Créer un état simple

Vous pouvez créer de nombreux types de rapports dans Access, du simple au plus complexe. Commencez par réfléchir à la source d’enregistrement du rapport. Que votre rapport soit une simple liste d’enregistrements ou un résumé groupé des ventes par région, déterminez d’abord quels champs contiennent les données que vous souhaitez afficher et quelles tables ou requêtes contiennent ces champs.

Une fois que vous avez choisi la source d’enregistrement, il est généralement plus simple de créer le rapport à l’aide de l’Assistant Rapport. L’Assistant Rapport vous guide à travers une série de questions, puis crée un rapport basé sur vos réponses.

Que voulez-vous faire ?

• Choisir une source d’enregistrement
• Créer un état à l’aide de l’outil État
• Créer un état à l’aide de l’Assistant État
• Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette
• Créer un état à l’aide de l’outil État vierge
• Comprendre les sections d’un état
• Comprendre les contrôles
• Ajuster finement votre état en mode Page
• Ajuster finement votre état en mode Création
• Ajouter des contrôles à l’état
• Enregistrer votre travail
• Afficher, imprimer ou envoyer votre rapport sous forme d’e-mail
• Afficher votre état
• Imprimer votre état
• Envoyer votre rapport sous forme d’e-mail

Choisir une source d’enregistrement

Un état contient des informations extraites de tables ou requêtes, ainsi que des informations stockées avec la création d’état, telles que des étiquettes, des titres et des graphiques. Les tables ou requêtes qui fournissent les données sous-jacentes sont également appelées sources d’enregistrement de l’état. Si les champs que vous souhaitez inclure figurent tous dans une même table, utilisez celle-ci comme source d’enregistrement. Si les champs se trouvent dans plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d’enregistrement. Ces requêtes peuvent préexister dans votre base de données, ou vous pouvez créer des requêtes spécifiquement adaptées aux besoins de votre état.

Créer un état à l’aide de l’outil État

L’outil Rapport est le moyen le plus rapide de créer un rapport, car il en crée un immédiatement sans demander plus d’informations. L’état affiche tous les champs de la table ou de la requête sous-jacente. Il peut ne pas créer le rapport final souhaité, mais il est utile pour examiner rapidement les données sous-jacentes. Vous pouvez ensuite enregistrer le rapport et le modifier en mode Disposition ou Création.

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête sur laquelle vous voulez baser l’état.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État. Access génère l’état et l’affiche en mode Page.
3. Pour plus d’informations sur l’affichage et l’impression de votre rapport, consultez Afficher, imprimer ou envoyer votre rapport sous forme d’e-mail.

Après avoir consulté l’état, vous pouvez l’enregistrer, puis le fermer ainsi que la table ou la requête sous-jacente que vous avez utilisée comme source d’enregistrement. Lors de la prochaine ouverture de l’état, Access affiche les données les plus récentes de votre source d’enregistrement.

Créer un état à l’aide de l’Assistant État

L’Assistant État vous permet d’être plus sélectif concernant les champs qui apparaissent dans l’état. Vous pouvez également spécifier la manière dont les données sont regroupées et triées, et utiliser des champs de plusieurs tables ou requêtes, à la condition d’avoir préalablement défini les relations entre les tables et les requêtes.

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe État, cliquez sur Assistant État.
2. Suivez les instructions fournies dans les pages de l’Assistant État. Dans la dernière page, cliquez sur Terminer. Lorsque vous affichez un aperçu du rapport, vous voyez à quoi il ressemblera dans l’impression. Vous pouvez également augmenter le facteur de zoom pour agrandir des détails. Pour plus d’informations sur l’affichage et l’impression de votre rapport, consultez Afficher, imprimer ou envoyer votre rapport sous forme d’e-mail.

Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette

L’Assistant Étiquette vous aide à créer facilement des étiquettes pour un vaste éventail de tailles d’étiquette standard.

1. Dans le volet de navigation, ouvrez la table ou la requête qui sera la source d’enregistrement de vos étiquettes en double-cliquant dessus.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.
3. Suivez les instructions fournies dans les pages de l’Assistant Étiquette. Dans la dernière page, cliquez sur Terminer.

Access affiche vos étiquettes dans l’aperçu avant impression afin que vous puissiez voir à quoi elles ressembleront lors de l’impression. Vous pouvez utiliser le curseur de la barre d’status d’accès pour effectuer un zoom avant sur les détails. Pour plus d’informations sur l’affichage et l’impression de votre rapport, consultez Afficher, imprimer ou envoyer votre rapport sous forme d’e-mail.

