Kirjaudu sisään Microsoft-tilillä
Kirjaudu sisään tai luo tili.
Hei,
Käytä toista tiliä.
Sinulla on useita tilejä
Valitse tili, jolla haluat kirjautua sisään.
Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tässä artikkelissa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt siitä, miten voit tehdä Word asiakirjoista helppokäyttöisiä ja poistaa sisällön lukituksen kaikille, myös toimintarajoitteisille henkilöille.

Opit esimerkiksi helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla käsittelemään helppokäyttöisyysongelmia asiakirjaa kirjoitettaessa. Opit myös lisäämään vaihtoehtoisia tekstejä kuviin, jotta näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse. Voit myös opetella käyttämään fontteja, värejä ja tyylejä Word tiedostojen osallistavuuden maksimoimiseksi ennen niiden jakamista muiden kanssa.

Sisältö

Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä.

Käytä helppokäyttöisyyden tarkistusta.

Tee tiedostojen lukemisesta helppoa kaikille.

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.

Tarkista visuaalisesti, että taulukoissa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Vältä taulukoiden käyttöä

Otsikkojen käyttö taulukossa

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Kappalepalkkien luominen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja.

Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Kappalepalkkien luominen

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visualisoinneihin.

Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon.

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin.

Ylä- ja alatunnisteet näkyvät vain tulostusasettelunäkymässä ja tulostuksen esikatselussa.

Aktivoi ja muokkaa sen sisältöä kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistetta.

Ihmiset, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia, menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan.

Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word 

Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.

Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat tilariviltä muistutuksen.

Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyysHelppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.

Sivun alkuun

Vältä taulukoiden käyttöä

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:

  • Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.

  • Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.

  • Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.

  • Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.

  • Käytä taulukon otsikoita

  • Testaa helppokäyttöisyyttä Syventävä lukuohjelma avulla.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. 

Vaiheittaiset ohjeet otsikkorivin lisäämiseen taulukkoon ovat artikkelissa Helppokäyttöisten taulukoiden luominen Word.

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.

Sivun alkuun

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.

Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.

Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.

Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.

Sivun alkuun

Kappalepalkkien luominen

Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.

Katso ohjeet kappalepalkkien luomiseen artikkelista Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.

Sivun alkuun

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.

Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.

Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Huomautukset: 

  • Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.

  • Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen

Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.

Ohjeita oletusfontin muuttamiseen on artikkelissa Oletusfontin muuttaminen Word.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.

  • Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin Excelin vihreä valintamerkki. jos vihreällä ilmaistaan "pass" ja isolla X- Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. jos punainen tarkoittaa "fail".

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta . Jos haluat ohjeet fontin värin muuttamiseenWord, siirry kohtaan Fontin värin muuttaminen.

  • Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit analysoida asiakirjaa ja etsiä riittämättömän värikontrastin. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä Värikontrasti-analysaattoria, ilmaista sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.

Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta. 

Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroidun luettelon luominen.

Sivun alkuun

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.

Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Word.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma

Kokeile asiakirjan lukemista Syventävä lukuohjelma ja tarkista, miltä se kuulostaa.

  1. Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.

  2. Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessäLue ääneen.

  3. Poistu Syventävä lukuohjelma valitsemalla Sulje Syventävä lukuohjelma.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Sisältö

Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä.

Käytä helppokäyttöisyyden tarkistusta.

Tee tiedostojen lukemisesta helppoa kaikille.

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.

Tarkista visuaalisesti, että taulukoissa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Vältä taulukoiden käyttöä

Otsikkojen käyttö taulukossa

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Kappalepalkkien luominen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja.

Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Kappalepalkkien luominen

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visualisoinneihin.

Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon.

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin.

Ylä- ja alatunnisteet näkyvät vain tulostusasettelunäkymässä ja tulostuksen esikatselussa.

Aktivoi ja muokkaa sen sisältöä kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistetta.

Ihmiset, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia, menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan.

Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word 

Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.

Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat tilariviltä muistutuksen.

Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyysHelppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.

Sivun alkuun

Vältä taulukoiden käyttöä

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:

  • Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.

  • Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.

  • Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.

  • Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.

  • Käytä taulukon otsikoita

  • Testaa helppokäyttöisyyttä Syventävä lukuohjelma avulla.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. 

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.

Sivun alkuun

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.

Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.

Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.

Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.

Sivun alkuun

Kappalepalkkien luominen

Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.

Vaiheittaiset ohjeet kappalepalkkien luomiseen ovat artikkelissa Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.

