tosi, sisällyttää nämä tietueet kyselyyn. Kuukausi([Syntymäpäivä])= Kuukausi(Päivämäärä()) Ja Päivä([Syntymäpäivä])>Päivä(Päivämäärä()) -osa tarkistaa nykyisen kuukauden syntymäpäivät ja tarkistaa, onko syntymäaika kuluvana päivänä vai sen jälkeen. Jos tämä ehto on tosi, funktio sisällyttää kyseiset tietueet kyselyn tuloksiin. Yhteenvetona tämä lauseke ohittaa kaikki tietueet, joiden syntymäaika on 1. tammikuuta ja kyselyn suorituspäivämäärän välillä.

   Lisätietoja kyselyehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyn ehdoista.

6. Napsauta Rakenne-välilehdenKyselyn asetukset - ryhmässä Palauta-kohdan vieressä olevaa alanuolta ( Ylimmät arvot - luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai prosenttiosuus tai valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

7. Suorita kysely napsauttamalla Suorita ja näytä tulokset taulukkonäkymässä.

Summakyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Valitse taulukot, joita haluat käsitellä, valitse Lisää ja valitse sitten Sulje , kun olet lisännyt taulukot.
   -tai Kaksoisnapsauta
   taulukoita, joita haluat käyttää, ja valitse sitten Sulje. Jokainen taulukko näkyy rakenneruudukossa. Jos käytät yllä lueteltuja esimerkkitaulukoita, lisää Luokat- ja Tuotteet-taulukot.

3. Kaksoisnapsauta taulukkokenttiä, joita haluat käyttää kyselyssä.
   Varmista tässä vaiheessa, että lisäät kyselyyn vain ryhmäkentät ja arvokentän. Jos käytät edellisessä taulukossa lueteltuja esimerkkitietoja, lisää Luokan nimi -kenttä Luokat-taulukosta ja Hinta-kenttä Tuotteet-taulukosta.

4. Voit myös määrittää ehdon, joka rajoittaa kyselyn laajuutta.
   Vain ehdot täyttävät tietueet lajitellaan, ja ylimmät ja alimmat kenttien arvot tunnistetaan tässä lajitellussa luettelossa. Jos esimerkiksi haluat jättää urheiluluokkaan kuuluvat tuotteet pois, lisää tämä lauseke Luokan nimi -kentän Ehdot-riville : <>"Urheilu".
   Lisätietoja kyselyehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyn ehdoista.

5. Muunna kysely summakyselyksi.

   1. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

      Summarivi näkyy rakenneruudukossa.

6. Varmista, että kunkin ryhmäkentän Summarivi-solun arvoksi on määritetty Ryhmittelyperuste, ja määritä sitten arvokentän (ylimmät tai alimmat arvot sisältävän kentän) Kokonaissumma-solun arvoksi Joko Maks.
   Jos valitset Maks. Palauttaa numeerisen kentän suurimman arvon ja päivämäärä- tai kellonaikakentän viimeisimmän päivämäärä- tai kellonaika-arvon. Min-valikon valitseminen palauttaa numeerisen kentän pienimmän arvon ja päivämäärän tai kellonajan varhaisimman arvon Päivämäärä/aika-kentässä. Jos käytät esimerkkitietoja, määritä Luokan nimi -kentän Summarivi-soluksi Ryhmittelyperuste ja Hinta-kentän Summa-solun arvoksi Enintään tai Min.

7. Varmista Rakenne-välilehdenTyökalut-ryhmässä , että Palautus-luettelon arvoksi on määritetty Kaikki, ja suorita sitten kysely valitsemalla Suorita ja näytä tulokset taulukkonäkymässä.
   

   Huomautus: Vaiheessa 7 valitsemasi funktion mukaan Access muuttaa kyselyn arvokentän nimeksi MaxOfFieldName tai MinOfFieldName. Jos käytät esimerkkitaulukoita, Access nimeää kentän uudelleen MaxOfPrice tai MinOfPrice.

