Tietueiden etsiminen, jotka ovat viimeisimpiä tai viimeisimpiä päivämääriä

Suodatinta kannattaa käyttää ylimmän arvokyselyn sijaan

Suodatin on yleensä parempi, jos mielessäsi on tietty päivämäärä. Jos haluat selvittää, kannattaako sinun luoda ylimmät arvot -kysely vai käyttää suodatinta, ota huomioon seuraavat asiat:

• Jos haluat palauttaa kaikki tietueet, joissa päivämäärä vastaa tiettyä päivämäärää tai ennen tiettyä päivämäärää, käytä suodatinta. Jos esimerkiksi haluat nähdä huhtikuun ja heinäkuun välisen myynnin päivämäärät, käytä suodatinta.

• Jos haluat palauttaa määritetyn määrän tietueita, joissa on kentän uusimmat tai viimeisimmät päivämäärät, etkä tiedä tarkkoja päivämääräarvoja tai niillä ei ole merkitystä, luot ylimmät arvot -kyselyn. Jos esimerkiksi haluat nähdä viisi parasta myyntineljännestä, käytä ylintä arvokyselyä.

Lisätietoja suodattimien luomisesta ja käyttämisestä on artikkelissa Access-tietokannantietueiden valitseminen suodattimella.

Sivun alkuun

Esimerkkitietojen liittäminen Excel-laskentataulukoihin

1. Käynnistä Excel. Tyhjä työkirja avautuu.

2. Lisää laskentataulukko painamalla näppäinyhdistelmää VAIHTO+F11 (tarvitset neljä).

3. Kopioi kunkin esimerkkitaulukon tiedot tyhjään laskentataulukkoon. Lisää sarakeotsikot (ensimmäinen rivi).

Tietokantataulukoiden luominen laskentataulukoista

1. Valitse ensimmäisen laskentataulukon tiedot, mukaan lukien sarakeotsikot.

2. Napsauta siirtymisruutua hiiren kakkospainikkeella ja valitse liitä.

3. Vahvista, että ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot, valitsemalla Kyllä.

4. Toista vaiheet 1–3 jokaisen jäljellä olevan laskentataulukon ajan.

Ylimmän arvon peruskyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Työntekijät-taulukkoa ja valitse sitten Sulje.

   Jos käytät mallitietoja, lisää Työntekijät-taulukko kyselyyn.

3. Lisää kyselyssä käytettävät kentät rakenneruudukkoon. Voit kaksoisnapsauttaa kutakin kenttää tai vetää ja pudottaa kunkin kentän Kenttä-rivin tyhjään soluun.

   Jos käytät esimerkkitaulukkoa, lisää Etunimi-, Sukunimi- ja Syntymäpäivä-kentät.

4. Napsauta kentässä, joka sisältää ylimmät tai alimmat arvot (Syntymäpäivä-kenttä, jos käytät esimerkkitaulukkoa) Lajittele-riviä ja valitse joko Nouseva tai Laskeva.

   Laskeva lajittelujärjestys palauttaa uusimman päivämäärän ja nouseva lajittelujärjestys palauttaa aikaisimman päivämäärän.

   Tärkeää: Lajittele-riville on määritettävä arvo vain päivämääriä sisältäville kentille. Jos määrität toisen kentän lajittelujärjestyksen, kysely ei palauta haluamistasi tuloksia.

5. Napsauta Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmässä Kaikki-kohdan vieressä olevaa alanuolta (Suosituimmat arvot -luettelo) ja kirjoita haluamasi tietueiden määrä tai valitse vaihtoehto luettelosta.

6. Suorita kysely ja näytä tulokset taulukkonäkymässä valitsemalla Suorita kysely.

7. Tallenna kysely NextDays-nimellä.

Näet, että tämäntyyppinen ylimmän arvon kysely voi vastata peruskysymyksiin, kuten kuka on yrityksen vanhimman tai nuorin henkilö. Seuraavassa kerrotaan, miten voit käyttää lausekkeita ja muita ehtoja kyselyn tehon ja joustavuuden lisäämiseksi. Seuraavassa vaiheessa näkyvät ehdot palauttavat seuraavat kolme työntekijän syntymäpäivää.