Sivun alkuun

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.

Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.

Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Huomautukset: 

  • Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.

  • Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla.

Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Word ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen

Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.

Vaiheittaiset ohjeet oletusfontin muuttamiseen ovat artikkelissa Oletusfontin muuttaminen Word.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.

  • Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin Excelin vihreä valintamerkki. jos vihreällä ilmaistaan "pass" ja isolla X- Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. jos punainen tarkoittaa "fail".

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta. Jos haluat ohjeet fontin värin muuttamiseenWord, siirry kohtaan Fontin värin muuttaminen.

  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä Värikontrasti-analysaattoria, ilmaista sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.

Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta. 

Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroidun luettelon luominen.

Sivun alkuun 

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.

Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Word.

Sivun alkuun 

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma

Kokeile asiakirjan lukemista Syventävä lukuohjelma ja tarkista, miltä se kuulostaa.

  1. Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.

  2. Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessäLue ääneen.

  3. Poistu Syventävä lukuohjelma valitsemalla Sulje Syventävä lukuohjelma.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta

Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Sisältö

Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Vältä taulukoiden käyttöä

Otsikkojen käyttö taulukossa

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti (vaihtoehtoinen teksti) kaikkiin visualisoinneihin.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon.

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin.

Ihmiset, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia, menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan.

Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan.

Sivun alkuun

Vältä taulukoiden käyttöä

Yleensä vältä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:

  • Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.

  • Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.

  • Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.

  • Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.

  • Käytä taulukon otsikoita.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa taulukon kohtaan.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Näytä valintanauha -painike M365-sovelluksissa iOS:ssä. (Näytä valintanauha). Taulukko-välilehti avautuu.

  3. Valitse Tyyliasetukset ja valitse sitten Otsikkorivi.

    Tyyliasetukset-komento laajennettuna otsikkorivi valittuna.
  4. Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.

Sivun alkuun

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.

Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.

Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.

Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

  1. Valitse muotoiltava teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Näytä valintanauha -painike M365-sovelluksissa iOS:ssä. (Näytä valintanauha).

  3. Avaa välilehtivalikko ja valitse Aloitus-välilehti.

  4. Valitse Tyylit ja valitse sitten haluamasi tyyli.

Tyylit-valintaikkuna, jossa Otsikko 1 on valittuna.

Sivun alkuun

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.

Huomautukset: 

  • Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.

  • Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.

  1. Valitse visuaalinen kuva, esimerkiksi kuva.

  2. Valitse näytön alareunan työkaluriviltä Näytä valintanauha -painike M365-sovelluksissa iOS:ssä. (Näytä valintanauha). Asianmukainen välilehti avautuu, esimerkiksi Kuva-välilehti .

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti ja kirjoita sitten visualisoinnin vaihtoehtoinen teksti.

    Word for iOS:n Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna.

  4. Valitse Valmis.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen

Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.

  • Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin Excelin vihreä valintamerkki. jos vihreällä ilmaistaan "pass" ja isolla X- Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. jos punainen tarkoittaa "fail".

  1. Valitse muotoiltava teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Näytä valintanauha -painike M365-sovelluksissa iOS:ssä. (Näytä valintanauha).

  3. Avaa fonttivalikko valitsemalla Aloitus-välilehdessä nykyinen fonttityyppi ja valitse sitten haluamasi fonttityyppi tai säädä fonttikoko haluamallasi tavalla.

Fontin muotoiluasetukset Word iOS:ssä.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

  1. Valitse muotoiltava teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Näytä valintanauha -painike M365-sovelluksissa iOS:ssä. (Näytä valintanauha).

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Fontin väri ja valitse sitten haluamasi fontin väri.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.

Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.

  1. Aseta kohdistin asiakirjaan kohtaan, johon haluat luoda luettelon.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Näytä valintanauha -painike M365-sovelluksissa iOS:ssä. (Näytä valintanauha).

  3. Avaa välilehtivalikko ja valitse Aloitus-välilehti.

  4. Valitse Luettelomerkit tai Numerointi ja valitse sitten haluamasi luettelomerkki- tai numerointityyli.

  5. Kirjoita luettelokohteet luetteloon.

Sivun alkuun

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Näytä valintanauha -painike M365-sovelluksissa iOS:ssä. (Näytä valintanauha).

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Kappaleen muotoilu.

  4. Valitse Riviväli ja valitse sitten haluamasi väli.

iOS:n Word riviväliasetukset.

