Toimistosta poissaoloajan lisääminen työtovereiden Outlookin kalentereihin

Voit helposti merkitä ajan tilaksi ”varattu” tai ”poissaolo” Outlook-kalenterissa. Entä jos et käytä Microsoft 365 ja sinulla ei ole kalenterin jakamista käytössä, mutta sinun on ilmoitettava työtovereillesi aikasi toimiston näkyvästä erosta? Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit lisätä mukautettuja koko päivän kestäviä kokouspyyntöjä työtovereiden kalentereihin ilman, että se vaikuttaa heidän kalentereissaan käytettävissä olevaan vapaa-aikaan.

Loma-ajan ajoittaminen kokouspyynnön kanssa on kaksivaiheinen prosessi. Kerro ensin työtovereillesi poissaolostasi lisäämällä loma-aika heidän kalentereihinsa. Merkitse sitten loma omaan kalenteriisi.

Vaihe 1: Loma-ajan lisääminen työtovereiden kalentereihin

Kun merkitset kalenteriin poissa-ajan, työtoverisi näkevät sen, kun he yrittävät ajoittaa kokouksen kanssasi. Mutta eikö olisikin hienoa, jos saisit ilmoituksen kaikille kerralla ennen poissa-aikaasi ilman, että se vaikuttaa heidän vapaa/varattu-tilaansa tai tarpeettomasti heidän kalentereihinsa? Voit tehdä tämän määrittämällä tietosi näkymään kalenterissa koko päivän tapahtumana, mutta toisin kuin tavallinen koko päivän tapahtuma, jonka asetus on yleensä "varattu", tämä koko päivän tapahtuma näkyy vapaa-aikana. Tämä ei vaikuta työtovereisi tavoitettavuustilan käytettävymiin.

Huomautus: Kokouspyyntöjä lähetetään Outlook-käyttäjien välillä. Jotta voit tarkastella muiden henkilöiden aikatauluja, kun kirjoitat kokouspyyntöjä Outlookissa, organisaatiosi on käytettävä Microsoft Exchange Serveriä.

  1. Napsauta kalenterin Aloitus-välilehdessä Uusi kokous.

    Pikanäppäin  Voit luoda uuden kokouspyynnön painamalla CTRL + SHIFT + Q.

  2. Kirjoita kuvaus Aihe-ruutuun ja kirjoita halutessasi sijainti Sijainti-ruutuun.

  3. Valitse Aloitusaika- ja Lopetusaika-luetteloista aika, jolloin olet poissa toimistosta. Lomapäivien kohdalla tämä koskee yleensä koko päivää. Valitse tässä tapauksessa Koko päivän kestävä tapahtuma -valintaruutu.

    Huomautus: Outlook käyttää oletusarvoisesti ajoittamiseen tietokoneen järjestelmän nykyistä aikavyöhykeasetusta. Jos haluat ajoittaa toimiston poissaoloaikasi eri aikavyöhykkeen perusteella, napsauta Asetukset‑ryhmässä Aikavyöhykkeet.

  4. Poista Osallistujat-ryhmänVastausvaihtoehdot-ryhmässäPyydä vastaukset avattavasta painikkeesta.

  5. Napsauta Asetukset-ryhmän Näytä muodossa -kohdassa Vapaa avattavasta luettelosta. Jos olet jo määrittänyt, että tämä on koko päivän kestävä tapahtuma, Näytä muodossa -asetukseksi määritetään automaattisesti Vapaa.

    Tärkeää: 

    • Varmista, että Näytä muodossa -asetukseksi on määritetty Vapaa. Tällä tavoin kokouspyynnön vastaanottajat voivat hyväksyä kokouspyynnön ja lisätä loma-ajan kalenteriinsa, mutta se ei varaa mitään aikaa heidän kalenterissaan. Vastaanottajan kalenterissa näytetään yhä ajoituksessa vapaa tavoitettavuus loma-aikanasi.

