Tietojen arkistointi

Tietojen arkistointi tavat

Seuraavassa taulukossa luetellaan menetelmät tietojen arkistointiin, menetelmän kuvaus, kunkin menetelmän käyttö tapa ja muut metodin erityisnäkökohdat.

Viite-eheyden käyttäminen

Jos arkistoitava tietueet liittyvät muissa taulukoissa oleviin tietue isiin, sinun on ehkä työskenneltävä yhteyden ympärillä. Jos arkistoitava tietueet ovat "alitaso"-tietueita (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys "moneen"-sivuun), voit ehkä turvallisesti arkistoida ne ilman huolia. Jos arkistoitava tietueet ovat päätietueita (ne kuuluvat yksi-moneen-yhteys "yksi"-puolelle), kun arkistoit niihin liittyvät "lapsen" tietueet voivat:

• Estä päätietueiden poistaminen. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, jos olet jo liittänyt päätietueet Arkisto taulukkoon.

  - tai -

• Tulee "Orvot" – tietueet, jotka kuuluvat "vanhempaan", jota ei ole olemassa. Tämä voi aiheuttaa ongelmia tieto kannan tietojen eheydessä ja toimivissa, jotka käyttävät "orpotietueita".

Jos haluat ottaa viite-eheyden huomioon, toimi seuraavasti:

1. Määrittää, mitä "alatason" tietueet kuuluvat arkistoitavaan tietueeseen. Jos esimerkiksi haluat arkistoida kirjaston lainattujen resurssien tietueet, selvitä ensin, onko kyse isiin omaisuus eriin avoimia tapahtumia, eli onko resurssit kuitattu ulos, mutta ei palautettu.

2. Toimi seuraavasti:

   • Jos lapsen tietueet voidaan aina poistaa turvallisesti, varmista, että suhde pakottaa viite-eheyden ja johdannais poistot. Näin varmistat, että kaikki siihen liittyvät "alatason" tietueet poistetaan.

   • Jos lapsen tietueita ei aina voida poistaa turvallisesti, harkitse kaikkien tieto kannan rekisterien arkistointia.

   • Luo kysely, joka valitsee päätietueet, joissa ei ole alitietueita. Käytä sitten tätä ensimmäistä kyselyä, jos haluat luoda Arkisto kyselyt (Katso kohta Siirrä tietueet Arkisto taulukkoon säännöllisin väli ajoin) sen sijaan, että käytät "vanhempi"-taulukkoa.

Sivun alkuun

Tausta tieto kannan tyhjän kopion valmistelu

Tuo ensin taulukon määritykset kaikkiin tausta tieto kannan taulu koihin.

1. Valitse tiedosto -väli lehdessä Uusi, valitse tyhjä tieto kantaja valitse sitten Luo.

2. Sulje Taulukko1.

3. Valitse ulkoiset tiedot -väli lehden tuo & linkki -ryhmästä Käytä.

4. Valitse Nouda ulkoiset tiedot – käytä tieto kantaa- valinta ikkunassa tuo taulu koita, kyselyitä, lomakkeita, raportteja, makroja ja moduuleja nykyiseen tieto kantaanja valitse sitten Selaa.

5. Valitse Avaa tiedosto -valinta ikkunassa tausta tieto kanta. Valitse Avaa , jos haluat sulkea Avaa tiedosto -valinta ikkunan, ja valitse sitten OK.

6. Valitse Tuo objektit -valinta ikkunassa Asetukset.

7. Valitse tuo taulut-kohdassa vain määritelmä.

8. Valitse taulukko -väli lehdessä Valitse kaikki, valitse OKja valitse sitten Sulje.

Tietojen lisääminen kaikkiin haku taulukoihin tyhjään kopioon 

Tee seuraavat toimet kunkin haku taulukon kohdalla:

1. Linkitä nykyisen tausta tieto kannan haku taulukkoon.

2. Luo liittämis kysely, joka lisää kaikki alkuperäisen kopion tietueet kopioon.

Tausta tieto kannan korvaaminen tyhjällä kopiolla

Nimeä ensin olemassa oleva tausta tieto kanta uudelleen ja osoita, että se on nyt arkisto. Avaa sitten tyhjä kopio ja tallenna se käyttämällä alkuperäistä tausta tieto kannan nimeä.

