Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tässä aiheessa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt, joiden avulla voit Excel laskentataulukoistasi helppokäyttöisiksi toiminta toiminta- tai toimintaalueille.

Excel-taulukko, joka sisältää tuloslaskelman ja palkkikaavion

Kun laskentataulukot ovat helppokäyttöiset, voit poistaa sisällön lukituksen kaikille ja eri ominaisuuksia käyttävät henkilöt voivat lukea jaExcel ja kaavioita. Opit esimerkiksi lisäämään otsikoita taulukoihin, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät löytävät etsittävää tietoa. Opit myös, miten helppokäyttöisyyden tarkistus varmistaa, että laskentataulukot ovat osallistavia.

Windows: Parhaat käytännöt Excel-laskentataulukoiden helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Excel helppokäyttöisten laskentataulukoiden luomiseen.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa löytämään kaikki laskentataulukon kohdat, joista vaihtoehtoinen teksti puuttuu.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Office 2019:ssä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla työkirjaa voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän taulukkosolun päällä.

Hyperlinkkitekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Voit myös etsiä tekstiä laskentataulukosta, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa.

Mitä suurempi laskentataulukon tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Anna kaikille taulukon välilehdille yksiselitteinen nimi ja poista tyhjät välilehdet.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa selvittämään, onko kaikilla työkirjan arkeilla, joissa on merkittävää sisältöä, kuvailevat nimet ja onko työkirjassa tyhjiä arkkeja.

Näytönlukuohjelmat lukevat taulukoiden nimet, joissa on tietoa laskentataulukon sisällöstä. Näin on helpompaa ymmärtää, mitä työkirja sisältää, ja selata sitä.

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

Taulukonvalitsimien poistaminen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden lisääminen uuteen taulukkoon

Otsikoiden käyttö aiemmin luodussa taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Excel laskentataulukkoihinMicrosoft 365:

Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

      Excel Win32 Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko kuville
    • Valitse kuva. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike Excel Windows valintanauhassa

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kuvien vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

      Excel Win32 muotojen Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko
    • Valitse muoto tai SmartArt-kuva. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike Excel Windows valintanauhassa

    Huomautus: Jos haluat lisätä vaihtoehtoisen tekstin koko muotoon tai SmartArt-kuvaan, napsauta muodon tai SmartArt-kuvan reunaa yksittäisen muodon tai osan asennuksella.

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella muotoa tai SmartArt-grafiikkaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 muotojen Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Pivot-kaavioihin

  1. Napsauta Pivot-kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Excel Pivot-kaavioiden Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko Win32

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Kirjoita 1–2 lausetta kuvaamaan PivotChart ja sen kontekstia jollekin, joka ei voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kaavioiden vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Visuaalisten elementtejä koristeellisena

Jos visualisoinnit ovat pelkästään koristeellisia, kuten tyylirajat, jotka lisäävät visuaalista kiinnostavuutta mutta eivät ole informatiivisia, voit merkitä ne koristeellisin tehostein ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa vaihtoehtoista tekstiä. Näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt kuulevat, että ne ovat koristeellisia, joten he tietävät, ettei he jää paitsi tärkeistä tiedoista. Kun tiedosto viedään PDF-tiedostoon, koristeelliset elementit merkitään PDF-tiedostossa artefakt-tunnisteilla, jotka näytönlukuohjelmat ohitetaan.

  1. Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Valitse Merkitse koristeellisena tekstinä -ruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

    Word Win32 koristeellisten elementtien Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

Automaattisen vaihtoehtoisen tekstin ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Jos et halua lisätä lisättyihin kuviin automaattisesti luotuja vaihtoehtotekstejä, voit poistaa vaihtoehtoisen tekstin automaattisen asetuksen käytöstä. Jos muutat mielesi myöhemmin, voit yhtä helposti ottaa sen takaisin käyttöön.

