Versioiminen luetteloissa ja kirjastoissa

Kun versiohallinta on käytössä luettelossa tai kirjastossa, voit tallentaa, seurata ja palauttaa luettelon kohteita ja kirjaston tiedostoja aina, kun ne muuttuvat. Versioinnilla ja muilla asetuksilla, kuten kassalla, voit hallita sivustossasi julkaistua sisältöä. Versioinnissa voit myös tarkastella tai palauttaa luettelon tai kirjaston vanhaa versiota.

Yleistä versiotietojen hallinnasta

Kuka tahansa, jolla on luetteloiden hallintaoikeudet, voi ottaa versioimisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä luettelossa tai kirjastossa. Versiotietojen hallinta on käytettävissä kaikkien oletusluettelotyyppien luettelokohteissa, kuten kalentereissa, seurantaluetteloissa ja mukautetuissa luetteloissa. Se on myös käytettävissä kaikissa kirjastoihin tallennettavissa tiedostotyypeissä, kuten verkko-osien sivuissa. Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan määrittämisestä ja käyttämisestä artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Huomautus: Jos olet Microsoft 365, versiotiedot ovat nyt oletusarvoisesti käytössä, kun luot uuden kirjaston tai luettelon, ja se tallentaa automaattisesti tiedoston viimeiset 500 versiota. Näin voit estää tärkeiten asiakirjojen tai tietojen menettämisen. Jos sivustossasi tai ryhmäsivustossasi on aiemmin luotuja kirjastoja tai luetteloita, joissa ei ole versioinnissa käytössä, voit ottaa niiden versioimisen käyttöön milloin tahansa.

Voit käyttää versiotietojen hallintaa seuraavissa tapauksissa:

  • Versiohistorian seuraaminen    Kun versiotietojen hallinta on käytössä, näkyvissä on tiedostoon tehtyjen muutosten ajankohta ja muutosten tekijä. Voit myös tarkastella ajankohtaa, jolloin tiedoston ominaisuudet eli tiedostoa koskevat tiedot ovat muuttuneet. Jos käyttäjä on esimerkiksi vaihtanut luettelokohteen määräpäivän, kyseinen tieto näkyy versiohistoriassa. Näet myös kommentit, joita käyttäjät tekevät, kun he kuittaavat tiedostoja kirjastoihin.

  • Aiemman version palauttaminen    Jos teet virheen uusimmassa versiossa, uusin versio vioittuu tai vain pidät aiemmasta versiosta enemmän, voit korvata uusimman version aiemmalla versiolla. Palautetusta versiosta tulee tällöin uusin versio.

  • Aiemman version tarkasteleminen    Voit tarkastella aiempaa versiota niin, että se ei korvaa uusinta versiota. Jos tarkastelet versiohistoriaa Microsoft Office -asiakirjassa, kuten Word- tai Excel-tiedostossa, voit verrata kahta versiota, jolloin saat selville niiden väliset erot.

Jos luettelo tai kirjasto rajoittaa versioiden määrää, varmista, että osallistujat tietävät, että aiemmat versiot poistetaan, kun versioraja on saavutettu.

Kun versiotietojen hallinta on käytössä, versioita luodaan seuraavissa tilanteissa:

  • Kun luettelokohde tai tiedosto luodaan tai kun tiedosto ladataan kirjastoon.

    Huomautus:  Jos tiedostojen uloskuittausta edellytetään, tiedosto on kuitattava sisään sen ensimmäisen version luomiseksi.

  • Kun tiedosto ladataan, jolla on sama nimi kuin aiemmin luodulla tiedostolla.

  • Kun luettelokohteen tai tiedoston ominaisuuksiin tehdään muutoksia.

  • Kun Office-tiedosto avataan ja tallennetaan. Kun asiakirja on avattu uudelleen, uusi versio luodaan, kun muokkaus on tallennettu.

  • Office-tiedostoja muokattaessa ja tallennettaessa säännöllisesti. Kaikki muokkaukset ja tallennukset eivät luo uusia versioita. Kun esimerkiksi tallennat muokkauksia usein, jokainen uusi versio tallentaa pisteen kunkin yksittäisen muokkauksen sijaan. Tämä on yleistä, kun automaattinen tallennus on käytössä.

  • Asiakirjan yhteismuokkaamisen aikana, kun eri käyttäjä aloittaa asiakirjan käsittelyn tai kun käyttäjä napsauttaa Tallenna muutosten lataamiseksi kirjastoon. 

