Tehdyn työmäärän prosenttiosuuden raportoiminen

< Lisää Project-ohjeita

Tämä artikkeli koskee organisaatioita, joissa ajankäyttöä ja tehtävien edistymistä seurataan eri näkymissä.   Etkö ole varma, koskeeko tämä sinua?

Toisinaan työhön käyttämiesi työtuntien määrä ei tunnu vastaavan työn valmiusasteprosenttia. Jos tehtävään on esimerkiksi alun perin varattu 40 tuntia ja olet käyttänyt siihen 20 tuntia, sinusta saattaa kuitenkin tuntua, ettei työn valmiusasteeksi voi ilmoittaa 50:tä prosenttia. Voit olla sitä mieltä, että tehtävästä on valmiina enemmän, esimerkiksi 75 prosenttia, tai vähän vähemmän, vaikkapa 25 prosenttia.

Tehtävän edistyminen tarkoittaa juuri tätä prosentteina arvioimaasi valmiusastetta.

  1. Valitse pikakäynnistyksessä Tehtävät.

    Pikakäynnistyksen Tehtävät-näkymä

  2. Täytä työtunnit ruudukon oikeanpuoleiseen osaan.

    Työtuntien lisääminen Tehtävät-näkymässä

    Prosenttiosuus päivittyy automaattisesti ruudukon vasemmanpuoleisessa osassa olevaan % työstä valmiina -sarakkeeseen seuraavan kaavan mukaisesti:

    Todellinen työmäärä / [Todellinen työmäärä + Jäljellä oleva työmäärä] = % työstä valmiina

    Jos et näe päivitettävää tehtävää, valitse Tehtävät > Lisää rivi.

    Lisää rivi

    Jos tehtävä on täysin valmis, valitse tehtävää vastaava valintaruutu ja valitse Tehtävät > Merkitse valmiiksi. Valmiusasteeksi päivittyy 100 %.

    Merkitse valmiiksi

  3. Lähetä tehtäviin tekemäsi päivitykset vastaaville projektipäälliköille.

    • Jos haluat lähettää kaikkien tehtävien päivitetyt tiedot, valitse Tehtävät > Lähetä tila > Kaikki tehtävät.
      Kaikki tehtävät

    • Jos haluat lähettää vain osan päivitetyistä tiedoista, valitse vastaavien tehtävien valintaruudut ja valitse sitten Tehtävät > Lähetä tila > Valitut tehtävät.
      Valitut tehtävät

Prosenttimäärä ei näytä vastaavan todellisuutta… Mitä teen?

Muistathan, miten valmiusasteprosentti lasketaan?

Tehty 20 tuntia / varattu 40 tuntia = 50 % valmiina

Tiedät, kuinka monta tuntia olet tehnyt töitä, ja osaat suurin piirtein arvioida, kuinka suuren osan työstä olet tässä ajassa saanut valmiiksi. Niinpä sinun on tarpeen muokata pelkästään tehtävään varattua tuntimäärää.

Oletetaan esimerkiksi, että olet tehnyt 20 tuntia töitä, mutta arvelet saaneesi tehtävästä valmiiksi vain noin 25 %. Se tarkoittaa, että arvelet tehtävään kuluvan 80 tuntia 40 tunnin sijaan, sillä 20 tuntia on 25 prosenttia 80 tunnista. Kaava on seuraavanlainen:

Tehty 20 tuntia / varattu 80 tuntia = 25 % valmiina

Voit muokata työhön varattua aikaa joko muuttamalla tuntimäärää Työ-sarakkeessa niin, että kokonaistuntimääräksi tulee 80 tuntia, tai muuttamalla tuntimäärää Jäljellä oleva työ -sarakkeessa niin, että se vastaa jäljellä olevaa työtä.

Tässä esimerkissä kerrot siis, että työhön kuluu yhteensä 80 tuntia ja että olet jo tehnyt 20 tuntia kyseisestä kokonaisajasta. Jäljellä oleva työmäärä on siis 60 tuntia. Kun syötät 60 tuntia Jäljellä oleva työ -sarakkeeseen, % työstä valmiina -sarakkeeseen päivittyy tilannetta mielestäsi paremmin kuvaava prosenttimäärä.

Lue lisää jäljellä olevan työmäärän lähettämisestä projektipäällikölle.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×