  1. Valitse Tiedosto > Asetukset > Helppokäyttötoiminnot.

  2. Valitse tai poista valinta Automaattinen vaihtoehtokuvaus -osan Luo vaihtoehtokuvaus automaattisesti -kohdassa ja valitse sitten OK.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Office 2019:ssä

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Excel laskentataulukoihin Office 2019:

Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

      Excel Win32 Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko kuville
    • Valitse kuva. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike Excel Windows valintanauhassa

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kuvien vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Säästä aikaa ja lisää kuvaan järjestelmän luoma vaihtoehtoinen teksti. Valitse Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa Luo kuvaus puolestani. Muokkaa sitten automaattisesti luotu vaihtoehtokuvaus paremmin sisältöön sopivaksi.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

      Excel Win32 muotojen Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko
    • Valitse muoto tai SmartArt-kuva. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike Excel Windows valintanauhassa

    Huomautus: Jos haluat lisätä vaihtoehtoisen tekstin koko muotoon tai SmartArt-kuvaan, napsauta muodon tai SmartArt-kuvan reunaa yksittäisen muodon tai osan asennuksella.

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella muotoa tai SmartArt-grafiikkaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 muotojen Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Pivot-kaavioihin

  1. Napsauta Pivot-kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Excel Pivot-kaavioiden Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko Win32

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Kirjoita 1–2 lausetta kuvaamaan PivotChart ja sen kontekstia jollekin, joka ei voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kaavioiden vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Visuaalisten elementtejä koristeellisena

Jos visualisoinnit ovat pelkästään koristeellisia, kuten tyylirajat, jotka lisäävät visuaalista kiinnostavuutta mutta eivät ole informatiivisia, voit merkitä ne koristeellisin tehostein ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa vaihtoehtoista tekstiä. Näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt kuulevat, että ne ovat koristeellisia, joten he tietävät, ettei he jää paitsi tärkeistä tiedoista. Kun tiedosto viedään PDF-tiedostoon, koristeelliset elementit on merkitty PDF-tiedostossa artefakt-tunnisteilla, jotka näytönlukuohjelmat ohitetaan.

  1. Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

    Word Win32 koristeellisten elementtien Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Excel laskentataulukoihin Office 2016:

Huomautus: On suositeltavaa sijoittaa tekstiä vain kuvauskenttään ja jättää otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Muotoasetukset-välilehdessä Vaihtoehtokuvaus.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Muotoasetukset-välilehdessä Vaihtoehtokuvaus.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Pivot-kaavioihin

  1. Napsauta Pivot-kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua Pivot-kaaviota

Hyperlinkkien, taulukoiden ja taulukonvalitsimien tekeminen helppokäyttöisiksi

Seuraavassa kuvataan menetelmät Excel-laskentataulukoiden hyperlinkkien, taulukoiden ja taulukonvalitsimien helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

Kohdeohjeet ovat pieniä ikkunoita, jotka näyttävät kuvailevan tekstin, kun kohdistin asetetaan hyperlinkin päälle.

  1. Valitse solu, johon haluat lisätä hyperlinkin.

  2. Valitse Lisää-välilehdessä Linkki.

  3. Näytettävä teksti -ruudussa näkyy valitun solu sisältö. Tämä on hyperlinkin teksti. Voit muuttaa sitä kirjoittamalla hyperlinkille uuden tekstin.

  4. Lisää hyperlinkin URL-osoite Osoite-kenttään.

  5. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohjeen teksti Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

  6. Napsauta OK > OK.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaruudusta

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse tekstiä sisältävät solut ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Windows-pöytätietokoneen Excelin Fontin väri -valikko
  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit analysoida laskentataulukon ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Se tarkistaa laskentataulukosta seuraavat seikat:

    • Sivun väri

    • Solujen tausta

    • Korostukset

    • Tekstiruudun täyttö

    • Kappaleen varjostus

    • SmartArt-kuvien täytöt

    • Otsikot, alatunnisteet ja linkit

Otsikoiden käyttö aiemmin luodussa taulukossa

Määritä otsikkorivi taulukoksi merkityssä soluryhmässä.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa taulukon kohtaan.

  2. Valitse Taulukkotyökalut – Rakenne -välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmän Otsikkorivi -valintaruutu.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Taulukkotyyliasetukset-ryhmästä valintaruudut valittuina

Otsikoiden lisääminen uuteen taulukkoon

Määritä otsikkorivi taulukoksi tarkoitettuun uuteen solujoukkoon.

  1. Valitse solut, jotka haluat sisällyttää taulukkoon.

  2. Valitse Lisää-välilehdessä Taulukko.

  3. Valitse Luo taulukko -valintaikkunassa Taulukossa on otsikoita -valintaruutu.

  4. Valitse OK.

    Excel luo otsikkorivin, jonka oletusniminä ovat Sarake1, Sarake2 jne.

