Le centre des enregistrements est un référentiel central dans lequel une organisation peut stocker et gérer tous ses enregistrements, tels que des documents juridiques ou financiers. Il prend en charge tout le processus de gestion des enregistrements (collecte, gestion et destruction).
Le modèle de site Centre des enregistrements est semblable aux autres sites SharePoint dans la mesure où il fait office de référentiel central pour les documents et permet la collaboration entre les utilisateurs du site. Le modèle de site Centre des enregistrements est toutefois un site préconfiguré conçu spécifiquement pour aider les organisations à implémenter leur programme de gestion et de rétention des enregistrements. Le contrôle de version, l’audit, la gestion des métadonnées, l’eDiscovery et le routage personnalisé des enregistrements sont autant de fonctionnalités intégrées qui peuvent vous aider à gérer vos enregistrements de façon plus efficace.
Remarque
Dans SharePoint, nous avons introduit l’utilisation d’étiquettes de rétention pour déclarer du contenu en tant qu’enregistrements, ce qui remplace efficacement la nécessité d’utiliser le Centre des enregistrements. Si vous utilisez le Centre des enregistrements, vous pouvez continuer à l’utiliser avec les étiquettes de rétention. Toutefois, pour la gestion des enregistrements, nous vous recommandons d’utiliser des étiquettes de rétention au lieu du Centre des enregistrements.
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Définir un plan de gestion des enregistrements
Au plus haut niveau, la conception d’un site Centre des enregistrements implique deux étapes principales pour l’implémentation d’un programme de gestion des enregistrements :
- L’organisation doit développer une stratégie de gestion des enregistrements et un plan formel de gestion des enregistrements. Cet effort de collaboration nécessite une coordination entre les responsables des enregistrements, les responsables de la mise en conformité, les professionnels de l’informatique et les travailleurs de l’information.
- L’organisation doit ensuite configurer un ou plusieurs sites Centre des enregistrements pour implémenter son plan de gestion des enregistrements.
Les sections suivantes décrivent les principaux éléments impliqués dans chacune de ces étapes.
Planifier la gestion des enregistrements
Avant qu’une organisation ne puisse configurer un site Centre des enregistrements comme solution de gestion des enregistrements, elle doit développer un plan formel pour sa stratégie de gestion des enregistrements. Les éléments spécifiques d’un tel plan sont généralement propres aux organisations et entreprises individuelles. La plupart des plans de gestion des enregistrements incluent tout de même les documents et processus suivants :
Plan de fichiers Un plan de gestion des fichiers décrit les types de documents ou d’éléments qu’un organization reconnaît comme des enregistrements professionnels officiels. Il indique où ces enregistrements sont stockés et fournit des informations qui différencient un type d’enregistrement d’un autre. Le plan de fichiers sert de collection complète de stratégies, de processus et d’instructions pour la création, le stockage et la gestion des enregistrements. Un plan de gestion de fichiers doit couvrir tous les enregistrements, quels que soient les médias, y compris le papier, les blogs, les wikis, les messages électroniques et les fichiers électroniques. Il doit également spécifier la façon dont chaque enregistrement est classifié, sécurisé et finalement détruit. Il doit également inclure des considérations relatives à des catégories spéciales d’enregistrements, comme les enregistrements confidentiels, vitaux, secrets commerciaux ou privilégiés. Enfin, un plan de gestion de fichiers doit spécifier les personnes responsables de la gestion de chaque type d’enregistrement.
Bibliothèques d’enregistrements Les bibliothèques d’enregistrements sont essentiellement des bibliothèques de documents que vous créez pour classifier et stocker des enregistrements importants. Vous créez une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type d’enregistrement que vous souhaitez conserver. Les enregistrements sont automatiquement routés vers la bibliothèque appropriée en fonction des paramètres configurés dans l’organisateur de contenu.
Types de contenu Vous créez des types de contenu pour définir les types d’enregistrements dont votre organization a besoin pour stocker et identifier les propriétés uniques pour chaque type d’enregistrement. En définissant les types de contenu pour des types d’enregistrements spécifiques, votre organisation peut s’assurer que ces groupes de contenus sont gérés de façon cohérente. Les documents Office, les fichiers PDF, les fichiers TIFF (images numérisées), les courriers électroniques, les conversations par messagerie instantanée, les vidéos et les enregistrements physiques peuvent tous être classés et stockés avec les types de contenu que vous créez. Par exemple, les enregistrements de type contrat seront traités de façon identique et selon les mêmes modalités que dans le système de gestion des enregistrements de SharePoint. L’utilisation des types de contenu pour classer et stocker les enregistrements revient à utiliser des bibliothèques d’enregistrements.
Planification de la rétention Une planification de rétention spécifie la durée pendant laquelle chaque type d’enregistrement du plan de fichiers doit être conservé (sa période de rétention) et le processus de suppression de celui-ci lorsqu’il atteint la fin de cette période (son processus de destruction). Les principes définissant la planification de la rétention sont généralement basés sur les obligations légales, les risques pour l’organisation et les besoins de l’entreprise. Par ailleurs, la planification de la rétention décrit généralement les contingences liées à la gestion des risques qui déterminent la période de rétention de chaque type d’enregistrement.
Document sur les exigences de conformité Un document sur les exigences de conformité définit les règles auxquelles les systèmes informatiques de gestion des enregistrements doivent adhérer, les fonctionnalités dont ils doivent disposer et les types de surveillance régulière qu’ils doivent prendre en charge pour garantir la conformité.
- Processus formel de suspension de la destruction des enregistrements Ce processus, qui est souvent appelé conservation, détaille la façon dont un organization suspend la disposition des enregistrements lorsque des événements tels que des litiges, des audits ou des enquêtes se produisent.
- Système de surveillance et de création de rapports sur la gestion des enregistrements Pour s’assurer que les employés déposent, accèdent et gèrent les enregistrements conformément aux stratégies et processus définis, un programme de gestion des enregistrements doit disposer d’un processus ou d’un système de surveillance et de création de rapports sur la gestion des enregistrements.
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Configurer un site Centre des enregistrements
Lorsqu’une organisation met en place la planification détaillée de la gestion des enregistrements et développe un plan formel dans cette optique, elle peut créer et configurer un site Centre des enregistrements pour implémenter son programme.
Pour configurer un site Centre des enregistrements, vous devez procéder comme suit :
Créez des bibliothèques d’enregistrements ou des listes pour gérer et stocker chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.
- Il est recommandé de créer une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type de contenu dans votre plan de gestion des enregistrements.
- Lorsque des enregistrements sont envoyés au centre des enregistrements, ils sont routés vers la liste ou la bibliothèque appropriée.
Créez des colonnes pour les bibliothèques de documents, les listes ou les types de contenu appropriés afin d’inclure et d’afficher les métadonnées pour chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.
Spécifiez les stratégies de gestion des informations pour chaque type d’enregistrement sur le site Centre des enregistrements. Ces stratégies doivent refléter les périodes de rétention et les obligations en matière d’audit spécifiées dans le plan de gestion des fichiers et la planification de la rétention de votre organisation.
Configurez l’organiseur de contenu pour router chaque type d’enregistrement à l’emplacement approprié. Lorsque des enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements (manuellement ou par programme), l’application utilise cette fonctionnalité pour déterminer le mode de classement des enregistrements dans le site Centre des enregistrements et l’emplacement auquel les envoyer.
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