Sivun alkuun

Asiakirjojen helppokäyttöisyyden testaaminen

Kun asiakirja on valmis, voit kokeilla joitakin keinoja sen helppokäyttöisyyden varmistamiseksi:

  • Siirry Word täydelliseen työpöytä- tai verkkoversioon ja suorita helppokäyttöisyyden tarkistus. Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat. Katso ohjeet artikkelista Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.

  • Word for iOS-sovelluksessa voit kokeilla siirtyä sivuilla sisäisen VoiceOver-näytönlukuohjelman avulla.

    1. Ota VoiceOver käyttöön valitsemalla Asetukset > Helppokäyttötoiminnot > VoiceOver ja ottamalla sitten VoiceOver-valitsin käyttöön.

    2. Voit siirtyä asiakirjan sisällössä sipaisemalla vasemmalle tai oikealle.

    3. Korjaa kaikki helppokäyttötoimintoihin liittyvät ongelmat, jotka havaitsit siirtyessäsi näytönlukuohjelman avulla.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta

Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Sisältö

Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Vältä taulukoiden käyttöä

Otsikkojen käyttö taulukossa

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti (vaihtoehtoinen teksti) kaikkiin visualisoinneihin.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon.

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin.

Ihmiset, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia, menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan.

Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan.

Sivun alkuun

Vältä taulukoiden käyttöä

Yleensä vältä taulukoita, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:

  • Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.

  • Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.

  • Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.

  • Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.

  • Käytä taulukon otsikoita.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa taulukon kohtaan.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Lisäasetukset-painike.(Lisää vaihtoehtoja). Taulukko-välilehti avautuu.

  3. Valitse Tyyliasetukset ja valitse sitten Otsikkorivi.

    Vihje: Kun asetus on valittuna, se on harmaa.

    Word for Android taulukkotyyliasetukset-valikko, jossa Otsikkorivi on valittuna.

  4. Kirjoita sarakeotsikot.

Sivun alkuun

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.

Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.

Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.

Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

  1. Valitse muotoiltava teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Lisäasetukset-painike.(Lisää vaihtoehtoja).

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Tyylit ja valitse sitten haluamasi tyyli.

Word for Android otsikkotyylivalikko.

Sivun alkuun

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaalinen sisältö sisältää kuvia, SmartArt-kuvia, muotoja, taulukoita, ryhmiä, kaavioita, upotettuja objekteja, käsinkirjoitusta ja videoita. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.

Huomautukset: 

  • Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.

  • Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.

  1. Valitse visuaalinen kuva, esimerkiksi kuva.

  2. Valitse näytön alareunan työkaluriviltä Lisäasetukset-painike.(Lisää vaihtoehtoja). Asianmukainen välilehti avautuu, esimerkiksi Kuva-välilehti .

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti ja kirjoita sitten visualisoinnin vaihtoehtoinen teksti.

vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna Word for Android.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen

Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.

  • Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin Excelin vihreä valintamerkki. jos vihreällä ilmaistaan "pass" ja isolla X- Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. jos punainen tarkoittaa "fail".

  1. Valitse muotoiltava teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Lisäasetukset-painike.(Lisää vaihtoehtoja).

  3. Avaa fonttivalikko valitsemalla Aloitus-välilehdessä nykyinen fonttityyppi ja valitse sitten haluamasi fonttityyppi tai säädä fonttikoko haluamallasi tavalla.

fontin muotoiluasetukset Word for Android.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

  1. Valitse muotoiltava teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Lisäasetukset-painike.(Lisää vaihtoehtoja).

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Fontin väri ja valitse sitten haluamasi fontin väri.

Vihje: Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin, valitse Automaattinen-asetus .

Sivun alkuun

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.

Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.

  1. Aseta kohdistin asiakirjaan kohtaan, johon haluat luoda luettelon.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Lisäasetukset-painike.(Lisää vaihtoehtoja).

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Luettelomerkit tai Numerointi ja valitse sitten haluamasi luettelomerkki- tai numerointityyli.

  4. Kirjoita luettelokohteet luetteloon.

Sivun alkuun

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse näyttönäppäimistön yläpuolella olevasta työkalurivistä Lisäasetukset-painike.(Lisää vaihtoehtoja).

  3. Valitse Aloitus-välilehdessä Kappaleen muotoilu.

    Word for Android kappaleen muotoiluvalikko.
  4. Valitse haluamasi välistysvaihtoehto.

