Organisaation keskustelut ja ryhmät Kaizalassa

Organisaation keskustelut ja ryhmät

Voit olla vuorovaikutuksessa työtovereidesi kanssa suojatuissa organisaatiokeskusteluissa ja organisaatioryhmissä. Organisaatiokeskustelut ja -ryhmät sisältävät henkilöitä organisaatiossasi ja sen ulkopuolella. Näin useiden organisaatioiden käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä helposti. Kuka tahansa organisaatiossasi, jolla on kelvollinen Microsoft 365 työtili, voi osallistua. Joitakin ominaisuuksia ovat esimerkiksi seuraavat:

• Tietojen omistajuus    Yrityksesi omistaa kaikki organisaatioryhmän tai keskustelun tiedot, mukaan lukien kuvat, videot ja äänitiedostot. Vain yksi entiteetti voi omistaa tiedot. Jos sinulla on esimerkiksi ryhmä, jossa on työtovereita kumppaniorganisaatioista, ryhmän tiedot kuuluvat vain yhteen organisaatioon. (Lisätietoja on Microsoftin tietosuojalausekkeessa.)

• Parannettu suojaus    Kaizala auttaa estämään tietovuodot ja luvattoman käytön, mukaan lukien:

  • Organisaatioryhmiin ja keskusteluihin kuuluvia tietoja ei voi käyttää Kaizala-sovelluksen ulkopuolella. Et esimerkiksi voi käyttää organisaatiosi valokuvia puhelinvalikoimassa. Ihmiset voi viedä vain omia tietojaan.

  • Jos joku lähtee organisaatiostasi, organisaation ryhmä- ja keskustelutiedot poistetaan heidän laitteestaan.

  • Organisaation järjestelmänvalvojat voivat määrittää käytäntöjä, jotka rajoittavat kopiointia, jakamista ja edelleenlähetystä organisaation keskusteluista. Jos haluat määrittää käytäntöjä, siirry kohtaan Kaizalan hallintaportaali > Asetukset> vuokraajan käytäntö > valitse käytäntö.

    Sekä organisaation järjestelmänvalvojat että ryhmän järjestelmänvalvojat voivat määrittää käytäntöjä organisaatioryhmille. Jos haluat määrittää käytännöt ryhmätasolla, siirry Kaizalan hallintaportaali > Ryhmät > valitse ryhmä > valitse Lisää ryhmän nimen vierestä > Muokkaa käytäntöjä > valitse kyseiseen ryhmään sovellettavat käytännöt.

• Accessin hallinta    Organisaation järjestelmänvalvoja tai ryhmän järjestelmänvalvoja voi määrittää käytäntöjä, joiden avulla vain Microsoft 365 työtileihin kirjautuneet henkilöt voivat käyttää organisaatioryhmiään. Organisaatiokeskustelut edellyttävät, että käyttäjät ovat aina kirjautuneena sisään. Lisäksi organisaation järjestelmänvalvojat voivat poistaa Kaizalan käytön käytöstä organisaatiossaan. (Lisätietoja on artikkelissa Organisaation https://docs.microsoft.com/en-us/office365/kaizala/enable-disable-kaizala Kaizala Pro ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä.)

• Microsoft-ekosysteemin tehokkaiden teknologioiden saatavuus    Voit integroida Kaizalan microsoft-ekosysteemin muihin teknologioihin. Työnkulut ovat suosittu tapa parantaa suojausta ja tuottavuutta Kaizalassa. Lisätietoja on artikkelissa integrointi Microsoft Intune ja integrointi Microsoft Flow.

Yksityiset keskustelut ja ryhmät

Yksityisiä keskusteluja ja ryhmiä ei koskaan linkitetä organisaatioon. Tiedot kuuluvat vain osallistujille. Organisaation järjestelmänvalvojat eivät voi hallita yksityisiä keskusteluja ja ryhmiä.

