Tietojen arkistointi

Voit pitää Microsoft-tieto kannat järjestyksessä ja hallittavissa, kun arkistoit vanhat tai passiiviset tietueet säännöllisin väli ajoin. Voit arkistoida kaikki tieto kannan taulut, tietyt taulut tai vain tietyt tietueet – esimerkiksi tietueet, jotka ovat vanhempia kuin tietty päivä määrä. Tässä ohje aiheessa kerrotaan, miten voit arkistoida tieto kannan tiedot kolmella eri tavalla.

Tämän artikkelin sisältö

Milloin arkistointi kannattaa ottaa huomioon?

Taulukon korvaaminen säännöllisin väli ajoin

Kaikkien taulujen korvaaminen säännöllisin väli ajoin

Tietueiden siirtäminen Arkisto tauluun säännöllisin väli ajoin

Milloin arkistointi kannattaa ottaa huomioon?

Kun tieto koneessasi oleva tieto kanta sisältää tietoja, joita et enää aio käyttää, mutta haluat säilyttää tiedot kätevästi siinä tapa uksessa, että niitä tarvitaan jossakin vaiheessa tai tietojen säilytys käytännön saavuttamiseksi, arkistointi on hyvä tapa säilyttää kyseiset tiedot. Arkistointia käytetään usein myös tietojen säilyttämiseen päivämäärä ehdon mukaan, kuten kuukauden lopussa.

Tietojen arkistointi tavat

Seuraavassa taulukossa luetellaan menetelmät tietojen arkistointiin, menetelmän kuvaus, kunkin menetelmän käyttö tapa ja muut metodin erityisnäkökohdat.

Menetelmä

Kuvaus

Käytä, kun...

Muuta huomioitavaa

Taulukon korvaaminen säännöllisin väli ajoin

Määrittää säännöllisin väli ajoin tietyn taulukon arkistointi kopion ja korvaa taulukon uudella, tyhjällä taulukko kopiolla.

Kaikki taulukon tietueet vastaavat ehtoja, joiden avulla voit määrittää, arkistoidaanko.

Esimerkki: sinulla on taulukko, johon on tallennettu päivittäiset lämpötilan vaihtelut. Arkistoit taulukon joka vuosi ja aloitat uuden tyhjän kanssa.

Kaikkien taulujen korvaaminen säännöllisin väli ajoin

Tee varmuus kopio tieto kannasta säännöllisin väli ajoin ja vaihda sitten tausta tieto kanta uuteen, tyhjään. Vaatii jaetun tieto kannan (tieto kannan, joka sisältää kaikki taulut sisältävän tausta tieto kanta tiedoston ja kaikki muut tieto kanta objektit sisältävän edusta tieto kanta tiedoston).

Kaikissa tieto kannan taulukon tietueissa käytetään ehtoja, joiden avulla voit määrittää, arkistoidaanko.

Esimerkki: tieto kanta koostuu useista tauluista, joissa on erilaisia meteorologisia tietoja. Jokainen vuosi arkistoit kaikki taulut.

  • Jos sinulla on haku taulukoita (tauluja, joihin voit tallentaa haku sanat, kuten posti numerot tai osastot), sinun on ehkä tuotava tiedot uuteen tausta tieto kantaan.

  • Tieto kanta on arkistoitava manuaalisesti. Et voi käyttää makroa tällä menetelmällä.

Tietueiden siirtäminen Arkisto tauluun säännöllisin väli ajoin

Suorittaa säännöllisin väli ajoin kyselyn, joka valitsee arkistoitavan tietueet ja lisää tiedot Arkisto taulukkoon, ja suorittaa kyselyn, joka valitsee samat tietueet (alkuperäisestä taulukosta) ja poistaa ne.

Jotkin taulukon tietueet täyttävät ehdon, jonka avulla voit määrittää, arkistoidaanko.

