Voit jakaa tai tulostaa tiedostoja painotaloissa tallentamalla tai muuntamalla ne Office-ohjelmien avulla PDF-tiedostoiksi. Et tarvitse muita ohjelmistoja tai apuohjelmia.

Käytä PDF-muotoa, jos haluat tiedoston, joka:

  • näyttää samalta useimmissa tietokoneissa

  • on kooltaan pienempi

  • noudattaa toimialan muotovaatimuksia.

Esimerkkejä ovat ansioluettelot, juridiset asiakirjat, uutiskirjeet, luettavaksi tarkoitetut (ei muokattavissa) ja tulostettavat tiedostot sekä ammattimaista tulostusta varten tarkoitetut tiedostot.

Tärkeää: Monet ohjelmat, kuten Microsoft Word, voivat avata ja muokata PDF-tiedostoja. Yksinkertaisesti jakamalla jotakin PDF-tiedostona ei riitä takaamaan, että vastaanottaja ei voi muokata tiedostoa.

Vie PDF-muotoon tai tallenna PDF-muodossa valitsemalla Office-tiedostossa Tiedosto -valikosta Vie tai Tallenna nimellä. Vaiheittaiset ohjeet saat valitsemalla halutun Office-ohjelman avattavasta luettelosta.

  1. Avaa PDF-tiedostona julkaistava taulukko tai raportti.

  2. Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vieminen-ryhmän PDF tai XPS -painiketta.

    PDF XPS -valintanauhan kuvake

  3. Kirjoita tai valitse tiedostolle nimi Tiedostonimi-luettelossa.

  4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).

    • Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).

    • Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).

  5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Valitse OK.

  6. Valitse Julkaise.

Nämä tiedot koskevat myös Microsoft Excel Starter 2010:tä.

Huomautus: Power View -laskentataulukoita ei voi tallentaa PDF-tiedostoiksi.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna nimellä.
    Jos haluat näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunan Excel 2013Excel 2016, valitse sijainti ja kansio.

  3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.

  4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).

    • Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.

    • Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).

    • Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).

  5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Katso lisätietoja Excelin asetukset -valintaikkunasta Lisätietoja PDF-asetuksista. Kun olet valmis, valitse OK.

  6. Valitse Tallenna.

OneNote 2013 ja OneNote 2016

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Vie.

  3. Valitse Tallenna nykyinen -kohdassa se muistikirjan osa, jonka haluat tallentaa PDF-muodossa.

  4. Valitse Valitse muoto -kohdassa PDF (*.pdf) ja valitse sitten Export.

  5. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan Tiedoston nimi -kenttään muistikirjan nimi.

  6. Valitse Tallenna.

Office 365 -loppukäyttäjä

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse ensin Tallenna nimellä ja sitten vaihtoehto, joka vastaa PDF- tai XPS-muodossa tallennettavaa muistikirjan osaa.

  3. Valitse Tallenna osa nimellä -kohdassa ensin PDF (*.pdf) ja sitten Tallenna nimellä.

  4. Kirjoita Tiedoston nimi -kenttään muistikirjalle nimi.

  5. Valitse Tallenna.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna nimellä.
    Jos haluat näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunan PowerPoint 2013PowerPoint 2016, valitse sijainti ja kansio.

  3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.

  4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).

    • Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.

    • Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).

    • Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).

  5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Kun olet valmis, valitse OK.

  6. Valitse Tallenna.

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Tallenna nimellä.
    Jos haluat näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunan Project 2013Project 2016, valitse sijainti ja kansio.

  2. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.

  3. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF-tiedostot (*.pdf) tai XPS-tiedostot (*.xps) ja valitse sitten Tallenna.

  4. Valitse Tiedoston vientiasetukset -valintaikkunassa Julkaisualue, Sisällytä tulostumattomat tiedot (tarvittaessa) ja ISO 19500-1 yhteensopivuus (vain PDF).

Muotoiluvinkkejä

Project ei tue kaikkia PDF- ja XPS-muotoiluominaisuuksia, mutta voit silti käyttää joitakin tulostusasetuksia muuttaaksesi lopullisen asiakirjan ulkoasua.

Valitse Tiedosto > Tulosta ja muuta halutessasi näitä asetuksia:

  • Päivämäärät

  • Suunta

  • Paperikoko

  • Sivun asetukset

Sivun asetukset -valintaikkunassa voit muuttaa seuraavien välilehtien asetuksia:

  • Reunukset

  • Selite

  • Näytä

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna nimellä.
    Jos haluat näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunan Publisher 2013 Publisher 2016, valitse sijainti ja kansio.

  3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.

  4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).

  5. Jos haluat muuttaa tiedoston optimointitapaa, valitse Muuta. (Valitse Publisher 2013:ssa tai Publisher 2016:ssa Asetukset.)

