Yhteenveto: Tutustu asiakirjojen hallintaratkaisun elementteihin ja SharePoint 2013:ssa.
Tässä artikkelissa on korkeatasoinen kuvaus asiakirjahallintaratkaisun eri elementeistä, jotka perustuvat SharePoint Server 2016.
Asiakirjojen hallinta hallitsee organisaatiosi tiedostojen elinkaaria eli sitä, miten ne luodaan, tarkistetaan ja julkaistaan ja miten ne lopulta hävitetään tai säilytetään. Vaikka termi "hallinta" viittaa siihen, että tietoja hallitaan organisaation yläreunassa, tehokkaan asiakirjanhallintajärjestelmän pitäisi kuvastaa sitä käyttävän organisaation kulttuuria. Tiedostojen hallinnassa käytettävissä työkalujen pitäisi olla riittävän joustavia, jotta voit hallita tiedoston elinkaaria tiiviisti, jos se sopii yrityksen kulttuuriin ja tavoitteisiin. Lisäksi voit toteuttaa väljämmin jäsennetyn järjestelmän, jos se sopii paremmin yrityksellesi.
Asiakirjanhallintajärjestelmän osat
Tehokas asiakirjojen hallintaratkaisu sisältää seuraavat tiedot:
-
Minkä tyyppisiä tiedostoja ja muuta sisältöä organisaatiossa voidaan luoda.
-
Mitä mallia käytetään erityyppisille tiedostoille.
-
Mitä metatietoja kustakin asiakirjasta voidaan toimittaa.
-
Asiakirjan tallennus mihin se on elinkaarivaiheessa.
-
Miten voit hallita tiedoston käyttöomista sen elinkaaren kussakin vaiheessa.
-
Miten voit siirtää tiedostoja organisaatiossa, kun työryhmän jäsenet osallistuvat tiedostojen luomiseen, tarkistamiseen, hyväksyntään, julkaisuun ja käytöstä poistamiseen.
SharePoint Foundation 2013 sisältää ominaisuuksia, jotka toteuttavat kaikki nämä asiakirjojen hallinnan ominaisuudet. SharePoint Server 2016 sisältää samat ominaisuudet ja lisää myös seuraavat:
-
Mitä käytäntöjä tiedostoihin sovelletaan, jotta asiakirjoihin liittyviä toimintoja valvotaan, asiakirjat säilytetään tai poistetaan asianmukaisesti ja organisaation tärkeä sisältö suojataan.
-
Asiakirjojen käsittely yrityksen tietueina, jotka on säilytettävä lakisääteisten vaatimusten ja yrityksen ohjeiden mukaisesti.
Jotta tietotyöntekijät voivat helposti hyödyntää näitä ominaisuuksia poistumatta päivästä toiseen ja tutuista työkaluista, Microsoft Office system:n sovellukset, kuten Microsoft Outlook ja Word, sisältävät myös ominaisuuksia, jotka tukevat asiakirjan jokaista vaihetta.
Suunnitteluprosessi
Asiakirjanhallinnan suunnitteluprosessi koostuu seuraavista tärkeimmistä vaiheista:
-
Tiedostonhallinnan roolien tunnistaminen Varmista, että suunnitelmasi sisältävät organisaation tärkeimpien sidosryhmien palautteen, että sinulla on paras tiimi ratkaisun toteuttamiseksi ja että tiedät, kuka osallistuu tiedostojen hallintaprosesseihin.
-
Asiakirjan käytön analysoiminen Kun olet tunnistanut, kuka työstää tiedostoja, määritä, mitä tiedostoja he työstävät ja miten niitä käytetään. Lisätietoja on kohdassa Käyttäjien tunnistaminen ja asiakirjan käytön analysoiminen (SharePoint Server 2010).
-
Asiakirjojen organisaation suunnitteleminen Voit järjestää tiedostoja sivustokokoelmissa, sivustoissa ja kirjastoissa. SharePoint Server 2016 sisältää useita ominaisuuksia, joiden avulla voit järjestellä ja tallentaa asiakirjoja, erityissivustoista väljästi jäsennettyihin tiedostokirjastoihin nopeaa tiedostojen luomista ja yhteistyötä varten. Kirjastossa voit järjestää sisältöä myös kansioihin ja alikansioihin. Lisätietoja on kohdassa Tiedostokirjaston suunnittelu (SharePoint Server 2010).
-
Sisällön siirron suunnitteleminen sijaintien välillä Voit joutua siirtämään tai kopioimaan tiedoston sivustosta tai kirjastosta toiseen sen elinkaaren eri vaiheissa. Lisätietoja on kohdassa Sisällön työnkulunsuunnitteleminentiedostokirjaston suunnittelussa (SharePoint Server 2010).
-
Sisältötyyppien suunnitteleminen Sisältötyyppien avulla voit järjestää tietoja asiakirjoista, kuten metatiedoista, tiedostomalleista ja työnkulun prosesseista. Tämä on tärkeä vaihe asiakirjojen järjestämisessä ja yhdenmukaisuuden varmistamisessa koko organisaatiossa. Lisätietoja on kohdassa Sisältötyyppi ja työnkulun suunnittelu (SharePoint Server 2010).
-
Työnkulkujen suunnitteleminen Kun suunnittelet organisaatiosi työnkulkuja, voit hallita ja seurata sitä, miten tiedostot liikkuvat työryhmän jäsenistä toiseen, kun kukin osallistuja tekee yhteistyötä tiedoston elinkaaren aikana. SharePoint Server 2016 sisältää työnkulkuja yleisiä työryhmän tehtäviä, kuten asiakirjojen tarkistamista ja hyväksymistä varten. SharePoint Server 2016 tukee myös mukautettujen työnkulkujen luomista ja asentamista. Lisätietoja on kohdassa Sisältötyyppi ja työnkulun suunnittelu (SharePoint Server 2010).
-
Sisällön hallinnan suunnittelu Voit suunnitella sopivan hallintaasteen sisältötyypin tai tallennussijainnin perusteella. Voit esimerkiksi edellyttää, että tietyn kirjaston tiedostot kuitataan ulos, ennen kuin niitä voi muokata. Lisätietoja on kohdassa Versiotietojen hallinta, sisällön hyväksyntä ja uloskirjaus (SharePoint Server 2010).
-
Käytännöt suunnitteleminen Suunnittele kullekin sisältötyypille tietojen hallintakäytännöt sen tarkistamiseksi, että tiedostoja valvotaan, säilytetään ja käsitellään muulla tavoin organisaatiosi henkilö- ja lakivaatimusten mukaan. SharePoint Server 2016 sisältää valvontakäytäntöjä, asiakirjojen säilytystä ja viivakoodeja (varmistaa, että tulostettu sisältö voidaan korreloida vastaavien sähköisten versioiden kanssa). Lisätietoja on kohdassa Tietojen hallintakäytännön suunnittelu (SharePoint Server 2010).
Huomautus: Käytännöt eivät ole käytettävissä SharePoint Foundation 2013.
