Tässä artikkelissa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt siitä, miten voit tehdä Word asiakirjoista helppokäyttöisiä ja poistaa sisällön lukituksen kaikille, myös toimintarajoitteisille henkilöille.
Opit esimerkiksi helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla käsittelemään helppokäyttöisyysongelmia asiakirjaa kirjoitettaessa. Opit myös lisäämään vaihtoehtoisia tekstejä kuviin, jotta näytönlukuohjelmia käyttävät henkilöt voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse. Voit myös opetella käyttämään fontteja, värejä ja tyylejä Word tiedostojen osallistavuuden maksimoimiseksi ennen niiden jakamista muiden kanssa.
Sisältö
Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parhaat käytännöt
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Vältä yleisiä helppokäyttötoimintoihin liittyviä ongelmia, kuten puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä (vaihtoehtoinen teksti) ja pienen kontrastin värejä. |
Tee tiedostojen lukemisesta helppoa kaikille. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen Wordissa työskentelyn aikana |
|
|
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla. Jos sinun on käytettävä taulukoita, käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita. Tarkista visuaalisesti, että taulukoissa ei ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, tarkista asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja. Voit järjestää sisältöä myös kappalepalkkien avulla. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen Helppokäyttöisten luetteloiden luominen |
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visualisoinneihin. |
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. |
|
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Vältä tärkeiden tietojen kirjoittamista asiakirjan Ylä- tai alatunniste -osiin. |
Ylä- ja alatunnisteet näkyvät vain tulostusasettelunäkymässä ja tulostuksen esikatselussa. Aktivoi ja muokkaa sen sisältöä kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistetta. |
Ihmiset, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia, menettävät tärkeitä tietoja, koska näytönlukuohjelmat eivät skannaa ylä- tai alatunnisteita. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien avulla voit sisällyttää otsikot, tekstitykset, sivunumerot ja kaikki muut tärkeät tiedot asiakirjan pääosaan. Sisällytä tarpeettomat tiedot Ylä- tai alatunniste -osaan. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.
Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat muistutuksen tilariviltä.
Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.
Vihje: Microsoft 365 Helppokäyttöisyysmuistutus-apuohjelman avulla voit ilmoittaa tekijöille ja osallistujille heidän asiakirjojensa helppokäyttötoimintoihin liittyvistä ongelmista. Apuohjelman avulla voit lisätä nopeasti muistutuskommentteja, jotka lisäävät tietoisuutta helppokäyttötoimintoihin liittyvistä ongelmista ja kannustavat helppokäyttöisyyden tarkistuksen käyttöön. Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttöisyysmuistutuksen käyttäminen helppokäyttöisyysongelmien ilmoittamiseen tekijöille.
Vältä taulukoiden käyttöä
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Suurennuslasia käyttävien taulukoiden lukeminen voi olla vaikeaa, koska tällaiset taulukot pakottavat sisällön tiettyyn kokoon. Tämä tekee fontista hyvin pienen, mikä pakottaa suurennuslasin käyttäjät vierimään vaakasuunnassa, erityisesti mobiililaitteissa.
Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Vaiheittaiset ohjeet otsikkorivin lisäämiseen taulukkoon ovat artikkelissa Helppokäyttöisten taulukoiden luominen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.
Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.
Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja sitten Otsikko 3otsikkoa 3, Otsikko 1 ja otsikko 2 sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.
Kappalepalkkien luominen
Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.
Katso ohjeet kappalepalkkien luomiseen artikkelista Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten "kuva" tai "kuva" Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.
Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällön tekstitys on tarkoitettu kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Vältä esimerkiksi linkkitekstien käyttöä, kuten "Napsauta tätä", "Katso tämä sivu", Siirry tähän" tai "Lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft mallien avulla.
Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Wordissa ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen.
Helppokäyttöisen fonttimuodon ja värin käyttäminen
Helppokäyttöinen fontti ei sulje pois tai hidasta asiakirjan lukemisen nopeutta, mukaan lukien heikkonäköiset tai lukurajoitteiset henkilöt tai sokeat henkilöt. Oikea fontti parantaa asiakirjan luettavuutta ja luettavuutta.