    • Kun valitset koko päivän kestävää tapahtumaa, tapahtuman aloitusaika on keskiyöllä. Jotta työtoverisi eivät saa ilmoituksia kummallisina aikoina, määritä Muistutus-asetukseksi Ei mitään.

  6. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

  7. Lisää tarkoitetut vastaanottajat Vastaanottaja-riville.

  8. Jos ilmoitat henkilöille toistuvista ajoista, jolloin olet poissa toimistosta, napsauta Asetukset‑ryhmässä Toistuminen, valitse toistumiskaava ja napsauta sitten OK.

  9. Napsauta Lähetä.

Kun lähetät tämän kokouspyynnön, jossa Näytä muodossa -asetuksena on Vapaa, tapahtuma näkyy työtovereidesi Outlook-kalenterissa päivän ensimmäisenä kohtana. Kyse on visuaalisesta muistutuksesta, joka ei varaa mitään työaikaa.

Huomautus: Jos et valitse Koko päivän kestävä tapahtuma, tapahtuma näkyy aikaruudukossa eikä päivän ensimmäisenä kohtana. Se on kuitenkin yhä merkitty vapaa-ajaksi.

Vaihe 2: Loma-ajan varaaminen kalenterissa

Jos noudatit edellisen kohdan vaiheita, lähettämäsi kokouspyyntö merkittiin vapaa-ajaksi, jotta se ei varaa muiden henkilöiden kalentereiden aikaa. Aika on kuitenkin merkitty myös vapaaksi omassa kalenterissasi. Sinun on nyt luotava muita tapaamisia itsellesi siten, että muut näkevät, ettet ole tavoitettavissa määrittämäsi aikana.

Yleinen virhe on avata kokouspyyntökohde kalenterissa ja muuttaa Näytä muodossa -asetus Vapaa-asetukseksi Poissa-asetukseksi, kun olet lähettänyt alkuperäisen pyynnön. Kun teet tämän, päivitys lähetetään kuitenkin kaikille, kaikille, jotka lähetit kokouspyynnön, vaihtamalla vapaaksi poissa -päivitykseksi ja estämällä vaiheet, jotka teit sen välttämiseksi. Sinun on luotava päällekkäinen tapaaminen kalenteriin, kun Näytä nimellä -asetuksena on Poissa.

Kun muut käyttävät Outlook-kalenteria kokousten ja muiden tapahtumien ajoittamiseen, he näkevät tavoitettavuutesi, jollet olet muuttanut kalenterisi käyttöoikeuksia tämän estämiseksi. Tapaamisten, kokousten ja tapahtumien Näytä muodossa -asetuksena on yleensä Varattu. Voit myös luoda kohteita, joiden Näytä muodossa -asetuksena on Poissaolo. Kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, vastaavat kohteita, joiden asetuksena on Varattu, eli sinun ei odoteta olevan tavoitettavissa tähän aikaan. Nämä kaksi tyyppiä eroavat toisistaan visuaalisesti: kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, näkyvät violettina, ja kohteet, joiden asetuksena on Varattu, on merkitty sinisellä väriteemalla. Tämä ulkoasun ero auttaa korostamaan, miksi et ole tavoitettavissa. Pystyt ehkä esimerkiksi siirtämään ristiriitaisen Varattu-kohteen, mutta et ehkä pysty tai halua muuttaa Poissaolo-kohdetta, kuten lomaasi.

  1. Napsauta kalenterin Aloitus-välilehdessä Uusi tapaaminen.

  2. Kirjoita Aihe-ruutuun poissaolosi nimi.

  3. Napsauta Aloitusaika- ja Lopetusaika-kohdissa päivämääriä, jolloin poissaolosi alkaa ja loppuu.

  4. Valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu.

  5. Muuta Näytä muodossa -asetukseksi Poissaolo.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

Huomautus: Haluat ehkä poistaa (vain kalenterista) alkuperäisen kokouspyynnön, jonka lähetit muille henkilöille. Tai voit jättää sen kalenteriisi, jotta voit sen avulla helposti lähettää päivityksen tai peruutuksen, jos suunnitelmasi muuttuvat.

