Yhdistelmätyöpaikalla voi olla tarpeen arvioida työryhmän ja organisaatioiden liiketoimintarytmiä – kuten sitä, miten ja milloin työt tehdään strategisesti tiimin yleisen tuottavuuden varmistamiseksi. Tämä voi tarkoittaa sitä, että määritetään, mitkä päivät sopivat parhaiten henkilökohtaista kokousta varten ja millaisia töitä voidaan tehdä etänä. Lisäksi on tärkeää miettiä, miten organisaatiosi tulisi suunnitella kuukausittaisten, neljännesvuosittaisten tai puolivuosittaisten tavoitteiden saavuttamista.
Jos haluat määrittää tiimisi menestymään, harkitse askelta taaksepäin tarkastellaksesi kokonaiskuvaa ja vastataksesi seuraaviin kysymyksiin:
-
Miten voimme suunnitella kokousaikatauluja tiettyjen tavoitteiden ja/tai tarkistuspisteiden ympärille?
-
Milloin kokoukset (henkilökohtaisesti tai etäyhteyden kautta) ovat tarpeen? Milloin ne ovat valinnaisia?
-
Mistä tiedämme, milloin kokouksia on ajoitettu liikaa?
Seuraavaksi voit tutustua esikuviin, jotka muodostavat kuvitteellisia tiimiskenaariot, jotka innostavat microsoft 365 -työkalujen avulla suunnittelemaan ja suunnittelemaan tiimisi kokousaikataulua ja virallisia yhteistyökanavia.
Markkinointitiimin määrittäminen onnistumaan
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä markkinointitiimi suunnittelee työryhmän kokouksen aikataulun suunniteltujen tuotejulkaisujen ympärille ympäri vuoden. Tiimi päättää, minkä tyyppiset yhteistyötyökalut ja -kanavat sopivat parhaiten organisaation tavoitteisiin.
Ensin työryhmä dokumentoi tunnetut tarpeet ja tavoitteet
Tekijät, jotka vaikuttavat siihen, miten tiimi ajoittaa työryhmän kokouksia:
-
Tuotteet julkaistaan neljännesvuosittain
-
Tuotejulkaisut ovat maailmanlaajuisia, ja kansainvälisiä aikatauluja harkitaan
-
Markkinointitiimin tavoitteet raportoidaan kahdesti vuodessa
-
Työryhmä haluaa työskennellä 2 päivää viikossa ja 3 päivää etäsijainnista
Työkaluihin ja viestintäkanaviin vaikuttavat tekijät:
-
Tiimi toimii useiden ulkoisten kumppaneiden kanssa eri organisaatioista
-
Markkinointiresursseja voi käyttää työpöytä- ja mobiilisovelluksista
-
Työryhmä vastaa projektin tilasta ja markkinointiuutisista
-
Tiimi tarvitsee apua tiedostojen turvalliseen tallentamiseen ja jakamiseen koko organisaatiossa
Seuraavaksi työryhmä määrittää SharePoint-sivustot ja Microsoft Teams -kanavat
Tiimi priorisoi kolme yhteistyöskenaarioa ja muodostaa yhdistelmän SharePoint-tiimiä ja yhteistyösivustoja, jotka eivät tue yllä kuvattuja markkinointifunktioita.
|
Tiimin yhteistyö |
Organisaatioyhteistyö |
Ulkoinen yhteistyö |
|
|
|
Sen jälkeen tiimi suunnittelee ja ajoittaa kokouksia
Tiimi päätti, että tiimikokousten järjestäminen uudelleen on arvokkainta henkilökohtaisesti, ja niiden pitäisi tapahtua joka toinen viikko. Muut työryhmän kokoukset koskevat tuotteita, ja ne järjestetään vain ennen tuotteen julkaisua.
Esimerkki ryhmän neljännesvuosittaisesta kokousaikataulusta:
Kuukausi 1
|
maanantai |
tiistai |
Keskiviikko |
torstai |
perjantai |
|
Ryhmäkokous |
Tuote A -kokous |
|||
|
Tuote A -kokous |
Tuote A -kokous |
|||
|
Ryhmäkokous |
Tuote A -kokous |
Tuote A -julkaisu |
||
Kuukausi 2
|
maanantai |
tiistai |
Keskiviikko |
torstai |
perjantai |
|
Tuotteen B kokous |
Tuotteen B kokous |
|||
|
Ryhmäkokous |
||||
|
Tuotteen B kokous |
Tuotteen B kokous |
Tuotteen B käynnistys |
||
|
Ryhmäkokous |
||||
Kuukausi 3
|
maanantai |
tiistai |
Keskiviikko |
torstai |
perjantai |
|
Ryhmäkokous |
||||
|
Tuotteen C kokous |
||||
|
Ryhmäkokous |
Tuotteen C kokous |
Tuotteen C kokous |
||
|
Tuotteen C kokous |
Tuotteen C käynnistys |