Ohjeita oletusfontin muuttamiseen on artikkelissa Oletusfontin muuttaminen Wordissa.
Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Voit pienentää lukukuormitusta valitsemalla tutut sans serif -fontit, kuten Arial tai Calibri. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.
-
Näkörajoitteinen henkilö saattaa jäädä paitsi tietyn värin merkityksestä. Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä.
-
Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit esimerkiksi lisätä valintamerkkisymbolin
jos vihreällä ilmaistaan "pass" ja isolla X- 
jos punainen tarkoittaa "fail".
Huomautus: Tämä resurssi tarjoaa muita ehdotuksia: usability.gov.
Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö
Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa. Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Jos haluat varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa, käytä Automaattinen-asetusta fonttiväreille. Jos haluat ohjeet fontin värin muuttamiseenWord, siirry kohtaan Fontin värin muuttaminen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit analysoida asiakirjaa ja etsiä riittämättömän värikontrastin. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä Värikontrasti-analysaattoria, ilmaista sovellusta, joka analysoi värejä ja kontrastia ja näyttää tulokset lähes välittömästi.
Helppokäyttöisten luetteloiden luominen
Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjan lukemista järjestämällä asiakirjan tiedot pieniin osiin, kuten luettelomerkeillä varustettuihin tai numeroituihin luetteloihin.
Rakenneluettelot, jotta sinun ei tarvitse lisätä luettelon keskelle vain yksittäistä kappaletta ilman luettelomerkkiä tai numeroa. Jos luettelo on hajonnut pelkän kappaleen mukaan, jotkin näytönlukuohjelmat saattavat ilmoittaa luettelokohteiden määrän väärin. Käyttäjä saattaa myös kuulla luettelon keskellä, että hän poistuu luettelosta.
Vaiheittaiset ohjeet luetteloiden luomiseen ovat artikkelissa Luettelomerkeillä varustetun tai numeroidun luettelon luominen.
Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Voit pienentää lukukuormitusta lisäämällä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden väliin.
Vaiheittaiset ohjeet rivivälin säätämiseen ovat artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Wordissa.
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma
Kokeile asiakirjan lukemista Syventävä lukuohjelma ja tarkista, miltä se kuulostaa.
-
Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.
-
Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessäLue ääneen.
-
Poistu Syventävä lukuohjelma valitsemalla Sulje Syventävä lukuohjelma.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
-
Helppokäyttöisyysmuistutuksen käyttäminen helppokäyttöisyysongelmien ilmoittamiseen tekijöille
-
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
-
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Sisältö
Parhaat käytännöt Word asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. |
Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
|
|
Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Voit etsiä riittämättömän värikontrastin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla. Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, tarkista asiakirjan sisällysluettelo visuaalisesti. Voit myös napsauttaa kutakin otsikkoa ja käyttää siinä valmista otsikkotyyliä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaista otsikkoa seuraa vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita. Voit myös tarkistaa visuaalisesti, ettei niissä ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word
Helppokäyttöisyyden tarkistus on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee sen kohtaamia helppokäyttöisyysongelmia. Se selittää, miksi jokainen ongelma voi olla mahdollinen ongelma vammaiselle. Helppokäyttöisyyden tarkistus ehdottaa myös, miten voit ratkaista esiin tulevat ongelmat.
Word helppokäyttöisyyden tarkistus suoritetaan automaattisesti taustalla, kun luot asiakirjaa. Jos helppokäyttöisyyden tarkistus havaitsee helppokäyttöisyysongelmia, saat muistutuksen tilariviltä.
Voit käynnistää helppokäyttöisyyden tarkistuksen manuaalisesti valitsemalla Tarkista > Tarkista helppokäyttöisyys. Helppokäyttötoiminnot-ruutu avautuu, ja voit nyt tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Helppokäyttöisyyden parantaminen helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla ja Asiakirjan helppokäyttöisyyden tarkistaminen.
