Tee Word-asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille

Tässä aiheessa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt, joiden avulla voit Word asiakirjojasi helppokäyttöisiksi toiminta- tai toimintavammaisille henkilöille. Kun tiedostot ovat käytettävissä, voit poistaa sisällön lukituksen kaikille ja eri ominaisuuksia käyttäville ihmisille, jotka voivat lukea sisältöäsi ja käyttää tiedostojasi. Opit esimerkiksi lisäämään kuviin vaihtoehtoisen tekstin, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat kuunnella, mistä kuvassa on kyse. Opit myös käyttämään värejä ja tyylejä asiakirjojen osallistavuuden maksimoimiseksi Word jakamaan ne muiden kanssa.

Tapahtumalehtinen, joka ilmoittaa tutkimusryhmän sivuston ulkopuolella 9. kesäkuuta. Kuvassa on valokuva ja kokouspaikan osoite.

Word on useita ominaisuuksia, joiden avulla eri ominaisuuksilla varustettuja henkilöitä voi lukea ja muokata tiedostoja. Word tarjoaa myös Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella elementtejä, jotka voivat aiheuttaa ongelmia toiminta- tai toimintavaimille henkilöille.

Lisätietoja Helppokäyttöisyyden tarkistuksesta on artikkelissa Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt.

Windows: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Microsoft 365:ssä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Office 2019:ssä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, tarkista asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti.

Voit myös napsauttaa kutakin otsikkoa ja käyttää niissä sisäistä otsikkotyyliä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Microsoft 365:

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi– yleensä muutama harkitusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisenä tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea tekstin ja kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Word Win32 Kuvien Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kuvien Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

    Vihje: Voit myös valita Luo kuvaus , jotta Microsoftin pilvipohjaiset älykkäät palvelut luovat kuvauksen. Tämä kestää hetken, minkä jälkeen näet tuloksen tekstin syöttökentässä. Muista poistaa kaikki kommentit Word jotka on lisätty sinne, esimerkiksi "Kuvaus, joka on luotu luottavaisin mielin".

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Word Win32:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko muodoille

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

    Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella koko muotoa tai SmartArt-kuvaa ympäröivän kehyksen sisällä olevaa kohtaa, ei sen osien sisäpuolella.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella muotoa tai SmartArt-grafiikkaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Muotojen Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Word Win32:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko kaavioissa

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

    Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella kohtaa koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisäpuolella.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kaaviota ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kaavioiden Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Visuaalisten elementit koristeellisia

Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat nämä koristeelliset tiedot, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta.

  1. Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

    Word Win32 koristeellisten elementtien Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, koristeeksi merkityt visuaaliset tiedot säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Office 2019:ssä

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Office 2019:

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi– yleensä muutama harkitusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisenä tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea tekstin ja kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse kuva ja paina Valintanauhan Muotoile-välilehden Vaihtoehtoinen teksti -painiketta.

    • Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Word Win32 Kuvien Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kuvaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kuvien Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

    Vihje: Voit myös valita Luo kuvaus , jotta Microsoftin pilvipohjaiset älykkäät palvelut luovat kuvauksen. Tämä kestää hetken, minkä jälkeen näet tuloksen tekstin syöttökentässä. Muista poistaa kaikki kommentit Word jotka on lisätty sinne, esimerkiksi "Kuvaus, joka on luotu luottavaisin mielin".

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse muoto tai SmartArt-kuva ja paina Valintanauhan Muotoile-välilehdenVaihtoehtoinen teksti -painiketta.

    • Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Word Win32:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko muodoille

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

    Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella koko muotoa tai SmartArt-kuvaa ympäröivän kehyksen sisällä olevaa kohtaa, ei sen osien sisäpuolella.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella muotoa tai SmartArt-grafiikkaa ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Muotojen Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse kaavio ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Muotoile-välilehdessä.

    • Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Word Win32:n Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä -valikko kaavioissa

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

    Vihje: Sinun on napsautettava kakkospainikkeella kohtaa koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisäpuolella.

  2. Kuvaile 1–2 lauseella kaaviota ja sen kontekstia käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

    Word Win32 Kaavioiden Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Visuaalisten elementit koristeellisia

Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat nämä koristeelliset tiedot, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta.

  1. Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

    Word Win32 koristeellisten elementtien Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, koristeeksi merkityt visuaaliset tiedot säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Office 2016:

Huomautus: On suositeltavaa sijoittaa tekstiä vain kuvauskenttään ja jättää otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile objektia > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alue, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile muotoa.

  2. Valitse oikeanpuoleisessa ruudussa Asettelu ja ominaisuudet ja sitten Vaihtoehtoinen teksti.

  3. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kaaviota

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä asiakirjasi hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Syötä hyperlinkin kohdeosoite Osoite-ruutuun.

  5. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaruudusta ja Kohdeohjeen teksti -valintaikkunasta

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse teksti, jonka haluat muuttaa otsikoksi.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmässä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Näyttökuva otsikkotyyliasetuksista

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painike Wordissa. (Luettelomerkit) -painike.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Kappale-ryhmässä Numeroiminen-painike Wordissa. (numeroiminen).

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus-välilehdessä Wordin Fontin väri -painike. (Fontin väri) -valikko ja valitse Automaattinen.

    Wordin Fontin väri -valikko.
  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos Excelin vihreä valintamerkki vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. punainen ilmaisee epäonnistumisen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti Aloitus-välilehdessä.

  2. Valitse Kappale-ryhmän oikeassa alakulmassa Kappaleasetukset-painike.

    Wordin Kappaleasetukset-painike.

  3. Kappale-valintaikkuna aukeaa ja näyttää Sisennykset ja riviväli -välilehden.

  4. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Sisennykset ja välit -valikko Wordissa.

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmässäOtsikkorivi-valintaruutu.

    Taulukkotyyliasetukset Wordissa.
  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Mac: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Word helppokäyttöisten tiedostojen luomiseen.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Voit etsiä puuttuvaa vaihtoehtoista tekstiä Helppokäyttöisyyden tarkistus -toiminnolla.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisoinnit Microsoft 365:ssä

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Voit etsiä riittämättömät värikontrastit Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Voit myös etsiä asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat tarkistaa, että otsikoiden järjestys on looginen, tarkista asiakirjan sisällysluettelo silmämääräisesti.

Voit myös napsauttaa kutakin otsikkoa ja käyttää niissä sisäistä otsikkotyyliä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaista otsikkoa seuraa vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Voit varmistaa, että taulukot eivät sisällä jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Microsoft 365

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Word visuaalisesti Microsoft 365:

Huomautukset: 

  • Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

  • Jotta hiiren kakkospainike toimii Macilla, varmista, että Hiiren kakkospainike -asetus on valittuna Järjestelmäasetuksissa.

Vihje: Jos haluat kirjoittaa hyvän vaihtoehtoisen tekstin, muista välittää kuvan sisältö ja tarkoitus ytimekkäästi ja yksiselitteisesti. Vaihtoehtoisen tekstin ei pitäisi olla pidempi kuin lyhyt lause tai kaksi– yleensä muutama harkitusti valittu sana tekee niin. Älä toista ympäröivää tekstisisältöä vaihtoehtoisenä tekstinä tai käytä kuviin viittaavia lauseita, kuten kuvaa tai kuvaa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin, näyttökuviin, kuvakkeisiin, videoihin ja 3D-malleihin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea kuvauksen käyttäjille, jotka eivät näe kuvaa.

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Kuvan muotoilu -välilehdessä.

    • Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehto Wordin pikavalikossa

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile kuvan sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.

    Wordin Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin tai SmartArt-kuviin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse muoto tai SmartArt-kuva ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Muodon muotoilu -välilehdessä.

