Organisaation Outlook voit kerätä, järjestää ja jakaa organisaation tietoja erityisistä aiheista tai projekteista. "Julkinen" tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että kaikki organisaation käyttäjät, eivät koko maailmaa, voivat tarkastella sitä. Kun julkaiset viestin julkiseen kansioon, et lähetä sitä sähköpostitse kenellekään, joten kenenkään Saapuneet-kansio ei mene sekaan sekavaksi. Sen sijaan ihmiset voivat tarkistaa kansion aina, kun he haluavat etsiä kiinnostavia viestejä.

Tärkeää: Tarvitset Microsoft Exchange Serverin ja Exchange-sähköpostitilin, jotta voit käyttää yleisiä kansioita Outlookissa. Useimmat kotitilit ja henkilökohtaiset sähköpostitilit eivät käytä Exchange.

Vaihe 1: Tarkista Exchange järjestelmänvalvojalta

Organisaatiosi ei ehkä salli julkisia kansioita tai voi olla käytäntöjä niiden käyttöön. Tarkista tämä järjestelmänvalvojalta, jotta olet ajan päällä. Jos organisaatiosi sallii ja tukee julkisten kansioiden käyttöä, mutta ylimmän tason yleistä kansiota ei ole vielä olemassa, pyydä Exchange järjestelmänvalvojaa luomaan sellainen.

Kun ylimmän tason kansio on käytettävissä, voit tarkastella sitä ja sen sisältöä kansioruudussa painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl + Outlook 6.

Vaihe 2: Kansion luominen ja nimeäminen

  1. Jos haluat nähdä yleiset kansiot kansioruudussa, paina näppäinyhdistelmää Ctrl+6.

    Tärkeää: Jos et näe Yleiset kansiot -osaa kansioruudussa, ota yhteyttä paikalliseen sähköpostisi Exchange järjestelmänvalvojaan. Hänen on määritettävä se sinulle.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Yleiset kansiotja valitse Uusi kansio.

    Yleiset kansiot

  3. Nimeä kansio ja valitse OK.

Vihjeitä: 

  • Voit lisätä yleisen kansion Suosikit-kansioihin. Tämän Outlook Web App voit suorittaa tiettyjä toimintoja samoissa yleisissä kansioissa, kuten luoda, päivittää tai poistaa kohteita. Nämä toiminnot voidaan tehdä Kalenteri-, Yhteystieto-, Sähköposti- ja Julkaise-julkisiin kansioihin.

  • Jos haluat lisätä yleisen kansion suosikkeihin,napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse lisää suosikkeihin....

  • Lisätietoja suosikkikansioiden käytöstä Outlook Web App:ssä on kohdassa Viestikansioiden käyttäminen Outlook Web App.

Vaihe 3: Käyttäjien ja ryhmien kansioiden käyttöoikeuksien määrittäminen

Oletusarvoisesti Outlook myöntää käyttöoikeuksia vain sinulle yleisen kansion luojana, joten sinun on myönnettävä käyttöoikeudet erityisesti ihmisille, jotta he voivat lukea ja julkaista sisältöä kansiossa. Lue, miten voit muuttaa yleisen kansion käyttöoikeuksia.

Julkisten kansioiden käytön aloittaminen

Seuraavassa on joitakin tavallisia tapoja käyttää organisaation julkisia kansioita:

Online-keskustelut

Tallenna jokainen keskusteluaihe omaan alikansioonsa. Määritä tarvittaessa käyttöoikeudet kullekin alikansiolle (haluat ehkä rajoittaa pääsyä kansioihin, jotka sisältävät luottamuksellisia tai luottamuksellisia tietoja). Aihe voi määrittää oman valvojansa hallitsemaan sitä, onko kohde julkaistu, ja poistaa viestejä, jotka eivät ole organisaation standardien mukaisia tai jotka rikkovat käytäntöä.

Kalenterien, yhteystietoluetteloiden ja tehtäväluetteloiden jakaminen

Voit jakaa tietoja niiden ihmisten kanssa, joilla on kansion käyttöoikeus, liittämällä julkaisuihin kalentereita, yhteystietoja, tehtäviä tai tehtäväluetteloita. Tämäntyyppinen keskitetty sijainti helpottaa viestintää ja yhteistyötä ryhmäprojekteissa.

Postikansioiden ja julkisten kansioiden erot

  • Kun vaihdat sähköpostikansiosta julkiseen kansioon, kansioruudun yläpuolella oleva Uusi viesti -painike muuttuu Uusi sähköpostiviesti -painikkeeksi, koska yleensä viestit lähetetään sen sijaan, että lähettäisit sähköpostiviestejä yleisessä kansiossa.

  • Kun vastaat viestiin yleisessä kansiossa, Vastaa kaikille -painiketta ei ole. Kuka tahansa kansion sisältöä katsonut voi nähdä viestisi.

Lisätietoja kansioiden Outlook ista

Outlook-kansioiden välillä vaihtaminen

Yleisen kansion käyttöoikeuksien muuttaminen

Yleisen kansion luominen ja käyttöoikeuksien, näkymien, lomakkeiden ja sääntöjen määrittäminen

Jos haluat luoda yleisen kansion, sinulla on oltava oikeus luoda kansioita aiemmin luotuun julkiseen kansioon. Lisätietoja käyttöoikeuksien hankkimisesta saat järjestelmänvalvojalta.