Vihje: Microsoft 365 Helppokäyttöisyysmuistutus-apuohjelman avulla voit ilmoittaa tekijöille ja osallistujille heidän asiakirjojensa helppokäyttötoimintoihin liittyvistä ongelmista. Apuohjelman avulla voit lisätä nopeasti muistutuskommentteja, jotka lisäävät tietoisuutta helppokäyttötoimintoihin liittyvistä ongelmista ja kannustavat helppokäyttöisyyden tarkistuksen käyttöön. Lisätietoja on artikkelissa Helppokäyttöisyysmuistutuksen käyttäminen helppokäyttöisyysongelmien ilmoittamiseen tekijöille.
Vältä taulukoiden käyttöä
Vältä taulukoita yleensä, jos mahdollista, ja esitä tiedot toisella tavalla, kuten kappaleissa, joissa on otsikot ja bannerit. Jos sinun on käytettävä taulukoita, varmista seuraavien ohjeiden avulla, että taulukko on mahdollisimman helppokäyttöinen:
-
Vältä kiinteitä leveitä taulukoita.
-
Varmista, että taulukot hahmonnetaan oikein kaikissa laitteissa, myös puhelimissa ja tableteissa.
-
Jos taulukossa on hyperlinkkejä, muokkaa linkin tekstejä, jotta ne ovat järkeviä eivätkä keskeytä lauseen puoliväliä.
-
Varmista, että asiakirja on helppo lukea suurennuslasin avulla. Lähetä asiakirjaluonnos itsellesi ja tarkastele sitä mobiililaitteessa varmistaaksesi, että esimerkiksi puhelimen tiedostoa ei tarvitse vierittää vaakasuunnassa.
Otsikkojen käyttö taulukossa
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita.
Valmiiden otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylien käyttäminen
Otsikko, alaotsikko ja otsikot on tarkoitettu skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla.
Käytä valmiita Otsikko - ja Alaotsikko-tyylejä erityisesti asiakirjan otsikkoa ja alaotsikkoa varten.
Ihannetapauksessa otsikot selittävät, mistä asiakirjan osassa on kyse. Käytä valmiita otsikkotyylejä ja luo kuvaavia otsikkotekstit, jotta näytönlukuohjelman käyttäjien on helpompi määrittää asiakirjan rakenne ja siirtyä otsikoissa.
Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä äläkä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja sitten Otsikko 3otsikkoa 3, Otsikko 1 ja otsikko 2 sijaan. Järjestä asiakirjan tiedot pieniksi paloiksi. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.
Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttöisyyden parantaminen otsikkotyyleillä.
Kappalepalkkien luominen
Sen lisäksi, että voit järjestää asiakirjan sisällön otsikoiden avulla, voit myös luoda kappalebannereita. Kappalepalkissa taustavärilohko ulottuu asiakirjan leveyden yli ja korostaa nauhan sisällä olevan tekstin. Tämä on erinomainen vaihtoehto taulukoille sisällön järjestämiseen ja erottamiseen.
Katso ohjeet kappalepalkkien luomiseen artikkelista Sävytyksen lisääminen sanoihin tai kappaleisiin.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä on tärkeää visuaalisessa sisällössä. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse sen tarkoitus. Näytönlukuohjelmat lukevat tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.
Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt virke tai kaksi – useimmiten muutama harkitusti valittu sana tekee. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisena tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten "kuva" tai "kuva" Lisätietoja vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta on artikkelissa Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jotta voit kirjoittaa tehokasta vaihtoehtoista tekstiä.
Vaiheittaiset ohjeet vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen ovat artikkelissa Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoon, kuvaan, kaavioon, SmartArt-grafiikkaobjektiin tai muuhun objektiin.
Voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.
Huomautukset:
-
Vaihtoehtoisen tekstin lisäksi ääni- ja videosisällön tekstitys on tarkoitettu kuuroille tai huonokuuloisille henkilöille.
-
Kaavion objektien ryhmittelyn sijaan voit litistää kaavion kuvaksi ja lisätä kuvaan vaihtoehtoisen tekstin. Jos ryhmittelet objektit, aliobjektit ovat edelleen sarkainjärjestyksessä ryhmien kanssa.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä Word asiakirjojen hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista helppokäyttöisiä.
Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen
-
Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Hyperlinkki.
Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.
-
Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft mallien avulla.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Numerointi-painike.
-
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.
-
Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Tämä resurssi tarjoaa muita ehdotuksia: usability.gov.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Rivi- ja kappaleväli > Riviväliasetukset.
Kappale-valintaikkuna aukeaa ja näyttää Sisennykset ja riviväli -välilehden.
-
Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.
Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma
Kokeile asiakirjan lukemista Syventävä lukuohjelma ja tarkista, miltä se kuulostaa.
-
Valitse asiakirjassa Näytä > Syventävä lukuohjelma.
-
Valitse Syventävä lukuohjelma-välilehdessäLue ääneen.
-
Poistu Syventävä lukuohjelma valitsemalla Sulje Syventävä lukuohjelma.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
-
Helppokäyttöisyysmuistutuksen käyttäminen helppokäyttöisyysongelmien ilmoittamiseen tekijöille
-
Kaikki, mitä sinun tulee tietää vaihtoehtoisen tekstin kirjoittamisesta
-
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
-
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
iOS: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa. |
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä Word asiakirjojen hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista helppokäyttöisiä.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Aloitus > Lisää.
-
Napauta Linkki-komentoa .
-
Valitsemasi teksti näkyy NÄYTTÖ-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Jos haluat lisätä hyperlinkin, kirjoita URL-osoite OSOITE-ruutuun.
-
Napauta näytön yläreunassa Valmis.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft mallien avulla.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Tyylit-komentoa .
-
Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Luettelomerkit-komentoa .
-
Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Numerointi-komentoa .
-
Valitse haluamasi numerointiasetus.
-
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Tämä resurssi tarjoaa muita ehdotuksia: usability.gov.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä:
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Olevaa Lisää-painiketta.
-
Napauta Kappaleen muotoilu > riviväli.
-
Valitse haluamasi väliasetus.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Napauta Aloitus > Lisää > Taulukko.
-
Napauta Tyyliasetukset-komentoa .
-
Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.
-
Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Android: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Word asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin. Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin |
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa. |
Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä. Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word valmiita muotoilutyökaluja. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin
Seuraavassa kuvataan, miten voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin Word asiakirjojen visualisointeihin ja taulukoihin.
Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin ja näyttökuviin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea tekstin kuvaillakseen kuvan käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.
-
Valitse kuva.
-
Avaa Kuva-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin
Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.
-
Valitse muoto.
-
Avaa Muoto-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin
-
Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.
-
Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä Word asiakirjojen hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista helppokäyttöisiä.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Napauta Aloitus > Lisää.
-
Vieritä alaspäin Linkki-vaihtoehtoon , napauta sitä ja napauta Lisää linkki.
-
Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.
-
Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.
-
Valitse näytön yläreunassa Käytä.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft mallien avulla.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alas Tyylit-vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä luettelomerkit-vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.
-
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Numerointi-vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Valitse haluamasi numerointiasetus.
-
Kirjoita kukin kohde numeroituun luetteloon.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Tämä resurssi tarjoaa muita ehdotuksia: usability.gov.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Kappalemuotoilu-vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Valitse haluamasi väliasetus.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa reunassa Olevaa Lisää
-painiketta. -
Vieritä alaspäin Tyyliasetukset-vaihtoehtoon ja napauta sitä.
-
Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.
Vihje: Kun asetus on valittuna, se näkyy harmaana.
-
Kirjoita taulukkoon kukin sarakeotsikko.
Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Office Online: Parhaat käytännöt Wordin verkkoversio asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi
Seuraavassa taulukossa on parhaita käytäntöjä sellaisten Wordin verkkoversio asiakirjojen luomiseen, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.
|
Mitä korjata |
Miten löytää korjattava |
Miksi korjata |
Miten korjata |
|---|---|---|---|
|
Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin ja taulukoihin. |
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit etsiä puuttuvan vaihtoehtoisen tekstin. |
Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää. Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan. |
|
|
Lisää kuvaava hyperlinkin teksti. |
Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta. |
Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon. |
|
|
Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa. |
Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti. |
Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. |
|
|
Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä. |
Jos haluat löytää riittämättömän värikontrastin, etsi asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai jonka taustaa on vaikea erottaa. |
Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön. |
|
|
Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä. |
Voit etsiä otsikot, joissa ei ole käytetty valmiita tyylejä, etsimällä asiakirjasta silmämääräisesti tekstiä, joka näyttää otsikolta. Valitse tämä teksti ja tarkista sitten valintanauhan Aloitus-välilehdestä, onko tekstissä käytetty otsikkotyyliä. |
Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Wordin verkkoversio valmiita muotoilutyökaluja. Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita. |
Valmiiden otsikkotyylien käyttö |
|
Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta vain tiedoille ja määritä sarakkeen otsikkotiedot. |
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen avulla voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäejä taulukoita. Voit myös tarkistaa visuaalisesti, ettei niissä ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita. |
Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät rivit ja sarakkeet voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja. Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen. |
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja taulukoihin
Seuraavassa kuvataan, miten voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin Wordin verkkoversio asiakirjojen kuviin ja taulukoihin.
Huomautus: On suositeltavaa lisätä tekstiä vain Kuvaus-kenttään ja jättää Otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin
Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.
-
Valitse kuva.
-
Valitse Kuva > Vaihtoehtoinen teksti. Muotoile kuvaa -ruutu avautuu näytön oikealle puolelle.
-
Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukko > Vaihtoehtoinen teksti. Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna avautuu. Sinun on ehkä valittava ... -painike, jotta näet Vaihtoehtoinen teksti - vaihtoehdon.
-
Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun ja valitse OK.
Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.
Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen
Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä Wordin verkkoversio asiakirjojen hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista helppokäyttöisiä.
Hyperlinkin tekstin lisääminen
-
Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
-
Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näyttöteksti-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.
-
Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.
-
Kirjoita Osoite-ruutuun hyperlinkin kohdeosoite ja valitse Lisää.
Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Luo lisää Microsoft mallien avulla.
Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus >
(Fontin väri) > Automaattinen.
-
Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.
Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö
Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:
-
Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.
-
Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Voit lisätä esimerkiksi valintamerkin
, jos vihreällä ilmaistaan onnistuminen, ja ison X-kirjaimen , jos punaisella ilmaistaan epäonnistuminen.
Huomautus: Tämä resurssi tarjoaa muita ehdotuksia: usability.gov.
Valmiiden otsikkotyylien käyttö
-
Valitse otsikkoteksti ja valitse sitten Aloitus-välilehti .
-
Valitse Tyylit-painike ja valitse sitten otsikkotyyli, esimerkiksi Otsikko 1 tai Otsikko 2.
Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse
(Luettelomerkit) -painike ja valitse sitten haluamasi luettelomerkkityyli. -
Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.
Järjestettyjen luetteloiden käyttö
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse
(numerointi) -painike ja valitse sitten haluamasi luettelotyyli. -
Kirjoita peräkkäiset vaiheet.
Tekstin välistyksen käyttö
Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.
-
Valitse teksti.
-
Valitse Aloitus-välilehti.
-
Valitse Kappale-ryhmän oikeassa alakulmassa valintaikkunan avainpainike.
Näyttöön avautuu Kappale-valintaikkuna, jossa näkyvät Yleiset-, Sisennys- ja Välistys-asetukset.
-
Valitse Välit-kohdassa haluamasi välistysasetukset ja valitse OK.
Otsikkojen käyttö taulukossa
-
Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.
-
Valitse Taulukon rakennenäkymä > Otsikkorivi.
-
Kirjoita sarakeotsikot.
Katso myös
Helppokäyttöisyysongelmien etsiminen helppokäyttöisyyden tarkistuksella
Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt
Tee Excel-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille
Tee Outlook-sähköpostistasi helppokäyttöinen toimintarajoitteisille käyttäjille
Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille
Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.
Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.