Esimerkki: haluat arkistoida kirjaston tapahtumat (Check outs), jos valittu päivä määrä on vähintään vuoden ikäinen.

  • Voi olla viite-eheys, etenkin jos arkistoitava tietueet ovat yksi-moneen-yhteys yhdellä puolella. Lisä tietoja on kohdassa Viite-eheyden käyttäminen .

Varoitus: Jos sinun on käytettävä parametreja kyselyissä, sinun on luotava lomake, joka käsittelee parametreja. Muussa tapa uksessa tieto hävikki on vaarassa.

Viite-eheyden käyttäminen

Jos arkistoitava tietueet liittyvät muissa taulukoissa oleviin tietue isiin, sinun on ehkä työskenneltävä yhteyden ympärillä. Jos arkistoitava tietueet ovat "alitaso"-tietueita (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys "moneen"-sivuun), voit ehkä turvallisesti arkistoida ne ilman huolia. Jos arkistoitava tietueet ovat päätietueita (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys "yksi"-puolelle), kun arkistoit niihin liittyvät "lapsen" tietueet voivat:

  • Estä päätietueiden poistaminen. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, jos olet jo liittänyt päätietueet Arkisto taulukkoon.

    - tai -

  • Tulee "Orvot" – tietueet, jotka kuuluvat "vanhempaan", jota ei ole olemassa. Tämä voi aiheuttaa ongelmia tieto kannan tietojen eheydessä ja toimivissa, jotka käyttävät "orpotietueita".

Jos haluat ottaa viite-eheyden huomioon, toimi seuraavasti:

  1. Määrittää, mitä "alatason" tietueet kuuluvat arkistoitavaan tietueeseen. Jos esimerkiksi haluat arkistoida kirjaston lainattujen resurssien tietueet, selvitä ensin, onko kyse isiin omaisuus eriin avoimia tapahtumia, eli onko resurssit kuitattu ulos, mutta ei palautettu.

  2. Toimi seuraavasti:

    • Jos lapsen tietueet voidaan aina poistaa turvallisesti, varmista, että suhde pakottaa viite-eheyden ja johdannais poistot. Näin varmistat, että kaikki siihen liittyvät "alatason" tietueet poistetaan.

    • Jos lapsen tietueita ei aina voida poistaa turvallisesti, harkitse kaikkien tieto kannan rekisterien arkistointia.

    • Luo kysely, joka valitsee päätietueet, joissa ei ole alitietueita. Käytä sitten tätä ensimmäistä kyselyä, jos haluat luoda Arkisto kyselyt (Katso kohta Siirrä tietueet Arkisto taulukkoon säännöllisin väli ajoin) sen sijaan, että käytät "vanhempi"-taulukkoa.

Sivun alkuun

Taulukon korvaaminen säännöllisin väli ajoin

Jos haluat arkistoida taulukon kaikki tiedot, voit vaihtaa taulukon tietyin väli ajoin tyhjällä kopiolla.

Tärkeää: Jos arkistoitava taulukko liittyy muihin taulu koihin, sinun on ehkä käytettävä Viite-eheyttä.

  1. Valitse siirtymis ruudussa taulut, jotka haluat arkistoida, paina näppäin yhdistelmää CTRL + C ja paina sitten CTRL + V-näppäin yhdistelmää.

  2. Valitse Liitä taulukko muodossa -valinta ikkunan liittämis asetukset-kohdassa vain rakenneja valitse sitten OK.

    Accessissa nimet kopioidaan kopion alkuperäisen taulukon nimestä.

  3. Napsauta siirtymis ruudussa alkuperäistä taulukkoa hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen .

    Anna taulukolle toinen nimi, joka kertoo, mitä se sisältää, esimerkiksi "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Napsauta siirtymis ruudussa tyhjää kopiota hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Nimeä uudelleen . Nimeä se uudelleen alkuperäisen taulukon nimellä.