Sivun alkuun

Asiakirjojen helppokäyttöisyyden testaaminen

Kun asiakirja on valmis, voit kokeilla joitakin keinoja sen helppokäyttöisyyden varmistamiseksi:

  • Siirry Word täydelliseen työpöytä- tai verkkoversioon ja suorita helppokäyttöisyyden tarkistus. Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat. Katso ohjeet artikkelista Helppokäyttöisyyden parantaminen Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla.

  • Word for Android-sovelluksessa voit siirtyä sivuilla käyttämällä sisäistä TalkBack-näytönlukuohjelmaa.

    1. Ota TalkBack käyttöön valitsemalla Asetukset > Helppokäyttötoiminnot > TalkBack ja ottamalla sitten käyttöön Käytä palvelua -valitsin.

    2. Voit siirtyä asiakirjan sisällössä sipaisemalla vasemmalle tai oikealle.

    3. Korjaa kaikki helppokäyttötoimintoihin liittyvät ongelmat, jotka havaitsit siirtyessäsi näytönlukuohjelman avulla.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta

Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Sisältö

Parhaat käytännöt Wordin verkkoversio asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Wordin verkkoversio asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä.

Käytä helppokäyttöisyyden tarkistusta.

Tee tiedostojen lukemisesta helppoa kaikille.

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla.

Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.

Tarkista visuaalisesti, että taulukoissa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Vältä taulukoiden käyttöä

Otsikkojen käyttö taulukossa

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Kappalepalkkien luominen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, skannaa asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Wordin verkkoversio valmiita muotoilutyökaluja.

Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Kappalepalkkien luominen

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visualisoinneihin.

Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon.

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin.

Ylä- ja alatunnisteet näkyvät vain tulostusasettelunäkymässä ja tulostuksen esikatselussa.

Aktivoi ja muokkaa sen sisältöä kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistetta.

Ihmiset, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia, menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita.

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan.

Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word

Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.

Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat tilariviltä muistutuksen.

Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.

Sivun alkuun

Vältä taulukoiden käyttöä

Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:

  • Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.

  • Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.

  • Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.

  • Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.

  • Käytä taulukon otsikoita.

  • Testaa helppokäyttöisyyttä Syventävä lukuohjelma avulla.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. 

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.

Sivun alkuun

Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen

Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.

Käytä valmiita Otsikko- ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.

Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.

Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.

Sivun alkuun

Kappalepalkkien luominen

Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.

Vaiheittaiset ohjeet kappalepalkkien luomiseen ovat artikkelissa Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.

Sivun alkuun

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisessa tekstissä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, esimerkiksi ”grafiikka aiheesta” tai ”kuva aiheesta”. Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.

Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.

Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Huomautukset: 

  • Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällössä on tekstitys kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.

  • Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", "Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft-mallien avulla

Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Word ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen

Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.

Vaiheittaiset ohjeet oletusfontin muuttamiseen ovat artikkelissa Oletusfontin muuttaminen Word.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tuttuja sans serif -fontteja, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.

  • Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin Excelin vihreä valintamerkki. jos vihreällä ilmaistaan "pass" ja isolla X- Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. jos punainen tarkoittaa "fail".

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Fonttivärien Automaattinen-asetusta. Jos haluat ohjeet fontin värin muuttamiseen Word, siirry kohtaan Fontin värin muuttaminen.

  • Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit analysoida asiakirjaa ja etsiä riittämättömän värikontrastin. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä Värikontrasti-analysaattoria, ilmaista sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen

Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.

Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta. 

Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroidun luettelon luominen.

Sivun alkuun

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.

Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Word.

Sivun alkuun

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma

Kokeile asiakirjan lukemista Syventävä lukuohjelma ja tarkista, miltä se kuulostaa.

  1. Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.

  2. Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessäLue ääneen.

  3. Poistu Syventävä lukuohjelma valitsemalla Sulje Syventävä lukuohjelma.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta

Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Osallistumalla yhteisöihin voit kysyä kysymyksiä ja vastata niihin, antaa palautetta sekä kuulla lisää asiantuntijoilta, joilla on runsaasti tietoa.

Etsi ratkaisuja yleisiin ongelmiin tai hanki apua tukihenkilöltä.

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?
Kun valitset Lähetä, palautettasi käytetään Microsoftin tuotteiden ja palveluiden parantamiseen. IT-järjestelmänvalvojasi voi kerätä nämä tiedot. Tietosuojatiedot.

Kiitos palautteesta!

×