    • Tee haluamasi muutokset kuvan tarkkuuteen ja tulostumattomiin tietoihin.

    • Valitse Tulostusasetukset, jos haluat tehdä muutoksia tiedoston tulostusasetuksiin.

    • Kun olet valmis, valitse OK.

  6. Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.

  7. Valitse Tallenna.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna nimellä.
    Jos haluat näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunan Visio 2013 Visio 2016:ssa, valitse sijainti ja kansio.

  3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.

  4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).

    • Jos haluat, että tiedosto avautuu valitussa muodossa tallennuksen jälkeen, valitse Näytä tiedosto automaattisesti tallentamisen jälkeen -valintaruutu.

    • Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).

    • Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).

  5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Valitse OK.

  6. Valitse Tallenna.

Word 2013 ja uudempi

  1. Valitse Tiedosto > Vie > Luo PDF/XPS.

    Luo PDF/XPS -painike Word 2016:n Vie-välilehdessä.
  2. Jos Word-asiakirjan ominaisuudet sisältävät tietoja, joita et halua sisällyttää PDF-tiedostoon, valitse Tallenna PDF- tai XPS -ikkunassa Asetukset. Valitse sitten Asiakirja ja poista Asiakirjan ominaisuudet -valintaruudun valinta. Määritä muut haluamasi asetukset ja valitse OK.

    Poista Asiakirjan ominaisuudet -valintaruudun valinta, jotta voit estää kyseisten tietojen jakamisen PDF-tiedostossa.

    Lisätietoja asiakirjan ominaisuuksista on ohjeartikkelissa Office 2016 -tiedoston ominaisuuksien näyttäminen ja muuttaminen.

  3. Siirry Julkaise PDF- tai XPS-muodossa -ikkunassa sijaintiin, johon haluat tallentaa tiedoston. Muokkaa myös tiedostonimeä, jos haluat tallentaa tiedoston eri nimellä.

  4. Valitse Julkaise.

Lisätietoja PDF-asetuksista

  • Jos haluat luoda PDF-tiedoston vain joistakin asiakirjan sivuista, valitse haluamasi vaihtoehto Sivualue-kohdassa.

  • Jos haluat sisällyttää muokkausmerkinnät PDF-tiedostoon, valitse Julkaistava kohde -kohdassa Asiakirja, jossa näkyvät merkinnät. Varmista muussa tapauksessa, että Asiakirja on valittuna.

  • Jos haluat luoda joukon kirjanmerkkejä PDF-tiedostoon, valitse Luo kirjanmerkit käyttämällä. Valitse sitten Otsikoita-vaihtoehto tai, jos olet lisännyt asiakirjaan kirjanmerkkejä, Word-kirjanmerkkejä-vaihtoehto.

  • Jos haluat sisällyttää asiakirjan ominaisuudet PDF-tiedostoon, varmista, että Asiakirjan ominaisuudet -vaihtoehto on valittuna.

  • Jos haluat, että näytönlukuohjelmistot pystyvät lukemaan asiakirjan paremmin, valitse Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoa varten.

  • ISO 19005-1 -yhteensopiva (PDF/A) Tämä asetus tuottaa PDF-asiakirjan käyttämällä version 1.7 PDF-tiedostoa, joka on arkistostandardi. PDF/A-standardin avulla voit varmistaa, että asiakirja näyttää samanlaiselta, kun se avataan myöhemmin eri tietokoneella.

  • Bittikartan teksti, kun fontteja ei upoteta Jos fontteja ei voi upottaa asiakirjaan, PDF käyttää bittikarttakuvia tekstistä, jolloin PDF näyttää samalta kuin alkuperäinen asiakirja. Jos tämä vaihtoehto ei ole valittu ja tiedosto käyttää fonttia, jota ei voi upottaa, PDF-lukija voi korvata sen toisella fontilla.

  • Salaa tiedosto salasanalla Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat rajoittaa tiedoston käyttöä niin, että vain salasanan tietävät henkilöt voivat avata PDF:n. Kun valitset OK, Word avaa Salaa PDF-tiedosto -ruudun, johon voit kirjoittaa salasanan ja antaa sen uudelleen.

PDF-sisällön avaaminen ja kopioiminen Wordin avulla

Voit kopioida haluamaasi sisältöä PDF-tiedostosta avaamalla sen Wordissa.

Valitse Tiedosto > Avaa ja siirry haluamaasi PDF-tiedostoon. Word avaa PDF-sisällön uudessa tiedostossa. Voit kopioida tiedostosta haluamasi sisällön, mukaan lukien kuvat ja kaaviot.

Word 2010

Nämä tiedot koskevat myös Valitse Microsoft Word Starter 2010.:tä.