Créer un état à l’aide de l’outil État vierge

Si vous ne souhaitez pas utiliser l’outil Rapport ou l’Assistant Rapport, vous pouvez utiliser l’outil Rapport vide pour créer un rapport à partir de zéro. Cela peut être un moyen rapide de créer un rapport, en particulier si vous envisagez d’y placer uniquement quelques champs.

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur État vierge. Un rapport vide s’affiche en mode Disposition, et le volet Liste de champs s’affiche sur le côté droit de la fenêtre Access.
2. Dans le volet Liste de champs, cliquez sur le signe plus en regard de la ou des tables qui contiennent les champs que vous souhaitez afficher dans le rapport.
3. Faites glisser chaque champ sur le rapport un à la fois, ou maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez plusieurs champs. Faites-les ensuite glisser sur le rapport en même temps.
4. Utilisez les outils du groupe En-tête/Pied de page de l’onglet Création de rapport pour ajouter un logo, un titre, des numéros de page ou la date et l’heure du rapport.

Comprendre les sections d’un état

Dans Access, un état est divisé en deux sections. Pour voir les sections de l’état, vous pouvez afficher celui-ci en mode Création. Pour créer des états utiles, vous devez comprendre le fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine la manière dont Access calcule les résultats. La liste suivante présente un résumé des différents types de section et de leurs usages :

• En-tête de rapport : cette section ne s’imprime qu’une seule fois, au début du rapport. Utilisez-la pour obtenir des informations qui peuvent normalement apparaître sur une page de garde, telles qu’un logo, un titre ou une date. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la Sum fonction d’agrégation dans l’en-tête de rapport, la somme calculée est pour l’ensemble du rapport. L’en-tête de rapport s’affiche avant l’en-tête de page.

• En-tête de page : cette section s’imprime en haut de chaque page. Utilisez un en-tête de page, par exemple, pour répéter le titre de l’état sur chaque page.

• En-tête de groupe : cette section s’imprime au début de chaque nouveau groupe d’enregistrements. Utilisez-la pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un rapport regroupé par produit, utilisez l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la Sum fonction d’agrégation dans l’en-tête de groupe, la somme correspond au groupe actuel.

• Détail : cette section imprime une fois pour chaque ligne de la source d’enregistrement. Placez ici les contrôles qui composent le corps principal du rapport.

• Pied de page de groupe : cette section s’imprime à la fin de chaque groupe d’enregistrements. Utilisez-la pour imprimer des informations récapitulatives pour un groupe.

• Pied de page : cette section s’imprime à la fin de chaque page. Utilisez-le pour imprimer des numéros de page ou des informations par page.

• Pied de page du rapport : cette section ne s’imprime qu’une seule fois, à la fin du rapport. Utilisez-la pour imprimer les totaux du rapport ou d’autres informations récapitulatives pour l’ensemble du rapport.

  Remarque

  En mode Création, le pied d’état se trouve en dessous du pied de page. En revanche, lorsque l’état est imprimé ou affiché en mode Aperçu avant impression, le pied d’état se trouve au-dessus du pied de page, juste après le dernier pied de groupe ou la dernière ligne de détail sur la page finale.

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Comprendre les contrôles

Les contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuent des actions et permettent de visualiser et d’utiliser des informations qui améliorent l’interface utilisateur, telles que des étiquettes et des images. Access prend en charge trois types de contrôles, à savoir dépendants, indépendants et calculés :

• Contrôle lié : contrôle dont la source de données est un champ dans une table ou une requête. Les contrôles dépendants permettent d’afficher des valeurs de champs dans votre base de données. Ces valeurs peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs Oui/Non, des images ou des graphiques. Une zone de texte est le type le plus courant de contrôle dépendant. Par exemple, une zone de texte sur un formulaire qui affiche le nom d’un employé pourrait extraire ces informations du champ Nom de la table Employés.
• Contrôle indépendant : contrôle qui n’a pas de source de données, comme un champ ou une expression. Les contrôles indépendants permettent afficher des informations, des lignes, des rectangles et des images. Par exemple, une étiquette affichant le titre d’un état est un contrôle indépendant.
• Contrôle calculé : contrôle dont la source de données est une expression plutôt qu’un champ. Vous spécifiez la valeur souhaitée dans le contrôle en définissant une expression comme source de données pour le contrôle. Une expression est une combinaison d’opérateurs tels que = et +, des noms de contrôle, des noms de champs, des fonctions qui retournent une valeur unique et des valeurs constantes. Par exemple, l’expression =[Unit Price] * 0.75 calcule le prix d’un article avec une remise de 25 % en multipliant la valeur dans le champ Prix unitaire par une valeur constante (0.75). Une expression peut utiliser les données d’un champ de la table ou de la requête sous-jacente de l’état, ou d’un contrôle dans celui-ci.