1. Valitse tiedosto -väli lehti ja valitse sitten Tallenna tieto kanta nimellä. Sinua saatetaan pyytää sulkemaan kaikki avoimet objektit. Valitse sitten OK. Tallenna nimellä -valinta ikkuna avautuu.

2. Varmista Tallenna nimellä -ruudussa (Tallenna nimellä -valinta ikkunan yläosassa), että tallennat tiedoston samassa paikassa kuin alkuperäinen tausta tieto kanta.

3. Kirjoita tiedoston nimi- ruutuun alkuperäisen tausta tieto kannan nimi.

4. Valitse tallennus muoto -ruudussa Käytä tieto kantaa (*. accdb).

Sivun alkuun

Vaihe 1: Arkisto taulukon luominen

Jos haluat säilyttää kaikki Arkisto idut tietueet samassa taulukossa, tee tämä vaihe kerran. Tässä vaiheessa luomasi arkisto taulukko sisältää kaikki Arkisto idut tietueet.

Jos haluat poistaa vanhan Arkisto taulukon, kun luot uuden, voit käyttää taulukon luova kysely tietojen kopioimiseen Arkisto taulukkoon. Voit tehdä tämän siirtymällä vaiheeseen 2.

Jos haluat käyttää uutta Arkisto taulukkoa aina, kun arkistoit, mutta jos haluat säilyttää myös vanhat Arkisto taulukot, nimeä vanha arkisto taulukko uudelleen, ennen kuin luot uuden. Jos arkistoit päivä määrän perusteella, harkitse vanhojen Arkisto taulukoiden nimeämistä niiden edustama päivämäärä välin mukaan.

1. Valitse siirtymis ruudussa taulukko, jossa on arkistoitava tietueet, paina näppäin yhdistelmää CTRL + C ja sitten näppäin yhdistelmää CTRL + V.

2. Poista taulukon nimi -ruudussa sanat Kopioi ja liitä alaviiva ja sana "Arkisto" aiemmin luotuun taulukon nimeen ja valitse sitten OK. Jos alkuperäisen taulukon nimi on esimerkiksi tapahtumat , Arkisto-taulukon nimi on Transactions_archive.

   

3. Valitse Liitä taulukko muodossa -valinta ikkunan liittämis asetukset-kohdassa vain rakenne.

Vaihe 2: liittämis kyselyn luominen tietojen kopioimiseen Arkisto taulukkoon

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Käytä Näytä taulukko -valinta ikkunaa, kun haluat lisätä taulukon, jonka tietueet haluat arkistoida, ja sulkea Näytä taulukko -valinta ikkunan.

3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa tähteä (*) juuri lisäämästäsi taulukosta. Taulukon nimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenne ruudukon ensimmäisessä sarakkeessa.

   Huomautus: Tähti osoittaa, että kyselyn tulee sisältää kaikki taulukon kentät kyselyn tuloksissa. Jos käytät asteriskia, jos kenttiä lisätään tai poistetaan taulukosta, kyselyn tulos mukautetaan vastaavasti.

4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa kenttää, jota haluat käyttää, jotta voit määrittää tietueet, jotka on täytettävä, ennen kuin arkistoit ne. Jos esimerkiksi tapahtumat-taulukossa on valittuna päivä määrä-kenttä ja haluat arkistoida kaikki tietueet, joiden päivä määrä on yli vuosi vanha, kaksoisnapsauta kenttää ja se näkyy kyselyn rakenne ruudukon seuraavassa tyhjässä sarakkeessa.

   

   Toista tämä vaihe, jos haluat käyttää ehtoja muiden kenttien kanssa.

5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää ehdot juuri lisäämiisi kenttiin. Voit esimerkiksi määrittää, että Sisäänkuitatun päivä määrän on oltava aiempi kuin 1. tammi kuuta 2019 ehdot -rivin lausekkeen < # 1/1/2019 # avulla.