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Tallenna nimellä.
    Jos haluat näkyviin Tallenna nimellä -valintaikkunan Word 2013Word 2016, valitse sijainti ja kansio.

  3. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun tiedostolle nimi, jos et jo ole tehnyt niin.

  4. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF (*.pdf).

    • Jos haluat tiedoston avautuvan valitussa muodossa tallentamisen jälkeen, valitse Avaa tiedosto julkaisemisen jälkeen -valintaruutu.

    • Jos tarvitset tiedostosta laadukkaan tulosteen, valitse Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).

    • Jos pieni tiedostokoko on tulostusjälkeä tärkeämpi, valitse Vähimmäiskoko (online-julkaiseminen).

  5. Valitsemalla Asetukset voit määrittää tulostettavan sivun, valita tulostetaanko merkinnät sekä valita muut tulostusasetukset. Kun olet valmis, valitse OK.

  6. Valitse Tallenna.

Jos haluat tallentaa tiedoston PDF-tiedostona Office for Macissa, noudata seuraavia ohjeita:

  1. Valitse Tiedosto.

  2. Valitse Tallenna nimellä.

  3. Valitse Tiedostomuoto ikkunan alareunasta

    Wordin Tallenna nimellä -valintaikkunan Tiedostomuoto-työkalun avulla voit valita muita tallennusmuotoja, kuten PDF-tallennusmuodon.
  4. Valitse PDF käytettävissä olevien tiedostomuotojen luettelosta

  5. Anna tiedostolle nimi, jos sitä ei ole jo nimetty. Valitse sitten Vie

Wordin, PowerPoint ja OneNote avulla voit muuntaa doc-tiedoston PDF-tiedostoksi.

  1. Valitse >tulosta >(PowerPoint valitse yksi kolmesta muodosta).

  2. Valitse Tulostin-kohdan avattavasta valikostaTallenna PDF-tiedostona ja valitse sitten Tallenna.

    Tallentaminen PDF-muodossa -asetus tulostusta varten.

  3. Sen jälkeen voit nimetä PDF:n Resurssienhallinta-valikossa, valita, mihin tiedosto tallennetaan, ja valita sitten Tallenna.

Tämä luo PDF-perustiedoston, joka säilyttää alkuperäisen asiakirjan asettelun ja muodon.

Jos haluat hallita PDF-tiedoston asetuksia tarkemmin, kuten lisätä kirjanmerkkejä, voit muuntaa doc-tiedoston PDF-tiedostoksi työpöytäsovelluksessa. Aloita PowerPoint OneNote valitsemalla PowerPoint työpöytäsovelluksessa Avaa työpöytäsovelluksessa. Valitse ensin Wordissa avattava Muokkaaminen-valikko ja valitse sitten Avaa työpöytäsovelluksessa.

Avaa työpöytäsovelluksessa -komennon kuva

Jos sinulla ei ole työpöytäsovellusta, voit kokeilla tai ostaa uusimman Office nyt.

Onko sinulla tätä ominaisuutta koskeva ehdotus?

Äänestä ideaa tai jaa uusi idea aloitelaatikossamme osoitteessa word.uservoice.com.

Jos haluat viedä Word-asiakirjan tai Excel-työkirjan PDF-muodossa iOS:ssä, napauta Tiedosto-painiketta vasemmassa yläkulmassa, valitse Vie ja valitse sitten PDF.

Vie tiedosto PDF-muotoon napauttamalla Tiedosto > Vie

PDF (Portable Document Format)    säilyttää asiakirjan muotoilut ja mahdollistaa tiedostojen jakamisen. Kun PDF-muotoista tiedostoa tarkastellaan verkossa tai kun se tulostetaan, siinä säilyvät alun perin määritetyt muotoilut. PDF-muodosta on hyötyä myös asiakirjoissa, jotka on tarkoitettu kaupalliseen painamiseen. PDF on hyväksytty kelvolliseksi muodoksi useissa virastoissa ja organisaatioissa, ja sille on katseluohjelmia useammille ympäristöille kuin XPS-muodolle.

XPS (XML Paper Specification)    on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja tukee tiedostojen jakamista. Kun XPS-muotoinen tiedosto näytetään verkossa tai tulostetaan, sen muotoilut ovat täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa, eikä tietoja voi helposti muuttaa.

Tärkeää: Useimmat nykyaikaiset selaimet voivat avata ja näyttää PDF-tiedoston. Jos sinulla on vanhempi käyttöjärjestelmä, sinun on ehkä kuitenkin asennettava PDF-lukuohjelma laitteeseesi, kuten Acrobat Readeriin, joka on saatavilla Adobe Systems -järjestelmistä.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Tarvitsetko lisäohjeita?

Liity keskusteluun
Kysy yhteisöltä
Hae tukea
Ota yhteyttä

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteestasi.

×