Seurantamuistutuksen lähettäminen sähköpostiviestissä

Lähetettävät viestit voidaan merkitä, jotta sinulle tai vastaanottajalle lähetetään ilmoitus siitä, että toiminto on tarpeen.

Uudemmat versiot Office 2010 Office 2007



Merkitse itsellesi

Lähetät viestin, joka edellyttää vastausta. Haluat varmistaa, ettet unohda pyyntöä, ja saat kaikki tiedot, jotka tarvitset. Kun merkitset itsellesi merkinnän, tiedät, että pyysit vastausta muilta. Kun lisäät merkinnän, Tehtävät- ja Tehtävien pikanäkymä -vaihtoehdot ovat tehtäväkohde.

Valitse Viesti > seuranta.
Valitse Tänään, Huomenna, Tällä viikolla, Ensi viikolla, Ei päivämääräätai Mukautettu.

Koska viesti ei näy Lähetetyt-kansiossasi, suosittelemme, että lisäät itsellesi muistutuksen. Muistutukset ovat ilmoitusvalintaikkunoita, jotka tulevat näkyviin, kun seuranta on määräpäivä, kuten tulevissa kokouksissa tai tapaamisissa.

Jos haluat lisätä itsellesi muistutuksen, valitse Seuranta >Muistutus. Kirjoita päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat saada muistutuksen valintaikkunan.

Vastaanottajien merkitseminen

Viestin merkintä vastaanottajille lisää korostusta. Viestiluettelossa näkyy merkintä, ja teksti näkyy viestin Alkaen-rivin yläpuolella. Jos vastaanottaja käyttää Outlook, kohde lisätään hänen tehtäväluetteloonsa.

Valitse Viesti > seuranta.
Valitse Mukauta.
Valitse Merkitse vastaanottajille -valintaruutu.
Mukauta-valintaikkunan oletusarvoinen Merkintä-teksti kannattaa vaihtaa kuvaukseen tai toimintoon. Voit kirjoittaa esimerkiksi Lähetä Annelle vastaus lupakysymykseen. Tämä on teksti, jonka vastaanottaja näkee Lähettäjä-rivin yläpuolella.

Näkyvyyden parantamiseksi voit lisätä muistutuksen. Muistutukset ovat ilmoitusvalintaikkunoita, jotka tulevat näkyviin, kun seuranta on määräpäivä, aivan kuten aikomallasi aloittaa olevan kokouksen tai tapaamisen.

Jos haluat lisätä muistutuksen vastaanottajille, valitse Merkitse vastaanottajille -ruutu ja kirjoita sitten päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat, että muistutusvalintaikkuna näkyy vastaanottajille.

Vihje: Käytä harkintaa, kun lisäät muistutuksen vastaanottajille merkinnälle. Kysy itseltäsi, onko sinun todella keskeytettävä vastaanottaja muistutusvalintaikkunan kanssa tai riittääkö merkintä.

Miten Seuranta-valikon merkinnän päivämäärät toimivat?

Lipuilla voit merkitä kohteita seurantaa varten ja sisällyttää muistutuksia. Lipuissa on käytettävissä seuraavat oletusarvoiset aloituspäivät, määräpäivät ja muistutusajat. Voit mukauttaa asetuksia.

Merkintä	Aloituspäivä	Määräpäivä	Muistutus
Tänään	Nykyinen päivämäärä	Nykyinen päivämäärä	Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista
Huomenna	Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä	Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä	Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä
Tällä viikolla	Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen	Viikon viimeinen työpäivä	Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää
Ensi viikolla	Ensi viikon ensimmäinen työpäivä	Ensi viikon viimeinen työpäivä	Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika
Ei päivämäärää	Ei päivämäärää	Ei päivämäärää	Nykyinen päivämäärä
Mukautettu	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Muistutusten asettaminen tai poistaminen

Saapuvien viestien merkitseminen seurantaa varten

Seurannan lisääminen sähköpostiviesteihin

Merkitse itsellesi

Tee jompikumpi seuraavista:

Valitse viestiluettelo-ruudussa viesti. Valitse Viesti-välilehdenTunnisteet-ryhmästä Seuranta javalitse sitten merkintätyyppi, jonka haluat määrittää.
Valitse avoimessa viestissä Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmässä Seuranta javalitse sitten merkintätyyppi, jonka haluat määrittää.

Jos haluat muistutuksen tästä merkitystä viestistä, valitse Viesti-välilehden Tunnisteet-ryhmässä Seuranta javalitse sitten Lisää muistutus. Jos haluat, voit muuttaa muistutuksen päivämäärää ja aikaa.

Vastaanottajien merkitseminen

Käytä harkintaa, kun lähetät muistutuksia muille. Jotkut vastaanottajat eivät välttämättä pidä muistutuksista työskentelyn aikana. Voit myös lähettää viestin, jossa on alkamis- ja määräpäivä sekä lisätietoja Merkitse kohteeseen -luettelossa. Näin vastaanottajat voivat käyttää tietoja viestin tietopalkissa ilman muistutusta.

