Tässä aiheessa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt, joiden avulla voit Word asiakirjojasi helppokäyttöisiksi toiminta toiminta-alueellasi. Kun tiedostot ovat helppokäyttöisiä, voit poistaa sisällön lukituksen kaikille ja eri ominaisuuksia käyttäville ihmisille, jotka voivat lukea sisältöäsi ja käyttää tiedostojasi. Opit esimerkiksi lisäämään kuviin vaihtoehtoisen tekstin, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse. Opit myös käyttämään värejä ja tyylejä asiakirjojen osallistavuuden maksimoimiseksi ennen Word jakamista muiden kanssa.
Word on useita ominaisuuksia, joiden avulla eri ominaisuuksilla varustettuja henkilöitä voi lukea ja muokata tiedostoja. Word tarjoaa myös Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella elementtejä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia toiminta- ja toimintavaimille henkilöille.
Lisätietoja Helppokäyttöisyyden tarkistuksesta on artikkelissa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.
Windows: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. |
Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Microsoft 365:ssä Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Office 2019:ssä Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa |
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Voit tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, tarkista asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti. Voit myös napsauttaa kutakin otsikkoa ja käyttää niissä sisäistä otsikkotyyliä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita. Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365
Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Microsoft 365:
Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, varmista, että välität kuvan sisällön ja tarkoituksen ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi– useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisenä tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea tekstin ja kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät näe sitä.
-
Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vihje: Voit myös valita Luo kuvaus ,jotta Microsoftin pilvipohjaiset älykkäät palvelut luovat kuvauksen. Tämä kestää hetken, minkä jälkeen näet tuloksen tekstin syöttökentässä. Muista poistaa sinne lisätyt Word esimerkiksi "Luotettavasti luotu kuvaus".
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin
-
Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella koko muotoa tai SmartArt-kuvaa ympäröivän kehyksen sisällä olevaa kohtaa, ei sen osien sisäpuolella.
-
Kuvaile 1–2 lauseella muotoa tai SmartArt-grafiikkaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin
-
Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella kohtaa koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisäpuolella.
-
Kuvaile 1–2 lauseella kaaviota ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Visuaalisten elementit koristeellisia
Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat, että ne ovat koristeellisia, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta.
-
Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.
Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, koristeellisiksi merkityt visuaaliset tiedot säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Office 2019:ssä
Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Office 2019:
Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, varmista, että välität kuvan sisällön ja tarkoituksen ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi– useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisenä tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea tekstin ja kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät näe sitä.
-
Toimi seuraavasti:
-
Valitse kuva ja paina Valintanauhan Muotoile-välilehden Vaihtoehtoinen teksti -painiketta.
-
Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
-
Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vihje: Voit myös valita Luo kuvaus ,jotta Microsoftin pilvipohjaiset älykkäät palvelut luovat kuvauksen. Tämä kestää hetken, minkä jälkeen näet tuloksen tekstin syöttökentässä. Muista poistaa sinne lisätyt Word esimerkiksi "Luotettavasti luotu kuvaus".
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin
-
Toimi seuraavasti:
-
Valitse muoto tai SmartArt-kuva ja paina Valintanauhan Muotoile-välilehdenVaihtoehtoinen teksti -painiketta.
-
Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella koko muotoa tai SmartArt-kuvaa ympäröivän kehyksen sisällä olevaa kohtaa, ei sen osien sisäpuolella.
-
-
Kuvaile 1–2 lauseella muotoa tai SmartArt-grafiikkaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin
-
Toimi seuraavasti:
-
Valitse kaavio ja paina Valintanauhan Muotoile-välilehdenVaihtoehtoinen teksti -painiketta.
-
Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella kohtaa koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisäpuolella.
-
-
Kuvaile 1–2 lauseella kaaviota ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Visuaalisten elementit koristeellisia
Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat, että ne ovat koristeellisia, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta.
-
Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.
Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, koristeellisiksi merkityt visuaaliset tiedot säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa
Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Office 2016:
Huomautus: On suositeltavaa sijoittaa tekstiä vain kuvauskenttään ja jättää otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin
-
Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile objektia > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin
Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.
-
Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile muotoa.
-
Valitse oikeanpuoleisessa ruudussa Asettelu ja ominaisuudet ja sitten Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin
-
Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä tiedostoissasi olevat hyperlinkit, tekstin ja Word helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen
-
Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Syötä hyperlinkin kohdeosoite Osoite-ruutuun.
