Työyhteyshenkilöiden käyttäminen Business Contact Managerilla

Voit käyttää työyhteyshenkilö tietueita, kun haluat lajitella ja tallentaa paljon tietoja henkilöistä, joiden kanssa olet liike suhteessa.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit luoda uusia tietueita ja viimeistellä työyhteyshenkilön lomakkeen.

Valitse haluamasi toimet

Luo uusia työyhteyshenkilö tietueita

Työyhteyshenkilön tietueiden muokkaaminen

Työyhteyshenkilöiden luettelon suodattaminen

Voit tehdä seuraavat toimet työyhteyshenkilön tietueissa:

  • Lisää ne käyttämällä erilaisia menetelmiä.

  • Voit määrittää ne työntekijälle tai työtoverille.

  • Linkitä asiakkaat niihin.
    Kun linkität työyhteyshenkilö tietueet Asiakas tietueisiin, voit yhdistää työyhteyshenkilöihin liittyvät tiedot ja tietoja yrityksistä, joiden kanssa he työskentelevät. Jos esimerkiksi linkität yhden tai useamman työyhteyshenkilön asiakas tietueeseen, asiakas tietueen viestintä historia sisältää kunkin tiliin linkitetyn työyhteyshenkilön viestintä tapahtumat.

  • Linkitä viestintä tapahtumat työyhteyshenkilöihin, Jäljitä Sähkö posti viestejä ja Suodata viestintä historia kohteiden luetteloa.
    Voit seurata työyhteyshenkilöön liittyviä toimintoja (mukaan lukien puhelut, sähkö posti viestit, kirjeet tai tiedostot) Työyhteyshenkilö-tietueen historia-sivulla.

    Voit linkittää Sähkö posti viestejä automaattisesti Työyhteyshenkilön tietue isiin. Lisä tietoja on Ohje aiheessa Sähkö posti viestien linkittäminen ja seuraaminen Business Contact Managerilla.

  • Muuntaa työyhteyshenkilön liidiksi tai muuksi tietueeksi, joka perustuu työyhteyshenkilö-tietue tyyppiin.

  • Muokkaa työyhteyshenkilön tietueissa olevia tietoja.

  • Mukauta työyhteyshenkilön lomaketta lisäämällä tai poistamalla kenttä luetteloiden kenttiä ja kohteita.
     

Sivun alkuun

Luo uusia työyhteyshenkilö tietueita

Työyhteyshenkilö tietueiden avulla voit seurata tietoja henkilöistä, joiden kanssa olet liike suhteessa.

Sisältö

Uuden Työyhteyshenkilö tietueen lisääminen manuaalisesti

Työyhteyshenkilöiden tuominen toisesta ohjelmasta

Outlook-yhteys tietojen siirtäminen tai kopioiminen Business Contact Manageriisi

Työyhteyshenkilön tietueen luominen Sähkö posti viestistä

Liiditietueen muuntaminen työyhteyshenkilön tietueeksi

Työyhteyshenkilön tietue isiin voi hakea tietoja monella tavalla. Voit kirjoittaa tietoja tietue isiin, tuoda tietoja Outlookista tai muista ohjelmista ja kopioida Outlook-yhteys tiedon.

Tiedot voivat sisältää:

  • Liiketoiminta tiedot, kuten työyhteyshenkilön yritys tai organisaatio.

  • Henkilökohtaiset tiedot, kuten syntymä päivä.

  • Viestintä tapahtumat, kuten sähkö posti viestit ja tapaamiset.

  • Kaikki tiedot, jotka tallennat lomakkeeseen lisättyinä mukautetuissa kentissä.

    Vihje: Voit mukauttaa työyhteyshenkilöiden lomakkeita lisäämällä yrityksellesi ominaisia kenttiä tai siirtämällä osioita ja korostaa sinulle tärkeimpiä tietoja. Esimerkiksi kukka kauppias voi luoda suosikin kukka-nimisen kentän ja Lämmitys spesialisti voi luoda uunin malli-nimisen kentän. 