Jos haluat lähettää merkinnän, jotta muita pyydetään tekemään jotain, tee seuraavat toimet ennen viestin lähetystä:

Valitse avoimessa viestissä Viesti-välilehdenTunnisteet-ryhmässäSeurantaja valitse sitten Merkitse vastaanottajille.
Valitse Merkitse vastaanottajille-kohdan Merkintä-luettelosta lähetettävän merkinnän tyyppi.
Vastaanottajille merkityt viestit sisältävät oletusarvoisesti muistutuksen. Muuta tarvittaessa päivämäärää ja aikaa. Jos et halua sisällyttää muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun valinta.

Voit tarvittaessa merkitä sähköpostiviestejä seurantaa varten, jotta voit seurata vastauksia.

Miten Seuranta-valikon merkinnän päivämäärät toimivat?

Merkintä	Aloituspäivä	Määräpäivä	Muistutus
Tänään	Nykyinen päivämäärä	Nykyinen päivämäärä	Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista
Huomenna	Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä	Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä	Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä
Tällä viikolla	Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen	Viikon viimeinen työpäivä	Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää
Ensi viikolla	Ensi viikon ensimmäinen työpäivä	Ensi viikon viimeinen työpäivä	Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika
Ei päivämäärää	Ei päivämäärää	Ei päivämäärää	Nykyinen päivämäärä
Mukautettu	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Muistutusten asettaminen tai poistaminen

Seurantaa vaativien sähköpostiviestien seuranta

Merkittyjen sähköpostiviestien tarkistaminen

Seurannan lisääminen sähköpostiviesteihin

Seurantamerkinnän lisääminen

Merkitse itsellesi

Valitse uuden viestin Viesti-välilehdenAsetukset-ryhmässäSeuranta- .
Valitse Seuranta-valikossaLisää muistutus.
Voit valita muistutuksen tyypin valitsemalla muistutuksen Merkintä-luettelosta.

Voit esimerkiksi valita muistutuksen mukana tarkempia lauseita, kuten Soita ,Älälähetä edelleen , Tietositai Tarkista. Nämä tiedot Tietopalkki viestissä.
Valitse päivämäärä ja kellonaika Muistutus-ruudun vierestä.

Kun olet valinnut päivämäärän ja ajan, muistutus näkyy myös tietopalkissa.
Jos haluat muuttaa oletusmuistutusääntä, valitse ja selaa äänitiedostoon. Valitse Toista tämä ääni -valintaruutu, jos se ei ole valittuna.

Vastaanottajien merkitseminen

Käytä harkintaa, kun lähetät muistutuksia muille. Jotkut vastaanottajat eivät välttämättä pidä muistutusten aktivoinnin aktivoista työskentelyn aikana. Voit myös lähettää viestin, jossa on alkamis- ja määräpäivä sekä lisätietoja Merkitse kohteeseen -luettelossa. Näin vastaanottajat voivat käyttää tietoja viestin tietopalkissa ilman muistutusta.

Valitse uuden viestin Viesti-välilehdenAsetukset-ryhmässäSeuranta- .
Valitse Seuranta-valikossaMerkitse vastaanottajille.
Valitse Merkitse vastaanottajille -osassa muistutustyyppi( Seuranta on oletusarvo) valitsemalla merkintä, jonka haluat Merkitä-luettelosta.

Voit esimerkiksi valita muistutuksen mukana tarkempia lauseita, kuten Soita ,Älälähetä edelleen , Tietositai Tarkista. Nämä tiedot näkyvät viestin tietopalkissa.
Valitse päivämäärä ja kellonaika Muistutus-ruudun vierestä.

Kun olet valinnut päivämäärän ja ajan, muistutus näkyy myös tietopalkissa.

Vihje: Jos haluat lisätä merkinnän ja muistutuksen itsellesi ja muille, valitse Merkitse minulle -valintaruutu, valitse merkinnän tiedot ja valitse sitten muistutuksen asetukset.

Kun merkityt viestit on lähetetty, voit seurata vastaanottajia. Jos käytät Microsoft Exchange tiliä, voit jopa etsiä ja seurata vastaanottamiasi vastauksia. Lisätietoja tästä ominaisuudesta on aiheissa Merkittyjen viestien etsiminen.

Miten Seuranta-valikon merkinnän päivämäärät toimivat?

Merkintä	Aloituspäivä	Määräpäivä	Muistutus
Tänään	Nykyinen päivämäärä	Nykyinen päivämäärä	Tuntia ennen tämän työpäivän loppumista
Huomenna	Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä	Nykyinen päivämäärä plus yksi päivä	Nykyisen päivän aloitusaika plus yksi työpäivä
Tällä viikolla	Nykyinen päivämäärä plus kaksi päivää, mutta ei kuitenkaan viikon viimeisen työpäivän jälkeen	Viikon viimeinen työpäivä	Nykyisen päivän aloitusaika plus kaksi työpäivää
Ensi viikolla	Ensi viikon ensimmäinen työpäivä	Ensi viikon viimeinen työpäivä	Ensi viikon ensimmäisen työpäivän aloitusaika
Ei päivämäärää	Ei päivämäärää	Ei päivämäärää	Nykyinen päivämäärä
Mukautettu	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä	Nykyinen päivämäärä on näkyvissä; valitse halutessasi mukautettu päivämäärä