Organisaatiokeskustelujen luominen

Voit luoda organisaatiokeskusteluja kenen tahansa organisaatiossasi olevan henkilön kanssa, jolla on kelvollinen Microsoft 365 työtili. Toimi seuraavasti:

1. Kirjaudu Microsoft 365 työtiliisi Kaizalassa (Profiili > linkitetty tili > kirjaudu sisään työtiliisi.)

2. Avaa Ihmiset-välilehti tai valitse Uusi keskustelu.

3. Voit etsiä organisaatiossasi olevan henkilön henkilön nimen tai aliaksen avulla.

4. Hakutulokset ovat sekä henkilökohtaisista yhteyshenkilöistäsi että organisaatiosi hakemistosta. Napauta tulosta organisaatiosi hakemistosta, joka sisältää aina seuraavat:

   • Office-kuvake avatarissa.

     

   • Organisaation sähköpostiosoite näkyy nimen alapuolella.

   • Napauta avataria, jos haluat nähdä henkilön koko profiilin. Näet myös muita Azure Active Directory (Azure AD) -määritteitä, kuten Azure AD näyttönimen, määrityksen ja sähköpostiosoitteen.

5. Näkyviin tulee ruutu, joka ilmaisee, että olet luomassa organisaatiokeskustelua, jonka voit peruuttaa.

   

6. Kun keskustelu on luotu, se näkyy Keskustelut-luettelossa Office-kuvakkeen kanssa.

7. Napauttamalla henkilön nimeä keskustelussa voit näyttää Azure AD määritteitä, kuten sähköpostin ja määrityksen. Näkyvissä ovat myös organisaation nimi ja työkaluvihje, jossa selitetään organisaation keskusteluja ja ryhmiä.

8. Jos haluat luoda yksityisen keskustelun tämän henkilön kanssa, tallenna hänen yhteystietonsa yhteystietoluetteloosi ja napauta sitten yhteystietoluettelossa olevaa yhteystietoa.

9. Yksityisiä keskusteluja ei voi muuntaa organisaatiokeskusteluiksi.

Organisaatioryhmien luominen

Voit luoda organisaatioryhmiä kahdella tavalla:

• Kaizala-hallintaportaalin avulla: Kaikki portaalin kautta luodut ryhmät lisätään automaattisesti organisaatioon. Lisätietoja ryhmien luomisesta portaalissa on artikkelissa Kaizala-ryhmät.

• Kaizala-sovelluksen avulla:

  • Oletusarvoisesti kaikki sovelluksella luomasi ryhmät ovat yksityisiä. Ryhmän järjestelmänvalvojana voit lisätä nämä ryhmät organisaatioosi, jos olet kirjautunut Microsoft 365 työtiliisi Kaizala-sovelluksessa (profiili > linkitetty tili > kirjautua sisään työtiliisi.)

  • Jos haluat lisätä ryhmän organisaatioon, siirry ryhmäprofiiliin > napauta Lisää ryhmän kuvan oikeassa yläkulmassa > napauta Lisää organisaatioon. Tämä muuntaa yksityisen ryhmän organisaatioryhmäksi.

  • Organisaation yhdistämismääritykset ovat käytettävissä muuntopisteestä alkaen. Ennen yhdistämistä lähetetyt tai vastaanotetut viestit säilyvät yksityisinä.

Kun henkilö liittyy organisaatioryhmään tai hänet lisätään organisaatioryhmään, hän näkee viestin, jossa ilmoitetaan, että ryhmä on organisaation omistuksessa. Organisaation omistajuus näkyy myös ryhmäprofiilissa työkaluvihjeen kautta:

Kaikki organisaatioryhmät näkyvät Kaizalan hallintaportaalissa. Jos haluat nähdä kaikki organisaatioryhmät, siirry Kaizalan hallintaportaali>-ryhmiin.

Yksityis- ja organisaatiokeskustelut

Yksityiset ja organisaatioryhmät