  5. Kirjoita uudet, kuvaavat nimet jokaiselle taulukon sarakkeelle.

Näyttökuva Luo taulukko -valintaikkunasta, jossa on valittuna ruutu Taulukkoon otsikot”>>

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

  1. Napsauta taulukonvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nimeä uudelleen.

  2. Kirjoita laskentataulukolle lyhyt, yksilöivä nimi, ja paina Enter.

Näyttökuva valikkokohteesta Nimeä uudelleen

Taulukonvalitsimien poistaminen

  1. Napsauta taulukonvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista.

  2. Valitse vahvistusikkunassa Poista.

Näyttökuva valikkokohteesta Poista

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Helppokäyttötoimintojen muistutuksen avulla voit ilmoittaa käyttäjille helppokäyttöisyysongelmista

Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Opi tekemään OneNote-muistikirjoistasi helppokäyttöisempiä toimintarajoitteisille henkilöille

Excel ohjekeskus

Mac: Parhaat käytännöt Excel-laskentataulukoiden helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Excel helppokäyttöisten laskentataulukoiden luomiseen.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa löytämään kaikki laskentataulukon kohdat, joista vaihtoehtoinen teksti puuttuu.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Office 2019:ssä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla työkirjan arkkeja voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän taulukkosolun päällä.

Hyperlinkkitekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Anna kaikille taulukon välilehdille yksiselitteinen nimi ja poista tyhjät välilehdet.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa selvittämään, onko kaikilla työkirjan arkeilla, joissa on merkittävää sisältöä, kuvailevat nimet ja onko työkirjassa tyhjiä arkkeja.

Näytönlukuohjelmat lukevat taulukoiden nimet, joissa on tietoa laskentataulukon sisällöstä. Näin on helpompaa ymmärtää, mitä työkirja sisältää, ja selata sitä.

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

Taulukonvalitsimien poistaminen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus auttaa varmistamaan, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden lisääminen uuteen taulukkoon

Otsikoiden käyttö aiemmin luodussa taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Excel laskentataulukkoihinMicrosoft 365:

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

      Excel 365:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko
    • Valitse kuva. Valitse Kuvan muotoilu >vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike valintanauhan kuville Excel for Mac

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Vaihtoehtoinen teksti -Excel for Mac

    Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

      Excel 365:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko

      Vihje: Sinun täytyy napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kohtaa koko muotoa ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä.

    • Valitse muoto. Valitse Muodon muotoilu >vaihtoehtoinen teksti.

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

    Vaihtoehtoinen teksti -painike valintanauhan muodoille Excel for Mac
  2. Kuvaile 1–2 lauseella muotoa ja sen kontekstia jollekin, joka ei voi nähdä sitä.

    Excel 365:n Kirjoita vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna

    Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

      Excel 365:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko

      Vihje: Sinun täytyy napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kohtaa koko SmartArt-grafiikkaobjektia ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä

    • Valitse SmartArt-kuva. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      SmartArt-kuvien vaihtoehtoinen teksti Excel for Mac

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

  2. Kuvaile SmartArt-kuvaa ja sen kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta jollekin, joka ei voi nähdä sitä.

    Excel 365:n Kirjoita vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna

    Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Pivot-taulukkoon

  1. Napsauta Pivot-taulukkoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Pivot-taulukon asetukset....

    Pivot-taulukon asetukset Excel for Macin pikavalikossa.

    Vihje: Sinun täytyy napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kohtaa koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä.

  2. Valitse Pivot-taulukon asetukset... -valintaikkunassa Vaihtoehtoinen teksti.

  3. Kirjoita Vaihtoehtoinen teksti -välilehdessä Pivot-taulukolle haluamasi otsikko Otsikko-tekstiruutuun.

  4. Kuvaile Kuvaus-tekstiruutuun 1–2 lauseella taulukkoa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä. Kun olet valmis, valitse OK.

    Excelin Pivot-taulukon Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna.

Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Visuaalisten tehosteiden merkitseminen koristeellisiksi

Jos käyttämäsi visuaaliset tehosteet ovat pelkästään koristeellisia ja lisäävät tiedon sijaan pelkkää näyttävyyttä, voit merkitä ne koristeellisiksi, eikä vaihtoehtokuvausta tarvita. Esimerkki koristeelliseksi merkittävästä objektista ovat tyylitellyt reunat. Näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät kuulevat, että objekti on koristeellinen, ja tietävät, etteivät jää paitsi tärkeistä tiedoista.

  1. Avaa Vaihtoehtoinen teksti -ruutu jommallakummalla seuraavista tavoista:

    • Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

    • Valitse visuaalinen esitys. Valitse Muotoile-välilehti vaihtoehtoisen tekstin > varten.

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

  2. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

    Merkitse koristeetuksi -valintaruutu valittuna vaihtoehtoisen tekstin Excel for Mac

Vihje: Jos sinulla on useita koristeellisia kohteita, voit muokata niitä erässä. Valitse ne kaikki, avaa Vaihtoehtoinen teksti -ruutu ja valitse Koristeellinen.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Office 2019:ssä

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Excel laskentataulukoihin Office 2019:

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vihje: Jotta voit kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi – useimmiten muutama harkittusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

      Excel 365:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko
    • Valitse kuva. Valitse Kuvan muotoilu >vaihtoehtoinen teksti.

      Vaihtoehtoinen teksti -painike valintanauhan kuville Excel for Mac

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Vaihtoehtoinen teksti -Excel for Mac

    Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

      Excel 365:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko

      Vihje: Sinun täytyy napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kohtaa koko muotoa ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä.

    • Valitse muoto. Valitse Muodon muotoilu >vaihtoehtoinen teksti.

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

    Vaihtoehtoinen teksti -painike valintanauhan muodoille Excel for Mac
  2. Kuvaile 1–2 lauseella muotoa ja sen kontekstia jollekin, joka ei voi nähdä sitä.

    Excel 365:n Kirjoita vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna

    Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

      Excel 365:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko

      Vihje: Sinun täytyy napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kohtaa koko SmartArt-grafiikkaobjektia ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä

    • Valitse SmartArt-kuva. Valitse Muotoile > Vaihtoehtoinen teksti.

      SmartArt-kuvien vaihtoehtoinen teksti Excel for Mac

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

  2. Kuvaile SmartArt-kuvaa ja sen kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta jollekin, joka ei voi nähdä sitä.

    Excel 365:n Kirjoita vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna

    Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Pivot-taulukkoon

  1. Napsauta Pivot-taulukkoa hiiren oikealla painikkeella ja valitse Pivot-taulukon asetukset....

    Pivot-taulukon asetukset Excel for Macin pikavalikossa.

    Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella kohtaa koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisäpuolella.

  2. Valitse Pivot-taulukon asetukset... -valintaikkunassa Vaihtoehtoinen teksti.

  3. Kirjoita Vaihtoehtoinen teksti -välilehdessä Pivot-taulukolle haluamasi otsikko Otsikko-tekstiruutuun.

  4. Kuvaile Kuvaus-tekstiruutuun 1–2 lauseella taulukkoa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä. Kun olet valmis, valitse OK.

    Excelin Pivot-taulukon Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna.

Vihje: Jos haluat tarkistaa juuri kirjoitetun sanan oikeinkirjoituksen, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta.

Visuaalisten tehosteiden merkitseminen koristeellisiksi

Jos käyttämäsi visuaaliset tehosteet ovat pelkästään koristeellisia ja lisäävät tiedon sijaan pelkkää näyttävyyttä, voit merkitä ne koristeellisiksi, eikä vaihtoehtokuvausta tarvita. Esimerkki koristeelliseksi merkittävästä objektista ovat tyylitellyt reunat. Näytönlukuohjelmia käyttävät käyttäjät kuulevat, että objekti on koristeellinen, ja tietävät, etteivät jää paitsi tärkeistä tiedoista.

  1. Avaa Vaihtoehtoinen teksti -ruutu jommallakummalla seuraavista tavoista:

    • Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä....

    • Valitse visuaalinen esitys. Valitse Muotoile-välilehti vaihtoehtoisen tekstin > varten.

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu.