    • Napsauta muotoa tai SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Vaihtoehtoisen tekstin asetus pikavalikossa vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen muotoon

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  2. Kuvaile muodon tai SmartArt-kuvan sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.

    Wordin Vaihtoehtoinen teksti -ruutu

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Valitse kaavio ja paina Vaihtoehtoinen teksti -painiketta Valintanauhan Muotoile-välilehdessä.

    • Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä.

    Vihje: Jos haluat avata oikean valikon, napsauta hiiren kakkospainikkeella kaavioaluetta, joka on koko kaaviota ympäröivän kehyksen sisällä, ei sen osien sisällä.

  2. Kuvaile kaavion sisältöä ja kontekstia kirjoittamalla 1–2 lausetta.

    Vaihtoehtoinen teksti -ruutu Wordissa

    Vihje: Jos haluat tarkistaa oikeinkirjoituksen tai korjata kirjoittamasi sanan, napsauta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse annetuista vaihtoehdoista.

Visuaalisten elementit koristeellisia

Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat nämä koristeelliset tiedot, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta.

  1. Napsauta visualisointia hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muokkaa vaihtoehtoista tekstiä. Vaihtoehtoinen teksti -ruutu avautuu asiakirjan tekstin oikealle puolelle.

  3. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstin syöttökenttä näkyy harmaana.

    Koristeellinen valintaruutu valittuna Vaihtoehtoinen teksti -ruudussa

Vihje: Jos viet asiakirjan PDF-tiedostona, koristeeksi merkityt visuaaliset tiedot säilytetään merkitsemällä ne artefaktiksi.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointeihin Office 2016:ssa

Seuraavassa kuvataan, miten voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin asiakirjasi Word visuaalisesti.

Huomautus:  Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile SmartArt-kuvaa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile muotoa > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kaaviota

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä asiakirjasi hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Hyperlinkki.

    Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.

  5. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaruudusta ja Kohdeohjeen teksti -valintaikkunasta

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse otsikon teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehdessä otsikkotyyli, kuten Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Numerointi-painike.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Word for Macin fontin värin valintavalikko
  • Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalulla voit analysoida asiakirjan ja etsiä riittämättömät värikontrastit. Työkalu tarkistaa nyt asiakirjojen tekstin värin sivun väriä vasten, taulukon solujen taustan, korostukset, tekstiruutujen täyttövärin, kappaleen sävytyksen, muotojen ja SmartArt-kuvien täytöt, ylä- ja alatunnisteet sekä linkit.

  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos Excelin vihreä valintamerkki vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. punainen ilmaisee epäonnistumisen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Rivi- ja kappaleväli > Riviväliasetukset.

    Näyttöön tulee Kappale-valintaikkuna, jossa näkyy Sisennykset ja välit -välilehti.

  4. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehdessä Otsikkorivi-valintaruutu.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

iOS: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Tekstin välistyksen käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä asiakirjasi hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Napauta Linkitä-komentoa.

  5. Valitsemasi teksti näkyy NÄYTTÖ-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.

  6. Jos haluat lisätä hyperlinkin, kirjoita URL-osoite OSOITE-ruutuun.

  7. Napauta näytön yläreunassa Valmis.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkki-komento, jossa näkyy URL-osoite ja näytettävä teksti

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Tyylit-komentoa.

  4. Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Tyylit-komento, jossa Otsikko 1 on valittuna

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Luettelomerkit-komentoa.

  4. Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.

  5. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Luettelomerkit-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Lisää-painiketta.

  3. Napauta Numeroiminen-komentoa.

  4. Valitse haluamasi numerointiasetus.

  5. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Numeroiminen-komento laajennettuna, muotoiluasetukset näkyvät

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos Excelin vihreä valintamerkki vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. punainen ilmaisee epäonnistumisen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä:

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin lopussa Lisää-painiketta.