Sivun alkuun

Uuden Työyhteyshenkilö tietueen lisääminen manuaalisesti

Tyhjän työyhteyshenkilö lomakkeen avaaminen kestää vain muutaman minuutin, ja sen avulla voit kirjoittaa muutamia tärkeitä tietoja. Tallenna lomake luo uuden Työyhteyshenkilö tietueen. Kun kehität suhdetta henkilön kanssa, voit avata tietueen uudelleen ja lisätä siihen lisä tietoja.

art

Työyhteyshenkilön lomakkeen ja Outlookin yhteys tieto lomakkeen välillä on paljon yhtäläisyyksiä.

Työyhteyshenkilön lomakkeen avaaminen

  1. Valitse siirtymis ruudun Business Contact ManagerillaContact emäntä.

  2. Valitse valinta nauhan Uusi -ryhmästä Uusi työyhteyshenkilö.

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilö-lomakkeen täyttäminen

Kuten useimmat muut lomakkeet, työyhteyshenkilön lomake sisältää Yleiset-, tiedot-ja historia -sivut.

Voit mukauttaa lomaketta siirtämällä osia ja kenttiä, nimeämällä kenttiä uudelleen ja lisäämällä kohteita luetteloihin. 

Yleiset-sivu

        Työyhteyshenkilön osa

  1. Kirjoita työyhteyshenkilön koko nimi ja tehtävä nimike. Valitse tiedosto nimellä, kuten Outlookin yhteys tieto lomakkeessa.

    Koko nimi on ainoa pakollinen kenttä. Tietojen lisääminen muihin kenttiin on valinnaista.

  1. Työyhteyshenkilön määrittäminen     Jos haluat määrittää työyhteyshenkilön toiselle työn tekijälle, napsauta vastuu henkilö-kentässä työn tekijän nimeä.

    Huomautus: Vastuuhenkilö-luettelossa näkyvät niiden työntekijöiden nimet, joiden kanssa olet jakanut Business Contact Manager -tietokantasi. Lisä tietoja jakamisesta on Ohje aiheessa Business Contact Manageriesi tietojen jakaminen muiden käyttäjien kanssa.

    Yrityksen tiedot -osio

    Voit käyttää joko yritys -tai tili -kenttää työyhteyshenkilön yrityksen nimen tallentamiseen. Käytä yritys-kenttää, jos et käytä asiakas tietueita.

    Linkitetty tili-osa

    art

  1. Työyhteyshenkilön linkittäminen asiakkaaseen     Linkitä työyhteyshenkilö Tili valitsemalla tili .

  2. Valitse Valitse tili, jonka haluat linkittää tähän työyhteyshenkilöön -valinta ikkunaan tilija valitse sitten Linkitä.
    Työyhteyshenkilöiden linkityksen arvo on se, että työyhteyshenkilön viestintä historia näkyy myös asiakas tietueen viestintä historiassa. Jos samaan tiliin on linkitetty useampi kuin yksi työyhteyshenkilö, jokaisen linkitetyn työyhteyshenkilön viestintä historia näkyy myös tilin viestintä historiassa. Tämä mahdollistaa sen, että näet kaikki viestintä tapahtumat ja kaikki organisaatioon liittyvät työyhteyshenkilöt samassa paikassa. Lisä tietoja linkin valitsemisesta linkitettävässä osoitteessa on kohdassa tietueiden linkittäminen Business Contact Manageriisi.

    Internet-, Puhelin numero-, osoite-ja käynti kortti-osa

  3. Kirjoita Sähkö posti-ja verkko sivujen osoitteet, Puhelin numerot, yritys-ja koti osoitteet. Kirjoita tiedot, jotka haluat suorittaa käynti kortissa, aivan kuten Outlookin yhteys tieto lomakkeessa.
    Kentän nimen vieressä oleva nuoli (kuten Sähkö posti) tarkoittaa, että voit tehdä useita merkintöjä kentässä.

    Vihje: Jos syötät enemmän kuin yhden osoitteen työyhteyshenkilölle, valitse Tämä on postitus osoite -valinta ruutu, jos haluat määrittää, mitä osoitetta käytetään yhdistämisen aikana.

    Lähdetiedot-osio

    art

  4. Anna tiedot Lähdetiedot-osion seuraaviin kenttiin:

    • Lähde     Valitse menetelmä tai toiminto, jolla tämä työyhteyshenkilö on saanut tietoonsa yrityksesi. Esimerkiksi mainos tai suusanallisesti.

