Organisaatioilla ja niiden sisäisillä työryhmillä on usein monia eri sähköpostiketjuja käynnissä samanaikaisesti. Tällöin rivit voivat helposti mennä ristiin, tietoja voidaan kadottaa tai sivuuttaa, ja yhteys voi katketa. Sivuston postilaatikkojen avulla voit koordinoida viestintää ja tallentaa yhteen paikkaan työryhmään tai projektiin liittyvät sähköpostit, jotta kaikki työryhmän jäsenet voivat nähdä kaikki viestit.
Tärkeää
SharePointin sivuston postilaatikko-ominaisuus poistetaan käytöstä maaliskuusta 2017 alkaen. Tämä ominaisuus poistetaan kokonaan tulevassa versiossa. Uudet SharePoint-organisaatiot eivät voi enää käyttää sivuston postilaatikko-ominaisuutta. Nykyiset SharePoint-organisaatiot eivät voi enää luoda uusia sivuston postilaatikoita. Ennen maaliskuuta 2017 luodut ja käyttöön otetut sivuston postilaatikot toimivat edelleen.
Tarjoamme syyskuussa 2017 käyttöön prosessin, joka auttaa siirtymistä olemassa olevista sivuston postilaatikkosivustoista Microsoft 365 -ryhmään. Jos käytät tällä hetkellä sivuston postilaatikko-ominaisuutta SharePointissa, harkitse siirtymistä Microsoft 365 -ryhmit -toimintoon sähköpostiyhteistyöskenaarioiden tukemiseksi. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmit sivuston postilaatikoiden sijaan.
Huomautus
Sivuston postilaatikko-ominaisuutta tuetaan edelleen SharePoint Server 2019-, SharePoint Server 2016-, SharePoint Server 2013- ja SharePoint Server 2010 -tuotteissa, mutta se on poistettu käytöstä. Asiakkaille suositellaan jaettuja postilaatikoita sivuston postilaatikoiden vaihtoehtona.
Valitse Pikakäynnistyksessä Postilaatikko.
Sivuston postilaatikko avautuu toisena, erillisenä Saapuneet-kansiona ja kansiorakenteena henkilökohtaisen sähköpostitilisi vieressä. Kaikki sivuston postilaatikon tilille ja tililtä lähetetyt sähköpostit jaetaan kaikille käyttäjille, joilla on SharePoint-sivuston osallistujatason oikeudet.
Sivuston postilaatikon määrittäminen
Voit lisätä sivuston postilaatikon sähköpostin vastaanottajaksi, lähettää postilaatikosta sähköpostia tai lisätä sen suosikkeihin. Saat ohjeet postilaatikon lisäämiseksi sivustoon artikkelista Sivuston postilaatikko -sovelluksen lisääminen sähköpostin säilyttämiseksi asiayhteydessään sivustolla. Sivustosi täytyy voida käyttää sähköpostia. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan, jos näin ei ole.
Sivuston postilaatikon lisääminen sähköpostin vastaanottajaksi
Kun lisäät sivuston postilaatikon tärkeään sähköpostiketjuun, kopio kyseisen ketjun tiedoista tallennetaan paikkaan, johon kaikilla ryhmän jäsenillä on pääsy.
Lisää sivuston postilaatikko sähköpostiviestin Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio-riville.
Voit lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteen työryhmän yhteystietoryhmään tai jakeluluetteloon. Tällä tavalla asiaankuuluvat sähköpostiviestit tallentuvat ryhmän sivuston postilaatikkoon automaattisesti.
Sähköpostin lähettäminen sivuston postilaatikosta
Kun kirjoitat ja lähetät sähköpostia sivuston postilaatikosta, se näyttää tulevan sinulta.
Kaikki, joilla on sivuston osallistujatason oikeudet, voivat käyttää sivuston postilaatikkoa, joten useat käyttäjät voivat luonnostella sähköpostiviestin yhteistyössä.
Luo sähköpostiviesti valitsemalla Uusi sähköpostiviesti.
Tällä painikkeella voit avata uuden viestin sivuston postilaatikossa.
Sivuston postilaatikon Saapuneet-kansion lisääminen Suosikkeihin
Jos käytät Outlookin Suosikit-luetteloa, voit halutessasi lisätä sivuston postilaatikon kansioita Suosikit-luetteloosi.
Napsauta Outlookissa sivuston postilaatikon kansiota, kuten Saapuneet-kansiota, hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Näytä suosikeissa. Jos Suosikit-luettelossasi on kaksi samannimistä kansiota (esimerkiksi kaksi Saapuneet-kansiota), Outlook lisää postilaatikon nimen kansion nimeen automaattisesti (esimerkiksi "Saapuneet – "), HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.comjotta erotat kansiot toisistaan.
Saat lisätietoja Outlookin Suosikit-luettelosta artikkelista Säilytä usein käytetyt postikansiot Suosikit-luettelossa.
Yhteistyö ryhmän kanssa sivuston postilaatikon avulla
Työryhmän sivuston postilaatikko mahdollistaa tärkeän sähköpostiviestin kirjoittamisen yhteistyössä tai merkityksellisten ryhmätason sähköpostikeskustelujen keräämisen yhteen. Työryhmä voi myös jakaa tärkeitä tiedostoja turvallisesti sivuston postilaatikon kautta.
Kun sivustoosi on määritetty sivuston postilaatikko, uusi sähköpostitili luodaan sivuston nimellä. Työryhmäsivuston URL-osoite on esimerkiksi http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Sivuston postilaatikon sähköpostiosoite on HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
Tietojen kerääminen ryhmätason sähköpostikeskusteluista
Monet ryhmät keskustelevat säännöllisesti sähköpostitse. Keskustelut sisältävät usein tietoja, jotka voivat olla hyödyllisiä myöhemmässä vaiheessa. Voit säilyttää viestiketjun hyödyllisimmän sähköpostiviestin lähettämällä sen edelleen sivuston postilaatikkoon. Kaikki, joilla on sivuston osallistujatason oikeudet, voivat avata sivuston postilaatikon ja tarkastella viestiä. Ryhmän jäsenet voivat myöhemmin avata sivuston postilaatikon, selata tilin sähköpostiviestejä ja tarkastella kyseisen aiheen historiatietoja.
Toinen hyvä keino kerätä ryhmätason sähköpostikeskusteluja on lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoite viestin Kopio-riville, kun lähetät ryhmälle sähköpostia. Voit halutessasi lisätä sivuston postilaatikon sähköpostiosoitteen yhteystietoryhmään tai jakeluluetteloon, jolloin osoite lisätään viestiin automaattisesti, kun lähetät ryhmälle sähköpostia.
Tiedostojen jakaminen muiden kanssa
Jos tallennat työryhmän tiedostot myös SharePoint-sivustoon, voit hyödyntää Sivuston postilaatikko -sovellusta tiedostojen jakamiseen henkilöille, joilla on sivuston käyttöoikeus.
Tärkeää
Kun käyttäjät tarkastelevat sivuston postilaatikkoa Outlookissa, he näkevät luettelon kaikista sivuston tiedostokirjastojen tiedostoista. Samat tiedostot näkyvät sivuston postilaatikoissa kaikille käyttäjille, joten heillä ei välttämättä ole kaikkien tiedostojen käyttöoikeuksia.
Jos käytössäsi on Exchange, tiedostot näkyvät myös Outlookin kansiossa, jolloin tiedostojen lähettäminen edelleen muille käyttäjille on vieläkin helpompaa.