-
Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse teksti, jonka haluat muuttaa otsikoksi.
-
Valitse Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmässä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Kappale-ryhmässä
(Luettelomerkit) -painike. -
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Kappale-ryhmässä
(numeroiminen). -
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja avaa sitten Aloitus-välilehdessä
(Fontin väri) -valikko ja valitse Automaattinen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos
vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos
punaisella tarkoittaa epäonnistua.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti Aloitus-välilehdessä.
-
Valitse Kappale-ryhmän oikeassa alakulmassa Kappaleasetukset-painike.
-
Kappale-valintaikkuna aukeaa ja näyttää Sisennykset ja riviväli -välilehden.
-
Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmässäOtsikkorivi-valintaruutu.
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Mac: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. |
Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Microsoft 365:ssä Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa |
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Voit tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, tarkista asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti. Voit myös napsauttaa kutakin otsikkoa ja käyttää niissä sisäistä otsikkotyyliä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaista otsikkoa seuraa vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita. Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365
Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Microsoft 365:
Huomautukset:
-
Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
-
Jotta hiiren kakkospainike toimii Macilla, varmista, että Hiiren kakkospainike -asetus on valittuna Järjestelmäasetuksissa.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, varmista, että välität kuvan sisällön ja tarkoituksen ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi– useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisenä tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Lisää vaihtoehtokuvaus kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea kuvauksen käyttäjille, jotka eivät voi nähdä kuvaa.
-
Toimi seuraavasti:
-
Valitse kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Kuvan muotoilu -välilehdessä.
-
Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
-
Kuvaile kuvan sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin
-
Toimi seuraavasti:
-
Valitse muoto tai SmartArt-kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Muodon muotoilu -välilehdessä.
-
Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
-
Kuvaile muodon tai SmartArt-kuvan sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin
-
Toimi seuraavasti:
-
Valitse kaavio ja paina Valintanauhan Muotoile-välilehdenVaihtoehtoinen teksti -painiketta.
-
Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.
Vihje: Jos haluat avata oikean valikon, napsauta kaavioaluetta hiiren kakkospainikkeella, joka on koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä.
-
-
Kuvaile kaavion sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.
Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.
Visuaalisten elementit koristeellisia
Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat, että ne ovat koristeellisia, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta.
-
Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.
-
Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstin syöttökenttä näkyy harmaana.
Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, koristeellisiksi merkityt visuaaliset tiedot säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa
Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen asiakirjasi visuaalisille Word.
Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin
-
Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile SmartArt-kuvaa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin
Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.
-
Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile muotoa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin
-
Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.
-
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus ja otsikko.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä tiedostoissasi olevat hyperlinkit, tekstin ja Word helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen
-
Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Linkki.
Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.
-
Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse otsikon teksti.
-
Valitse Aloitus-välilehdessä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen
-
Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä luettelon asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Avaa
(Luettelomerkit) -valikko ja valitse haluamasi luettelomerkkityyli. -
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen
-
Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä luettelon asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Avaa
(numeroiminen) -valikko ja valitse haluamasi numeroimistyyli. -
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja avaa sitten Aloitus-välilehdessä
(Fontin väri) -valikko ja valitse Automaattinen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos
vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos
punaisella tarkoittaa epäonnistua.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kappale. Näyttöön tulee Kappale-valintaikkuna, jossa näkyy Sisennykset ja välit -välilehti.
-
Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehdessä Otsikkorivi-valintaruutu.
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
iOS: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa. |
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä tiedostoissasi olevat hyperlinkit, tekstin ja Word helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Aloitus>Lisää > -linkki.
-
Valitsemasi teksti näkyy NÄYTTÖ-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Jos haluat lisätä hyperlinkin, kirjoita URL-osoite OSOITE-ruutuun.
-
Napauta näytön yläreunassa Valmis.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Tyylitja valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Luettelomerkitja valitse luettelomerkkityyli.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Numeroiminenja valitse numeroimistyyli.
