Sääntö on toiminto, joka Outlook Web App suoritetaan automaattisesti saapuvissa tai lähtevissä viesteissä. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää automaattisesti kaikki ryhmään lähetetyt sähköpostiviestit tiettyyn kansioon tai poistaa kaikki viestit, joiden aiheessa on "Osta nyt".
Jos haluat luoda ja hallita Saapuneet-kansion sääntöjä Outlook-työpöytäohjelmassa, lue lisää ohjeaiheesta Sähköpostiviestien hallinta sääntöjä käyttämällä.
|
Tämä artikkeli koskee Outlook Web Appia, jota käyttävät sellaiset organisaatiot, joiden sähköpostipalvelimet käyttävät Exchange Server 2013:a tai 2010:tä. Jos käytössäsi on Microsoft 365, tai Exchange Server 2016 tai 2019, sähköpostiohjelmasi on Outlookin verkkoversio. Outlookin verkkoversion ohjeet löydät artikkelista Ohjeita Outlookin verkkoversion käyttöön. |
-
Kirjaudu sovellukseen Outlook Web App selaimessa URL-osoitteella, jonka olet saanut organisaatiosi sähköpostia hallinnoivalta henkilöltä. Kirjoita käyttäjänimi ja salasana ja valitse Kirjaudu sisään.
-
Valitse sivun ylälaidassa Asetukset > Asetukset.
-
Valitse Asetukset-kohdassa Järjestä sähköpostit > Saapuneet-kansion säännöt.
Saapuneet-kansion säännöt -sivulla näkyy yleiskatsaus kaikista Saapuneet-kansion säännöistä. Välilehdessä voit tarkastella, mitä sääntö tekee, ottaa sääntöjä käyttöön tai poistaa niitä käytöstä, luoda uusia sääntöjä, muokata aiemmin luotuja sääntöjä tai poistaa sääntöjä, joita et enää tarvitse.
|
Kohde |
Kuvaus |
|---|---|
|
|
Tämän toiminnon avulla voit luoda uuden Saapuneet-kansion säännön. |
|
|
Korosta sääntö ja valitse sitten, haluatko tarkastella tai muokata säännön tietoja. |
|
poista |
Korosta sääntö ja poista se valitsemalla Poista. |
|
|
Tämän toiminnon avulla voit siirtää valitun säännön ylöspäin luettelossa. Säännöt käsitellään ylhäältä alas. |
|
|
Tämän toiminnon avulla voit siirtää valitun säännön alaspäin luettelossa. |
|
|
Tämän toiminnon avulla voit päivittää sääntöluetteloa. |
|
Käytössä |
Voit ottaa säännön käyttöön (valintaruutu valittuna) tai poistaa sen käytöstä (valintaruutu ei valittuna) käyttämällä säännön vieressä olevaa valintaruutua. |
|
Sääntö |
Säännön nimi |
Jos haluat luoda uuden tyhjän säännön Saapuneet-kansion säännöt -sivulla, valitse 
Uudessa sääntöikkunassa on kolme osaa:
|
Osio |
Kuvaus |
|---|---|
|
Nimi Viestin saapuessa: |
Asetuksen nimeäminen Voit valita säännön ehdot tämän ruudun avulla. Voit tarkastella käytettäviä ehtoja ja valita ne alanuolen avulla. Jos säännöissä on lisäasetuksia, kirjoita ne näkyviin tulevaan ikkunaan. |
|
Toimi seuraavasti: |
Valitse tämän ruudun avulla toiminto, jonka haluat suorittaa valitsemasi ehdot täyttävän viestin saapuessa. |
|
Lisäasetukset |
Lisäasetusten käyttäminen:
|
Voit muokata mitä tahansa sääntöä valitsemalla sen ja avaamalla säännön valitsemalla 
Jos sinulla on sääntö, jota et enää halua, voit valita sen ja poistaa sen valitsemalla 
-
Kun luot uuden säännön Outlook Web App, saatat saada varoituksen siitä, että jotkin säännöt, jotka on luotu Outlook ja jotka ovat tällä hetkellä poissa käytöstä, poistetaan. Ennen kuin poistat säännöt, haluat ehkä kirjautua tilillesi Outlook avulla ja tarkistaa säännöt ja tarkistaa, haluatko säilyttää ne. Ota käyttöön kaikki säännöt, jotka haluat säilyttää.
-
Säännöt esitetään ylhäältä alaspäin siinä järjestyksessä, missä ne näkyvät Säännöt-ikkunassa. Voit muuttaa sääntöjen järjestystä valitsemalla siirrettävän säännön ja valitsemalla sitten
-
Jotkin viestityypit eivät käynnistä Saapuneet-kansion sääntöjä, kuten:
-
toimituksen tilailmoitukset, jotka sisältävät toimituksen epäonnistumisraportit ja järjestelmäsanomat
-
sähköpostiohjelman luomat luku- ja vastaanottokuittaukset
-
jotkin automaattinen vastaus (Poissa) -viestit.
-
-
Sääntöä ei tarvitse luoda Saapuneet-kansion säännöt -välilehdessä. Voit luoda sääntöjä myös suoraan viestissä. Voit luoda säännön suoraan viestissä:
-
Napsauta viestiluetteloruudussa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Luo sääntö.
-
Tai kun tarkastelet viestiä lukuruudussa, valitse laajennettu valikko
-
-
Kukin sääntö vie tilaa postilaatikon piilotetusta osasta. Tämä osan koko on enintään 64 kt. Säännön viemä todellinen tila määräytyy usean tekijän, kuten nimen pituuden ja ehtojen määrän, mukaan. Kun 64 kt:n enimmäisraja saavutetaan, näyttöön tulee varoitus, joka ilmoittaa, ettei sääntöjä voi enää luoda. Jos näin tapahtuu, sinun on poistettava tai yksinkertaistettava joitakin aiemmin luotuja sääntöjä, ennen kuin voit luoda niitä lisää. Tapoja, joilla voit pienentää sääntöjen viemää tilaa:
-
poista ne säännöt, joita et enää tarvitse
-
lyhennä sääntöjen nimiä
-
yhdistä samojen toimintojen säännöt
-
poista sääntöjen ehdot.
-
-
Kun luot edelleenlähetyssäännön, voit lisätä useita edelleenlähetysosoitteita. Niiden osoitteiden määrä, joille voit lähettää edelleen, voi olla rajoitettu tilisi asetusten mukaan. Jos lisäät sallittua määrää useampia osoitteita, edelleenlähetyssääntö ei toimi. Jos luot useita osoitteita sisältävän edelleenlähetyssäännön, testaa sen toimivuus.
