Voit käyttää säilytysotsikoita tiedostojen tiedostoihin SharePointOneDrive joko yksitellen tai yhdessä.
Organisaatiosi on mukauttanut näytettyjä tarroja. Jos sinulla on kysyttävää siitä, mitä tarraa haluat käyttää, ota yhteyttä tukipalveluun tai IT-osastoon.
Säilytysmerkinnän käyttö kohteessa
OneDrive-kirjastossa tai SharePoint-kirjastossa voit merkitä useimmat tiedostot – Microsoft 365-tiedostoon, joka on luotu Word-, PowerPoint-, Excel- ja niin edelleen, tai jopaOneNote-tiedostoon. Voit myös merkitä muita kuin Office tiedostoja, kuten PDF-tiedostoja.)
Kirjastossa voit myös merkitä kansion. Kun nimeät kansion, säilytysotsikot otetaan käyttöön kaikissa kansion tiedostoissa.
Voit SharePoint-luettelossa tietyntyyppisiä kohteita.
Tarran OneDriveSharePoint
-
Valitse kohde.
-
Valitse oikeassa yläkulmassa Avaa tietoruutu
-
Avaa vaihtoehtojenluettelo valitsemalla Käytä selite -kohdassa Valitse selite.
-
Valitse asiakirjaan sopiva säilytystarra. (Jos haluat lisätietoja tarrojen eroista, osoita kutakin tarraa, niin näet otsikon kuvauksen ja säilytysajan.)
-
Jos Tallenna-vaihtoehto tulee näkyviin, valitse se.
Oletusarvoisen säilytysmerkinnän SharePoint tiedostokirjastossa
-
Avaa tiedostokirjasto.
-
Valitse ikkunan oikean yläkulman Asetukset kuvake
-
Valitse Kirjaston asetukset.
-
Valitse Asetukset-sivunKäyttöoikeudet jahallinta -kohdassa Käytä selitettä tämän luettelon tai kirjaston kohteisiin.
-
Valitse Käytä otsikkoa -sivulla avattava luetteloruutu ja valitse sitten selite, jota haluat käyttää.
Valitsemassasi tarrassa käytetään automaattisesti kaikkia tiedostokirjastoon lisättyjä uusia tiedostoja.
-
Valinnainen: Jos haluat käyttää selitettä automaattisesti kaikissa tiedostokirjaston tiedostoissa, valitse Käytä selitettä kirjaston aiemmin luoduissa kohteista.
-
Valitse Tallenna.
Huomautus: Säilytysotsikot voidaan korvata tiedostotasolla. Toisin sanoen, kun olet määrittänyt kirjaston oletusotsikot, voit silti määrittää vaihtoehtoisen otsikon kirjaston yksittäisille kohteelle tai kirjaston kohteisiin tarvittaessa.
Säilytysotsikot sisältävän näkymän luominen
SharePoint (ja Teams)-, OneDrive-kirjastossa voit luoda kirjaston näkymän, joka sisältää Otsikot-sarakkeen tai Kohde on Tietue-sarake. Tässä näkymässä näet yhdellä silmäyksellä kaikille kohteisiin määritetyt säilytysotsikot ja tietueet. Huomaa kuitenkin, että et voi suodattaa näkymää kohteen mukaan, koska se on Tietue-sarake. Näin voit luoda tällaisen näkymän.
Aloita tekemällä Säilytysotsikko-sarakkeesta näkyvissä:
-
Valitse minkä tahansa sarakkeen yläreunassa alanuoli ja
sitten Sarake Asetukset > näytä tai piilota sarakkeet.
-
Valitse Muokkaa näkymän sarakkeita -ruudussa Säilytysotsikot-ruutu .
-
Kun olet valmis, valitse Käytä.
Voit tallentaa näkymän myöhempää käyttöä varten:
-
Valitse komentopalkin oikeasta päästä Näytä asetukset ja >Tallenna näkymä nimellä:
-
Anna näkymälle nimi.
-
Valitse, haluatko näkymän olevan julkinen, jotta muut voivat nähdä sen.
-
Valitse Tallenna.
Jotkin toiminnot eivät ole sallittuja osoitetuille merkinnöille
Kun kohteella on säilytysmerkintä, jotkin toiminnot eivät ole sallittuja järjestelmänvalvojan valitsemista asetuksista riippuen.
Jos näet viestissä SharePoint, että et voi muokata merkittyä kohdetta, tämä johtuu siitä, että se on merkitty tietueeksi. Voit ehkä muokata tätä kohdetta, jos poistat sen lukituksen ensimmäisen kerran. Katso ohjeet seuraavassa osiossa.
Tietueen lukituksen poisto
Jotkin säilytysotsikot voivat "lukita" kohteen, koska se on tietue, joka onsäilytettävä. Tämä esimerkiksi estää kohteen poistamista. Sopimusten ja muun muassa tämä on tärkeä tietueiden säilytysmittayksikkö. Voit kuitenkin ehkä poistaa kohteiden lukituksen, jotta niitä voidaan muuttaa tai päivittää uudella versiolla.
Huomautus: Se, voiko kohteen lukituksen poistaa, määräytyy järjestelmänvalvojien asetuksissa, mukaan lukien selitemääritykset, sivuston määritykset ja sen, onko sinulla Osallistu-oikeudet.
-
Valitse kirjastosta tai luettelosta kohde, jonka lukituksen haluat poistaa.
-
Valitse ikkunan oikeassa yläkulmassa Avaa tietoruutu
-
Valitse Tiedot-ruudunTietueen tila -kohdassaLukittu.
-
Asetuksen nimen viereen tulee näkyviin vaihtopainike. Napsauta vaihtovalitsinta, jos haluat vaihtaa Lukittu-painikkeestaLukitsematon-asentoon.
Kun kohteen lukitus on avattu, voit muokata sitä. Kun olet tehnyt kaikki muokkaukset, voit lukita kohteen uudelleen myös edellä kuvattujen ohjeiden mukaisesti ja ottaa Tietueen tila -kohdan takaisin käyttöön Lukittu -tilaan.
Katso myös
Järjestelmänvalvojille: Vertaa sallittujen tai estettyjen toimintojen rajoituksia
