Säilytyskäytännöt ovat osa viestitietueiden hallintatekniikkaa (MRM), joka on käytettävissä Microsoft Exchange Server ja Microsoft 365 sähköpostitilien kanssa. MRM auttaa säilyttämään viestit, jotka on organisaation käytäntöjen tai hallinnollisten määräysten ja säädösten takia säilytettävä, ja poistamaan sisällön, jolla enää ole juridista tai liiketaloudellista merkitystä.

Huomautus: Tähän ominaisuuteen liittyy Microsoft Outlookin ja Exchange Serverin käyttöoikeusvaatimuksia. Lisätietoja on artikkelissa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.

Tietoja säilytyskäytännöistä

Organisaatiot voivat luoda oletusarvoiset säilytyskäytännöt kaikille Exchange Server- tai Microsoft 365-postilaatikon sähköpostiviestejä varten, oletuskansioita koskevia käytäntöjä, kuten Saapuneet-, Luonnokset-, Lähetetyt-, Poistetut- ja Roskaposti-kohteita, tai luoda säilytyskäytäntöjä, joita käyttäjät voivat käyttää kansioissa tai yksittäisissä kohteisiin. Järjestelmänvalvojasi tai järjestelmänvalvojasi voi määrittää kaikki asetukset tai Exchange Server Microsoft 365 näiden asetusten yhdistelmän.

Tärkeää: Jos sinulla on kysyttävää organisaation säilytyskäytännöistä, tarkista organisaation ohjeet tai ota yhteyttä yrityksesi lakiosastoon.

Säilytyskäytäntö on helpompi määrittää kansiokohtaisesti sen sijaan, että se määritettäisiin jokaiselle viestille erikseen. Voit valita yhden viestin tai useita viestejä myös silloin, kun säilytyskäytäntö on määritetty kansiolle, ja käyttää vain valituissa viesteissä toista käytäntöä. Viestille määritetty käytäntö on etusijalla kansiosta tulevaan käytäntöön nähden.

Tärkeää: Kaikki säilytyskäytäntö, joka sisältää päivämäärän, johon mennessä sähköpostiviesti poistetaan, näkyy sähköpostiviestin otsikossa. Jos kuitenkin säilytyskäytäntö on käytössä vain säilytystä varten eikä edellytä sähköpostiviestin poistamista, käytännön nimi ja kuvaus eivät ehkä näy sähköpostiviestin otsikossa tai lukuruudun otsikossa. 

Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostikansioon

  1. Avaa pikavalikko napsauttamalla sähköpostikansiota siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet

  2. Valitse Käytäntö-välilehti ja valitse kansiokäytäntö. Oletusarvoisesti kansio käyttää automaattisesti mitä tahansa käytäntöä, joka on jo määritetty sen pääkansioon.
    Voit käyttää säilytyskäytäntöä koko kansiossa

Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin

  1. Valitse viesti luettelosta.
     

    Vihje: Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.

  2. Valitse valintanauhasta Määritä käytäntö.

    Käytännön määrittäminen kohteelle valintanauhasta

  3. Vanhenemispäivämäärän sisältävä viestin säilytyskäytäntö tulee näkyviin lukuruudun otsikkoon vastaanottajien nimen alapuolelle. 

Määritä käytäntö ‑komento ei näy valintanauhassa.

Jos Määritä käytäntö -komento puuttuu valintanauhasta, se saattaa olla ylivuotovalikossa. Napsauta kolmea kohtaa valintanauhan oikeassa reunassa, niin näkyviin tulee Määritä käytäntö. On myös mahdollista, että Exchange Server-järjestelmänvalvoja tai Microsoft 365-järjestelmänvalvoja ei ole ottanut säilytys- ja arkistointikäytäntöjä käyttöön tilissäsi tai käytössäsi ei ole Outlook-käyttöoikeutta, joka sisältää tämän ominaisuuden. Lisätietoja on kohdassa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.

Säilytyskäytännön poistaminen

Kun poistat säilytyskäytännön sähköpostiviestistä, viestissä tulee käyttöön kansion käytäntö, jos kansioon on lisätty sellainen.

  1. Valitse viesti luettelosta.

  2. Valitse valintanauhasta Määritä käytäntö.

  3. Valitse Säilytyskäytäntö-kohdasta Käytä kansiokäytäntöä.

Vanhenemispäivämäärän sisältävä viestin säilytyskäytäntö tulee näkyviin lukuruudun otsikkoon vastaanottajien nimen alapuolelle. 

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Microsoft Office Insidersiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteesta!

×