  1. Valitse Tiedosto-valikossaUusija valitse sitten Kansio.

  2. Kirjoita Kansion nimi Nimi-ruutuun.

  3. Valitse Kansion sisältö -ruudussa kansiotyyppi, jonka haluat luoda.

  4. Napsauta Valitse, mihin kansiopaikka -luettelossa kansion sijaintia.

    Voit aloittaa nopeasti yleisen kansion, joka sisältää aiemmin luodut kohteet:

    1. Valitse kansioluettelosta siirtymisruudussa kansio, jonka haluat kopioida.

    2. Valitse Tiedosto-valikossa Kansio javalitse sitten Kopioi kansion nimi.

    3. Valitse luettelosta sijainti, johon haluat kopioida kansion.

  1. Napsauta Kansioluettelo- Siirtymisruutu-ruudussa hiiren kakkospainikkeella yleistä kansiota, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

    Jotta voit määrittää kansion jakamisoikeudet, sinulla on oltava yleisen kansion omistajan oikeudet. Voit määrittää käyttöoikeudet vain yhdelle kansiolle kerrallaan.

  2. Valitse Käyttöoikeudet-välilehti.

  3. Napsauta Lisää.

  4. Kirjoita Haku-ruutuun sen henkilön nimi, jonka jakamisoikeudet haluat myöntää.

  5. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

  6. Napsauta Nimi-luettelossa juuri lisääjäsi nimeä.

  7. Valitse Käyttöoikeudet-kohdassahaluamasi asetukset.

    Huomautus: Voit määrittää kaikille, joilla on samat käyttöoikeudet kansioon, valitsemalla Nimi-luettelosta Oletus.

Tee jompikumpi seuraavista:

  • Näkymän luominen alusta alkaen

    1. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Määritä näkymiä.

    2. Valitse Uusi.

    3. Kirjoita nimi Uuden näkymän nimi -ruutuun.

    4. Valitse Näkymän tyyppi -ruudussa näkymän laji haluamasi näkymä.

    5. Jos haluat muuttaa kohtaa näkymä jossa tiedosto on käytettävissä, valitse Voidaan käyttää -kohdasta haluamasi vaihtoehto.

    6. Napsauta OK.

    7. Voit mukauttaa näkymää edelleen napsauttamalla Kuvaus-kohdassapainiketta ja valitsemalla sitten haluamasi asetukset.

    8. Kun olet määrittänyt asetukset, valitse OK.

    9. Jos haluat käyttää uutta näkymää heti, valitse Käytä näkymää.

  • Vakionäkymään perustuvan näkymän luominen

    1. Siirry näkymä, johon haluat luoda uuden näkymän.

    2. Osoita Näytä-valikossa Nykyinen näkymä -kohtaa ja valitse Mukauta nykyistä näkymää.

    3. Napsauta kunkin haluamasi muutostyypin Kuvaus-kohdassa painiketta ja valitse sitten haluamasi asetukset.

    4. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, sulje Mukauta näkymää -valintaikkuna.

    5. Valitse Näytä-valikosta Nykyinen näkymä ja valitse sitten Määritä näkymiä.

    6. Valitse Näkymät kansiolle kansion nimi -ruudussaNykyiset näkymän asetukset.

    7. Valitse Kopioi.

    8. Kirjoita nimi Uuden näkymän nimi -ruutuun.

    9. Määritä kansiot, joissa näkymä on käytettävissä, valitsemalla Voidaan käyttää -kohdasta haluamasi vaihtoehto.

      Huomautus: Uudet näkymät lisätään Nykyinen näkymä - alivalikko (valitse Näytä-valikossaJärjestä).

Jos haluat muuttaa yleisen kansion oletusnäkymää, sinulla on oltava kansion Omistajan oikeudet ja kansiolle on oltava määritettynä vähintään yksi mukautettu näkymä, joka on kaikkien nähtävissä.

  1. Napsauta Kansioluettelo- Siirtymisruutu-ruudussa yleistä kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Valitse Hallinta-välilehti.

    Jos Hallinta-välilehti ei tule näkyviin, sinulla ei ole omistajan oikeuksia.

  3. Napsauta Kansioluettelon Alkuperäinen-näkymässä näkymää, jonka haluat näkyvän aina, kun kansio avataan.

    Normaali-näkymässä näkyy microsoft Outlook-oletusnäkymä kansion kohteiden tyypille.

Sinulla on oltava Muokkaaja-, Julkaisueditori- tai Omistaja-oikeudet, jotta voit lisätä lomakkeita yksityiseen jaettuun kansioon tai julkiseen kansioon. Jos kansio on yleinen kansio ja sinulla on omistajan oikeudet, voit rajoittaa lomakkeita, jotka ovat kansion muiden käytössä.

  1. Napsauta Kansioluettelo- Siirtymisruutu kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Valitse Lomakkeet-välilehti.