  3. Valitse Kappalemuotoilu > riviväli.

  4. Valitse haluamasi väliasetus.

Riviväli-komento, jossa näkyy muotoiluasetuksia ja asetus 1,15 valittuna

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Napauta Aloitus > Lisää > Taulukko.

  3. Napauta Tyyliasetukset-komentoa.

  4. Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.

  5. Kirjoita taulukkoon sarakkeiden otsikot.

Tyyliasetukset-komento laajennettuna, otsikkorivi valittuna

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Android: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Tekstin välistyksen käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Word.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen asiakirjasi visuaalisille tehosteille ja Word taulukoille.

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten kuviin ja näyttökuviin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea tekstin ja kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät näe sitä.

  1. Valitse kuva.

  2. Avaa Kuva-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää kuvia - Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Word for Android -kuvan vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Valitse muoto.

  2. Avaa Muoto-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.

  2. Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Kirjoita kuvaus. Tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä asiakirjasi hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti, jonka haluat lisätä hyperlinkkiin.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Napauta Aloitus > Lisää.

  4. Vieritä alaspäin Linkki-vaihtoehtoon, napauta sitä ja valitse Lisää linkki.

  5. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti. Muuta sitä tarvittaessa.

  6. Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.

  7. Napauta näytön yläreunassa Käytä.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkki-komento, jossa näkyy näytettävä teksti ja osoite

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Tyylit-vaihtoehtoon ja napauta sitä.

  4. Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Word for Androidin otsikkotyylit -valikko

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Luettelomerkit-vaihtoehtoon ja napauta sitä.

  4. Valitse haluamasi luettelomerkkivaihtoehto.

  5. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Word for Androidin luettelomerkeillä varustettujen luetteloiden valikko

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Numeroiminen-vaihtoehtoon ja napauta sitä.

  4. Valitse haluamasi numerointiasetus.

  5. Kirjoita kukin kohde numeroitussa luettelossa.

Word for Androidin tilatut luettelot -valikko

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus > Fonttiväri > Automaattinen.

    Word for Androidin fontin värivalikko
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos Excelin vihreä valintamerkki vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. punainen ilmaisee epäonnistumisen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Kappaleen muotoilu -vaihtoehtoon asti ja napauta sitä.

  4. Valitse haluamasi väliasetus.

Word for Androidin kappaleen muotoiluvalikko

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Avaa Taulukko-välilehti napauttamalla näytön alareunassa työkalurivin oikeassa päässä Lisää Ylänuoli painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Tyyliasetukset-vaihtoehtoon ja napauta sitä.

  4. Valitse Otsikkorivi-vaihtoehto napauttamalla sitä.

    Vihje: Kun asetus on valittuna, se näkyy harmaana.

  5. Kirjoita kukin sarakeotsikko taulukkoon.

Word for Androidin taulukkotyyliasetusten valikko

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Windows mobiililaitteissa: Parhaat käytännöt Word-asiakirjojen helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Word-asiakirjojen luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät lukevat joskus linkkiluettelon. Linkkien pitää sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin teksti ei saa siis olla ”Napsauta tätä”, vaan linkin pitää sisältää kohdesivun koko otsikko.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Voit lisätä vaihtoehtoisia tekstejä kuviin, taulukoihin, muotoihin ja muihin visuaalisiin kohteisiin.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla henkilöt, jotka eivät näe näyttöä, ymmärtävät, mikä on tärkeää kuvissa ja muissa visualisoinnissa, kuten SmartArt-grafiikka, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut objektit, linkitetyt kuvat, mustepiirrokset ja videot.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

Visuaalisten elementit koristeellisia

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta. Varmista, ettet välitä merkitystä pelkästään värillä. Luo teksti, jossa toistetaan värin tai muun aistituntemuksen merkitys.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Asiakirjan tekstin pitäisi olla luettavissa suuren kontrastin tilassa, jotta kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen selvästi.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (18 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöistä kärsivät henkilöt saattavat kokea, että sanat liikkuvat sivulla tai teksti juoksee kokonaisuutena (tekstirivi painuu alla olevalle riville). Teksti saattaa yhdistyä tai vääristyä myös muulla tavalla.