8. Tallenna kysely ja siirry seuraaviin vaiheisiin.

Kysely ei palauta tuotteiden nimiä tai muita tietoja tuotteista. Jos haluat nähdä nämä lisätiedot, sinun on luotava toinen kysely, joka sisältää juuri luomasi kyselyn. Seuraavissa vaiheissa kerrotaan, miten tämä toinen kysely luodaan.

Toisen kyselyn luominen lisätietojen tarkastelua varten

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Valitse Kyselyt-välilehti ja kaksoisnapsauta sitten edellisessä osassa luotua summakyselyä.

3. Napsauta Taulukot-välilehteä ja lisää summakyselyssä käyttämäsi taulukot sekä kaikki taulukot, jotka sisältävät muut liittyvät tiedot, jotka haluat nähdä.
   Jos käytät aiemmin lueteltuja esimerkkitaulukoita, lisäät Luokat-, Tuotteet- ja Toimittajat-taulukot uuteen kyselyyn.

4. Yhdistä summakyselyn kentät päätaulukoiden vastaaviin kenttiin. Voit tehdä tämän vetämällä summakyselyn kunkin kentän vastaavaan kenttään taulukossa.

   Jos käytät esimerkkitietoja, vedä Summat-kyselyn Luokan nimi -kenttä Luokat-taulukon Luokan nimi -kenttään. Vedä sitten summakyselyn Maks.hinta-kenttä Tuotteet-taulukon Hinta-kenttään. Liitosten avulla uusi valintakysely voi yhdistää summakyselyn tiedot ja muiden taulukoiden tiedot.

5. Kaksoisnapsauta summakyselyn ikkunassa tähteä ja lisää koko kysely rakenneruudukkoon ja vedä sitten lisäkentät kyselyn muista taulukoista.

   Jos käytät esimerkkitaulukoita, kaksoisnapsautat edellisessä osassa luotua summakyselyä ja lisäät sitten Tuotteen nimi- ja Toimittaja-kentät Tuotteet- ja Toimittajat-taulukosta.

6. Voit myös määrittää yhden tai useamman sarakkeen lajittelujärjestyksen.
   Jos haluat esimerkiksi luetteloita luokat aakkosjärjestyksessä, määritä Luokan nimi -sarakkeen Lajittele-soluksiNouseva.

7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

   Tämä suorittaa kyselyn ja näyttää tulokset taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun

Taulukon luontikyselyn luominen

1. Kun ylimmät arvot -kysely on avoinna rakennenäkymässä:

   Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Luo taulukko.
   Taulukon luominen -valintaikkuna tulee näkyviin.

2. Kirjoita Taulukon nimi -ruutuun sen taulukon nimi, johon ylimmät ja alimmat tietueet tallennetaan. Kirjoita esimerkiksi Ylimmät ja alimmat tietueet ja valitse sitten OK.
   Joka kerta, kun suoritat kyselyn sen sijaan, että kysely näyttää tulokset taulukkonäkymässä, kysely luo taulukon ja korvaa ylimmän arvon nykyisillä tiedoilla.

3. Tallenna ja sulje kysely.

Liittämiskyselyn luominen

1. Avaa alimman arvon kysely rakennenäkymässä.

2. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

3. Kirjoita Liitä-valintaikkunaan sama nimi, jonka kirjoitit Luo taulukko -valintaikkunaan.
   Kirjoita esimerkiksi Ylimmät ja alimmat tietueet ja valitse sitten OK. Aina, kun suoritat kyselyn, kysely liittää tietueet Ylimmät- ja Alimmat tietueet -taulukkoon sen sijaan, että se näyttäisi tulokset taulukkonäkymässä.

4. Tallenna ja sulje kysely.

Kyselyjen suorittaminen

Olet nyt valmis suorittamaan nämä kaksi kyselyä.

• Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa ylimmän arvon kyselyä ja valitse viesteissä Kyllä .

• Kaksoisnapsauta Alimman arvon kyselyä ja valitse viesteissä Kyllä .

• Avaa ylä- ja alatietuetaulukko taulukkonäkymässä.

Sivun alkuun