Tiedostosta voi olla kolme nykyistä versiota kunakin hetkenä: uloskuitattu versio, uusin aliversio eli luonnosversio ja uusin julkaistu eli pääversio. Kaikki muut versiot ovat historiallisia versioita. Jotkin nykyiset versiot näkyvät vain sellaisille käyttäjille, joilla on niiden tarkasteluoikeudet.

Yleensä pääversio edustaa välitavoitetta, kuten tarkistettavaksi tai julkaistavaksi jätettyä tiedostoa, kun taas aliversio on käynnissä oleva työ, joka ei ole vielä valmis sivuston kaikkien käyttäjien luettavaksi. Työryhmäsi työtavan mukaan se tarvitsee todennäköisimmin uusimpia aliversioita, kuten äskettäin muokattua versiota. Ajan kuluessa työryhmäsi luultavasti tarvitsee vähemmän todennäköisesti vanhempaa aliversiota.

Jotkin organisaatiot seuraavat tiedostojen pää- ja aliversioita kirjastoissa. Toiset organisaatiot seuraavat vain pääversioita. Pääversiot on merkitty kokonaisluvuilla, kuten 5.0, ja aliversiot desimaaliluvuilla, kuten 5.1.

Useimmat organisaatiot käyttävät aliversioita tiedostojen kehitystyön aikana ja pääversioita, kun tietyt välitavoitteet saavutetaan tai kun tiedostot ovat valmiita yleiseen käyttöön. Monissa organisaatioissa suojataan luonnosversioita sallimalla tiedostojen hyväksyminen vain niiden omistajille tai valtuutetuille henkilöille. Tämä tarkoittaa sitä, että kukaan muu ei saa nähdä aliversioita, ennen kuin pääversio julkaistaan.

Pääversioita voi käyttää luetteloissa, mutta aliversioita ei. Jokaisen luettelokohteen version tunnisteena on kokonaisluku. Jos organisaatiosi edellyttää luettelon kohteiden hyväksymistä, ne pysyvät odotustilassa, kunnes joku valtuutettu henkilö hyväksyy ne. Odotustilassa niiden tunnisteena on kokonaisluku ja niihin viitataan luonnoksina.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöönotosta ja määrittämisestä, mukaan lukien pää- ja aliversiot, artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Version numero lisätään automaattisesti aina, kun luot uuden version. Luettelossa tai kirjastossa, jossa on käytössä pääversiotiedot, versioiden numerot ovat kokonaislukuja, kuten 1.0, 2.0, 3.0 jne. Järjestelmänvalvoja voi ottaa kirjastojen versiotiedot käyttöön sekä pää- että aliversioille. Aliversioiden numerot merkittään desimaalilukuina, kuten 1.1, 1.2, 1.3 jne. Jos jokin aliversioista julkaistaan pääversiona, sen numeroksi tulee 2.0. Myöhemmät aliversiot numeroidaan numeroilla 2.1, 2.2, 2.3 jne.

Kun hylkäät uloskuittauksen, versionumero ei muutu. Jos uusin versio on 3.0, sen numerona pysyy 3.0 uloskuittauksen hylkäämisen jälkeen.

Kun poistat version, se siirtyy numeroineen roskakoriin. Versiohistoriassa näkyy jäljelle jääneet versionumerot. Muut versionumerot eivät muutu. Jos sinulla on esimerkiksi asiakirja, josta on olemassa aliversiot 4.1 ja 4.2, ja päätät poistaa version 4.1, jäljelle jäävässä versiohistoriassa näkyy enää vain versiot 4.0 ja 4.2. Tämä on havainnollistettu seuraavassa kuvassa.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöönotosta ja määrittämisestä, mukaan lukien pää- ja aliversiot, artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Versiohistoria, josta on poistettu yksi aliversio

Voit määrittää, kuka voi tarkastella luettelokohteiden ja tiedostojen luonnoksia. Luonnoksia luodaan kahdessa tilanteessa:

  • Kun tiedoston aliversio luodaan tai päivitetään kirjastossa, joka seuraa pää- ja aliversioita.

  • Kun luettelokohde tai tiedosto luodaan tai sitä päivitetään, mutta sitä ei ole vielä hyväksytty luettelossa tai kirjastossa, jossa edellytetään sisällön hyväksyntää.

Kun pää- ja aliversioita seurataan, voit määrittää, edellyttääkö aliversioiden tarkasteleminen ja lukeminen tiedostojen muokkausoikeuksia. Kun tämä asetus on käytössä, käyttäjät, joilla on tiedoston muokkausoikeus, voivat käsitellä tiedostoa, mutta käyttäjät, joilla on vain tiedoston lukuoikeus, eivät voi tarkastella aliversioita. Kaikkien kirjaston käyttäjien ei esimerkiksi välttämättä ole tarkoitus nähdä kommentteja ja muutoksia, kun tiedoston muokkaaminen on kesken. Jos kirjastossa seurataan pää- ja aliversioita, eikä pääversiota ole vielä julkaistu, käyttäjät, joilla ei ole luonnoskohteiden tarkasteluoikeuksia, eivät voi tarkastella tiedostoa.