Lorsque vous créez un état, il est probablement plus efficace de commencer par ajouter et organiser tous les contrôles dépendants, en particulier s’ils constituent la majorité des contrôles figurant sur l’état. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles non liés et calculés qui terminent la conception à l’aide des outils du groupe Contrôles sous l’onglet Création de rapport .

Vous liez un contrôle à un champ en identifiant le champ à partir duquel le contrôle obtient ses données. Vous pouvez créer un contrôle lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ du volet Liste des champs vers l’état. Le volet Liste des champs affiche les champs de la table ou de la requête sous-jacentes de l’état. Pour afficher le volet Liste de champs, sous l’onglet Création de rapport , dans le groupe Outils , cliquez sur Ajouter des champs existants.

Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom du champ dans le contrôle lui-même ou dans la zone pour la valeur de la ControlSource feuille de propriétés du contrôle. La feuille de propriétés définit les caractéristiques du contrôle, telles que son nom, sa source de données et son format.

La meilleure façon de créer un contrôle consiste à utiliser le volet Liste des champs, et ce pour deux raisons :

• Un contrôle lié a une étiquette attachée, et l’étiquette utilise le nom du champ par défaut, ou le légende défini pour ce champ dans la table ou la requête sous-jacente. Cela signifie que vous n’avez pas à taper le légende vous-même.
• Un contrôle lié hérite d’un grand nombre des mêmes paramètres que le champ dans la table ou la requête sous-jacente, tels que les Formatpropriétés , DecimalPlaceset InputMask . Pour cette raison, ces paramètres de propriété restent les mêmes chaque fois que vous créez un contrôle lié à ce champ.

Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant et que vous souhaitez le lier à un champ, définissez la propriété du ControlSource contrôle sur le nom du champ. Pour plus d’informations sur la ControlSource propriété , recherchez dans l’aide ControlSource.

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Ajuster finement votre état en mode Page

Après avoir créé un état, vous pouvez facilement affiner sa conception en travaillant en mode Page. En utilisant les données réelles de l’état comme votre guide, vous pouvez ajuster les largeurs des colonnes, réorganiser les colonnes, et ajouter des totaux et des niveaux de regroupement. Vous pouvez placer de nouveaux champs dans la création d’état, et définir les propriétés de l’état et de ses contrôles.

Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.

Access affiche l’état en mode Page.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés de l’état ainsi que ses contrôles et sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacentes à votre création d’état. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sous l’onglet Création de la disposition du rapport , dans le groupe Outils , cliquez sur Ajouter des champs existants.
• Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des champs vers l’état.

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Ajuster finement votre état en mode Création

Vous pouvez également ajuster finement l’aspect de votre état en travaillant en mode Création. Vous pouvez ajouter des contrôles et des champs à l’état en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous donne accès à un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir pour personnaliser votre état.

Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.

Access affiche l’état en mode Création.

Vous pouvez utiliser la feuille de propriétés pour modifier les propriétés de l’état, ainsi que les contrôles et sections qu’il contient. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4.

Vous pouvez utiliser le volet Liste des champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacentes à votre création d’état. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sous l’onglet Création de rapport , dans le groupe Outils , cliquez sur Ajouter des champs existants.
• Appuyez sur Alt+F8.

Vous pouvez ensuite ajouter des champs en les faisant glisser du volet Liste des champs vers l’état.

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Ajouter des champs à partir du volet Liste des champs

• Pour ajouter un seul champ, faites glisser celui-ci du volet Liste des champs vers la section dans laquelle vous voulez qu’il apparaisse dans l’état.
• Pour ajouter plusieurs champs à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les champs souhaités. Faites ensuite glisser les champs sélectionnés vers le rapport.

Lorsque vous déposez les champs sur une section de l’état, Access crée un contrôle de zone de texte dépendante pour chaque champ, et insère automatiquement un contrôle d’étiquette à côté de chaque champ.

