Résumé: Choisissez l’approche de gestion des enregistrements à choisir dans SharePoint Server 2013.
Dans SharePoint, vous pouvez gérer les enregistrements dans une archive, ou vous pouvez gérer les enregistrements dans le même référentiel de documents que les documents actifs. En utilisant l’approche sharePoint sur place, lorsque vous déclarez qu’un document est devenu un enregistrement, l’enregistrement reste en place, mais SharePoint le gère désormais en tant qu’enregistrement. Par exemple, un document peut obtenir une stratégie de rétention différente lorsqu’il est déclaré comme un enregistrement, ou les utilisateurs peuvent ne pas être en mesure de le modifier.
Une approche hybride est également possible. Par exemple, vous pouvez conserver les enregistrements en place avec des documents actifs pendant deux ans, puis déplacer les enregistrements vers une archive d’enregistrements lorsqu’un projet est terminé.
Lorsque vous réfléchissez à la gestion des enregistrements dans un site centre d’enregistrements distinct ou dans le même site de collaboration dans lequel les documents ont été créés, posez-vous les questions suivantes :
- La gouvernance du site de collaboration convient-elle à la gestion des enregistrements ? Votre industrie est-elle soumise à des exigences de réglementations qui imposent la séparation des enregistrements et des documents actifs ? L’administrateur d’un site de collaboration doit-il être habilité à gérer un site contenant des enregistrements ? Vous souhaiterez peut-être stocker les enregistrements dans un site qui applique un accès plus restreint que le site de collaboration ou dans un site sauvegardé selon un planning différent.
- Quelle sera la durée d’utilisation du site de collaboration ? Si les enregistrements doivent être conservés plus longtemps que le projet ne l’est, la sélection d’une stratégie de gestion des enregistrements sur place signifie que vous devrez conserver le site de collaboration même après qu’il n’est plus utilisé.
- Les membres du projet devront-ils accéder fréquemment aux documents une fois ceux-ci convertis en enregistrements ? Si vous adoptez une approche sur place, les membres du projet peuvent accéder aux documents de la même manière, qu’il s’agisse de documents actifs ou d’enregistrements.
- Les responsables des enregistrements dans votre organisation sont-ils responsables uniquement des enregistrements ou de toutes les informations (que celles-ci soient actives ou dans un enregistrement) ? Si les gestionnaires d’enregistrements sont uniquement responsables des enregistrements officiels, il peut être plus facile pour eux de disposer d’un site distinct du Centre des enregistrements.
Le tableau suivant décrit les différences entre ce que vous pouvez faire avec les enregistrements dans un centre d’enregistrements et avec les enregistrements qui sont gérés sur place dans un site de collaboration. Les différences sont présentées du point de vue des gestionnaires d’enregistrements et des employés qui collaborent au sein d’une équipe de projet.
| facteur | Archive des enregistrements | Enregistrements sur place |
|---|---|---|
| Gestion de la rétention des enregistrements | L’organisateur de contenu place automatiquement les nouveaux enregistrements dans le dossier approprié du plan de fichiers de l’archive, en fonction des métadonnées. | Il peut y avoir des stratégies différentes pour les enregistrements et les documents actifs en fonction du type de contenu ou de l’emplacement actuel. |
| Restreindre les utilisateurs qui peuvent afficher les enregistrements | Oui. L’archive spécifie les autorisations pour l’enregistrement. | Non. Les autorisations ne changent pas lorsqu’un document devient un enregistrement. Toutefois, vous pouvez restreindre les utilisateurs qui peuvent modifier et supprimer des enregistrements. |
| Facilité de localisation des enregistrements (pour les gestionnaires d’enregistrements) | Facile. Tous les enregistrements se trouvent dans un même emplacement. | Plus dur. Les enregistrements sont répartis sur plusieurs sites de collaboration. |
| Conserver toutes les versions de document sous forme d’enregistrements | L’utilisateur doit envoyer explicitement chaque version d’un document à l’archive. | Automatique, en supposant que le contrôle de version est activé. |
| Facilité de localisation des informations (pour les collaborateurs d’équipe) | Plus difficile, bien qu’un lien vers le document puisse être ajouté au site de collaboration lorsque le document devient un enregistrement. | Facile. |
| Encombrement du site de collaboration | Le site de collaboration contient uniquement les documents actifs. | Le site de collaboration contient des documents (enregistrements) actifs et inactifs, bien que vous puissiez créer des vues pour afficher uniquement les enregistrements. |
| Possibilité d’auditer les enregistrements | Oui. | Dépendant de la stratégie d’audit du site de collaboration. |
| Sécurité administrative | Un gestionnaire d’enregistrements peut gérer l’archive des enregistrements. | Les administrateurs de site de collaboration sont autorisés à gérer les enregistrements et les documents actifs. |
Le tableau suivant décrit les différences entre les deux approches de gestion des enregistrements susceptibles d’affecter la façon dont vous gérez les ressources informatiques.
| facteur | Archive des enregistrements | Enregistrements sur place |
|---|---|---|
| Nombre de sites à gérer | Plus de sites. Autrement dit, il existe une archive distincte en plus des sites de collaboration. | Moins de sites. |
| Extensibilité | Soulage la pression sur la taille de la base de données sur les sites de collaboration. | Taille maximale de la collection de sites atteinte plus tôt. |
| Facilité d’administration | Séparez le site ou la batterie de serveurs pour les enregistrements. | Aucun approvisionnement de site supplémentaire ne fonctionne au-delà de ce qui est déjà nécessaire pour les sites qui ont des documents actifs. |
| Stockage | Peut stocker des enregistrements sur un support de stockage différent. | Documents et enregistrements actifs stockés ensemble. |