Tietoja SharePointin työnkuluista

Tietoja SharePointin työnkuluista

SharePoint työn kulut ovat esiohjelmoituja minisovelluksia, jotka virtaviivaistavat ja automatisoivat erilaisia liiketoiminta prosesseja. Työn kulut voivat vaihdella sen mukaan, miten voit kerätä allekirjoituksia, palautetta tai hyväksyntöjä, jotka koskevat ohjelmaa tai asia kirjaa rutiini menettelyn nykyisen tilan seurantaan. SharePoint työn kulut on suunniteltu säästämään aikaa ja vaivaa sekä yhdenmukaisempia ja tehokkaita tehtäviä, jotka suoritetaan säännöllisin väli ajoin.

Huomautus: SharePoint 2010-työn kulut on poistettu käytöstä elokuun 1, 2020, uudet vuokralaiset ja poistettu nykyisistä vuokralaisista marraskuun 1, 2020. Jos käytät SharePoint 2010-työn kulkuja, suosittelemme siirtymistä Power automatisoimaan tai muihin tuetuihin ratkaisuihin. Lisä tietoja on Ohje aiheessa SharePoint 2010-työn kulun eläkkeelle siirtyminen.

Mikä on SharePoint työn kulku?

Tiedät varmaan, mikä vuokaavio on. Se on prosessin graafinen esitys, joka sisältää ohjeita kunkin vaiheen tapahtumista.

Työnkulkuprosessi

SharePoint työn kulku on kuin automatisoitu vuoka avio, joka vaatii paljon työvoimaa, arvailua ja satunnaisuutta tavallisesta työprosessista.

Katso esimerkiksi asia kirjan hyväksyntä-prosessi kuvassa. Tämän prosessin suorittaminen manuaalisesti voi tarkoittaa, että sinun tai yhden tai useamman työtoverisi on suoritettava useita tarkastuksia ja seurattava asia kirjoja ja lähetettävä muistutuksia. Tämä tarkoittaa paljon ylimääräistä työtä ja jatkuvaa keskeytystä.

Kun suoritat prosessin SharePoint asia kirjan hyväksyntä-työn kulkua, Kaikki tämä tarkistus ja seuranta sekä muistuttaminen ja välittäminen tapahtuu työn kulun avulla automaattisesti. Jos joku on myöhässä tehtävän valmistumisesta tai jokin muu ongelma tulee näkyviin, suurin osa sisällytettävästä työn kulusta luo ilmoituksen, jossa kerrotaan siitä. Prosessin seurantaa vähennetään.

SharePoint työn kulun suorittaminen on helppoa. Valitse työn kulun tyyppi, valitse haluamasi asetukset ja anna työn kulun toimia. Voit halutessasi peruuttaa työn kulun tai lopettaa sen.

Jokainen sisällytetyistä työnkulun tyypeistä toimii mallin tapaan. Voit lisätä yksittäisen luettelon tai kirjaston työn kulun esiintymän tai koko sivustokokoelman käyttämällä Aloitus lomaketta , jonka avulla voit määrittää esiintymälle haluamasi asetukset ja valinnat. Nämä asetukset ja vaihto ehdot sisältävät työn kulun tehtävien määrittäminen, tehtävien määrä ajat, työn kulun aloittamisen ja kenen toimesta sekä ohjeet, jotka sisällytetään tehtävä ilmoituksiin. Luo uusi työn kulku siirtymällä kohtaan luettelon asetukset > työn kulun asetukset > Lisää työn kulku. Jos haluat lisä tietoja, Lue lisää 2010-ja 2013-työn kuluista.

Tärkeää: Oletus arvon mukaan hyväksyntä, palautteen kerääminen ja allekirjoitusten kerääminen-työn kulut eivät ole aktivoituna, eikä niitä ole lueteltu assosiaatio lomakkeen Valitse työn kulku malli -luettelo ruudussa. Sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa ne käyttöön kytkemällä ne päälle sivustokokoelmatasolla. Valitse sivuston asetukset > sivustokokoelman ominaisuudet > Aktivoi työn kulut-ominaisuus. SharePoint 2013 sisältää myös SharePoint 2010 perustuvat työn kulku mallit. Jos haluat luoda SharePoint 2013 perustuvan työn kulun samankaltaiseen logiikkaan, käytä työkalua, kuten SharePoint Designer 2013.

Valmiiksi ohjelmoituja työn kulku tyyppejä on viisi. 

Valintamerkki hyväksyntä työn kulku reitittää asia kirjan tai muun kohteen henkilöille, joiden hyväksyntä tai hylkääminen on määritetty. Hyväksyntä-työnkulun avulla voidaan myös ohjata sisällön hyväksyntää luettelossa tai kirjastossa. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Tietoja Hyväksyntä-työnkuluista.

Palautteen kerääminen -työnkulku palautteen kerääminen-työn kulku reitittää asia kirjan tai muun kohteen henkilöille palautetta varten. Palautteen kerääminen -työnkulku kokoaa kaiken palautteen osallistujilta työnkulun omistajalle ja tuottaa tietueen tarkistusprosessista. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Tietoja Palautteen kerääminen -työnkuluista.

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku allekirjoitusten kerääminen-työn kulku reitittää Microsoft Office-asia kirjan nimetyille henkilöille digitaalista allekirjoitusta varten. Huomaa, että Palautteen kerääminen -työnkulku toimii vain Word-asiakirjojen, Excel-työkirjojen ja InfoPath-lomakkeiden kanssa. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Allekirjoitusten kerääminen -työnkulut.

Kolmen tilan työnkulku kolmen tilan työn kulku on suunniteltu seuraamaan luettelon kohteen tilaa kolmessa osavaltiossa (vaiheessa). Kolmen tilan työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden on pystyttävä seuraamaan suuria määriä asioita tai kohteita, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä.

Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku delegoi tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu Seuranta-luettelomallille, mutta tätä työnkulkua voi käyttää missä tahansa luettelossa, johon on määritetty vähintään kolme arvoa sisältävä Vaihtoehto-sarake.

Katso lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet artikkelista Kolmen tilan työnkulun käyttäminen.

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku julkaisuhyväksyntätyön kulku on samankaltainen kuin muissa SharePoint-työn kuluissa, koska se automatisoi sisällön reititystä asian tunti joille ja sidos ryhmille tarkistusta ja hyväksyntää varten. Julkaisemisen hyväksynnän työnkulku on ainutlaatuinen, koska se on suunniteltu nimenomaisesti julkaisusivustoille, joissa uusien ja päivitettyjen verkkosivujen julkaisemista hallinnoidaan tarkasti. Tällaisissa sivustoissa uutta sisältöä ei voi julkaista, ennen kuin jokainen työnkulun hyväksyjä on hyväksynyt julkaisemisen. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet on artikkelissa Julkaisemisen hyväksynnän työnkulun käyttäminen.

Työnkulun lisääminen tai käynnistäminen edellyttää soveltuvia käyttöoikeuksia siinä luettelossa, kirjastossa tai sivustokokoelmassa, jossa työnkulku suoritetaan:

  • Työn kulun lisääminen    Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä ja jäsenet-ryhmällä on oletusarvoisesti luetteloiden hallinta oikeudet; vierailijat-ryhmä ei ole.)

  • Työn kulun aloittaminen    Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Omistajat-ja jäsenet-ryhmällä on oletusarvoisesti Muokkaa kohteita-käyttö oikeus; vierailijat-ryhmä ei.)
    Vaihtoehtoisesti omistajat voivat määrittää tietyt työn kulut niin, että vain omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa niiden käytön. Jos alisivustossa on yksilölliset käyttö oikeudet, omistajien on varmistettava, että työn kulun käyttäjille määritetään tarvittavat käyttö oikeudet erikseen. Lisä tietoja on kohdassa SharePoint-luettelon tai-kirjaston käyttö oikeuksien muokkaaminen ja hallinta. < Tämä perustuu palautteen perusteella-"loin yrityksen SP-sivuston alisivuston, joka testaa työn kulku-ominaisuuden, joten minulla on oikeus aloittaa työn kulku, mutta en voi-miksi ei?" >

Seuraavassa kaaviossa on yleisnäkymä SharePoint-työnkulun perusvaiheista eli suunnittelusta, lisäämisestä, suorittamisesta ja muokkaamisesta. Kukin vaihe selitetään tarkemmin.

Työnkulkuprosessi

  • Suunnittele    Varmista, että tiedät tarvittavat asetukset ja tiedot aloituslomakkeen täyttämistä varten, kun aloitat oman työnkulun version lisäämisen.

  • Lisää    Lisää työnkulun versio luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan täyttämällä aloituslomake.

  • Käynnistä    Käynnistä uusi työnkulku luettelon tai kirjaston tiedostossa tai muussa kohteessa manuaalisesti tai automaattisesti. (Jos käynnistät sen manuaalisesti, voit muuttaa joitakin työnkulun liitäntälomakkeen asetuksia lyhyemmässä aloituslomakkeessa.) Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtäviä, lähettää ilmoitussanomia ja aloittaa toimintojen ja tapahtumien seurannan.

  • Seuraa    Kun työnkulku on käynnissä, voit tarkastella valmiita tehtäviä ja muita tapahtuneita toimintoja Työnkulun tila -sivulla. Tällä sivulla voit myös tarvittaessa muuttaa nykyisiä tai tulevia tehtäviä sekä peruuttaa tai lopettaa työnkulun suorittamisen.

  • Tarkastele    Kun työnkulku on suoritettu, voit tarkastella sen historiaa Työnkulun tila -sivulla. Tilasivulla voit myös luoda tilastollisia raportteja työnkulun yleisestä toiminnasta.

  • Muuta    Jos työnkulku ei toimi halutulla tavalla, voit tehdä muutoksia työnkulkuun avaamalla alkuperäisen liitäntälomakkeen, jolla työnkulku lisättiin.

Jos tarvitset lisää joustavuutta valmiisiin työnkulkuihin, voit mukauttaa niitä esimerkiksi SharePoint Designer 2013 -työkalulla. Voit myös luoda omia mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.

Työnkulun suunnittelutoiminnon avulla voi luoda sääntöjä, jotka lisäävät SharePoint-luetteloiden ja -kirjastojen kohteisiin ehdollisia toimintoja. Luetteloiden ja kirjastojen kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun toimintoja.

Voit esimerkiksi suunnitella työnkulun, joka käynnistää lisähyväksyntätyönkulun, jos kohteen hinta ylittää määritetyn arvon.

Voit myös määrittää työnkulun toisiinsa liittyviä tiedostoja varten. Jos työnkulku liittyy esimerkiksi tiedostokirjastoon tai jos se on suodatettu Tiedosto-sisältötyypillä, tilannekohtaisten Tiedostojoukko-toimintojen ryhmä tulee näkyviin. Tiedostojoukolla asiakirjaryhmää voidaan käsitellä yhtenä yksikkönä, jolloin tiedostojoukkoa koskeva toimenpide suoritetaan jokaisessa siinä olevassa kohteessa.

Katso myös

Työn kulun luominen SharePoint Designer 2013-ja SharePoint-työn kulku-ympäristöhttps://docs.microsoft.com/sharepoint/dev/general-development/creating-a-workflow-by-using-sharepoint-designer-and-the-sharepoint-woavulla

Tietoja hyväksyntä työn kuluista SharePoint 2010

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×