  2. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

    Merkitse koristeetuksi -valintaruutu valittuna vaihtoehtoisen tekstin Excel for Mac

Vihje: Jos sinulla on useita koristeellisia kohteita, voit muokata niitä erässä. Valitse ne kaikki, avaa Vaihtoehtoinen teksti -ruutu ja valitse Merkitse koristeellisena.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Excel laskentataulukoihin Office 2016:

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoisen tekstin kuviin, kuten kuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelmat voivat tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile muotoa > Muotoasetukset > Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile muotoa > Muotoasetukset > Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Pivot-kaavioihin

  1. Napsauta Pivot-kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Koko ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua Pivot-kaaviota

Hyperlinkkien, taulukoiden ja taulukonvalitsimien tekeminen helppokäyttöisiksi

Seuraavassa kuvataan menetelmät Excel-laskentataulukoiden hyperlinkkien, taulukoiden ja taulukonvalitsimien helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Hyperlinkki.

  3. Kirjoita Näytettävä teksti -ruutuun hyperlinkin teksti.

  4. Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.

  5. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaikkunasta

Otsikoiden käyttö aiemmin luodussa taulukossa

Määritä otsikkorivi taulukoksi merkityssä soluryhmässä.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukko-välilehdestä Otsikkorivi-valintaruutu.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Taulukko-välilehden Taulukkotyyliasetuksista valintaruudut valittuina

Otsikoiden lisääminen uuteen taulukkoon

Määritä otsikkorivi taulukoksi tarkoitettuun uuteen solujoukkoon.

  1. Valitse solut, jotka haluat sisällyttää taulukkoon.

  2. Valitse Lisää-välilehdessä Taulukko.

  3. Valitse valintaruutu Taulukossa on otsikot.

  4. Valitse OK.
    Excel luo otsikkorivin, jonka oletusniminä ovat Sarake1, Sarake2ja niin edelleen.

  5. Kirjoita uudet, kuvaavat nimet jokaiselle taulukon sarakkeelle.

Näyttökuva Luo taulukko -valintaikkunasta, jossa on valittuna ruutu Taulukkoon otsikot

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

  1. Napsauta taulukonvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nimeä uudelleen.

  2. Kirjoita taulukonvalitsimelle lyhyt, yksilöivä nimi.

Näyttökuva valikkokohteesta Nimeä uudelleen

Taulukonvalitsimien poistaminen

  1. Napsauta taulukonvalitsinta hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Poista.

Näyttökuva valikkokohteesta Poista

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Opi tekemään OneNote-muistikirjoistasi helppokäyttöisempiä toimintarajoitteisille henkilöille

Excel ohjekeskus

iOS: Parhaat käytännöt Excel-laskentataulukoiden helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Excel-laskentataulukoiden luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Taulukonvalitsimien yksilöivä nimeäminen.

Näytönlukuohjelmat lukevat taulukoiden nimet, joissa on tietoa laskentataulukon sisällöstä. Näin on helpompaa ymmärtää, mitä työkirja sisältää, ja selata sitä.

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö aiemmin luoduissa taulukoissa

Taulukoiden ja taulukonvalitsimien tekeminen helppokäyttöisiksi

Seuraavassa kuvataan menetelmät laskentataulukon taulukoiden ja taulukon välilehtien Excel helppokäyttöisiksi.

Ylätunnisteiden lisääminen aiemmin luotuihin taulukoihin

Määritä otsikkorivi taulukoksi merkityssä soluryhmässä.

  1. Valitse solut tai rivi, jonka haluat muuntaa otsikoksi.

  2. Napauta Lisää-kuvaketta näytön oikeassa alakulmassa.

  3. Napauta Solutyylit ja valitse vaihtoehto Otsikot ja otsikot -ryhmässä. Solut muunnetaan otsikoiksi.

Tyylin asetukset -komento, jossa on valittuna Otsikkorivi

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

  1. Napauta Taulukko-kuvaketta näytön vasemmassa alakulmassa.

  2. Napauta taulukonvalitsinta ja valitse Nimeä uudelleen.

  3. Kirjoita lyhyt, yksilöivä nimi taulukonvalitsimelle, jonka nimen haluat muuttaa.

Valittu taulukkovälilehti, jossa näkyvät uudelleennimeämisasetukset

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Opi tekemään OneNote-muistikirjoistasi helppokäyttöisempiä toimintarajoitteisille henkilöille

Excel ohjekeskus

Android: Parhaat käytännöt Excel-laskentataulukoiden helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Excel helppokäyttöisten laskentataulukoiden luomiseen.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

Taulukonvalitsimien yksilöivä nimeäminen.