Jos edellytetään sisällön hyväksyntää, voit määrittää, ketkä voivat tarkastella hyväksyntää odottavia tiedostoja – käyttäjät, joilla on lukuoikeudet, käyttäjät, joilla on muokkausoikeudet tai vain tekijät ja käyttäjät, joilla on kohteiden hyväksyntäoikeudet. Jos pää- ja aliversioita seurataan, tekijän täytyy julkaista pääversio, ennen kuin tiedoston voi lähettää hyväksyttäväksi. Jos edellytetään sisällön hyväksyntää, käyttäjät, joilla on sisällön lukuoikeudet, mutta joilla ei ole luonnoskohteiden tarkasteluoikeuksia, näkevät tiedoston viimeisen hyväksytyn version tai pääversion.

Riippumatta siitä, onko henkilöllä oikeus muokata tiedostoa vai ei, he eivät saa tuloksia, jos henkilöt hakevat aliversiossa tiedostoa.

Jotkin organisaatiot sallivat tiedostojen rajoittamattoman version ja toiset rajoitukset. Kun olet tarkistanut tiedoston uusimman version, saatat huomata, että vanha versio puuttuu. Jos uusin versiosi on 101.0 ja huomaat, että versiota 1.0 ei ole enää, järjestelmänvalvoja on määrittänyt kirjaston sallimaan vain 100 tiedoston pääversiota. 101st-version lisäämisen vuoksi ensimmäinen versio poistetaan. Vain versiot 2.0–101.0 säilyvät. Vastaavasti jos 102nd-versio lisätään, vain versiot 3.0–102.0 säilyvät.

Järjestelmänvalvoja voi myös päättää rajoittaa aliversioiden määrää. Jos esimerkiksi 100 pääversiota sallitaan, järjestelmänvalvoja voi säilyttää aliluonnokset vain uusimmissa viidessä pääversiossa. Aliversioiden oletusmäärä pääversioiden välillä on 511. Jos yrität julkaista toisen aliversion, saat virheilmoituksen, joka pyytää sinua ensin julkaisemaan asiakirjan.

Kirjastossa, joka rajoittaa aliversioiden määrää, aliversiot poistetaan edellisistä pääversioista, kun versiorajoitus saavutetaan. Jos esimerkiksi säilytät luonnokset vain 100 pääversiossa ja työryhmäsi luo 105 pääversiota, vain pääversiot säilytetään aikaisimmissa versioissa. Viisiän vanhimpaan pääversioon (kuten 1.2 tai 2.3) liittyvät aliversiot poistetaan, mutta pääversiot ( 1, 2 ja niin edelleen ) säilytetään, ellei kirjastossa rajoiteta myös pääversioita.

Versioiden määrää kannattaa yleensä rajoittaa. Näin palvelimen tallennustilaa säästyy ja tiedostot pysyvät järjestyksessä. Jos organisaatiossa on kuitenkin säilytettävä kaikki versiot esimerkiksi juridisista syistä, älä määritä rajoituksia.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöönotosta ja määrittämisestä artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Huomautukset: Sekä SharePoint Microsoft 365:ssä että SharePoint Server kirjastoasetuksissa ja luetteloasetuksissa enintään 511 aliversiota pääversiota kohti. Tätä lukua ei voi muuttaa.

  • Kirjastot

    • Versiointen   SharePoint Microsoft 365:ssä edellyttää kirjastojen versioinnissa; SharePoint Server voit valita vaihtoehtona Ei versioinnit-vaihtoehtoa.

    • Kirjaston   SharePoint Microsoft 365:ssä pääversiot sallivat 100–5 0000 pääversiota. SharePoint Server kirjaston asetukset sallivat 1–5 0000 pääversiota.

    • aliversiot    Sekä SharePoint Microsoft 365:ssä että SharePoint Server-asetukset sallivat, että 1–5 0000 pääversiolla voi olla aliversioita.

  • Luettelot

    • Versioinnit    Sekä SharePoint Microsoft 365:ssä että SharePoint Server asetusten avulla voit poistaa versioimisen käytöstä.

    • Pääversiot    Sekä SharePoint Microsoft 365:ssä että SharePoint Server asetukset sallivat 1–5 0000 pääversiota.