    • Mahdollisuuden löytäjä     Napsauta tätä painiketta, jos haluat valita markkinointi aktiviteetin tai muun yritys tietueen (kuten toisen työyhteyshenkilön), joka on tuonut tämän työyhteyshenkilön yritykseen.

      Vihje: Kun annat markkinoinnin aktiviteetin nimen, Business Contact Manager for Outlook voi seurata toiminnon ansiosta syntyneiden tietueiden määriä ja tyyppejä. Se linkittää myös markkinointi aktiviteetin tietueen työyhteyshenkilöön. Lisä tietoja markkinointi toiminnoista on kohdassa tuotteiden ja palveluiden markkinoinnille Business Contact Managerilla.

      Kommentit-osa

  5. Kirjoita Kommentit -osioon muistiinpanot, liitä kommentteja muista tiedostoista tai liitä tiedostoja, Outlook-kohteita tai käynti kortteja.

    art

    Vihje: Jos useampi kuin yksi työtoveri työskentelee työyhteyshenkilön kanssa, voi olla hyödyllistä huomata, kun annoit kommentin. Voit lisätä kunkin merkinnän päivämäärän ja kellonajan kommentteihin valitsemalla Lisää aikaleima.

  6. Kun olet lisännyt haluamasi tiedot, valitse tallenna & Sulje.

Sivun alkuun

Tiedot-sivu

  1. Tuo tiedot -sivu näkyviin valitsemalla valinta nauhan Näytä -ryhmässä tiedot .

  2. Anna lisä tietoja henkilön työstä ja tietoja, kuten syntymä päivä, Maksu tila, onko tietue aktiivinen, ja valitse ensisijainen viestintä tapa.

Historia-sivu

  1. Saat Historia-sivun näkyviin valitsemalla valintanauhan Näytä-ryhmästä Historia.

  2. Lisää tai tarkastele viestintätapahtumia, kuten sähköpostiviestejä, tapaamisia tai muistiinpanoja.

    Miten viestintätapahtuma lisätään?

    1. Valitse Viestintähistoria-kohdasta Uusi. Napsauta sitten sitä kohdetyyppiä, jonka haluat lisätä.

    2. Kirjoita tiedot lomakkeeseen ja valitse sitten Tallenna ja sulje.

      Katso lisätietoja viestintähistoriakohteista artikkelista Seuraa viestintää asiakkaiden kanssa Business Contact Managerissa.

  3. Jos haluat etsiä jotain tiettyä kohdetta, voit hakea viestintätapahtumista tai suodattaa viestintätapahtumaluettelon.

    1. Miten voin hakea viestintätapahtumien luettelosta?

      • Kirjoita haku -ruutuun etsimäsi tiedot ja napsauta sitten haku Hae-kuvake -painiketta.

        Huomautus: Tietoja haetaan vain Aihe- ja Linkitetty kohteeseen -kentistä. Jos haluat nähdä luettelossa kaikki tietyn tyypin kohteet, esimerkiksi sähköpostiviestit, käytä suodatinta.

    2. Miten voin suodattaa viestintätapahtumien luettelon?

      • Valitse valintanauhan Näytä-välilehti.

      • Toimi Suodatin-ryhmässä seuraavasti:

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilöiden tuominen toisesta ohjelmasta

Voit tuo työyhteyshenkilön ja muun tyyppisiä tietueita esimerkiksi ACT!-ohjelmasta. ja Microsoft Excel.

Lisä tietoja tietojen tuomisesta muista ohjelmista tai Outlookin yhteys tieto kansiosta on kohdassa tietojen tuominen Business Contact manageriksi.

