Compter les données à l’aide d’une requête

Cet article explique comment compter les données retournées par une requête dans Access. Par exemple, dans un formulaire ou un état, vous pouvez compter les éléments dans un ou plusieurs champs ou contrôles de table. Vous pouvez également calculer des moyennes et trouver les valeurs les plus petites, les plus grandes, les plus anciennes et les plus récentes. Access fournit également une fonctionnalité appelée ligne Total, qui vous permet de compter les données dans une feuille de données sans modifier la conception de la requête.

Que voulez-vous faire ?

• Comprendre les méthodes de comptage des données
• Compter les données à l’aide d’une ligne Total
• Compter les données à l’aide d’une requête de totaux
• Informations de référence sur les fonctions d’agrégation

Comprendre les méthodes de comptage des données

Vous pouvez compter le nombre d’éléments dans un champ ou une colonne de valeurs à l’aide de la Count fonction . La Count fonction appartient à un ensemble de fonctions appelées fonctions d’agrégation. Vous utilisez des fonctions d’agrégation pour calculer une colonne de données et retourner une valeur unique. Access fournit plusieurs fonctions d’agrégation en plus de Count, telles que :

• Sum, pour ajouter une colonne de nombres.
• Average, pour calculer la moyenne d’une colonne de nombres.
• Maximum, pour rechercher la valeur la plus élevée dans un champ.
• Minimum, pour rechercher la valeur la plus basse dans un champ.
• Standard Deviation, pour mesurer la répartition des valeurs à partir d’une valeur moyenne.
• Variance, pour mesurer la variance statistique de toutes les valeurs de la colonne.

Access offre deux façons d’ajouter Count et d’autres fonctions d’agrégation à une requête :

• Ouvrez votre requête en mode Feuille de données et ajoutez une ligne Total. La ligne Total vous permet d’utiliser une fonction d’agrégation dans une ou plusieurs colonnes d’un jeu de résultats de requête sans modifier la conception de la requête.
• Créez une requête de totaux. Une requête total calcule les sous-totaux entre les groupes d’enregistrements. Par exemple, si vous souhaitez sous-totaler toutes les ventes par ville ou par trimestre, vous utilisez une requête de totaux pour regrouper vos enregistrements par catégorie souhaitée, puis additionner les chiffres des ventes. En revanche, une ligne Total calcule les totaux généraux pour une ou plusieurs colonnes (champs) de données.

Pour plus d’informations sur les façons d’utiliser les autres fonctions d’agrégation, consultez l’article Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.

Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment ajouter une ligne Total et utiliser une requête de totaux pour compter les données. Gardez à l’esprit que la Count fonction fonctionne avec plus de types de données que d’autres fonctions d’agrégation. Par exemple, vous pouvez exécuter Count sur n’importe quel type de champ, à l’exception d’un champ qui contient des données scalaires complexes et répétées, comme un champ de listes à plusieurs valeurs.

En revanche, de nombreuses fonctions d’agrégation fonctionnent uniquement sur les champs qui utilisent un type de données spécifique. Par exemple, la Sum fonction fonctionne uniquement avec les champs définis sur les types de données Number, Decimal ou Currency. Pour plus d’informations sur les types de données requis par chaque fonction, consultez Informations de référence sur les fonctions d’agrégation plus loin dans cet article.

Pour obtenir des informations générales sur les types de données, consultez l’article Modifier ou modifier le jeu de types de données d’un champ.

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Compter les données à l’aide d’une ligne Total

Vous ajoutez une ligne Total à une requête en ouvrant la requête en mode Feuille de données, en ajoutant la ligne, puis en sélectionnant la fonction Count ou une autre fonction d’agrégation, telle que Sum, Minimum, Maximumou Average. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer une requête sélection de base et ajouter une ligne Total.

Créer une requête select de base

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.
2. Double-cliquez sur la ou les tables que vous souhaitez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer. La ou les tables sélectionnées apparaissent sous forme de fenêtres dans la section supérieure du concepteur de requêtes. Cette figure montre une table classique dans le concepteur de requêtes :
3. Double-cliquez sur les champs de table que vous souhaitez utiliser dans votre requête. Vous pouvez inclure des champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms et des descriptions, mais vous devez inclure le champ qui contient les valeurs que vous souhaitez compter. Chaque champ apparaît dans une colonne de la grille de conception de requête.
4. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter. Les résultats de la requête sont affichés en mode Feuille de données.
5. Si vous le souhaitez, revenez en mode Création et ajustez votre requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet document de la requête et sélectionnez Mode Création. Vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer des champs de table en fonction des besoins. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de conception, puis appuyez sur Supprimer.
6. Si vous le souhaitez, enregistrez votre requête.