Ehtojen lisääminen kyselyyn

Näissä ohjeissa käytetään edellisessä menettelyssä luotua kyselyä. Voit seurata toisen ylimmän arvokyselyn mukana, kunhan se sisältää päivämäärä- ja aikatietoja, ei tekstiarvoja.

1. Napsauta siirtymisruudussa Hiiren kakkospainikkeella NextDays-kyselyä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

2. Kirjoita kyselyn rakenneruudukkoon BirthDate-sarakkeen oikealla puolella seuraava:
   MonthVäli: DatePart("m",[BirthDate]).
   Tämä lauseke poimii kuukauden BirthDate-lausekkeesta DatePart-funktiolla.

3. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon seuraavaan sarakkeeseen seuraava:
   DayOfMonthVäli: DatePart("d",[BirthDate])Tämä lauseke poimii kuukaudenpäivän
   BirthDate-päivämäärästä DatePart-funktiolla.

4. Poista valinta Näytä-rivin valintaruuduista jokaisessa juuri lisäässäsi lausekkeessa.

5. Napsauta kunkin lausekkeen lajitteluriviä ja valitse sitten Nouseva.

6. Kirjoita Syntymäpäivä-sarakkeen Ehdot-riville seuraava lauseke:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())This expression does
   the following:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) määrittää, että kunkin työntekijän syntymäaika on tulevassa kuussa.

   • The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date occurs in the current month, the birthday falls on or after the current day.

     Lyhyesti sanottuna tämä lauseke sulkee pois tietueet, joissa syntymäpäivä esiintyy tammikuun 1. ja kuluvan päivän välillä.

     Vihje:  Lisää esimerkkejä kyselyehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyehdoista.

7. Kirjoita Rakenne-välilehdenKyselyn asetukset -ryhmän Palautus-ruutuun 3.

8. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita .

Sivun alkuun

Summakyselyn luominen

Tässä menettelyssä vastataan tähän kysymykseentapahtumaesimerkkitaulukon ja EventType-esimerkkitaulukon avulla:

Milloin kunkin tapahtumatyypin viimeisin tapahtuma oli pois lukien konsertit?

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Tapahtumat- ja Tapahtumalaji-taulukoita.
   Jokainen taulukko näkyy kyselyn suunnittelutyökalun yläosassa.

3. Lisää kentät kyselyn rakenneruudukkoon kaksoisnapsauttamalla EventType-taulukon EventType-kenttää ja Tapahtumat-taulukon Tapahtumapäivä-kenttää.

4. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon EventType-kentän Ehdot-riville <>.

   Vihje:  Lisää esimerkkejä ehtolausekkeista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyehdoista.

5. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

6. Napsauta kyselyn rakenneruudukossa Tapahtumapäivä-kentän summariviä ja valitse sitten Maks.

7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten SQL-näkymä.

8. Korvaa SQL-ikkunan SELECT-lauseen lopussa heti AS-avainsanan jälkeen MaxOfEventDateMostRecent-funktiolla.

9. Tallenna kysely Nimellä MostRecentEventByType.

Toisen kyselyn luominen tietojen lisäämiseen

Tässä menettelyssä vastataan tähän kysymykseen edellä olevassa MostRecentEventByType-kyselyssä:

Kuka oli asiakas kunkin tapahtumatyypin viimeisimmässä tapahtumassa?

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Kyselyt-välilehdessä MostRecentEventByType-kyselyä.

3. Kaksoisnapsauta Taulukot-välilehdessä Tapahtumat-taulukkoa ja Asiakkaat-taulukkoa.

4. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelussa seuraavia kenttiä:

   1. Kaksoisnapsauta Tapahtumat-taulukossa EventType-kohtaa.

   2. Kaksoisnapsauta MostRecentEventByType-kyselyssä MostRecent-kohtaa.

   3. Kaksoisnapsauta Asiakkaat-taulukossa Yritys-kohtaa.

5. Valitse kyselyn rakenneruudukon EventType-sarakkeen Lajittele-riviltäNouseva.

6. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Sivun alkuun