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Ajouter des contrôles à l’état

Certains contrôles sont créés automatiquement, tel le contrôle de zone de texte dépendante qui est créé lorsque vous ajoutez un champ à partir du volet Liste des champs à votre état. De nombreux autres contrôles peuvent être créés en mode Création à l’aide des outils du groupe Contrôles de l’onglet Création de rapport .

Déterminer le nom d’un outil

• Positionnez le pointeur de la souris sur l’outil. Access affiche le nom de l’outil.

Créer un contrôle à l’aide des outils du groupe Contrôles

1. Cliquez sur l’outil correspondant au type de contrôle à ajouter. Par exemple, pour créer une zone case activée, cliquez sur l’outil Case à cocher.

2. Dans la grille de création d’état, cliquez sur l’emplacement où vous voulez positionner l’angle supérieur gauche du contrôle. Cliquez une fois pour créer un contrôle dimensionné par défaut, ou cliquez sur l’outil et faites glisser dans la grille de création d’état pour créer un contrôle de la taille souhaitée.

3. Si vous ne positionnez pas le contrôle parfaitement à la première tentative, vous pouvez le déplacer en procédant comme suit :

   1. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner.
   2. Placez le pointeur de la souris sur le bord du contrôle jusqu’à ce que le pointeur se transforme en flèche à quatre .
   3. Faites glisser le contrôle vers l’emplacement de votre choix.

Cette procédure crée un contrôle indépendant. Si le contrôle peut afficher des données, telles qu’une zone de texte ou une zone de case activée, vous devez entrer un nom de champ ou une expression dans la ControlSource propriété avant d’afficher des données. Pour plus d’informations, consultez Comprendre les contrôles.

Afficher la feuille de propriétés

Pour afficher la feuille de propriétés en mode Création, effectuez l’une des opérations suivantes :

1. Sous l’onglet Création de rapport , dans le groupe Outils , cliquez sur Feuille de propriétés.
2. Appuyez sur F4.

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Enregistrer votre travail

Après avoir enregistré votre création d’état, vous pouvez générer l’état aussi souvent que nécessaire. La structure de l’état ne change pas, mais les données sont actualisées chaque fois que vous l’affichez ou l’imprimez. Si vos besoins changent, vous pouvez modifier l’état ou créer un état similaire basé sur l’original.

Enregistrer votre création d’état

1. Cliquez surEnregistrer le fichier> ou appuyez sur Ctrl+S. Vous pouvez également cliquer sur Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.
2. Si l’état n’a pas de titre, tapez un nom dans le champ Nom de l’état, puis cliquez sur OK.

Enregistrer votre création d’état sous un nouveau nom

1. Cliquez sur Fichier>Enregistrer sous>Enregistrer l’objet sous.
2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , tapez un nom dans la zone Enregistrer le rapport dans pour le nouveau rapport, puis cliquez sur OK.

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Afficher, imprimer ou envoyer votre rapport sous forme d’e-mail

Une fois votre création d’état enregistrée, vous pouvez l’utiliser autant de fois que nécessaire. La structure de l’état ne change pas, mais les données sont actualisées chaque fois que vous l’affichez ou l’imprimez. Si vos besoins changent, vous pouvez modifier l’état ou créer un état similaire basé sur l’original.

Afficher votre rapport

Vous pouvez afficher votre état de plusieurs façons. La méthode appropriée dépend de ce que vous voulez faire avec l’état et ses données :

• Si vous souhaitez modifier temporairement les données qui apparaissent sur le rapport avant de l’imprimer, ou si vous souhaitez copier les données du rapport dans le Presse-papiers, utilisez la vue Rapport.
• Si vous souhaitez modifier la conception du rapport tout en examinant les données, utilisez le mode Disposition.
• Si vous souhaitez voir à quoi ressemblera le rapport lors de l’impression, utilisez Aperçu avant impression.

Afficher votre état en mode État

Le mode État est le mode d’affichage par défaut utilisé lorsque vous double-cliquez sur un état dans le volet de navigation. Si l’état n’est pas ouvert, double-cliquez sur l’état dans le volet de navigation à afficher dans la vue du état.

Si l’état est ouvert, cliquez avec le bouton droit sur son nom dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode État.

Travailler sur vos données en mode État

En mode État, vous pouvez sélectionner du texte et le copier dans le Presse-papiers. Pour sélectionner des lignes entières, cliquez et faites glisser dans la marge en regard des lignes que vous souhaitez sélectionner. Vous pouvez ensuite copier ces lignes dans le Presse-papiers en effectuant l’une des opérations suivantes :

1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier.
2. Cliquez avec le bouton droit sur les lignes sélectionnées, puis cliquez sur Copier.
3. Appuyez sur Ctrl+C.