Sivun alkuun

Outlook-yhteys tietojen siirtäminen tai kopioiminen Business Contact Manageriisi

  1. Valitse siirtymisruudusta Yhteyshenkilöt.

  2. Valitse yhteys tieto luettelosta yhteys henkilö, jonka haluat siirtää Business Contact Manager for Outlook.
    Useamman kuin yhden tietueen valitseminen

    Voit valita vierekkäisiä tietueita pitämällä VAIHTONÄPPÄINTÄ alhaalla ja napsauttamalla sitten lisättävän ryhmän ensimmäistä ja viimeistä tietuetta. Voit valita tietueita, jotka eivät ole vierekkäin, pitämällä CTRL-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten haluamiasi tietueita. Voit valita kaikki tietueet napsauttamalla yhtä ja painamalla sitten CTRL+A-näppäinyhdistelmää.

    Jos haluat kopioida Outlook-yhteys tieto kansion koko sisällön Business Contact Manageriisi, tuo Outlookin yhteys tieto kansio työyhteyshenkilöihin. Lisä tietoja tuonnista on kohdassa tietojen tuominen Business Contact manageriksi.

  3. Tee valinta nauhan liiketoiminta -ryhmässä jokin seuraavista toimista:

    • Siirrä yhteys tieto    

      1. Valitse Luo tietue.

      2. Osoita kohtaa Siirry Business Contact Manageriisija valitse sitten työyhteyshenkilö tai haluamasi tietue tyyppi.

    • Kopioi yhteys tieto    

      1. Valitse Luo tietue.

      2. Osoita Kopioi Business Contact Manageriisi, ja valitse sitten työyhteyshenkilö tai haluamasi tietue tyyppi.

Jos haluat käyttää yrityksesi yhteys tietoja matka puhelimessa samalla tavalla kuin Outlook-yhteys tietoja, voit käyttää työyhteyshenkilön synkronointi toimintoa, kun haluat lisätä työyhteyshenkilöt Outlookin yhteys tieto kansioon. Lisä tietoja työyhteyshenkilön synkronoinnista on kohdassa Työyhteyshenkilöiden käyttäminen etäyhteyden kautta: synkronoinnin käyttäminen Business Contact Managerilla.

Tärkeää: Yhteys tieto kansiossa voi olla päällekkäisiä tietueita, jos työyhteyshenkilö-synkronointi ominaisuus on käytössä. Työyhteyshenkilön synkronointi toiminto sisältää automaattisesti Työyhteyshenkilön tietueet Outlookin yhteys tieto kansiosta. Kun yhteys tiedot siirretään tai kopioidaan Työyhteyshenkilöt-kansioon, ne näkyvät yhteys tiedot-kansiossa myös työyhteyshenkilöinä.

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilön tietueen luominen Sähkö posti viestistä

Voit luoda työyhteyshenkilön tietueen Sähkö posti viestistä uudesta asiakkaasta.

  1. Valitse siirtymis ruudussa Saapuneet.

  2. Avaa Sähkö posti viesti kaksoisnapsauttamalla sitä.

  3. Valitse valintanauhan Työ-ryhmästä Luo tietue.

  4. Valitse työyhteyshenkilöntai työyhteyshenkilön tietue tyyppi, jonka haluat luoda sähkö posti osoitteella viestin Lähettäjä -rivillä.

Voit luoda yhteys tietoja muista Sähkö posti osoitteista viestissä napsauttamalla nimeä hiiren kakkos painikkeella, valitsemalla Luo Business Contact Managerilläja valitsemalla sitten työyhteyshenkilö.

Sivun alkuun

Liiditietueen muuntaminen työyhteyshenkilö tietueeksi tai liidien muuntaminen työyhteys Tietoksi

Yleensä tietoja mahdollisesta asiakkaasta on tallennettu liiditietueen. Kun tästä henkilöstä tulee varsi nainen asiakas, voit muuntaa liiditietueen työyhteyshenkilö tietueeksi.

Voit myös muuntaa työyhteyshenkilön liidiksi tai toisen tietue tyypin, joka perustuu työyhteyshenkilön tietue tyyppiin.

Voit luoda uusia tietue tyyppejä, kuten työn tekijöitä tai toimittajaa, aloittamalla työyhteys tieto lomakkeesta. 

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Yhteystietojen hallinta.