Näytönlukuohjelmat lukevat taulukoiden nimet, joissa on tietoa laskentataulukon sisällöstä. Näin on helpompaa ymmärtää, mitä työkirja sisältää, ja selata sitä.

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden lisääminen uusiin taulukkoihin

Otsikoiden käyttö aiemmin luoduissa taulukoissa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Excel visuaalisesti.

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoisen tekstin kuviin, kuten kuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelmat voivat tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Valitse kuva.

  2. Avaa Kuva-välilehti napauttamalla työkalurivin loppupäässä näytön alaosassa näkyvää ylänuolta.

  3. Vieritä näyttöä alas Vaihtoehtoinen teksti -komentoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Vaihtoehtoinen teksti -komento Kuva-välilehdessä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Valitse muoto.

  2. Avaa Muoto-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Vieritä näyttöä alas Vaihtoehtoinen teksti -komentoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Muoto-välilehden Vaihtoehtoinen teksti -komento

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Valitse kaavio.

  2. Avaa Kaavio-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Vieritä näyttöä alas Vaihtoehtoinen teksti -komentoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Kaavio-välilehden Vaihtoehtoinen teksti -komento

Taulukoiden ja taulukonvalitsimien tekeminen helppokäyttöisiksi

Seuraavassa kuvataan menetelmät Excel-laskentataulukkojen taulukoiden ja taulukonvalitsimien helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Otsikoiden käyttö aiemmin luoduissa taulukoissa

Määritä otsikkorivi taulukoksi merkityssä soluryhmässä.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla alanuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.

    Vihje: Asetus on valittuna, kun se on harmaa.

  4. Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.

Taulukko-välilehti, jossa on valittuna Otsikkorivi

Otsikoiden lisääminen uusiin taulukkoihin

Määritä otsikkorivi taulukoksi tarkoitettuun uuteen solujoukkoon.

  1. Korosta solut, jotka haluat sisällyttää taulukkoon.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla ylänuolta näytön alaosassa työkalurivin päässä.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Napauta Taulukko-komentoa.

  5. Valitse Taulukossa on otsikot -valintaruutu.

Taulukko, jossa on valittuna Taulukkoon otsikot -valintaruutu

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

  1. Napauta taulukonvalitsinta pitkään ja valitse Nimeä uudelleen.

  2. Kirjoita taulukonvalitsimelle lyhyt, yksilöivä nimi.

Valittu taulukkovälilehti, jossa näkyy Nimeä uudelleen -komento

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Opi tekemään OneNote-muistikirjoistasi helppokäyttöisempiä toimintarajoitteisille henkilöille

Excel ohjekeskus

Office Online: Parhaat käytännöt Excel Online -laskentataulukoiden helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Excelin verkkoversio helppokäyttöisten laskentataulukoiden luomista varten.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin.

Helppokäyttöisyyden tarkistus -vaihtoehdon avulla voit etsiä laskentataulukon puuttuvat vaihtoehtoiset tekstit.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä taulukoissa on tärkeää.

Vältä käyttämästä tekstiä taulukoissa ainoana tapana välittää tärkeitä tietoja. Kuvaile vaihtoehtotekstissä lyhyesti taulukon sisältöä ja sen tarkoitusta.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Tarkastelemalla työkirjaa voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Anna kaikille taulukon välilehdille yksiselitteinen nimi ja poista tyhjät välilehdet.

Lue työkirjan taulukon välilehtien nimet ja varmista, että jokaisessa taulukossa on sisältöä.

Näytönlukuohjelmat lukevat taulukoiden nimet, joissa on tietoa laskentataulukon sisällöstä. Näin on helpompaa ymmärtää, mitä työkirja sisältää, ja selata sitä.

Merkityksellisen nimen antaminen työkirjalle

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

Taulukonvalitsimien poistaminen

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoksi ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnon avulla voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja, sisäkkäisiä taulukoita tai täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät rivit ja sarakkeet voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttäminen taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja kaavioihin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen Excelin verkkoversio kuviin ja kaavioihin. Jos haluat lisätä vaihtoehtoisen tekstin taulukoihin, käytä Excelin työpöytäversiota.