Afficher uniquement les lignes souhaitées en utilisant des filtres

Vous pouvez appliquer des filtres directement à votre état sans quitter le mode État. Par exemple, si vous avez une colonne « Pays/Région » et souhaitez afficher uniquement les lignes dont la valeur de Pays/Région est « Canada », procédez comme suit :

1. Recherchez le mot « Canada » dans l’état, puis cliquez dessus avec le bouton droit.
2. Cliquez sur Égal à « Canada ».

Access crée et applique le filtre.

Activer et désactiver un filtre

Pour basculer entre un affichage filtré et non filtré, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Activer/désactiver le filtre. Cela n’a pas pour effet de supprimer le filtre, mais uniquement de l’activer et de le désactiver.

Supprimer un filtre

1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ dont vous souhaitez supprimer le filtre.
2. Cliquez sur Effacer le filtre à partir du nom du champ. (Votre champ réel est répertorié pour nom_champ.)

Une fois un filtre supprimé, vous ne pouvez pas le réactiver à l’aide de la commande Activer/désactiver le filtre. Vous devez commencer par recréer le filtre.

Prévisualiser votre état à l’aide de l’Aperçu avant impression

Cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Aperçu avant impression dans le menu contextuel.

Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher les pages d’un état de manière séquentielle, ou accéder directement à n’importe quelle page de l’état.

1. Cliquez pour afficher la première page.
2. Cliquez pour afficher la page précédente.
3. Cliquez pour afficher la page suivante.
4. Cliquez pour afficher la dernière page.
5. Tapez un numéro de page dans cette zone, puis appuyez sur Entrée pour accéder à une page spécifique.

En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour afficher les détails ou un zoom arrière pour voir si les données sont correctement positionnées sur la page. Placez le curseur sur l’état, puis cliquez une fois. Pour inverser l’effet de zoom, cliquez à nouveau. Vous pouvez également utiliser le contrôle de zoom situé dans la barre d’état d’Access pour effectuer un zoom avant ou arrière.

Pour fermer l’Aperçu avant impression, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sous l’onglet Aperçu avant impression, cliquez sur Fermer l’aperçu avant impression.
• Cliquez avec le bouton droit sur le rapport dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Disposition ou Mode Création dans le menu contextuel.

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Imprimer votre état

Vous pouvez imprimer un état ouvert dans n’importe quel mode, ou même s’il est fermé. Avant d’imprimer, vérifiez soigneusement les paramètres de la page, tels que les marges ou l’orientation de celle-ci. Access enregistrant les paramètres de la page avec l’état, vous ne devez les définir qu’une seule fois. Vous pourrez les redéfinir ultérieurement si vos besoins d’impression changent.

Modifier les paramètres de la page

1. Ouvrez l’état en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez modifier les paramètres de la page dans n’importe quel mode, mais le mode Aperçu avant impression est préférable, car il permet de voir immédiatement les effets des modifications.
2. Sous l’onglet Aperçu avant impression, dans les groupes Mise en page et Taille de page , cliquez sur Portrait ou Paysage pour définir l’orientation de la page, Taille pour définir la taille du papier, Marges pour ajuster les marges, etc.
3. Après avoir apporté une modification, utilisez les boutons de navigation pour afficher quelques pages afin de vous assurer que vous n’avez pas créé de problèmes de mise en forme sur les pages suivantes.

Envoyer votre état à une imprimante

1. Ouvrez l’état dans n’importe quel mode d’affichage, ou sélectionnez-le dans le volet de navigation.
2. Cliquez surImpression>du fichier>. Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.
3. Entrez vos choix pour les options telles que l’imprimante, l’étendue d’impression et le nombre de copies.
4. Cliquez sur OK.

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Envoyer votre rapport sous forme d’e-mail

Vous pouvez envoyer votre rapport aux destinataires sous forme d’e-mail au lieu d’imprimer une copie papier :

1. Dans le volet de navigation, cliquez sur l’état pour le sélectionner. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur E-mail.
2. Dans la boîte de dialogue Envoyer l’objet comme, dans la liste Sélectionner le format de sortie, cliquez sur le format de fichier que vous voulez utiliser.
3. Complétez les autres boîtes de dialogue.
4. Dans votre application de messagerie, tapez les détails du message et envoyez le message.

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