  2. Valitse työtilassa liidit -väli lehti.

  3. Kaksoisnapsauta tietuetta, jonka haluat muuntaa.

  4. Valitse valinta nauhan Muokkaa -ryhmästä Muunnaja valitse sitten työyhteyshenkilö.

  5. Muokkaa uutta tietuetta tarpeen mukaan.

  6. Kun olet valmis, valitse Tallenna ja sulje.

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilön tietueiden muokkaaminen

Kun teet liike toimintaa työyhteyshenkilöidesi kanssa, saat lisä tietoja niistä, esimerkiksi siitä, miten he haluavat ottaa sinuun yhteyttä, niiden avustajien nimet, uudet Puhelin numerot ja niin edelleen. Tietojen pysyminen ajan tasalla on päivittäinen tehtävä, jota yksinkertaistamalla työyhteyshenkilö tietueet päivitetään ja tallennetaan jatkuvasti. Voit avata Työyhteyshenkilö tietueen, jos haluat lisätä tai muokata tietoja, tai tarkastella työyhteyshenkilöön linkitettyjä viestintä tapahtumia, kuten sähkö posti viestejä.

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Yhteystietojen hallinta.

  2. Napsauta työtilassa työyhteyshenkilöt -väli lehteä ja valitse sitten:

    • Siirry sen työyhteyshenkilön kohdalle, jonka haluat avata, ja kaksoisnapsauta sitä.

      tai

    • Käytä haku ruutua, kun haluat kirjoittaa etsimäsi työyhteyshenkilön tiedot, ja kaksoisnapsauta sitten tietuetta.

  3. Muokkaa tarvittavia tietoja tai lisää tarvittavat tiedot.

    Vihje: Jos sinulla on asiakkaan sähköpostiosoite, voit varmistaa, että sähköpostiviestintä asiakkaan kanssa sisällytetään automaattisesti tietueen viestintähistoriaan. Valitse Muokkaa-ryhmässä Sähköpostin seuranta ja valitse sitten Linkityksen ja seurannan hallinta. Valitse asiakkaan sähköpostiosoitteen valintaruutu ja valitse sitten OK. Lisä tietoja Sähkö posti viestien automaattisesta linkittämisestä tietue isiin on Ohje aiheessa Sähkö posti viestien linkittäminen ja seuraaminen Business Contact Managerilla.

  4. Kun olet valmis, valitse tallenna & Sulje.

Vihje: Joukko muokkaus-ominaisuuden avulla voit muokata usean työyhteyshenkilön tietueen kentän sisältöä. Tämä on kätevää, jos haluat esimerkiksi antaa verkko-osoitteen tusinoille työyhteyshenkilöille, jotka kaikki työskentelevät samassa yrityksessä. Lisä tietoja useiden tietueiden samanaikaiseen muokkaamiseen on kohdassa usean tietueen muokkaaminen samanaikaisesti Business Contact Managerilla.

Sivun alkuun

Työyhteyshenkilöiden luettelon suodattaminen

Sinun ei tarvitse selata kaikkia Työyhteyshenkilöjasi löytääksesi haluamasi. Sen sijaan voit suodattaa minkä tahansa työyhteyshenkilön yhteys tieto luettelon niin, että näet vain sinua kiinnostavat tietueet.

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Yhteystietojen hallinta.

  2. Napsauta työtilassa työyhteyshenkilöt -väli lehteä hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten Muokkaa.

  3. Valitse Muokkaa väli lehteä -valinta ikkunassa Suodata.

  4. Suodata työyhteyshenkilöt -valinta ikkunassa voit käyttää jompaakumpaa tai molempia seuraavista tavoista:

    • Yksinkertainen suodatin     Valitse tai tyhjennä valmiiksi määritetyt luokat.

    • Erikoissuodatus     Luo useita suodatuksia valinnan tarkentamiseksi.

Tämän suodatetun luettelon avulla voit luoda mukautetun väli lehden, soitto luettelon tai postitus luettelon. Sitä voidaan käyttää myös raportin tai pienoisohjelman pohjana.

Lisätietoja suodatuksesta: Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa. Lisä tietoja raporteista on kohdassa raporttien ja kaavioiden käyttäminen Business Contact Managerillä. Lisätietoja pienoisohjelmista: Pienoisohjelmien käyttäminen Business Contact Managerissa.

Sivun alkuun

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Hyödynnä aikasi mahdollisimman tehokkaasti tilaamalla

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×