  3. Jos haluat lisätä lomakkeen tähän kansioluetteloon liitettyihin lomakkeisiin, valitse Hallintaja osoita sitten lomake.

  4. Valitse Sulje.

  5. Jos haluat rajoittaa lomakkeita, jotka haluat kansion muiden käyttöön, valitse asetus kohdasta Salli nämä lomakkeet tässä kansiossa.

Sinulla on oltava yleisen kansion omistajan oikeudet, jotta voit luoda tai muokata sen sääntöjä.

  1. Napsauta Kansioluettelo-ruudussa Siirtymisruutu-ruudussa hiiren kakkospainikkeella yleistä kansiota, johon haluat luoda tai jonka sääntöjä haluat muokata, ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Valitse Hallinta-välilehti.

  3. Valitse Kansionavustaja.

  4. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat luoda säännön, valitse Lisää sääntö.

    • Jos haluat muokata aiemmin luotua sääntöä, valitse sääntö luettelosta ja valitse sitten Muokkaa sääntöä.

  5. Kirjoita ehdot, jotka kohteen on täytettävä, jotta toiminto voidaan tehdä. Jos haluat lisää ehtoja, valitse Lisäasetukset.

  6. Valitse Haluamasi asetuksetSuorita nämä toiminnot -kohdassa.

    Huomautus: Kun luot säännön, se on oletusarvoisesti aktiivinen.

Tee jokin seuraavista:

  • Kalenterin jakaminen

    1. Luo uusi kansio ja valitse KalenterikohteetKansiosisältää -luettelosta.

    2. Valitse Valitse, mihin kansio sijoitetaan ‑luettelosta Kalenteri ja valitse sitten OK.

    3. Lisää kokoukset ja tapahtumat kansioon.

  • Yhteystietoluettelon jakaminen

    1. Luo uusi kansio ja valitse Yhteystiedot Kansio sisältää -luettelosta.

    2. Valitse Valitse sijainti kansioluettelossa Yhteystiedotjavalitse sitten OK.

    3. Lisää yhteystiedot kansioon.

      Huomautus: Jaettu yhteystietoluettelo näkyy Outlook osoitteistossa tai yhteystiedoissa.

  • Tehtäväluettelon jakaminen

    1. Luo uusi kansio ja valitse TehtäväkohteetKansiosisältää -luettelosta.

    2. Valitse Valitse sijainti kansioluettelossa Tehtävätjavalitse sitten OK.

    3. Lisää tehtäviä kansioon.

      Huomautus: Vaikka voit kopioida tehtäväluettelon julkiseen kansioon, et voi kopioida tehtäväpyyntöä julkiseen kansioon tai luoda tehtäväpyyntöä julkisesta kansiosta.

  • Tietojen julkaiseminen julkiseen kansioon

    1. Avaa yleinen kansio, johon haluat julkaista tietoja.

    2. Jos haluat käyttää oletuslomaketta tietojen lähettämiseen, valitse Tiedosto-valikko, valitse Uusija valitse sitten Julkaise tähän kansioon.

    3. Kirjoita lomakkeeseen tiedot, jotka haluat julkaista.

    4. Valitse Julkaise.

Valvotulle yleiskansiolle luominen

Sinulla on oltava yleisen kansion omistajan oikeudet, jotta voit määrittää sen valvotuksi kansioksi.

  1. Napsauta Kansioluettelo- Siirtymisruutu-ruudussa yleistä kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Ominaisuudet.

  2. Valitse Hallinta-välilehdessäValvottu kansio.

  3. Valitse Määritä kansio valvotuksi kansioksi -valintaruutu.

  4. Kirjoita Lähetä uudet kohteet edelleen kohteeseen -ruutuun saapuvia viestejä vastaanottaneen henkilön nimi tai vaihtoehtoisen yleisen kansion nimi, johon viestit tallennetaan tarkistettavaksi. Valvoja, joka tekee tarkistamisen, määritetään vaiheessa 6.

  5. Valinnainen: Jos haluat lähettää vastauksen automaattisesti, kun valvoja vastaanottaa uuden viestin, valitse vaihtoehto kohdasta Vastaa uusiin kohteisiin lla.

    Valitse jokin seuraavista:

    • Vakiovastaus    

      "Kiitos lähetyksestäsi. Huomaa, että joidenkin kansioiden tai keskusteluryhmien lähetykset tarkistetaan sen määrittämiseksi, ovatko ne julkisia. Näissä tapauksissa on viive, ennen kuin muut voivat tarkastella hyväksyttyjä lähetykset."

    • Mukautettu vastaus    

      Valitse Mukautettu vastausja valitse sitten Malli. Kirjoita mukautetun vastauksen teksti.

    Valvojat eivät saa kumpaakaan näistä vastauksista, kun he julkaisevat viestejä.

  6. Jos haluat lisätä tai poistaa valvojien nimiä, valitse Lisää tai Poista.

  7. Valinnainen: Voit tarkastella valitun valvojan ominaisuuksia valitsemalla Ominaisuudet.

Sivun alkuun

Tarvitsetko lisäohjeita?

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Microsoft Office Insidersiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteesta!

×