    • aliversiot    Sekä SharePoint Microsoft 365:ssä että SharePoint Server-asetukset sallivat 1–5 0000 pääversiolle aliversiot.

  • Jos olet Microsoft 365, versiotiedot ovat käytössä automaattisesti, kun luot kirjaston tai luettelon.

  • Jos SharePoint Server, versioinnit ovat käytössä automaattisesti, kun luot kirjaston, mutta et silloin, kun luot luettelon.

Kuka tahansa, jolla on luetteloiden hallintaoikeudet, voi ottaa versioimisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Useilla sivustoilla se on sama henkilö, joka hallinnoi sivustoa, koska luettelot ja kirjastot perivät käyttöoikeudet sivustolta. Sivuston omistaja (tai muu luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaava henkilö) päättää versiotietojen hallinnan käyttöön ottamisen lisäksi, edellytetäänkö sisällön hyväksymistä, kuka voi tarkastella luonnoksia ja edellytetäänkö uloskuittausta. Jokainen näistä päätöksistä vaikuttaa versiotietojen hallinnan sujumiseen. Jos esimerkiksi kirjastojen hallinnasta vastaava henkilö päättää edellyttää uloskuittausta, järjestelmä luo versionumeron vain, kun tiedosto kuitataan sisään. Jos edellytetään sisällön hyväksyntää, pääversioiden numeroita ei lisätä, ennen kuin joku valtuutettu käyttäjä hyväksyy tiedostot.

Tärkeää: Jos kirjaston käyttäjät haluavat muokata tiedostoja yhdessä, älä määritä kirjastoa edellyttämään uloskuittausta. Yhteismuokkaus ei ole mahdollista, jos käyttäjien tarvitsemat asiakirjat on kuitattu ulos.

Katso lisätietoja versiotietojen hallinnan käyttöön ottamisesta luettelossa tai kirjastossa artikkelista Versiotietojen hallinnan käyttöönotto ja määrittäminen luettelossa tai kirjastossa.

Jos versiotietojen hallinta on käytössä kirjastossa, sen määrittävä henkilö päättää, seurataanko sekä pää- että aliversioita ja ketkä voivat tarkastella aliversioita. Kun edellytetään sisällön hyväksyntää, useimmissa tapauksissa vain tiedoston omistaja ja kohteen hyväksyvä henkilö voi tarkastella aliversioita. Muissa kirjastoissa kuka tahansa, joka voi muokata kirjaston tiedostoja, tai jolla on kirjastossa lukuoikeudet, voi tarkastella kaikkia versioita. Kun versio on hyväksytty, kaikki ne henkilöt, joilla on luettelossa tai kirjastossa lukuoikeudet, voivat tarkastella versiota.

Vaikka luetteloilla ei ole pää- ja aliversioita, kaikki Odottaa-tilassa olevat kohteet tulkitaan luonnoksiksi. Useimmiten vain kohteen luonut henkilö ja käyttäjät, joilla on Täydet oikeudet tai Suunnittelu-oikeudet, voivat tarkastella luonnoksia. Nämä henkilöt näkevät luonnokset, jotka ovat Odottaa-tilassa, mutta muut näkevät vain versiohistorian uusimman Hyväksytty-version. Jos tiedosto hylätään, se säilyy Odottaa-tilassa, kunnes käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, poistaa sen.

Odottava kohde tai tiedosto näkyy oletusarvoisesti vain sen luojalle ja käyttäjille, joilla on luetteloiden hallintaoikeudet, mutta voit määrittää, voivatko muut käyttäjäryhmät tarkastella kohdetta tai tiedostoa. Jos kirjasto on määritetty seuraamaan sekä pää- että aliversioita, tiedoston muokkaaja on ensin julkaistava tiedoston pääversio.

Lisätietoja asiakirjojen hyväksynnän määrittämisestä on kohdassa Sivustoluettelon tai -kirjaston kohteiden hyväksynnän vaatiminen.

Huomautus:  Joissakin luetteloissa ja kirjastoissa luonnosten suojausasetukset on määritetty siten, että kaikki sivuston käyttäjät voivat tarkastella sekä Odottaa- että Hyväksytty-tilassa olevia versioita.

Kun kuittaat tiedoston ulos kirjastosta, jonka versiotiedot ovat käytössä, uusi versio luodaan aina, kun tiedosto kuitataan takaisin sisään. Jos pää- ja aliversiot ovat käytössä, voit päättää tiedostoa sisään kuitatessasi, minkä tyypin version kuittaat sisään. Kirjastoissa, joissa uloskuittausta edellytetään, versiot luodaan ainoastaan sisäänkuittauksen yhteydessä.