   Jos ehto arvot muuttuvat aina, kun arkistoit, sinun on tehtävä kysely, jotta voit pyytää sitä. Voit tehdä tämän käyttämällä ehdot -rivillä olevaa parametria niin, että kysely pyytää tietojen syöttämistä. Jos haluat käyttää parametria, käytä lauseketta tavalliseen tapaan, mutta käytä määritetyn arvon sijaan lyhyttä kysymystä Haka sulkeiden ympäröimänä. Voit esimerkiksi käyttää lauseketta < [Arkistoi tapahtumat valmiiksi ennen:], kuten näin:

   

   Lisä tietoja parametrien käyttämisestä on artikkelissa Johdatus kyselyihin.

   Voit myös halutessasi määrittää vaihtoehtoisia ehtoja tai -rivin avulla. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

   Vihje: Jos käytät päivämäärä kenttää määrittääksesi ehtoja ja haluat arkistoida kaikki tietueet, jotka ovat vanhempia kuin nykyinen päivä määrä, kirjoita <Date () päivämäärä kentän ehdot -riville.

6. Toimi seuraavasti:

   Jos olet jo luonut arkisto taulukon, lisää määritetyt tietueet kyseiseen taulukkoon liittämis kyselyn avulla:

   1. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

   2. Valitse Liitä -valinta ikkunan taulukon nimi -ruudussa Arkisto taulukon nimi ja valitse sitten OK.

      

      Kyselyn rakenne ruudukossa näkyy Liitä kohteeseen -rivi.

   3. Poista Liitä kohteeseen -rivi kaikista kentistä, joita käytit ehtojen määrittämiseen. (Vain asteriskilla pitäisi olla arvo liitetä.)

      

      Jos et ole luonut arkisto taulukkoa, luo arkistointi taulukko käyttämällä taulukon luovan kyselyn avulla määritettyjä tietueita:

   4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Luo taulukko.

   5. Kirjoita Luo taulukko -valinta ikkunan taulukon nimi -ruutuun Arkisto taulukon nimi ja valitse sitten OK.

7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 3: poisto kyselyn luominen alkuperäisen taulukon tietojen poistamiseksi

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Käytä Näytä taulukko -valinta ikkunaa, kun haluat lisätä taulukon, jonka tietueet haluat arkistoida. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

3. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa tähteä (*) juuri lisäämästäsi taulukosta. Taulukon nimi ja tähti näkyvät kyselyn rakenne ruudukon ensimmäisessä sarakkeessa.

4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenne-ikkunassa samoja kenttiä, joita käytit liittämis kyselyssä ehdon määrittämiseen.

5. Ehdot -rivin avulla voit määrittää ehdot juuri lisäämiisi kenttiin. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

   Tärkeää: Jos liittämis-tai taulukon luova kysely käytti parametria, varmista, että poisto kysely tekee niin. Muista myös, että syötät saman arvon molemmille kyselyille. Jos syötät eri parametri arvoja, saatat menettää tietoja. Jos haluat estää tietojen menettämisen, harkitse lomakkeen keräämistä arvojen keräämiseen ja kyselyjen tekeminen syöttö arvojen lomakkeeseen. Lisä tietoja on artikkelissa Johdatus kyselyihin.

6. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poista.

   Poista -rivi tulee näkyviin kyselyn rakenne ruudukkoon.

   

7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

Vaihe 4: makron luominen liittämis-ja poisto kyselyjen suorittamista varten

1. Valitse Luo-välilehden Makrot ja koodi -ryhmästä Makro.

2. Napsauta Lisää uusi toiminto-kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

   AvaaKysely -toiminto tulee näkyviin ja näyttää sen argumentit.

3. Valitse kyselyn nimi -ruudussa vaiheessa 2luomasi (liittämis-tai taulukon luova) kysely.

4. Napsauta Lisää uusi toiminto-kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolta ja valitse sitten AvaaKysely.

   AvaaKysely -toiminto tulee näkyviin ja näyttää sen argumentit.

5. Valitse kyselyn nimi -ruudussa vaiheessa 3luomasi poisto kysely.

6. Tallenna makro painamalla näppäin yhdistelmää CTRL + s..

   Kun haluat arkistoida tietueita, suorita makro.

Sivun alkuun