-
Kirjoita kukin numeroitulle nimikkeelle tilattu luettelo.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Varmista, että teksti näkyy hyvin käyttämällä Fonttivärien automaattinen väri -asetusta. Valitse teksti, napauta
(Lisää) -painiketta ja valitse sitten Fontin väri >automaattinen väri.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos
vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos
punaisella tarkoittaa epäonnistua.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä:
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse kappalemuotoilu > rivivälija valitse haluamasi välistysasetus.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Otsikkorivi>Tyyliasetukset.
-
Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Android: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin |
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa. |
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin
Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen asiakirjasi visuaalisille tehosteille ja Word taulukoille.
Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin ja näyttökuviin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea tekstin ja kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät näe sitä.
-
Valitse kuva.
-
Avaa Kuva-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin
Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.
-
Valitse muoto.
-
Avaa Muoto-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin
-
Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.
-
Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Vaihtoehtoinen teksti.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä tiedostoissasi olevat hyperlinkit, tekstin ja Word helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Aloitus>Lisää >->Lisää linkki.
-
Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.
-
Valitse näytön yläreunassa Lisää.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Tyylitja valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Luettelomerkitja valitse luettelomerkkivaihtoehto.
-
Kirjoita kukin kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Numeroiminenja valitse numeroimisvaihtoehto.
-
Kirjoita kukin kohde numeroitussa luettelossa.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja napauta
(Lisää) -painiketta työkalurivin lopussa. Valitse sitten Aloitus,vieritä Fontin väri -vaihtoehtoon, napauta
ja valitse Automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos
vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos
punaisella tarkoittaa epäonnistua.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä olevaa
(Lisää). -
Valitse Kappaleen muotoilu,napauta valittuna olevaa rivivälin arvoa ja valitse sitten haluamasi välistysasetus.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää
painiketta. -
Valitse Tyyliasetuksetja valitse se napauttamalla Otsikkorivi-vaihtoehtoa.
Vihje: Kun asetus on valittuna, se näkyy harmaana.
-
Kirjoita kukin sarakeotsikko taulukkoon.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Office Online: Parhaat käytännöt tiedostojen Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi
Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Wordin verkkoversio helppokäyttöisten tiedostojen luomiseen.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin ja taulukoihin. |
Etsi puuttuva vaihtoehtoinen teksti Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
|
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Jos haluat etsiä riittämättömät värikontrastit, etsi asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Voit etsiä otsikot, joissa ei ole käytetty valmiita tyylejä, etsimällä asiakirjasta silmämääräisesti tekstiä, joka näyttää otsikolta. Valitse tämä teksti ja tarkista sitten valintanauhan Aloitus-välilehdestä, onko tekstissä käytetty otsikkotyyliä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Wordin verkkoversio. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita. Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät rivit ja sarakkeet voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja taulukoihin
Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen tiedostoissasi Wordin verkkoversio kuviin ja taulukoihin.
Huomautus: On suositeltavaa lisätä tekstiä vain Kuvaus-kenttään ja jättää Otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Valitse kuva.
-
Valitse Vaihtoehtoinen > Kuva. Muotoile kuvaa -ruutu avautuu näytön oikealle puolella.
-
Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukko>vaihtoehtoinen teksti. Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna avautuu. Sinun on ehkä valittava ...-painike, jotta näet Vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehdon.
-
Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun ja valitse OK.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä tiedostoissasi olevat hyperlinkit, tekstin ja Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näyttöteksti-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun hyperlinkin kohdeosoite ja valitse Lisää.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus->
(Fontin väri) > automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos
vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos
punaisella tarkoittaa epäonnistua.
Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse otsikkoteksti ja valitse sitten Aloitus-välilehti.
-
Valitse Tyylit-painike ja valitse sitten otsikkotyyli, esimerkiksi Otsikko 1 tai Otsikko 2.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse
(Luettelomerkit) -painike ja valitse sitten luettelomerkin tyyli, jota haluat käyttää. -
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse
(numeroiminen) -painike ja valitse sitten haluamasi luettelotyyli. -
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Kappale-ryhmän oikeassa alakulmassa valintaikkunan avainpainike.
Kappale-valintaikkuna avautuu, ja näkyviin tuleeYleiset-, Sisennys- ja Välistys-asetukset.
-
Valitse Välistys-kohdassahaluamasi välistysasetukset ja valitse OK.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukon rakennenäkymä > otsikkoriviltä.
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
-
Helppokäyttöisyysongelmien etsiminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
-
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille
Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.
Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.