Voit yrittää vähentää lukukuormitusta esimerkiksi seuraavasti:

  • Käytä tuttuja sans serif -fontteja. Tällaisia ovat esimerkiksi Arial ja Calibri.

  • Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta.

  • Lisää riittävästi tyhjää tilaa rivien ja kappaleiden väliin.

  • Tasaa kappaleet vasemmalle molempien reunojen tasauksen sijasta. Tällä tavalla sanojen väliin ei tule suuria aukkoja. Suuret aukot voivat saada aikaan visuaalisen tehosteen, jossa tyhjä tila virtaa koko kappaleen läpi.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Asianmukaisen tekstin välistyksen käyttäminen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä johdonmukaista otsikkojärjestystä ja Wordin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea asiakirjasi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikko.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukuohjelmat käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen asiakirjasi visuaalisille tehosteille ja Word taulukoille.

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulorajoitteisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää vaihtoehtoinen teksti kuviin, kuten valokuviin, kuviin ja näyttökuviin, jotta näytönlukuohjelmat voivat lukea kuvan kuvauksen.

  1. Valitse kuva asiakirjasta.

  2. Avaa Kuva-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Selaa Kuva-valikossa alaspäin kohtaan Vaihtoehtoinen teksti ja valitse se.

  4. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti kuvaustekstikenttään. Pidä se lyhyenä, aloita tärkeimmistä tiedoista ja pyri välittämään kuvan sisältö ja toiminnot. Kun olet valmis, valitse Valmis.

Word Mobilen vaihtoehtoisen tekstin valintaikkuna

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Tekstiin sitoutuvia muotoja, SmartArt-kuvien sisältämiä muotoja ja muita muotoja voidaan käyttää sellaisten visuaalisten tietojen välittämiseen, joita näytönlukuohjelmat eivät voi lukea ilman vaihtoehtoisen tekstin lisäämistä.

  1. Valitse muoto asiakirjasta.

  2. Avaa Muoto-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Selaa Muoto-valikossa alaspäin kohtaan Vaihtoehtoinen teksti ja valitse se.

  4. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti kuvaustekstikenttään. Pidä se lyhyenä, aloita tärkeimmistä tiedoista ja pyri välittämään muodon sisältö ja toiminnot. Kun olet valmis, valitse Valmis.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

Taulukoihin lisätyn vaihtoehtoisen tekstin avulla voit tarjota lyhyen yhteenvedon sisällysluettelosta käyttäjille, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia.

  1. Napauta jotakin kohtaa taulukon sisällä.

  2. Avaa Taulukko-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Selaa Taulukko-valikossa alaspäin kohtaan Vaihtoehtoinen teksti ja valitse se.

  4. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti kuvaustekstikenttään. Pidä se lyhyenä, aloita tärkeimmistä tiedoista ja pyri välittämään lyhyt yhteenveto taulukon sisällöstä. Kun olet valmis, valitse Valmis.

Visuaalisten elementit koristeellisia

Koristeelliset objektit lisäävät visuaalista kiinnostavuutta, mutta eivät ole informatiivisia (esimerkiksi tyylin reunat). Näytönlukuohjelmien käyttäjät kuulevat nämä koristeelliset tiedot, joten he tietävät, ettei niistä jää mitään tärkeitä tietoja huomaamatta.

  1. Valitse asiakirjassa visuaalinen vaihtoehto.

  2. Avaa valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -kohtaan ja napauta sitä.

  4. Valitse Merkitse koristeellisena -valintaruutu. Tekstinsyöttökenttä muuttuu harmaaksi.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä tiedostoissasi olevat hyperlinkit, tekstin ja Word helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Lisää tekstiin kuvaava hyperlinkki, jonka avulla käyttäjä tietää, mitä linkin takana on.