Ajouter une ligne Total

1. Ouvrez votre requête en mode Feuille de données. Cliquez avec le bouton droit sur l’onglet du document de la requête, puis cliquez sur Mode Feuille de données. - ou - Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. Cette opération exécute la requête et charge les résultats dans une feuille de données.
2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux. Une nouvelle ligne Total apparaît sous la dernière ligne de données de votre feuille de données.
3. Dans la ligne Total , cliquez sur le champ que vous souhaitez additionner, puis sélectionnez Nombre dans la liste.

Masquer une ligne Total

• Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’une ligne Total, consultez l’article Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.

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Compter les données à l’aide d’une requête de totaux

Vous comptez les données à l’aide d’une requête total au lieu d’une ligne Total lorsque vous devez compter tout ou partie des enregistrements retournés par une requête. Par exemple, vous pouvez compter le nombre de transactions de vente ou le nombre de transactions dans une seule ville.

En règle générale, vous utilisez une requête total au lieu d’une ligne Total lorsque vous devez utiliser la valeur résultante dans une autre partie de votre base de données, comme un rapport.

Compter tous les enregistrements d’une requête

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.
2. Double-cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer. La table apparaît dans une fenêtre dans la section supérieure du concepteur de requêtes.
3. Double-cliquez sur les champs que vous souhaitez utiliser dans la requête et veillez à inclure le champ que vous souhaitez compter. Vous pouvez compter les champs de la plupart des types de données, l’exception étant les champs qui contiennent des données scalaires complexes et répétées, comme un champ de listes à plusieurs valeurs.
4. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Totaux. La ligne Total s’affiche dans la grille de conception et Group By apparaît dans la ligne pour chaque champ de la requête.
5. Dans la ligne Total , cliquez sur le champ que vous souhaitez compter, puis sélectionnez Nombre dans la liste résultante.
6. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter. Les résultats de la requête sont affichés en mode Feuille de données.
7. Si vous le souhaitez, enregistrez la requête.

Compter les enregistrements dans un groupe ou une catégorie

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.
2. Double-cliquez sur la ou les tables que vous souhaitez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer. La ou les tables apparaissent dans une fenêtre dans la section supérieure du concepteur de requêtes.
3. Double-cliquez sur le champ qui contient vos données de catégorie, ainsi que sur le champ qui contient les valeurs que vous souhaitez compter. Votre requête ne peut pas contenir d’autres champs descriptifs.
4. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Totaux. La ligne Total s’affiche dans la grille de conception et Group By apparaît dans la ligne pour chaque champ de la requête.
5. Dans la ligne Total , cliquez sur le champ que vous souhaitez compter, puis sélectionnez Nombre dans la liste résultante.
6. Sous l’onglet Création de requête , dans le groupe Résultats , cliquez sur Exécuter. Les résultats de la requête sont affichés en mode Feuille de données.
7. Si vous le souhaitez, enregistrez la requête.

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Informations de référence sur les fonctions d’agrégation

Le tableau suivant répertorie les fonctions d’agrégation qu’Access fournit pour une utilisation dans la ligne Total et dans les requêtes. Access fournit plus de fonctions d’agrégation pour les requêtes que pour la ligne Total.

Fonction	Description	Utiliser avec le ou les types de données
Sum	Ajoute les éléments d’une colonne. Ne fonctionne que sur les données numériques et monétaires.	Nombre, décimales, monétaire
Average	Calcule la valeur moyenne d’une colonne. La colonne doit contenir des données numériques, des valeurs monétaires ou des valeurs de date/heure. La fonction ignore les valeurs null.	Nombre, monétaire, décimales, Date/heure
Count	Compte le nombre d’éléments d’une colonne.	Tous les types de données, à l’exception de ceux qui contiennent des données scalaires répétées complexes, comme une colonne de listes à plusieurs valeurs. Pour plus d’informations sur les listes à plusieurs valeurs, consultez Créer ou supprimer un champ à valeurs multiples.
Maximum	Renvoie l’élément avec la valeur la plus élevée. Pour les données texte, la valeur la plus élevée est la dernière valeur alphabétique, et Access ignore la casse. La fonction ignore les valeurs null.	Nombre, monétaire, décimales, Date/heure
Minimum	Renvoie l’élément avec la valeur la plus faible. Pour les données texte, la valeur la plus basse est la première valeur alphabétique, et Access ignore la casse. La fonction ignore les valeurs null.	Nombre, monétaire, décimales, Date/heure
Standard Deviation	Mesure la répartition des valeurs à partir d’une valeur moyenne. Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonction, consultez Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.	Nombre, décimales, monétaire
Variance	Mesure la variance statistique de toutes les valeurs de la colonne. Vous ne pouvez utiliser cette fonction que sur des données numériques et monétaires. Si la table contient moins de deux lignes, Access retourne une valeur null. Pour plus d’informations sur les fonctions de variance, consultez Afficher les totaux des colonnes dans une feuille de données.	Nombre, décimales, monétaire

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