Huomautus: On suositeltavaa lisätä tekstiä vain kuvauskenttään ja jättää otsikko tyhjäksi. Tämä tuottaa parhaan käyttökokemuksen Lukijalla ja useimmilla muilla näytönlukuohjelmilla.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Vaihtoehtoinen teksti, jolloin Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna avautuu.

  2. Muokkaa tekstiä Kuvaus-tekstiruudussa.

  3. Valitse OK.

Näyttökuva  Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkunasta, joka sisältää Otsikko- ja Kuvaus-kentät

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Vaihtoehtoinen teksti, jolloin Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna avautuu.

  2. Lisää tekstiä Kuvaus-tekstiruutuun.

  3. Valitse OK.

Hyperlinkkien, taulukoiden ja taulukonvalitsimien tekeminen helppokäyttöisiksi

Seuraavassa kuvataan menetelmät laskentataulukoiden hyperlinkkien, taulukoiden ja taulukon välilehtien Excelin verkkoversio helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Hyperlinkki.

  3. Kirjoita Näyttöteksti-ruutuunteksti, jota henkilöt napsautetaan. Noudata sitten seuraavia ohjeita sen mukaan, minkä tyyppistä linkkiä haluat käyttää:

    • Kirjoita tai liitä osoite URL-kenttään.

    • Kirjoita Kohta tässä tiedostossa -kohtaan sen solun sijainti, johon haluat käyttää linkkiä. Esimerkiksi A6.

    • Kirjoita Sähköpostiosoite-kohtaan sähköpostiosoite muodossa joku@example.com.

  4. Valitse OK.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuvassa näkyy Lisää hyperlinkki -valintaikkuna, jossa voit kirjoittaa näyttötekstitiedot ja URL-osoitteen, määrittää kohdan tiedostossa tai antaa sähköpostiosoitteen.

Otsikoiden käyttäminen taulukossa

  1. Valitse solut, jotka haluat sisällyttää taulukkoon.

  2. Valitse Lisää-välilehden Taulukot-ryhmästä kohta Taulukko.

  3. Valitse Taulukossa on otsikot -valintaruutu.

  4. Valitse OK. Excelin verkkoversio luo otsikkorivin, jonka oletusniminä ovat Sarake1, Sarake2ja niin edelleen.

  5. Kirjoita uudet, kuvaavat nimet jokaiselle taulukon sarakkeelle.

Huomautus: Näiden samojen ohjeiden avulla voit lisätä otsikon soluihin aiemmin luodussa taulukossa.

Näyttökuvassa näkyy Luo taulukko -valintaikkuna, jossa "Taulukossa on otsikoita" -valintaruutu on valittuna.

Merkityksellisen nimen antaminen työkirjalle

  1. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  2. Valitse Tallenna nimellä ja anna sitten tiedostolle nimi. Luo nimi, joka sisältää vihjeen tiedoston sisältämistä tiedoista. Sisällytä nimeen päivämäärä mahdollisuuksien mukaan.

  3. (Valinnainen) Valitse Korvaa nykyinen tiedosto -valintaruutu.

  4. Valitse OK.

Huomautus: Jos haluat nimetä tiedoston uudelleen, valitse Nimeä uudelleen, anna tiedostolle nimi ja valitse OK.

Näyttökuvassa näkyy Tallenna nimellä -valintaikkuna, jossa voit kirjoittaa tiedostolle nimen ja voit korvata olemassa olevan tiedoston.

Taulukonvalitsimien nimeäminen uudelleen

  1. Napsauta taulukonvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nimeä uudelleen.

  2. Kirjoita taulukolle lyhyt, yksilöivä nimi, joka kuvaa sen sisältöä.

  3. Valitse OK.

Näyttökuvassa oleva valikko tulee näkyviin napsautettaessa hiiren kakkospainikkeella taulukon välilehteä, ja valikossa näkyvät toiminnot taulukon lisäämistä, poistamista, uudelleennimeämistä, uudelleenjärjestelyä, piilottamista ja näyttämistä varten.

Taulukonvalitsimien poistaminen

  1. Napsauta taulukonvalitsinta hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Poista.

  3. Valitse OK.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Opi tekemään OneNote-muistikirjoistasi helppokäyttöisempiä toimintarajoitteisille henkilöille

Excel ohjekeskus

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Liity keskusteluun
Kysy yhteisöltä
Hae tukea
Ota yhteyttä

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteestasi.

×