  1. Valitse tekstiosa, johon haluat lisätä hyperlinkin.

  2. Vieritä työkaluriviä oikealle, kunnes löydät Linkki (Word Mobile -linkkipainikkeen kuvake) -painikkeen ja napauta sitä.

  3. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -kentässä. Tämä on hyperlinkin teksti. Voit muuttaa sitä tarvittaessa.

    Vihje: Älä käytä linkkinä tekstiä ”Napsauta tätä” tai muuta tekstiä, joka ei kuvaa kohdesivua. Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, voit käyttää sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

  4. Lisää hyperlinkki kirjoittamalla Osoite-ruutuun URL-osoite.

  5. Napauta näytön yläreunassa Lisää.

Word Mobile -linkin tekstivalintaikkuna

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttäminen

Voit parantaa tekstimuotoilua valitsemalla normaalin sans serif -fontin, käyttämällä suurempaa fonttikokoa, tasaamalla tekstin vasemmalle ja välttämällä isojen kirjainten ja kursivoinnin runsasta käyttöä.

  1. Valitse muotoiltava tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Esimerkiksi Aloitus-valikosta voit valita suuremman fonttikoon ja sans serif -tyyppisen fontin. Voit käyttää myös muita muotoiluasetuksia, kuten lihavointia, sisällön korostamiseen.

Näyttökuva Word Mobilen tekstinmuotoiluvalikosta.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin suuren kontrastin tilassa.

  1. Valitse teksti.

  2. Avaa Aloitus-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Valitse Fonttiväri-asetuksessa oikealle osoittava nuoli.

  4. Valitse Automaattinen.

Näyttökuva Fonttiväri-valikosta, jossa Automaattinen-vaihtoehto on valittuna.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Käytä valmiita otsikkotyylejä ja muodosta asiakirjasta jäsennys näytönlukuohjelmia varten. Näytönlukuohjelmat eivät tulkitse suurella ja lihavoidulla fontilla kirjoitettua tekstiä otsikoksi, elleivät oletustyylit ole käytössä.

  1. Valitse otsikon teksti.

  2. Avaa Aloitus-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Tyylit ja valitse se.

  4. Valitse otsikkotyyli, kuten Otsikko 1.

Näyttökuva Word Mobilen Tyylit-valikosta, jossa Otsikko 1 -asetus on valittuna.

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Jaa teksti mahdollisuuksien mukaan luettelomerkein merkityiksi kohdiksi, sillä se parantaa luettavuutta ja helppokäyttöisyyttä.

  1. Siirrä kohdistin asiakirjan kohtaan, johon haluat lisätä luettelon, tai valitse luetteloon sisällytettävä tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Luettelomerkit ja valitse se.

  4. Valitse luettelomerkkityyli, jota haluat käyttää.

  5. Kirjoita tarvittaessa luettelokohteet.

    Vihje: Kirjoita jokaisen luettelokohdan loppuun piste tai pilkku, jolloin näytönlukuohjelmat pitävät tauon niiden kohdalla.

Näyttökuva Word Mobilen Luettelomerkit-valikosta, josta valitaan luettelomerkkityyli.

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Mahdollisuuksien mukaan käytä numeroituja luetteloita, sillä niitä on helpompi seurata kuin jatkuvaa tekstilohkoa.

  1. Siirrä kohdistin asiakirjan kohtaan, johon haluat lisätä luettelon, tai valitse luetteloon sisällytettävä tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Numerointi ja valitse se.

  4. Valitse numerointityyli, jota haluat käyttää.

  5. Kirjoita tarvittaessa luettelokohteet.

    Vihje: Kirjoita jokaisen luettelokohdan loppuun piste tai pilkku, jolloin näytönlukuohjelmat pitävät tauon niiden kohdalla.

