Tehtävienhallinnan Access-tietokantamallin käyttäminen

Accessin tehtävienhallintatietokantamallin avulla voit seurata työkohteita, jotka sinun tai työryhmäsi on suoritettava. Voit myös hakea ja suodattaa tehtävän tietoja, näyttää tai piilottaa sarakkeita, lähettää sähköpostiviestejä ja määrittää tehtävien omistajien osoitteet.

Haluatko katsoa videon tämän mallin käyttämisestä? Lisätietoja on tässä artikkelissa Tehtävienhallinnan tietokantamallin käyttäminen.

Huomautus: Tehtävien hallinta -tietokantamallia on päivitetty muutaman viime vuoden aikana. Nämä ohjeet koskevat ladattavissa olevan mallin uusinta versiota. Jos alla olevat ohjeet eivät vastaa näkemääsi, käytät todennäköisesti mallin vanhempaa versiota.

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa on perusvaiheet Tehtävienhallinnan tietokanta -mallin käyttämisestä.

Tietokannan valmisteleminen käytettäväksi

  • Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää aloituslomakkeen. Jos haluat estää tämän lomakkeen näyttämisen, kun avaat tietokannan seuraavan kerran, poista Näytä tervetuloa, kun tämä tietokanta avataan -valintaruudun valinta.

    Aloita tietokannan käyttö sulkemalla tervetulolomake.

  • Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, valitse sanomapalkissa Ota tämä sisältö käyttöön.

    Lisätietoja tietokannan sisällön ottamalla käyttöön saat artikkelista Päätä, luotatko tietokantaan.

Tehtävän tai yhteystiedon hakeminen

Pikahaku-ruudun avulla voit etsiä nopeasti tehtävän Tehtäväluettelo-lomakkeesta tai yhteystiedon Yhteystietoluettelo-lomakkeesta.

  • Kirjoita etsi haluamasi teksti pikahakuruutuun ja paina sitten ENTER-näppäintä.

    Access suodattaa luettelon näyttämään vain ne tietueet, jotka sisältävät etsittävän tekstin. Jos haluat palata koko luetteloon, valitse Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X hakuruudussa.)

Tehtäväluettelon suodattaminen

Tehtäväluettelo-lomakkeessa voit suodattaa tehtäväluettelon ja tallentaa suosikkisuodattimesi tulevaa käyttöä varten.

  1. Käytä suodattimia napsauttamalla lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Kirjoita Suodattimen tiedot -lomakkeeseen suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.

  4. Käytä tallennettua suodatinta Suodata suosikit -ruudussa tai poista suodatin valitsemalla (Tyhjennä suodatin).

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Jotkin kentät (sarakkeet) piilotetaan oletusarvoisesti Tehtäväluettelo- ja Yhteystietoluettelo-lomakkeella. Näytetyissä kentissä näkyvien kenttien muuttaminen:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa -valintaruutu jokaisen näytettävän sarakkeen vieressä. Piilota sarake tyhjentääksesi valintaruudun.

Tehtävän tai yhteystietojen näyttäminen

Tehtävän tiedot -lomakkeen ja Yhteystiedot-lomakkeen avulla voit tarkastella ja lisätä kohteen lisätietoja. Tehtävän tiedot -lomakkeen taiYhteystiedot-lomakkeen näyttäminen:

  • Valitse Tehtävän tiedot -lomakkeessatai Yhteystiedot-lomakkeessaAvaa sen kohteen vieressä, jonka haluat nähdä.

Liitteiden lisääminen

Tehtävän tiedot -lomakkeessa ja Yhteystiedot-lomakkeessa voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.

  • Valitse Tehtävän tiedot -lomakkeen kuvakehyksessäLisää tai poista liitteitä.

    Valitse Yhteystiedot-lomakkeen kuvakehyksen alla Muokkaa kuvaa.

  • Valitse Liitteet-valintaikkunassaLisää.

  • Selaa Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansioon, joka sisältää tiedoston.

  • Valitse tiedosto, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse Liitteet-valintaikkunassaOK.

Huomautus: Voit liittää kuhunkin kohteeseen useita tiedostoja, kuten eri tiedostotyyppejä, kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.

Yhteystietojen lisääminen Microsoft Outlookista

Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä yhteystietoja tai tehtävien omistajia ohjelmasta tarvitsematta kirjoittaa tietoja uudelleen.

  1. Valitse Yhteystietoluettelo-lomakkeestaLisää Outlookista.

  2. Valitse Valitse lisättävät nimet -valintaikkunassa nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Yhteyshenkilön osoitteen kartan näyttäminen

Jos olet antanut yhteystiedon katuosoitteen Yhteystiedot-lomakkeessa, voit näyttää kartan tästä sijainnista:

  • Valitse Yhdistä napsauttamalla.

Raporttien näyttäminen

Tehtävät-tietokanta sisältää useita raportteja, kuten aktiiviset tehtävät,tehtävän tiedotjayhteystietojen osoitteiston. Raportin näyttäminen:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassaraporttia, jonka haluat näyttää.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa Yksinkertaisen raportin luominen.

Tehtävien hallinta -tietokantamallin muokkaaminen

Voit mukauttaa Tehtävät-tietokantaa lisäämällä uuden kentän Tehtävät-taulukkoon ja lisäämällä sitten kentän Tehtäväluettelo-lomakkeeseen, Tehtävän tiedot -lomakkeeseen ja Tehtävän tiedot -raporttiin.

Kentän lisääminen Tehtävät-taulukkoon

  1. Sulje kaikki avoimet välilehdet.

  2. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Tehtävät-taulukkoa.

  3. Vieritä oikealle, kunnes näet Lisää uusi kenttä -sarakkeen. Kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita sitten kentän nimi.

Kun kirjoitat tietoja sarakkeeseen ensimmäisen kerran, Access määrittää tietotyypin.

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin

Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen lomakkeeseen tai raporttiin.

  1. Napsauta lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Asettelunäkymä.

  2. Valitse Muoto-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

  3. Vedä kenttäluettelosta lomakkeeseen tai raporttiin.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

×