Vaihe 1: Loma-ajan lisääminen työtovereiden kalentereihin

Kun merkitset kalenteriin poissa-ajan, työtoverisi näkevät sen, kun he yrittävät ajoittaa kokouksen kanssasi. Mutta eikö olisikin hienoa, jos saisit ilmoituksen kaikille kerralla ennen poissa-aikaasi ilman, että se vaikuttaa heidän vapaa/varattu-tilaansa tai tarpeettomasti heidän kalentereihinsa? Voit tehdä tämän määrittämällä tietosi näkymään kalenterissa koko päivän tapahtumana, mutta toisin kuin tavallinen koko päivän tapahtuma, jonka asetus on yleensä "varattu", tämä koko päivän tapahtuma näkyy vapaa-aikana. Tämä ei vaikuta työtovereisi tavoitettavuustilan käytettävymiin.

Huomautus: Kokouspyyntöjä lähetetään Outlook-käyttäjien välillä. Jotta voit tarkastella muiden henkilöiden aikatauluja, kun kirjoitat kokouspyyntöjä Outlookissa, organisaatiosi on käytettävä Microsoft Exchange Serveriä.

  1. Osoita Tiedosto-valikossa Uusi ja napsauta sitten Kokouspyyntö.

    Pikanäppäin  Voit luoda uuden kokouspyynnön painamalla CTRL + SHIFT + Q.

  2. Kirjoita kuvaus Aihe-ruutuun ja kirjoita halutessasi sijainti Sijainti-ruutuun.

  3. Valitse Aloitusaika- ja Lopetusaika-luetteloista aika, jolloin olet poissa toimistosta. Lomapäivien kohdalla tämä koskee yleensä koko päivää. Valitse tässä tapauksessa Koko päivän kestävä tapahtuma -valintaruutu.

    Huomautus: Outlook käyttää oletusarvoisesti ajoittamiseen tietokoneen järjestelmän nykyistä aikavyöhykeasetusta. Jos haluat ajoittaa poissaoloaikasi toimistosta erilaisen aikavyöhykkeen mukaan, napsauta Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Aikavyöhykkeet.

  4. Napsauta Asetukset-ryhmän Näytä muodossa -kohdassa Vapaa avattavan luettelon ruudusta. Jos olet jo määrittänyt, että tämä on koko päivän kestävä tapahtuma, Näytä muodossa -asetukseksi määritetään automaattisesti Vapaa.

    Tärkeää: 

    • Varmista, että Näytä muodossa -asetukseksi on määritetty Vapaa. Tällä tavoin kokouspyynnön vastaanottajat voivat hyväksyä kokouspyynnön ja lisätä loma-ajan kalenteriinsa, mutta se ei varaa mitään aikaa heidän kalenterissaan. Vastaanottajan kalenterissa näytetään yhä ajoituksessa vapaa tavoitettavuus loma-aikanasi.

    • Kun valitset koko päivän kestävää tapahtumaa, tapahtuman aloitusaika on keskiyöllä. Jotta työtoverisi eivät saa ilmoituksia kummallisina aikoina, määritä Muistutus-asetukseksi Ei mitään.

  5. Kirjoita tiedot, jotka haluat jakaa vastaanottajien kanssa.

  6. Lisää tarkoitetut vastaanottajat Vastaanottaja-riville.

  7. Jos ilmoitat henkilöille toistuvista ajoista, jolloin olet poissa toimistosta, napsauta Kokous-välilehden Asetukset-ryhmässä Toistuminen, valitse toistumiskaavio ja napsauta sitten OK.

    Kun lisäät kokouspyyntöön toistumiskaavan, Kokous-välilehti muuttuu Toistuva kokous ‑välilehdeksi.