Näyttökuva, jossa näkyy Word Mobilen Numerointi-valikko ja numerointityyli valittuna.

Asianmukaisen tekstin välistyksen käyttäminen

Voit parantaa luettavuutta lisäämällä tai vähentämällä virkkeiden ja kappaleiden välistä tyhjää tilaa.

  1. Valitse tekstiosa.

  2. Avaa Aloitus-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Selaa alaspäin kohtaan Kappaleen muotoilu ja valitse se.

  4. Valitse Riviväli ja valitse haluamasi väliasetus.

Näyttökuva Word Mobilen valikosta, josta valitaan rivivälin arvo.

Otsikkojen käyttäminen taulukossa

Lisää taulukkoon otsikoita, jotta näytönlukuohjelmat osaavat seurata sarakkeita ja rivejä.

  1. Aseta kohdistin taulukossa ensimmäiselle riville.

  2. Avaa Taulukko-valikko napauttamalla Lisää (...) -painiketta.

  3. Valitse Taulukko-valikossaLisää.

  4. Valitse Lisää yläpuolelle.

  5. Voit palata edelliseen valikkoon valitsemalla vasemmalle osoittavan nuolen Lisää-valikon otsikossa.

  6. Selaa Taulukko-valikossa alaspäin kohtaan Tyyliasetukset ja valitse se.

  7. Valitse Otsikkorivi.

  8. Siirry takaisin taulukkoon ja kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Tyyliasetukset-valikosta, jossa Otsikkorivi-vaihtoehto on valittuna.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Office Online: Parhaat käytännöt tiedostojen Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt toiminta- Wordin verkkoversio helppokäyttöisten tiedostojen luomiseen.

Mitä korjata

Miten löytää korjattava

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin ja taulukoihin.

Etsi puuttuva vaihtoehtoinen teksti Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti voit päättää, riittääkö hyperlinkki yksinomaiseksi tiedoksi ja antaako se lukijoille täsmällistä tietoa kohdesivusta.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Voit etsiä värikoodauksen esiintymiä tarkastelemalla asiakirjaa silmämääräisesti.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Jos haluat etsiä riittämättömät värikontrastit, etsi asiakirjasta tekstiä, jota on vaikea lukea tai erottaa taustasta.

Mitä suurempi asiakirjan tekstin ja taustan välinen kontrasti on, sitä useammat henkilöt voivat nähdä sisällön.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Voit etsiä otsikot, joissa ei ole käytetty valmiita tyylejä, etsimällä asiakirjasta silmämääräisesti tekstiä, joka näyttää otsikolta. Valitse tämä teksti ja tarkista sitten valintanauhan Aloitus-välilehdestä, onko tekstissä käytetty otsikkotyyliä.

Jos haluat säilyttää sarkainjärjestyksen ja helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen lukemista, käytä loogista otsikkojärjestystä ja Wordin verkkoversio.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös asiakirjasi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Helppokäyttöisyyden tarkistus -ominaisuudella voit varmistaa, että taulukoissa ei ole jaettuja soluja, yhdistettyjä soluja tai sisäkkäisiä taulukoita.

Voit myös silmämääräisesti tarkistaa, ettei taulukoissa ole täysin tyhjiä rivejä tai sarakkeita.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät rivit ja sarakkeet voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön uskomaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikoiden käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin ja taulukoihin

Seuraavassa kuvataan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen tiedostoissasi Wordin verkkoversio taulukoihin.

Huomautus: On suositeltavaa lisätä tekstiä vain Kuvaus-kenttään ja jättää Otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Valitse kuva.

  2. Valitse Vaihtoehtoinen > Kuva. Muotoile kuvaa -ruutu avautuu näytön oikealle puolella.

  3. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Muotoile kuvaa -vaihtoehtoinen teksti -ruutu Wordin verkkosovelluksessa.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukko>vaihtoehtoinen teksti. Vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna avautuu. Sinun on ehkä valittava ...-painike, jotta vaihtoehtoinen teksti -vaihtoehto tulee käyttöön. 