Sivun alkuun

Kaikkien taulujen korvaaminen säännöllisin väli ajoin

Jos käytät jaettua tieto kantaa, voit tietyin väli ajoin korvata kaikki taulut korvaamalla tausta tieto kannan tyhjällä kopiolla.

Jos haluat tehdä tämän, Valmistele ensin tyhjä kopio. Jos tieto kannan rakenne ei muutu, voit hyödyntää tätä tyhjää kopiota aina, kun arkistoit sen. Jos haluat arkistoida vain nimetä uudelleen nykyisen tausta tieto kannan osoittamaan, että se on arkisto, ja tallentaa tyhjän kopion uutena tausta tieto kantana.

Tausta tieto kannan tyhjän kopion valmistelu

Tuo ensin taulukon määritykset kaikkiin tausta tieto kannan taulu koihin.

  1. Valitse tiedosto -väli lehdessä Uusi, valitse tyhjä tieto kantaja valitse sitten Luo.

  2. Sulje Taulukko1.

  3. Valitse ulkoiset tiedot -väli lehden tuo & linkki -ryhmästä Käytä.

  4. Valitse Nouda ulkoiset tiedot – käytä tieto kantaa- valinta ikkunassa tuo taulu koita, kyselyitä, lomakkeita, raportteja, makroja ja moduuleja nykyiseen tieto kantaanja valitse sitten Selaa.

  5. Valitse Avaa tiedosto -valinta ikkunassa tausta tieto kanta. Valitse Avaa , jos haluat sulkea Avaa tiedosto -valinta ikkunan, ja valitse sitten OK.

  6. Valitse Tuo objektit -valinta ikkunassa Asetukset.

  7. Valitse tuo taulut-kohdassa vain määritelmä.

  8. Valitse taulukko -väli lehdessä Valitse kaikki, valitse OKja valitse sitten Sulje.

Tietojen lisääminen kaikkiin haku taulukoihin tyhjään kopioon 

Tee seuraavat toimet kunkin haku taulukon kohdalla:

  1. Linkitä nykyisen tausta tieto kannan haku taulukkoon.

  2. Luo liittämis kysely, joka lisää kaikki alkuperäisen kopion tietueet kopioon.

Tausta tieto kannan korvaaminen tyhjällä kopiolla

Nimeä ensin olemassa oleva tausta tieto kanta uudelleen ja osoita, että se on nyt arkisto. Avaa sitten tyhjä kopio ja tallenna se käyttämällä alkuperäistä tausta tieto kannan nimeä.

  1. Valitse tiedosto -väli lehti ja valitse sitten Tallenna tieto kanta nimellä. Sinua saatetaan pyytää sulkemaan kaikki avoimet objektit. Valitse sitten OK. Tallenna nimellä -valinta ikkuna avautuu.

  2. Varmista Tallenna nimellä -ruudussa (Tallenna nimellä -valinta ikkunan yläosassa), että tallennat tiedoston samassa paikassa kuin alkuperäinen tausta tieto kanta.

  3. Kirjoita tiedoston nimi- ruutuun alkuperäisen tausta tieto kannan nimi.

  4. Valitse tallennus muoto -ruudussa Käytä tieto kantaa (*. accdb).

Sivun alkuun

Tietueiden siirtäminen Arkisto tauluun säännöllisin väli ajoin

Tämä on nelivaiheinen prosessi, joka edellyttää, että arkistoitava tietueet sisältävä taulukko on tyhjä, luodaan liittämis kysely, joka kopioi alkuperäisen taulukon tietueet Arkisto taulukkoon, luomalla poistokysely, joka poistaa Arkisto idut tietueet ori-taulukosta. ginal-taulukko ja luo lopuksi makro suorittamaan molemmat kyselyt, jotka voidaan suorittaa arkistoitaessa. Tämä ilmeisen monimutkainen prosessi voi olla helppo, jos noudatat ohjeita siinä järjestyksessä, jossa ne on esitetty alla:

Vaihe 1: Arkisto taulukon luominen

Vaihe 2: liittämis kyselyn luominen tietojen kopioimiseen Arkisto taulukkoon

Vaihe 3: poisto kyselyn luominen alkuperäisen taulukon tietojen poistamiseksi

Vaihe 4: makron luominen liittämis-ja poisto kyselyjen suorittamista varten

Vaihe 1: Arkisto taulukon luominen

Jos haluat säilyttää kaikki Arkisto idut tietueet samassa taulukossa, tee tämä vaihe kerran. Tässä vaiheessa luomasi arkisto taulukko sisältää kaikki Arkisto idut tietueet.

Jos haluat poistaa vanhan Arkisto taulukon, kun luot uuden, voit käyttää taulukon luova kysely tietojen kopioimiseen Arkisto taulukkoon. Voit tehdä tämän siirtymällä vaiheeseen 2.

Jos haluat käyttää uutta Arkisto taulukkoa aina, kun arkistoit, mutta jos haluat säilyttää myös vanhat Arkisto taulukot, nimeä vanha arkisto taulukko uudelleen, ennen kuin luot uuden. Jos arkistoit päivä määrän perusteella, harkitse vanhojen Arkisto taulukoiden nimeämistä niiden edustama päivämäärä välin mukaan.

  1. Valitse siirtymis ruudussa taulukko, jossa on arkistoitava tietueet, paina näppäin yhdistelmää CTRL + C ja sitten näppäin yhdistelmää CTRL + V.

  2. Poista taulukon nimi -ruudussa sanat Kopioi ja liitä alaviiva ja sana "Arkisto" aiemmin luotuun taulukon nimeen ja valitse sitten OK. Jos alkuperäisen taulukon nimi on esimerkiksi tapahtumat , Arkisto-taulukon nimi on Transactions_archive.

    Liitä taulukko nimellä

  3. Valitse Liitä taulukko muodossa -valinta ikkunan liittämis asetukset-kohdassa vain rakenne.

Vaihe 2: liittämis kyselyn luominen tietojen kopioimiseen Arkisto taulukkoon

  1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Käytä Näytä taulukko -valinta ikkunaa, kun haluat lisätä taulukon, jonka tietueet haluat arkistoida, ja sulkea Näytä taulukko -valinta ikkunan.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa tähteä (*) juuri lisäämästäsi taulukosta. Taulukon nimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenne ruudukon ensimmäisessä sarakkeessa.

    Huomautus: Tähti osoittaa, että kyselyn tulee sisältää kaikki taulukon kentät kyselyn tuloksissa. Jos käytät asteriskia, jos kenttiä lisätään tai poistetaan taulukosta, kyselyn tulos mukautetaan vastaavasti.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa kenttää, jota haluat käyttää, jotta voit määrittää tietueet, jotka on täytettävä, ennen kuin arkistoit ne. Jos esimerkiksi tapahtumat-taulukossa on valittuna päivä määrä-kenttä ja haluat arkistoida kaikki tietueet, joiden päivä määrä on yli vuosi vanha, kaksoisnapsauta kenttää ja se näkyy kyselyn rakenne ruudukon seuraavassa tyhjässä sarakkeessa.

    Kyselyn rakenneruudukko

    Toista tämä vaihe, jos haluat käyttää ehtoja muiden kenttien kanssa.

  5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää ehdot juuri lisäämiisi kenttiin. Voit esimerkiksi määrittää, että Sisäänkuitatun päivä määrän on oltava aiempi kuin 1. tammi kuuta 2019 ehdot -rivin lausekkeen < # 1/1/2019 # avulla.