  8. Napsauta Kokous-välilehden Näytä-ryhmässä Tapaaminen.

  9. Napsauta Lähetä.

Kun lähetät tämän kokouspyynnön, jossa Näytä muodossa -asetuksena on Vapaa, tapahtuma näkyy työtovereidesi Outlook-kalenterissa päivän ensimmäisenä kohtana. Kyse on visuaalisesta muistutuksesta, joka ei varaa mitään työaikaa.

Huomautus: Jos et valitse Koko päivän kestävä tapahtuma, tapahtuma näkyy aikaruudukossa eikä päivän ensimmäisenä kohtana. Se on kuitenkin yhä merkitty vapaa-ajaksi.

Vaihe 2: Loma-ajan varaaminen kalenterissa

Jos noudatit edellisen kohdan vaiheita, lähettämäsi kokouspyyntö merkittiin vapaa-ajaksi, jotta se ei varaa muiden henkilöiden kalentereiden aikaa. Aika on kuitenkin merkitty myös vapaaksi omassa kalenterissasi. Sinun on nyt luotava muita tapaamisia itsellesi siten, että muut näkevät, ettet ole tavoitettavissa määrittämäsi aikana.

Yleinen virhe on avata kokouspyyntökohde kalenterissa ja muuttaa Näytä muodossa -asetus Vapaa-asetukseksi Poissa-asetukseksi, kun olet lähettänyt alkuperäisen pyynnön. Kun teet tämän, päivitys lähetetään kuitenkin kaikille, kaikille, jotka lähetit kokouspyynnön, vaihtamalla vapaaksi poissa -päivitykseksi ja estämällä vaiheet, jotka teit sen välttämiseksi. Sinun on luotava päällekkäinen tapaaminen kalenteriin, kun Näytä nimellä -asetuksena on Poissa.

Kun muut käyttävät Outlook-kalenteria kokousten ja muiden tapahtumien ajoittamiseen, he näkevät tavoitettavuutesi, jollet olet muuttanut kalenterisi käyttöoikeuksia tämän estämiseksi. Tapaamisten, kokousten ja tapahtumien Näytä muodossa -asetuksena on yleensä Varattu. Voit myös luoda kohteita, joiden Näytä muodossa -asetuksena on Poissaolo. Kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, vastaavat kohteita, joiden asetuksena on Varattu, eli sinun ei odoteta olevan tavoitettavissa tähän aikaan. Nämä kaksi tyyppiä eroavat toisistaan visuaalisesti: kohteet, joiden asetuksena on Poissaolo, näkyvät violettina, ja kohteet, joiden asetuksena on Varattu, on merkitty sinisellä väriteemalla. Tämä ulkoasun ero auttaa korostamaan, miksi et ole tavoitettavissa. Pystyt ehkä esimerkiksi siirtämään ristiriitaisen Varattu-kohteen, mutta et ehkä pysty tai halua muuttaa Poissaolo-kohdetta, kuten lomaasi.

  1. Osoita Kalenteri-näkymässä Tiedosto-valikon Uusi-kohtaa ja napsauta sitten Tapaaminen.

  2. Kirjoita Aihe-ruutuun poissaolosi nimi.

  3. Napsauta Aloitusaika- ja Lopetusaika-kohdissa päivämääriä, jolloin poissaolosi alkaa ja loppuu.

  4. Valitse Koko päivän tapahtuma -valintaruutu.

  5. Muuta Näytä muodossa -asetukseksi Poissaolo.

  6. Valitse Tallenna ja sulje.

Huomautus: Haluat ehkä poistaa (vain kalenterista) alkuperäisen kokouspyynnön, jonka lähetit muille henkilöille. Tai voit jättää sen kalenteriisi, jotta voit sen avulla helposti lähettää päivityksen tai peruutuksen, jos suunnitelmasi muuttuvat.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Outlook-kalenterin käytön aloittaminen

Kokouksen ajoittaminen muiden henkilöiden kanssa

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×