  3. Kirjoita vaihtoehtoinen teksti Kuvaus-ruutuun ja valitse OK.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Taulukon vaihtoehtoinen teksti -valintaikkuna Wordin verkkosovelluksessa.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan, miten voit tehdä asiakirjasi hyperlinkkeistä, tekstistä ja taulukoista Wordin verkkoversio helppokäyttöisiksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Linkki. Valitsemasi teksti näkyy Näyttöteksti-ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  4. Kirjoita Osoite-ruutuun hyperlinkin kohdeosoite ja valitse Lisää.

    Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Linkin lisääminen -valintaikkuna Wordin verkkosovelluksessa.

Helppokäyttöisen tekstivärin käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Automaattinen-fonttiväriasetuksen avulla voit varmistaa, että teksti näkyy hyvin. Valitse teksti ja valitse sitten Aloitus-> Fontin väri -painike Wordin verkkosovelluksessa. (Fontin väri) > automaattinen.

    Word Onlinen fontin värin valintavalikko
  • Käytä maksutonta Colour Contrast Analyzer -sovellusta, joka analysoi värit ja kontrastit ja näyttää tulokset lähes heti.

Helppokäyttöisen tekstimuotoilun käyttö

Tässä on joitakin ideoita harkittaviksi:

  • Lisää alleviivaus värikoodattuun hyperlinkin tekstiin. Se saattaa auttaa värisokeita käyttäjiä huomaamaan linkityksen, vaikka he eivät näe väriä.

  • Lisää muotoja, jos väriä käytetään tilan ilmaisemiseen. Lisää esimerkiksi valintamerkkimerkki, jos Excelin vihreä valintamerkki vihreällä ilmaistaan "pass" ja iso X-kirjain, jos Näyttökuva, jossa on punainen ruutu ja sen sisällä kirjain X. punainen ilmaisee epäonnistumisen.

Huomautus: Nämä resurssit sisältävät muita ehdotuksia: usability.gov ja Verkon helppokäyttötoiminnot värisokeille käyttäjille.

Valmiiden otsikkotyylien käyttö

  1. Valitse otsikkoteksti ja valitse sitten Aloitus-välilehti.

  2. Valitse Tyylit-painike ja valitse sitten otsikkotyyli, esimerkiksi Otsikko 1 tai Otsikko 2.

Word Onlinen tekstityylivalikko

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Luettelomerkit-painike Wordin verkkosovelluksessa. (Luettelomerkit) -painike ja valitse sitten luettelomerkin tyyli, jota haluat käyttää.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Word Onlinen luettelomerkit-valikko

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Numeroiminen-painike Wordin verkkosovelluksessa. (numeroiminen) -painike ja valitse sitten haluamasi luettelotyyli.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Word Onlinen numeroimisvalikko

Tekstin välistyksen käyttö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Aloitus-välilehti.

  3. Valitse Kappale-ryhmän oikeassa alakulmassa valintaikkunan avainpainike.

    Kappaleasetukset-painike Wordin verkkosovelluksessa.

    Kappale-valintaikkuna avautuu, ja näkyviin tuleeYleiset-, Sisennys- ja Välistys-asetukset.

  4. Valitse Välistys-kohdassahaluamasi välistysasetukset ja valitse OK.

Kappaleasetukset-valintaikkuna Wordin verkkosovelluksessa.

Otsikkojen käyttö taulukossa

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukon rakennenäkymä > otsikkoriviltä.

    Taulukon otsikkorivi valittuna Wordin verkkosovelluksessa.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Liity keskusteluun
Kysy yhteisöltä
Hae tukea
Ota yhteyttä

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kuinka tyytyväinen olet käännöksen laatuun?
Mikä vaikutti kokemukseesi?

Kiitos palautteestasi.

×