    Jos ehto arvot muuttuvat aina, kun arkistoit, sinun on tehtävä kysely, jotta voit pyytää sitä. Voit tehdä tämän käyttämällä ehdot -rivillä olevaa parametria niin, että kysely pyytää tietojen syöttämistä. Jos haluat käyttää parametria, käytä lauseketta tavalliseen tapaan, mutta käytä määritetyn arvon sijaan lyhyttä kysymystä Haka sulkeiden ympäröimänä. Voit esimerkiksi käyttää lauseketta < [Arkistoi tapahtumat valmiiksi ennen:], kuten näin:

    Parametrilauseke

    Lisä tietoja parametrien käyttämisestä on artikkelissa Johdatus kyselyihin.

    Voit myös halutessasi määrittää vaihtoehtoisia ehtoja tai -rivin avulla. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Vihje: Jos käytät päivämäärä kenttää määrittääksesi ehtoja ja haluat arkistoida kaikki tietueet, jotka ovat vanhempia kuin nykyinen päivä määrä, kirjoita <Date () päivämäärä kentän ehdot -riville.

  6. Toimi seuraavasti:

    Jos olet jo luonut arkisto taulukon, lisää määritetyt tietueet kyseiseen taulukkoon liittämis kyselyn avulla:

    1. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

    2. Valitse Liitä -valinta ikkunan taulukon nimi -ruudussa Arkisto taulukon nimi ja valitse sitten OK.

      Liitä taulukkoon

      Kyselyn rakenne ruudukossa näkyy Liitä kohteeseen -rivi.

    3. Poista Liitä kohteeseen -rivi kaikista kentistä, joita käytit ehtojen määrittämiseen. (Vain asteriskilla pitäisi olla arvo liitetä.)

      Kyselyn rakenneruudukon Lisää taulukkoon -rivi

      Jos et ole luonut arkisto taulukkoa, luo arkistointi taulukko käyttämällä taulukon luovan kyselyn avulla määritettyjä tietueita:

    4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Luo taulukko.

    5. Kirjoita Luo taulukko -valinta ikkunan taulukon nimi -ruutuun Arkisto taulukon nimi ja valitse sitten OK.

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 3: poisto kyselyn luominen alkuperäisen taulukon tietojen poistamiseksi

  1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Käytä Näytä taulukko -valinta ikkunaa, kun haluat lisätä taulukon, jonka tietueet haluat arkistoida. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa tähteä (*) juuri lisäämästäsi taulukosta. Taulukon nimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenne ruudukon ensimmäisessä sarakkeessa.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa samoja kenttiä, joita käytit liittämis kyselyssä ehdon määrittämiseen.

  5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää ehdot juuri lisäämiisi kenttiin. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Tärkeää: Jos liittämis-tai taulukon luova kysely käytti parametria, varmista, että poisto kysely tekee niin. Muista myös, että syötät saman arvon molemmille kyselyille. Jos syötät eri parametri arvoja, saatat menettää tietoja. Jos haluat estää tietojen menettämisen, harkitse lomakkeen keräämistä arvojen keräämiseen ja kyselyjen tekeminen syöttö arvojen lomakkeeseen. Lisä tietoja on artikkelissa Johdatus kyselyihin.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poista.

    Poista -rivi tulee näkyviin kyselyn rakenne ruudukkoon.

    Kyselyn rakenneruudukon Poista-rivi

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 4: makron luominen liittämis-ja poisto kyselyjen suorittamista varten

  1. Valitse Luo-välilehden Makrot ja koodi -ryhmästä Makro.

  2. Napsauta Lisää uusi toiminto-kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

    AvaaKysely -toiminto tulee näkyviin ja näyttää sen argumentit.

  3. Valitse kyselyn nimi -ruudussa vaiheessa 2luomasi (liittämis-tai taulukon luova) kysely.

  4. Napsauta Lisää uusi toiminto-kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

    AvaaKysely -toiminto tulee näkyviin ja näyttää sen argumentit.

  5. Valitse kyselyn nimi -ruudussa vaiheessa 3luomasi poisto kysely.

  6. Tallenna makro painamalla näppäin yhdistelmää CTRL + s..

    Kun haluat arkistoida tietueita, suorita makro.

Sivun alkuun

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×