Kirjastoissa, joissa uloskuittausta ei edellytetä, uusi versio luodaan, kun avattu tiedosto tallennetaan ensimmäistä kertaa. Jokainen tämän jälkeen tehty tallennus korvaa ensimmäisen tallennuksen jälkeen tehdyt tallennukset. Jos suljet sovelluksen ja avaat sitten tiedoston uudelleen, ensimmäinen tallennus luo jälleen uuden version. Tästä voi seurata, että versioiden määrä kasvaa hyvin nopeasti.

Katso lisätietoja sisään- ja uloskuittauksesta artikkelista Uloskuittaus, sisäänkuittaus tai tiedostojen muutosten hylkääminen kirjastossa.

Tärkeää:  Jos muokkaat tiedostoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa, älä kuittaa tiedostoa ulos, ellet nimenomaisesti halua estää muita tekemästä siihen muutoksia.

Uloskuittauksen edellyttäminen voi auttaa työryhmääsi käyttämään mahdollisimman hyvin versiotietojen hallintaa, koska tällöin voidaan määrittää version erityinen luontiajankohta. Versio luodaan vain, kun joku kuittaa tiedoston ulos, muuttaa sitä ja kuittaa tiedoston sitten takaisin sisään. Kun ei edellytetä uloskuittausta, versio luodaan silloin, kun joku ensin tallentaa tiedoston ja tämä versio päivitetään, kun se suljetaan. Jos kyseinen henkilö tai joku muu sitten avaa tiedoston ja tallentaa sen uudelleen, luodaan toinen versio. Tilanteen mukaan et ehkä halua luoda useita versioita esimerkiksi silloin, kun sinun on suljettava tiedosto kokoukseen osallistumiseksi ennen kuin olet tehnyt kaikki muutokset tiedostoon.

Kun uloskuitaaminen on tarpeen, muut eivät voi lisätä tiedostoja, muuttaa tiedostoja tai muuttaa tiedoston ominaisuuksia kuitaamatta tiedostoa ensin ulos. Kun henkilöt kuitataan sisään tiedostoihin, heitä pyydetään antamaan kommentteja heidän muutoksistaan, mikä auttaa luomaan kuvaavan versiohistorian.

Huomautus: Jos kirjasto tallentaa Microsoft Project (.mpp) -tiedostoja, jotka synkronoidaan sivuston tehtäväluettelojen kanssa, Edellyttää uloskuittausta -ruudun valinta on poistettava.

Katso lisätietoja uloskuittauksen edellyttämisestä artikkelista Kirjaston määrittäminen tiedostojen uloskuittauksen edellyttämiseksi.

Luetteloilla ja kirjastoilla on versioihin ja uloskuitaan liittyviä käyttöoikeuksia, jotka vaihtelevat käyttäjälle tai tietylle ryhmälle käytetyn käyttöoikeustason mukaan. Käyttäjä, joka voi muokata käyttöoikeustasoja, voi määrittää nämä käyttöoikeudet eri tavalla tai luoda uuden ryhmän, jossa on mukautetut käyttöoikeustasot.

Nämä käyttöoikeudet tekevät kirjaston hallinnasta joustavampaa. Haluat ehkä määrittää, että jokin käyttäjä voi poistaa tiedoston versioita ilman, että käyttäjällä on oikeus poistaa itse tiedostoa. Oikeus poistaa versioita ei ole sama kuin oikeus poistaa kohteita, joten voit näin varmistaa mukautetun hallintatason.

Seuraavassa taulukossa näytetään versiotietojen hallintaan ja uloskuittaukseen liittyvät käyttöoikeudet sekä niihin sovellettavat oletuskäyttöoikeustasot.

Käyttöoikeus

Oletuskäyttöoikeustaso

Näytä versiot

Täydet oikeudet, Suunnitteluoikeudet, Osallistumisoikeudet ja Lukuoikeudet

Versioiden poistaminen

Täydet oikeudet, Suunnitteluoikeudet ja Osallistumisoikeudet

Uloskuittauksen ohittaminen

Täydet oikeudet ja Suunnitteluoikeudet

Kohteiden hyväksyminen

Täydet oikeudet ja Suunnitteluoikeudet

Lisätietoja käyttöoikeuksista on kohdassa Tietoja käyttöoikeustasoista.

Anna palautetta

Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä tämän sivun alareunassa. Jos ei, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Nimeä käyttämäsi SharePoint-versio, käyttöjärjestelmä ja selain. Käytämme palautettasi tosiasioiden tarkistukseen, lisäämme tietoja ja päivitämme artikkelin.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×